Жаңа LLC үшін бухгалтерия: АҚШ-тағы шағын бизнес иелеріне арналған практикалық нұсқаулық

Жаңа LLC ашу - маңызды кезең, бірақ компанияны тіркеу тек алғашқы қадам ғана. Бизнесіңіз ресми тіркелгеннен кейін, ақша ағымын, шығындарды, салықтарды және өсімді түсінікті көрсететін бухгалтерлік жүйе қажет болады.

Көптеген құрылтайшылар үшін бухгалтерия әкімшілік жүк сияқты көрінеді. Шын мәнінде, бұл ерте қалыптастыруға болатын ең маңызды әдеттердің бірі. Дұрыс жүргізілген есеп құжаттары limited liability құрылымын қорғауға, салық маусымына дайындалуға, рентабельділікті түсінуге және бизнес бойынша жақсы шешім қабылдауға көмектеседі.

Егер сіз компанияңызды Zenind арқылы құрсаңыз немесе соған дайындалып жүрсеңіз, бұл нұсқаулық жаңа АҚШ шағын бизнесіне сай келетін практикалық бухгалтерлік процесті орнатуға көмектеседі.

LLC құрылғаннан кейін бухгалтерия неге маңызды

LLC құру заңдық құрылым жасайды, бірақ қаржыңызды өзі басқармайды. Бизнес жұмыс істей бастаған сәттен бастап әрбір сату, төлем, шот-фактура және шығын есепке алынуы керек.

Бухгалтерия маңызды, өйткені ол:

• Бизнес шынымен табыс әкеліп отырғанын көрсетеді
• Жеке және бизнес қаржысын бөлек ұстауға көмектеседі
• Салық есебін дәлірек әрі жеңілірек етеді
• Несие, грант және инвесторлармен талқылауда қолдау болады
• Бизнесіңіз тексеруден немесе аудиттен өтсе, құжаттық дәлел ұсынады

Көптеген құрылтайшылар бухгалтерия туралы тек салық кезінде ойлайды. Мұндай тәсіл әдетте жетіспейтін құжаттарға, шегерімдерге қатысты шатасуға және асығыс түзетулерге әкеледі. Жақсырақ жол - басынан бастап қарапайым жүйе құрып, оны тұрақты сақтау.

Бизнес және жеке қаржыны бірден бөліңіз

Жаңа LLC үшін алғашқы бухгалтерлік қағида қарапайым: бизнес пен жеке ақшаны араластырмаңыз.

LLC тіркеліп, EIN алынған бойда жеке бизнес банк шотын ашыңыз. Егер бизнес кредит картасын қолдансаңыз, оны да бөлек ұстаңыз. Мұндай бөлу кейінгі барлық қадамды жеңілдетеді: шегерілетін шығындарды бақылаудан бастап, шоттарды салыстыруға дейін.

Бизнес пен жеке транзакциялар араласса, өзіңізге қосымша жұмыс қосасыз және есептің бұрмалану қаупін арттырасыз. Бұл сондай-ақ LLC-нің бөлек заңды тұлға ретінде қарастырылып жатқанын дәлелдеуді қиындатады, ал бұл жақсы корпоративтік тәртіпті сақтау үшін маңызды.

Кіріс пен шығынды қалай бақылайтыныңызды шешіңіз

Жаңа бизнеске алғашқы күні күрделі бухгалтерлік бағдарлама міндетті емес, бірақ сенімді жүйе қажет.

Көптеген шағын бизнес келесі нұсқалардың бірін таңдайды:

Электрондық кестелер

Электрондық кестелер транзакциясы аз, өте ерте кезеңдегі бизнеске жарауы мүмкін. Олар арзан және бастауға оңай, бірақ бизнес өскен сайын қателікке бейім болады.

Бухгалтерлік бағдарламалар

Көптеген LLC үшін бухгалтерлік бағдарлама ұзақ мерзімді тұрғыда жақсырақ таңдау болады. Ол транзакцияларды санаттауға, шоттарды салыстыруға, есептер шығаруға және бизнес белсенділігінің үздіксіз жазбасын жүргізуге көмектеседі.

Кәсіби бухгалтерлік қолдау

Кейбір бизнес иелері бухгалтерияны толық аутсорсингке береді немесе бағдарламалық құрал негіздерді жүргізіп, ал кәсіби маман кітаптарды тұрақты түрде тексеретін аралас тәсілді қолданады.

Дұрыс нұсқа сіздің транзакция көлеміңізге, салаңызға және бухгалтериямен жұмыс істеу жайлылығыңызға байланысты. Ең маңыздысы - өзіңіз тұрақты қолдана алатын жүйені таңдау.

Қандай қаржылық ақпаратты тіркеу керек

Жақсы бухгалтерия тек сатылымды жазып қою емес. Ол бизнестің қалай жұмыс істейтінін түсінуге жеткілікті бөлшек деңгейін сақтауды білдіреді.

Ең аз дегенде мыналарды қадағалаңыз:

• Сату түсімі
• Қайтарымдар мен chargeback-тер
• Сатылған тауардың өзіндік құны
• Операциялық шығындар
• Иесінің салымдары мен алған қаражаттары
• Несие төлемдері мен пайыздар
• Жиналған және аударылған sales tax
• Еңбекақы және мердігер төлемдері
• Банк комиссиялары және төлем өңдеу алымдары

Егер бизнесіңіз онлайн сатса, қызмет көрсетсе немесе мердігерлерді пайдаланса, бұл тізім тез ұлғаяды. Транзакцияларды ерте кезеңде дұрыс санаттау кейінгі түзетуді азайтады.

Бизнес жазбаларын алғашқы күннен бастап ретке келтіріңіз

Таза бухгалтерлік процесс ұйымдасқан құжаттарға сүйенеді.

Келесі құжаттар үшін қарапайым жүйе жасаңыз:

• Түбіртектер
• Жіберілген және алынған шот-фактуралар
• Банк және кредит карта үзінділері
• Шарттар мен жеткізуші келісімдері
• Егер көлікті бизнес үшін пайдалансаңыз, жүріс журналы
• Еңбекақы құжаттары
• Салық хабарламалары мен тапсыру растаулары

Цифрлық сақтау әдетте ең ыңғайлы нұсқа. Құжаттарды ай және жыл бойынша анық белгіленген қалталарға сақтаңыз, сонда қажет кезде тез таба аласыз. Егер бухгалтерлік бағдарламаны қолдансаңыз, мүмкін болса, растайтын құжаттарды тікелей транзакцияларға тіркеңіз.

Шоттарды әр ай сайын салыстырып отырыңыз

Ай сайынғы reconciliation - ең маңызды бухгалтерлік әдеттердің бірі.

Reconciliation дегеніміз - бухгалтерлік жазбаларды банк және кредит карта үзінділерімен салыстырып, бәрі сәйкес келетінін тексеру. Бұл процесс мыналарды анықтауға көмектеседі:

• Жоғалған транзакциялар
• Қайталанған жазбалар
• Банк комиссиялары
• Дұрыс емес санаттау
• Алаяқтық немесе рұқсатсыз төлемдер

Егер тым ұзақ күтсеңіз, reconciliation қиындай түседі, өйткені транзакциялар көбейеді және ұсақ қателерді байқау қиынырақ болады. Ай сайынғы тәртіп кітаптарды өзекті ұстап, кейін жағымсыз тосынсыйлардың алдын алады.

Ақша ағымы мен пайда арасындағы айырмашылықты түсініңіз

Көптеген жаңа бизнес иелері шоттағы ақшаны табыстылықпен шатастырады. Бұл бір нәрсе емес.

Ақша ағымы уақытқа байланысты. Ол ақшаның бизнеске кіріп-шығуын көрсетеді.

Пайда нәтижені көрсетеді. Ол белгілі бір кезеңде кіріс шығыннан жоғары ма, соны білдіреді.

Банк шотында жағдай жақсы көрінгенімен, бизнес әлі де шығынмен жұмыс істеуі мүмкін. Сондай-ақ, әсіресе клиенттер кеш төлесе немесе тауарлық қор үлкен көлемде сатып алынса, бизнес пайдалы болып тұрса да, қолма-қол ақша тапшылығы сезілуі мүмкін.

Ақша ағымын да, пайданы да қадағалау бизнес денсаулығын толық түсінуге көмектеседі.

Салық мерзімдері мен compliance талаптарын бақылаңыз

Бухгалтерия мен compliance қатар жүреді. Құжаттарыңыз өзекті болса, мерзімдерді сақтау және дұрыс тапсыру әлдеқайда оңай болады.

Құрылымыңыз бен штатыңызға қарай келесілерді бақылау қажет болуы мүмкін:

• Federal income tax міндеттемелері
• State income tax міндеттемелері
• Sales tax есептіліктері
• Payroll tax есептіліктері
• Estimated tax төлемдері
• Annual report талаптары
• LLC renewals немесе штаттық тапсыру мерзімдері

Егер бизнесіңіз Zenind арқылы құрылған болса, entity setup пен compliance бір-бірімен байланысты екенін білесіз. Бухгалтерия да осы операциялық тәртіптің бөлігі болуы керек. Жақсы ұйымдасқан бизнес салық маусымын тосын жағдай деп санамайды; ол жыл бойы соған дайындалады.

Қарапайым айлық бухгалтерлік чек-лист жасаңыз

Қайталанатын чек-лист процесті басқаруға жеңіл етеді.

Осы айлық тәртіпті қолданыңыз:

1. Банк және кредит карта үзінділерін жүктеңіз
2. Жаңа транзакциялардың бәрін санаттаңыз
3. Кіріс депозиттерін клиент шоттарымен немесе сату есептерімен салыстырыңыз
4. Әр шотты reconciliation жасаңыз
5. Төленбеген шот-фактуралар мен кешіктірілген төлемдерді тексеріңіз
6. Ие салымдарын немесе капиталдық жарналарды тіркеңіз
7. Түбіртектер мен растайтын құжаттарды сақтаңыз
8. Пайда мен зиян трендтерін қараңыз
9. Қажет болса, estimated taxes үшін қаражат бөліңіз
10. Келесі айдың compliance мерзімдерін тексеріңіз

Егер бұл жұмыс тұрақты түрде орындалса, көбіне қысқа әрі шоғырланған сессия жеткілікті болады. Неғұрлым ұзақ күтсеңіз, соғұрлым көп уақыт кетеді.

Жаңа LLC иелері жіберетін жиі бухгалтерлік қателер

Жақсы ниетті құрылтайшылардың өзі бастапқыда оңай болдырмауға болатын қателер жібереді.

Ең жиілері:

• Жеке және бизнес шығындарын араластыру
• Түбіртектерді сақтамау
• Құжаттарды салық маусымына дейін реттемей қою
• Шығындарды дұрыс емес санатқа жатқызу
• Sales tax міндеттемелерін елемеу
• Ие салымдары мен алған қаражаттарын жазбау
• Ай сайын шоттарды салыстырмау
• Бір банк шотын тым көп мақсатқа қолдану

Жүйе құрған соң бұл қателерден оңай қашуға болады. Мақсат алғашқы күні мінсіз болу емес. Мақсат - тұрақтылық.

Қашан bookkeeper немесе CPA жалдау керек

Кейбір бизнес біраз уақыт базалық бухгалтерияны өз ішінде жүргізе алады. Басқаларына кәсіби көмек әлдеқайда ертерек қажет болады.

Егер сізде мыналар болса, қолдау жалдауды қарастырыңыз:

• Транзакциялар көлемі жоғары болса
• Бірнеше штатта сатсаңыз
• Қызметкерлерге немесе мердігерлерге төлем жасасаңыз
• Тауар қорыңыз болса
• Салық жоспарлауға көмек керек болса
• Кітаптарды өзіңіз түзетуге тым көп уақыт жұмсасаңыз

Bookkeeper жазбаларды жүргізе алады. CPA салық стратегиясы, есеп тапсыру және күрделірек қаржылық сұрақтар бойынша көмектеседі. Көптеген өсіп келе жатқан бизнес екеуін де пайдаланады.

Zenind жаңа бизнес иелеріне қалай қолдау көрсетеді

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құруға түсінікті әрі жеңілдетілген үдеріс арқылы көмектеседі. Бірақ компания құрылғаннан кейін бизнесті жүргізудің нақты жұмысы басталады.

Сондықтан company formation, compliance және бухгалтерияны бірге қарастырған пайдалы. Мықты негіз мыналарды қамтиды:

• Дұрыс құрылған LLC немесе corporation
• Жеке бизнес банк шоты
• Сенімді құжат жүргізу жүйесі
• Тұрақты compliance бақылауы
• Қаржыны жүйелі тексеру

Бұл бөліктер бірге жұмыс істегенде, сіз тек таза кітаптарға емес, басқаруға да ие боласыз.

Қорытынды

Бухгалтерия күрделі болмауы мүмкін, бірақ ол әдейі жүргізілуі керек. Жаңа LLC үшін жақсы қаржылық әдеттерді қалыптастырудың ең жақсы уақыты - құрылудан кейін бірден.

Шоттарыңызды бөліңіз, транзакцияларды тұрақты тіркеңіз, ай сайын reconciliation жасаңыз және құжаттарды басынан бастап реттеп отырыңыз. Кітаптарды өзіңіз жүргізсеңіз де, кәсіби маманмен жұмыс істесеңіз де, мықты жүйе уақыт үнемдейді, стрессті азайтады және бизнесіңіз өскен сайын жақсы шешім қабылдауға көмектеседі.

Жақсы құрылған және жақсы есептелген бизнес әлдеқайда оңай масштабталады.