Как да поддържате вашето LLC или C-Corp данъчно изрядно в Съединените щати

Поддържането на данъчна изрядност е едно от най-важните задължения при управлението на бизнес в Съединените щати. Независимо дали сте учредили дружество с ограничена отговорност (LLC) или C-корпорация, IRS и щатските данъчни агенции очакват точни декларации, навременни плащания и организирани записи през цялата година.

За много основатели данъчната съответствие не е трудно, защото правилата са невъзможни за разбиране. Трудно е, защото правилата лесно могат да бъдат пренебрегнати, когато сте заети да изграждате бизнес, да обслужвате клиенти, да наемате служители и да управлявате паричния поток. Пропускането на срок за подаване, изпускането на задължителна декларация или липсата на правилно водени записи може да доведе до глоби, лихви и излишен стрес.

Това ръководство обяснява какво означава данъчна съответствие за LLC и C-корпорации, кои декларации обикновено се прилагат, как работят сроковете и как да изградите процес, който държи компанията ви в добро състояние.

Какво означава данъчна съответствие за бизнес

Данъчната съответствие е практиката да се изпълняват всички федерални, щатски и местни данъчни задължения, които се отнасят за вашия бизнес. Казано просто, това означава:

• Подаване на правилните данъчни формуляри навреме
• Плащане на дължимите данъци до крайния срок
• Поддържане на точни счетоводни книги и подкрепяща документация
• Правилно отчитане на приходи, разходи, заплати и разпределения
• Поддържане на актуални щатски регистрации и годишни изисквания

Данъчната съответствие не се отнася само до данъка върху дохода. В зависимост от структурата и дейността на бизнеса може да се наложи да се занимавате и с данъци върху заплатите, данък върху продажбите, франчайз данък, акцизен данък и щатски специфични изисквания за отчетност.

Защо собствениците на LLC и C-Corp се нуждаят от различни данъчни стратегии

LLC и C-корпорация не се облагат по един и същ начин. Правната структура, която изберете, влияе върху начина, по който се отчитат печалбите, и върху обема административна работа.

Данъчно облагане на LLC

LLC е гъвкава бизнес структура. За данъчни цели LLC може да бъде третирано като:

• Пренебрегвано дружество, ако има един собственик
• Партньорство, ако има няколко собственици
• S-корпорация или C-корпорация, ако избере различен данъчен режим

Тази гъвкавост е полезна, но също така носи отговорност. Собствениците на LLC често трябва да разбират как печалбите преминават към личните им данъчни декларации, как работи данъкът за самонаети лица и кога могат да се изискват авансови данъчни плащания.

Данъчно облагане на C-корпорация

C-корпорацията се облага като отделно юридическо лице. Компанията подава собствена корпоративна данъчна декларация и плаща корпоративен данък върху печалбата. Ако корпорацията разпределя печалби на акционерите под формата на дивиденти, тези дивиденти може да бъдат облагани и на ниво акционер.

Тази структура често изисква по-формално водене на документация, документи на ниво борд, обработка на заплати за собственици-служители и дисциплинирано данъчно планиране.

Основни федерални данъчни декларации, които бизнесите трябва да познават

Точните формуляри, които вашият бизнес трябва да подава, зависят от това как е облаган, дали има служители и дали продава облагаеми стоки или услуги. Все пак няколко федерални данъчни задължения се срещат често при малките бизнеси.

Form 1040 със Schedule C

Едноличните LLC, облагани като еднолични търговци, обикновено отчитат бизнес доходите и разходите в Schedule C, който се подава заедно с личната данъчна декларация на собственика.

Form 1065

LLC с няколко собственици обикновено подават Form 1065, информационна декларация за партньорство. Обикновено LLC издава Schedule K-1 формуляри на своите членове, така че всеки собственик да може да отчете своята част от дохода или загубата в личната си декларация.

Form 1120

C-корпорациите обикновено подават Form 1120, за да отчетат корпоративните приходи, приспаданията и данъчното задължение.

Form 1120-S

Ако бизнесът избере S-корпоративен статут, обикновено подава Form 1120-S вместо Form 1120. Въпреки че тази статия се фокусира върху LLC и C-корпорации, много LLC по-късно избират S-corp режим за данъчно планиране.

Формуляри за данъци върху заплатите

Ако вашият бизнес има служители или ако собственици-служители получават заплата, може да се наложи да подавате формуляри за данъци върху заплатите, като например:

• Form 941 за тримесечно федерално отчитане на данъци върху заплатите
• Form 940 за федералния данък за безработица
• W-2 и W-3 формуляри в края на годината
• Щатски декларации за заплати, когато е приложимо

Авансови данъчни плащания

Собствениците на бизнеси и корпорациите може да се наложи да правят авансови данъчни плащания през годината, за да избегнат санкции за недоплащане. Графикът и размерът зависят от вида на юридическото лице и очаквания доход.

Щатските данъчни задължения са също толкова важни

Федералното съответствие е само част от картината. Всеки щат има свои правила и тези правила може да се различават значително от изискванията на IRS.

Един бизнес може да трябва да се справя с едно или повече от следните:

• Щатски данък върху дохода или франчайз данък
• Регистрация и събиране на данък върху продажбите
• Данък удържан от работодателя
• Данък за осигуряване при безработица
• Подаване на годишни отчети
• Изисквания за регистриран агент и поддръжка на бизнес статута

Някои щати налагат годишни минимални данъци или такси на ниво юридическо лице, дори ако бизнесът има малък или никакъв доход. Други изискват периодични декларации, за да останат активни и в добро състояние. Ако бизнесът ви работи в няколко щата, може да се наложи и чуждестранна регистрация, както и многощатски данъчни регистрации.

Често срещани срокове, които трябва да следите

Данъчната съответствие става по-лесна, когато третирате сроковете като повтарящ се оперативен процес, а не като едногодишно препускане.

Макар точните дати да могат да се променят в зависимост от почивни дни, празници и типа на юридическото лице, често срещани срокове включват:

• Тримесечни дати за авансови данъчни плащания
• Тримесечни декларации за данъци върху заплатите
• Годишни федерални данъчни декларации
• Щатски годишни отчети и срокове за франчайз данък
• Графици за подаване на данък върху продажбите, които могат да бъдат месечни, тримесечни или годишни
• Срокове в края на годината за информационни декларации за служители и независими изпълнители

Календарът сам по себе си не е достатъчен. Добрата система за съответствие включва напомняния, стъпки за преглед и резервен процес, ако отговорният за данъците човек не е на разположение.

Счетоводството е основата на данъчната съответствие

Добрата счетоводна организация е най-лесният начин да намалите данъчния риск. Ако записите ви са непълни, всяко подаване става по-бавно и по-склонно към грешки.

Вашата счетоводна система трябва да следи:

• Бизнес приходи по източници
• Оперативни разходи с касови бележки и фактури
• Вноски и разпределения на собствениците
• Плащания на заплати и към независими изпълнители
• Банкови преводи и операции с кредитни карти
• Получени заеми и погасявания
• Амортизация и покупки на активи

Когато записите се организират месечно, е много по-лесно да подготвяте данъчни декларации, да отговаряте на въпроси на IRS и да разбирате как се представя бизнесът.

Най-добри практики за документация

• Дръжте личните и бизнес финанси разделени
• Съгласувайте банковите сметки редовно
• Запазвайте касови бележки и подкрепящи документи
• Използвайте счетоводен софтуер, който съответства на размера на вашия бизнес
• Съхранявайте подадените данъчни формуляри и уведомления на едно място
• Преглеждайте книгите месечно, вместо да чакате до края на годината

Грешки, които водят до данъчни проблеми

Дори печеливши бизнеси могат да създадат проблеми със съответствието, като правят малки, но повтарящи се грешки.

Смесване на лични и бизнес средства

Смесените сметки затрудняват доказването кои разходи принадлежат на бизнеса и могат да усложнят одити или приспадания.

Пропускане на авансови плащания

Ако дължите данъци, но не плащате достатъчно през годината, санкциите и лихвите могат да нараснат бързо.

Пренебрегване на щатските декларации

Някои собственици се фокусират само върху IRS и забравят щатските задължения, като годишни отчети, франчайз данъци или декларации за данък върху продажбите.

Неправилна класификация на работниците

Третирането на служител като независим изпълнител, или обратното, може да създаде проблеми с данъците върху заплатите и отчетността.

Подаване на грешна декларация

Данъчното третиране на LLC зависи от това как е класифицирано за данъчни цели. Несъответствие в структурата може да доведе до неправилни формуляри, коригирани декларации и допълнителна административна работа.

Изчакване до последния срок

Късната подготовка увеличава вероятността да пропуснете формуляри, да не забележите уведомления и да вземате прибързани решения, които по-късно струват повече.

Кога бизнесът трябва да потърси професионална помощ

Данъчната съответствие не означава всеки основател да стане данъчен експерт. Това означава да знаете кога подкрепата си заслужава разхода.

Професионална помощ може да е полезна, ако вашият бизнес:

• Има няколко собственици
• Наема служители
• Работи в повече от един щат
• Събира данък върху продажбите
• Има сложни приспадания или инвентар
• Расте бързо и се нуждае от по-добри системи
• Наскоро е променил юридическата си форма или данъчния си избор

Добър работен процес за съответствие може да комбинира вътрешно счетоводство с експертен преглед. Този подход помага на собствениците на бизнес да останат организирани, без да губят фокус върху операциите.

Как Zenind подпомага бизнес съответствието

Zenind помага на основателите да се справят с ключови части от процеса на съответствие, за да могат да останат фокусирани върху развитието на бизнеса. За много малки бизнеси най-трудната част не е да разберат, че има подавания. Трудната част е да следят всичко, което трябва да се случи след учредяването.

Zenind може да помогне с административната страна на бизнес собствеността, включително:

• Следене на необходимите задачи за бизнес съответствие
• Подпомагане с напомняния за годишни отчети и подавания
• Помощ на основателите да поддържат организирани записи за юридическото лице
• Улесняване на управлението на повтарящите се щатски задължения

Такава подкрепа е особено ценна за основатели за първи път, растящи екипи и собственици, които искат по-структуриран процес за поддръжка на бизнеса.

Прост контролен списък за данъчна съответствие за собственици на бизнес

Използвайте този контролен списък, за да изградите повтарящ се процес:

1. Потвърдете как се облага вашето юридическо лице
2. Идентифицирайте всички федерални, щатски и местни задължения за подаване
3. Добавете тримесечните и годишните срокове в споделен календар
4. Съгласувайте счетоводните книги всеки месец
5. Разделяйте бизнес и лични сметки
6. Следете заплатите, плащанията към независими изпълнители и данъка върху продажбите, ако е приложимо
7. Съхранявайте касови бележки, фактури и данъчни уведомления
8. Преглеждайте изискванията за авансови данъци през годината
9. Потвърждавайте, че годишните отчети и франчайз данъците се подават навреме
10. Работете с данъчен специалист, когато декларациите ви станат по-сложни

Заключителни мисли

LLC и C-корпорациите могат да останат данъчно изрядни с правилните системи. Ключът е да третирате данъците като непрекъсната бизнес функция, а не като задача веднъж годишно. Когато разбирате данъчното третиране на вашето юридическо лице, поддържате надеждни книги, следите внимателно сроковете и сте в крак с федералните и щатските изисквания, съответствието става значително по-управляемо.

За основатели, които искат допълнителна структура и подкрепа, Zenind може да помогне да се опрости административната страна на поддръжката на бизнеса, така че данъчните задачи да не остават на заден план.