Регистрация за благотворително набиране на средства: Ръководство за съответствие по щати за неправителствени организации

Регистрацията за благотворително набиране на средства е една от най-важните стъпки за съответствие за неправителствени организации, които отправят покани за дарения в различни щати. Ако вашата организация иска вноски онлайн, по пощата, по телефона или присъствено, може да се наложи да се регистрирате в няколко щата, преди набирането на средства да започне. Правилата не са еднакви, сроковете варират, а санкциите при пропуснато подаване могат да бъдат сериозни.

За много организации регистрацията изглежда като движеща се цел. Една новосъздадена неправителствена организация може да трябва да определи къде може законно да отправя покани за дарения. Една развиваща се благотворителна организация може да трябва да следи срокове за подновяване в няколко щата. Национална организация може да се наложи да координира регистрации, изисквания за оповестяване и годишни отчети в голям обхват от изисквания за съответствие. Правилният процес може да намали риска, да защити доверието на дарителите и да направи набирането на средства по-предвидимо.

Това ръководство обяснява какво представлява регистрацията за благотворително набиране на средства, защо е важна, кои организации са засегнати и как да изградите практичен процес за съответствие, който подкрепя растежа.

Какво е регистрация за благотворително набиране на средства?

Регистрацията за благотворително набиране на средства е изискване на щатско ниво, което много неправителствени организации трябва да изпълнят, преди да отправят покани за дарения към жители на съответния щат. Казано просто, ако една неправителствена организация иска да поиска пари от обществеността, щатът може да изиска организацията първо да се регистрира и да подновява тази регистрация на редовна основа.

Тези изисквания са създадени, за да защитават дарителите и да подпомагат прозрачността в благотворителните дарения. Щатите често искат основна информация за организацията, нейната мисия, ръководство, финанси и методи за набиране на средства. Някои щати изискват и годишни отчети или допълнителни формуляри.

Ключовият момент е, че регистрацията обикновено е свързана с дейността по отправяне на покани за дарения, а не само с физическото местоположение. Неправителствена организация, базирана в един щат, все пак може да трябва да се регистрира в други щати, ако активно отправя покани за дарения там.

Защо съответствието е важно

Пренебрегването на законите за благотворителни покани може да доведе до сериозни проблеми. Най-честите рискове включват:

• Глоби и такси за закъснение от щатите
• Невъзможност за законно отправяне на покани за дарения в определени юрисдикции
• Забавяния при стартиране на кампании или програми за безвъзмездно финансиране
• Административни затруднения, причинени от прибързани коригиращи регистрации
• Увреждане на общественото доверие, ако проблемите със съответствието станат видими

Съответствието при набирането на средства влияе и върху оперативното планиране. Ако една неправителствена организация иска да стартира национална кампания, да изпрати директна пощенска покана, да пусне платени реклами в социалните медии или да управлява страница за онлайн дарения, тя трябва да знае кои щати изискват регистрация, преди кампанията да стартира.

Силното съответствие не е само въпрос на избягване на санкции. То също така помага на една организация да се представя като подредена, прозрачна и надеждна пред дарителите, спонсорите и финансиращите организации.

Кои организации може да трябва да се регистрират?

Много видове неправителствени организации могат да подлежат на изисквания за регистрация за благотворително набиране на средства, включително:

• Обществени благотворителни организации
• Частни фондации, които отправят покани за дарения
• Образователни институции
• Организации, основани на вярата
• Организации за социални услуги
• Благотворителни организации в сферата на здравето и медицината
• Организации за застъпничество, които събират средства от обществеността

Точното правило зависи от закона на всеки щат и от естеството на дейността на организацията. Някои субекти отговарят на условията за освобождаване в определени щати, но правилата за освобождаване са тесни и често изискват отделни регистрации или доказателства.

На практика една неправителствена организация никога не трябва да предполага, че е освободена само защото е освободена от данъци по федералното право. Статутът към IRS и щатските изисквания за благотворителни покани са отделни въпроси за съответствие.

Кога регистрацията става необходима?

Регистрацията често се изисква, преди една неправителствена организация да отправя покани за дарения в даден щат. Поканата за дарение може да включва повече от директни имейли за набиране на средства. В зависимост от щата тя може да включва и:

• Искания за дарения на уебсайт
• Онлайн кампании за набиране на средства
• Призиви в социалните медии
• Страници за групово финансиране
• Пощенски кампании за дарения
• Имейл кампании
• Присъствени събития за набиране на средства
• Телефонни обаждания
• В някои случаи дейности по търсене на грантове

Една неправителствена организация може да задейства изискванията, дори ако няма офис или служители в съответния щат. В ерата на дигиталното набиране на средства националното онлайн присъствие може да създаде многощатски задължения много по-бързо, отколкото много организации очакват.

Тъй като правилата се различават значително, неправителствените организации трябва внимателно да прегледат своя обхват на покани за дарения, преди да стартират кампании.

Чести изисквания за щатско подаване

Макар всеки щат да има свой процес, заявленията за регистрация за благотворителна дейност обикновено изискват:

• Юридическо наименование на организацията
• Федерален EIN
• Адрес на основния офис
• Длъжностни лица, членове на управителния орган и ключови лица за контакт
• Щат на учредяване
• Установително писмо от IRS
• Последни финансови отчети
• Учредителни документи, като устав или учредителен акт
• Такса за регистрация
• Информация за платен подготвител или упълномощен подписващ

Някои щати изискват и допълнителни оповестявания относно методите за набиране на средства, професионални набирачи на средства, договори или търговски съвместни начинания. Други изискват копия от одитирани финансови отчети, когато приходите достигнат определен праг.

Една малка неправителствена организация може да има по-лек обем от подавания, докато по-голяма организация може да трябва да поддържа по-обширен годишен график за отчетност.

Щати с изисквания за регистрация

Много щати изискват регистрация за благотворителни покани, но точният списък и обхват се променят с времето. Тъй като правилата за подаване се актуализират често, неправителствените организации трябва да проверяват актуалните изисквания, преди да приемат, че могат свободно да отправят покани за дарения.

Вместо да третират регистрацията като еднократна задача, организациите трябва да изградят щатски регистър за съответствие, който следи:

• Къде организацията отправя покани за дарения
• Дали е приложимо освобождаване
• Начални срокове за регистрация
• Дати за подновяване
• Задължения за годишни отчети
• Праг за финансови отчети
• Специални щатски оповестявания

Този регистър става особено важен за организации, които набират средства в национален мащаб или използват кампании на трети страни.

Онлайн набиране на средства и риск от връзка с щата

Онлайн набирането на средства направи съответствието по-сложно. Страница за дарения, кампания за групово финансиране или повтаряща се имейл кампания може да достигне до дарители в много щати едновременно. Дори ако неправителствената организация не таргетира пряко конкретен щат, някои щати все пак могат да считат общото отправяне на покани към техни жители за достатъчно, за да се задействат изискванията за регистрация.

Тук стратегията за съответствие е от значение. Една неправителствена организация трябва да знае:

• Кои щати приемат по-широко тълкуване на поканата за дарение
• Дали страницата за дарения включва ограничения или оповестявания, специфични за отделни щати
• Дали организацията използва платформи, които разширяват нейния обхват на покани за дарения
• Как повтарящите се кампании се класифицират за целите на съответствието

Ако организацията използва множество платформи за набиране на средства, анализът на подаванията трябва да обхване всеки канал, а не само собствения ѝ уебсайт.

Освобождавания: полезни, но не автоматични

Много неправителствени организации питат дали отговарят на условията за освобождаване. Отговорът зависи от щатското право, структурата на организацията, източниците ѝ на финансиране и нивото на активност.

Често срещани категории за освобождаване могат да включват:

• Малки организации под определен праг на приходите
• Религиозни организации
• Образователни институции
• Членски организации
• Някои здравни заведения
• Организации, които отправят покани само към членове или ограничена аудитория

Дори когато съществува освобождаване, неправителствената организация все пак може да трябва да подаде заявление за освобождаване, годишно уведомление или подкрепяща документация. Някои щати изискват отделни графици за подновяване за освободени субекти.

Тъй като правилата за освобождаване не са еднакви, неправителствените организации трябва да документират правното основание за всяка претенция за освобождаване и да я преглеждат редовно.

Срокове за подновяване и годишна отчетност

Първоначалната регистрация е само началото. Много щати изискват годишни подновявания, актуализирани подадени документи или финансови отчети. Пропускането на подновяване може да доведе до санкции за закъснение и може да спре правото на организацията да отправя покани за дарения в този щат.

За да останат в съответствие, неправителствените организации трябва да следят:

• Месец и крайна дата за подновяване
• Изисквани финансови отчети
• Актуализирана информация за борда и длъжностните лица
• Промени в регистриран представител или основен адрес
• Промени в името или сливане на организации
• Оповестявания за договори за набиране на средства

Най-добрите програми за съответствие третират подновяванията като повтарящ се оперативен календар, а не като нещо второстепенно.

Изграждане на практичен процес за съответствие

Надеждният процес за регистрация за набиране на средства обикновено включва следните стъпки:

1. Идентифицирайте всички щати, в които неправителствената организация отправя покани за дарения или планира да го прави.
2. Прегледайте дали всеки щат изисква регистрация или предоставя освобождаване.
3. Съберете основните организационни документи и финансови отчети.
4. Подгответе и подайте щатските заявления, преди набирането на средства да започне.
5. Следете датите на одобрение, датите на изтичане и изискванията за подновяване.
6. Актуализирайте подаванията при всяка промяна в ръководството, адреса, името или структурата на организацията.
7. Поддържайте централен архив на цялата кореспонденция, разписки и одобрения.

Ползата от стандартизиран процес е скорост и последователност. След като организацията има повторяема рамка, тя може да разширява дейността си по набиране на средства, без да изгражда съответствието от нулата всеки път.

Чести грешки на неправителствените организации

Дори добре управляваните организации могат да допуснат предотвратими грешки. Някои от най-честите включват:

• Да се предполага, че освобождаването от федерален данък означава автоматична липса на нужда от щатска регистрация
• Да се пренебрегват задействанията от онлайн покани за дарения
• Да се пропускат подновявания в един или повече щати
• Да се използват остарели финансови отчети или списъци на управителния орган
• Да не се регистрират преди започване на кампания
• Да не се следят промените в статута на освобождаване след растеж на организацията
• Да се игнорират специалните правила за професионални набирачи на средства или консултанти по набиране на средства

Тези проблеми обикновено са по-лесни за предотвратяване, отколкото за поправяне след това. Проактивният процес е много по-евтин от спешното възстановяване на добрия статус.

Как помага професионалната подкрепа

Регистрацията за благотворителна дейност може да изисква значително време от персонала, особено когато една неправителствена организация оперира в няколко щата. Професионалният процес на подкрепа може да помогне чрез:

• Картиране на задълженията за подаване на организацията
• Подготовка на регистрации и подновявания
• Проследяване на срокове и кореспонденция със щатите
• Намаляване на грешките във формулярите и подкрепящите документи
• Помощ на ръководството да се фокусира върху изпълнението на мисията, а не върху административната сложност

За организации, които създават нова неправителствена структура или се разширяват в нови щати, може да е особено полезно да съчетаят планирането на учредяването с планирането на съответствието от самото начало. Zenind подкрепя предприемачи и организации, които навигират в учредяването на юридически лица в САЩ, и същата дисциплина се прилага, когато неправителствените организации имат нужда от структуриран подход към подаванията и текущите задължения.

Съответствие при набирането на средства и надзор от борда

Членовете на управителния орган трябва да разбират, че регистрацията за благотворителна дейност е въпрос на управление, а не само административна задача. Провалите в съответствието могат да повлияят на общественото доверие, времето за кампаниите и правната експозиция.

Бордът трябва да пита ръководството или външните съветници:

• В кои щати сме регистрирани в момента?
• Има ли подновявания, които са дължими през следващите 90 дни?
• Кои канали за набиране на средства могат да създадат нови задължения за подаване?
• Имаме ли документация за освобождаване в архив, където е приложимо?
• Кой отговаря за проследяването на промените в щатското законодателство?

Редовният надзор помага на набирането на средства да остане съобразено със законовите задължения на организацията.

Финален извод

Регистрацията за благотворително набиране на средства е основно изискване за съответствие за много неправителствени организации, които искат дарения отвъд границите на отделни щати. Законите са специфични за всеки щат, обемът на подаванията може да нараства бързо, а онлайн набирането на средства прави надзора по-важен от всякога.

Силната стратегия за регистрация започва с това да знаете къде организацията отправя покани за дарения, какво изисква всеки щат и кога са дължими подновяванията. С ясен процес неправителствените организации могат да намалят риска, да защитят доверието на дарителите и да поддържат набирането на средства без ненужни прекъсвания.

Ако вашата организация се подготвя да стартира, да се разшири или да изчисти програмата си за съответствие, правилният процес за регистрация може да направи разликата между гладка кампания и скъпо забавяне.