4-те най-големи грешки в продуктивността, които предприемачите правят, и как да ги поправите

Предприемачите често приемат, че продуктивността означава да работиш по-дълго, да отговаряш по-бързо на съобщения или да се опитваш да правиш всичко наведнъж. В действителност най-продуктивните основатели обикновено правят обратното. Те изграждат структура, пазят времето си и се фокусират върху работата, която наистина движи бизнеса напред.

Когато стартирате или развивате компания, всеки час има значение. Продуктивните навици ви помагат да бъдете последователни, да намалите стреса и да вземате по-добри решения. Непродуктивните навици правят обратното. Те създават напрежение, губят вниманието ви и превръщат дори простите задачи в нещо натоварващо.

Добрата новина е, че повечето проблеми с продуктивността могат да бъдат решени. Щом разберете най-често срещаните грешки, можете да ги замените със системи, които подпомагат по-добър фокус и по-надеждни резултати.

1. Няма реален график

Една от най-честите грешки в продуктивността, които предприемачите правят, е да третират всеки ден като списък с отворени възможности без ясно начало и край. Това може да изглежда гъвкаво в началото, но без график приоритетите лесно се губят.

Собственик на бизнес без ясно определен работен ритъм обикновено реагира на това, което изглежда спешно в момента. Имейлите започват да доминират. Малките молби прекъсват дълбоката работа. Задачите, които са важни, но не изглеждат спешни, се отлагат за утре, после за следващата седмица, после за следващия месец.

По-добър подход е да създадете график, който отразява как наистина работите най-добре. Това не означава всяка минута да е заключена. Означава денят ви да има структура.

Силният график обикновено включва:

• час за начало и край на работния ден
• блокове за фокусирана работа
• време за комуникация и административни задачи
• почивки, които ви помагат да се презаредите психически
• пространство за планиране и преглед

Тази структура ви помага да избегнете капана да сте заети, без да сте продуктивни. Също така прави натоварването ви по-предвидимо. Когато знаете какво се случва във всяка част от деня, е по-малко вероятно да губите енергия в решаване какво да правите след това.

Ако сте основател в ранен етап, това е още по-важно. Вероятно едновременно се занимавате с документи за учредяване, операции, комуникация с клиенти и стратегическо планиране. Графикът дава място на всяка от тези отговорности, вместо всички да се конкурират за вниманието ви.

2. Не успявате да поставите граници

Продуктивността бързо спада, когато няма граници между приоритети, хора и роли. Много предприемачи се затрудняват тук, защото искат да бъдат достъпни, отзивчиви и полезни. Това са добри качества, но без ограничения те могат да се превърнат в постоянни прекъсвания.

Границите не са въпрос на твърдост. Те са начин да защитите условията, които ви позволяват да вършите най-добрата си работа.

Често срещани проблеми с границите са:

• приемане на обаждания по всяко време
• отговаряне на съобщения веднага, независимо какво друго се случва
• смесване на лични и бизнес отговорности
• приемане на всяка молба без да проверите дали отговаря на приоритетите ви
• твърде често казване „да“, защото е по-лесно от това да кажете „не“

Основател без граници може да усеща, че бизнесът управлява него, а не обратното.

За да поправите това, започнете с ясни правила за времето и комуникацията си. Например може да решите да проверявате имейла само в определени часове всеки ден. Може да ограничите бизнес разговорите в конкретен времеви прозорец. Може да създадете отделни рутини за работа и лично време, така че умът ви да знае кога да превключва режимите.

Полезно е и доколкото е възможно да разделяте бизнес идентичността от личния живот. Много предприемачи използват едни и същи данни за контакт, инструменти или акаунти за всичко. Това може да създаде усещането, че бизнесът е постоянно включен. По-целенасочената настройка създава психологическа дистанция и улеснява поддържането на ред.

За собствениците на бизнес, които учредяват компания, разделянето на административната част от личните рутини е особено полезно. Услугите, които помагат да се опрости учредяването и спазването на изискванията, могат да намалят броя на нещата, които трябва да управлявате сами, и да освободят повече внимание за работа, която носи приходи.

3. Позволявате твърде много разсейващи фактори

Разсейването е един от най-големите скрити врагове на продуктивността. То не винаги изглежда драматично. Често е малко и обикновено: проверяване на известия, превключване между раздели, реагиране на всяко предупреждение или позволяване на чужди приоритети да прекъсват работния ви поток.

Проблемът е, че всяко прекъсване има цена. Дори кратките разсейвания разкъсват концентрацията и затрудняват връщането към същото ниво на фокус. Това означава, че задача, която е трябвало да отнеме 20 минути, може да се проточи до час.

Разсейванията също намаляват качеството на мисленето. Когато вниманието ви е раздробено, е по-трудно да решавате проблеми, да забелязвате модели и да вземате стратегически решения.

За да намалите разсейването, определете къде губите най-много внимание. Това често включва:

• имейл и приложения за съобщения
• социални мрежи
• често превключване между задачи
• непланирани срещи
• разхвърляно работно място
• умствени разсейвания, причинени от недовършени задачи

След това изградете защита около тях. Изключете ненужните известия. Групирайте сходни задачи. Поддържайте списък с идеи, за да не изоставяте текущата задача всеки път, когато се появи нова мисъл. Ако е възможно, създайте работно пространство, което насърчава фокуса, а не разсейва.

Добро правило е да пазите най-ценните си часове за най-трудната си работа. Използвайте тези часове за стратегически решения, работа с клиенти, разработване на продукт или всичко, което изисква продължително мислене. Оставете по-леките задачи за частите от деня, които са по-малко натоварващи.

4. Опитвате се да вършите няколко неща едновременно

Много предприемачи вярват, че многозадачността е знак за ефективност. На практика това обикновено означава бързо превключване между задачи, а това е скъпо.

Когато преминавате от една задача към друга, мозъкът ви трябва да се пренастрои. Този преход отнема време и умствена енергия. Колкото по-често превключвате, толкова по-фрагментирано става вниманието ви.

Многозадачността може и да създаде илюзия за напредък без да води до значими резултати. Може да се чувствате активни, но реалният изход често е по-слаб и по-бавен.

Чести примери са:

• писане, докато отговаряте на имейли
• включване в среща, докато проверявате съобщения
• скачане между стратегическо планиране и административни задачи
• държане на твърде много проекти отворени едновременно

Решението е да работите в режим на една задача, когато е възможно.

Това означава:

• изберете един приоритет, преди да започнете
• отделете му определен времеви блок
• премахнете близките разсейвания
• завършете или направете пауза съзнателно, преди да преминете към следващата задача

Работата с една задача е особено ефективна за работата на основателя, защото предприемачеството изисква преценка, а не само активност. Трябва да имате достатъчно концентрация, за да мислите ясно за наемане, спазване на изисквания, клиенти, паричен поток и растеж. Тези решения са по-трудни, когато вниманието ви е разделено.

По-добра система за продуктивност за предприемачи

Избягването на четирите грешки по-горе е само част от решението. За да станете последователно продуктивни, ви трябва система, която подкрепя ежедневната ви работа.

Практична система за продуктивност за предприемачи включва три слоя:

1. Седмично планиране

В началото на всяка седмица определете най-важните резултати, които трябва да постигнете. Дръжте списъка реалистичен. Кратък списък от значими цели е по-полезен от дълъг списък с неясни намерения.

2. Дневно приоритизиране

Всяка сутрин решете какво трябва да се случи през деня. Фокусирайте се върху малкото задачи с най-голямо въздействие. Ако една задача не придвижва бизнеса напред по съществен начин, помислете дали изобщо принадлежи в днешния списък.

3. Защитено време за изпълнение

Отделете непрекъснато време, за да свършите работата, която изисква най-много фокус. Тук графикът, границите и контролът върху разсейването се събират в едно.

Когато комбинирате тези слоеве, продуктивността започва да зависи много по-малко от мотивацията. Спирате да разчитате на воля и започвате да разчитате на система.

Защо структурата е още по-важна в ранните етапи

Новите предприемачи често прекарват изненадващо много време в настройка, подаване на документи, административни задачи и дребни оперативни решения. Това е нормално, но лесно може да претовари графика, ако нищо не е организирано.

Това е една от причините много основатели да търсят подкрепа при учредяването на бизнес. Zenind помага на предприемачите да се справят по-ефективно с учредяването на компания и текущите задачи по спазване на изискванията, което може да намали административното натоварване през най-взискателния етап от пътя. Когато основната настройка на бизнеса е по-лесна за управление, имате повече време да се фокусирате върху клиенти, стратегия и растеж.

Продуктивността не е само въпрос на лична дисциплина. Тя е и въпрос на създаване на бизнес среда, която улеснява фокуса.

Практични навици, които бързо подобряват продуктивността

Ако искате прост старт, включете тези навици в седмицата си:

• преглеждайте приоритетите си, преди да започне денят ви
• проверявайте имейла на серии, вместо постоянно
• използвайте времеви блокове за важна работа
• поддържайте ясен старт и край на работния ден
• премахвайте по едно повтарящо се разсейване всяка седмица
• не носете твърде много активни проекти едновременно

Тези навици не изискват голяма промяна. Те създават инерция постепенно, а тази инерция се натрупва с времето.

Заключение

Предприемаческата продуктивност не е да правите повече на всяка цена. Тя е да вършите правилната работа с достатъчно фокус и последователност, за да постигате реален напредък.

Най-големите грешки обикновено са най-простите: няма график, слаби граници, твърде много разсейвания и постоянно вършене на няколко неща едновременно. Поправете тези навици и дните ви ще станат по-целенасочени, решенията ви ще станат по-ясни, а бизнесът ви ще бъде по-лесен за управление.

За предприемачите, които изграждат нещо от нулата, тази промяна може да има значително значение. По-добрата система води до по-добър фокус, а по-добрият фокус води до по-добри резултати.