Анализ на структурата на разходите за малки бизнеси: как да максимизирате печалбата

Всеки малък бизнес взема поредица от решения, които влияят върху печалбата много преди финансовите отчети да покажат резултатите. Да повишите ли цените? Да наемете ли още един служител? Да произвеждате ли повече единици този месец или да запазите обема стабилен?

Анализът на структурата на разходите ви дава начин да отговорите на тези въпроси с числа, а не с предположения. Като разделите фиксираните разходи от променливите разходи и след това сравните пределните разходи с пределните приходи, можете да определите нивото на производство, което подкрепя най-силната печалба.

За основатели, които създават LLC или корпорация, това не е просто счетоводно упражнение. Това е практичен инструмент за планиране, който помага при бюджетирането, паричния поток, ценообразуването, персонала и растежа.

Какво означава анализът на структурата на разходите

Анализът на структурата на разходите е процесът на преглед на начина, по който разходите на вашия бизнес се променят с промяната в обема на дейността.

Накратко, той отговаря на три въпроса:

• Кои разходи остават същите, независимо дали продавате една единица или хиляда?
• Кои разходи нарастват с увеличаването на производството или продажбите?
• В кой момент добавянето на нов обем престава да подобрява печалбата?

След като знаете отговорите, можете да вземате по-добри оперативни решения. Можете също така да откриете къде бизнесът ви харчи твърде много за труд, материали, доставка, наем, софтуер или общи режийни разходи.

Основната идея е ясна:

Общ разход = Фиксиран разход + Променлив разход

Тази формула е полезна, но е само началото. За да вземате по-умни решения, трябва да разбирате и как разходите се променят на пределно ниво.

Фиксирани разходи, променливи разходи и стъпаловидни разходи

Фиксирани разходи

Фиксираните разходи не се променят с обема в краткосрочен план. Плащате ги, независимо дали продавате малко или много.

Често срещани примери са:

• Наем на офис или склад
• Застрахователни премии
• Заплати на постоянен персонал
• Абонаменти за софтуер
• Погасяване на заем
• Бизнес лицензи и такси за съответствие

Бизнес с високи фиксирани разходи трябва да генерира достатъчен обем продажби, за да покрие тези задължения, преди да стане печеливш.

Променливи разходи

Променливите разходи нарастват с увеличаването на обема.

Често срещани примери са:

• Суровини
• Опаковки
• Такси за доставка и транспорт
• Почасов труд, свързан с производството
• Такси за обработка на плащания
• Комисиони за продажби

Ако удвоите производството, тези разходи обикновено се увеличават също.

Стъпаловидни разходи

Някои разходи не са нито напълно фиксирани, нито напълно променливи. Те остават стабилни за известно време, а след това скачат, когато преминете определен праг.

Примери са:

• Наемане на допълнителен служител, когато натоварването надхвърли капацитета
• Добавяне на още една машина или нова линия услуга
• Преминаване към по-голямо складово помещение
• Надграждане на софтуерен план, когато се достигнат лимитите за потребители

Тези стъпаловидни промени са важни, защото могат да намалят печалбата, дори когато продажбите растат. Добрият анализ на структурата на разходите ги отчита, вместо да ги изглажда в средни стойности.

Защо пределните разходи са важни

Пределният разход е разходът за производство на още една допълнителна единица.

Пределен разход = Промяна в общия разход / Промяна в обема

Тази стойност е важна, защото печалбата обикновено се подобрява само докато допълнителният приход от още една единица е по-голям от допълнителния разход за нейното производство.

Този допълнителен приход се нарича пределeн приход.

Пределен приход = Приход от една допълнително продадена единица

В много малки бизнеси най-доброто ниво на производство е там, където пределният приход е равен на пределния разход или е много близо до него.

• Ако пределният приход е по-голям от пределния разход, увеличаването на производството може да повиши печалбата.
• Ако пределният разход е по-голям от пределния приход, увеличаването на производството може да намали печалбата.

Това е едно от най-полезните правила при ценообразуването и планирането на производството.

Прост пример

Представете си малък бизнес, който произвежда персонализирани тефтери. Той има месечни фиксирани разходи от $2,400 за наем, софтуер и административни режийни разходи. Всеки тефтер се продава за $15.

Бизнесът вижда как разходите се променят с увеличаването на производството:

Обем (тефтери)	Фиксирани разходи	Променливи разходи	Общи разходи	Пределен разход	Приход при $15	Пределен приход
0	$2,400	$0	$2,400	-	$0	-
100	$2,400	$700	$3,100	$7.00	$1,500	$15.00
220	$2,400	$1,500	$3,900	$6.67	$3,300	$15.00
340	$2,400	$2,400	$4,800	$7.50	$5,100	$15.00
440	$2,400	$3,400	$5,800	$10.00	$6,600	$15.00
500	$2,400	$4,500	$6,900	$18.33	$7,500	$15.00

В този пример бизнесът може да разширява производството печелившо, докато пределният приход остава по-висок от пределния разход. Щом пределният разход стане по-висок от продажната цена, производството на допълнителни единици престава да подобрява печалбата.

Това е практическата стойност на анализа на структурата на разходите: той ви помага да намерите точката, в която растежът все още има смисъл.

Как да направите собствен анализ на структурата на разходите

Не са ви нужни сложни софтуерни инструменти, за да започнете. Обикновено е достатъчна електронна таблица.

1. Избройте всички фиксирани разходи

Започнете с разходите, които не се променят значително в кратък период.

Включете:

• Наем
• Заплати
• Застраховка
• Лицензи
• Софтуер
• Счетоводни или книговодни услуги
• Обслужване на дълг

Бъдете честни и изчерпателни. Ако пропуснете режийните разходи, прогнозата за печалбата ще бъде прекалено оптимистична.

2. Разделете променливите разходи по единица

Преценете колко струва производството или доставката на още една допълнителна единица.

При физически продукти това може да включва:

• Материали
• Труд на единица
• Доставка
• Опаковка

При бизнеси, базирани на услуги, това може да включва:

• Време на външни изпълнители
• Комисиони
• Такси за транзакции
• Клиентски инструменти или консумативи

3. Определете стъпаловидните разходи

Потърсете точки, в които бизнесът се нуждае от нов ресурс.

Примери:

• Втори служител
• Повече складово пространство
• По-широко покритие за обслужване на клиенти
• По-добър софтуерен план

Тези скокове често са мястото, където малките бизнеси допускат скъпи грешки.

4. Изчислете приносния марж

Приносният марж е сумата, която остава след като променливите разходи бъдат извадени от приходите от продажби.

Приносен марж на единица = Продажна цена - Променлив разход на единица

Тази стойност показва колко всяка продажба допринася за покриване на фиксираните разходи и печалбата.

5. Сравнете различни сценарии

Моделирайте различни резултати:

• По-слабо търсене
• По-високи цени на материали
• Увеличение на цената
• Нов служител
• Нова локация
• Сезонни колебания

Бизнес планът е по-силен, когато показва как се променят числата при различни допускания.

Как да използвате резултатите

Анализът на структурата на разходите трябва да насочва решенията, а не да стои в таблица, която никога не отваряте отново.

Използвайте го, за да отговорите на въпроси като:

• Да повишим ли цените или да увеличим обема?
• Можем ли да си позволим да наемем още един служител?
• Дали текущата продуктова линия всъщност е печеливша?
• Кой клиентски сегмент носи най-висок приносен марж?
• Трябва ли да възложим производството на външен изпълнител или да го запазим вътрешно?

Ако фиксираните ви разходи са високи, може да се нуждаете от по-голям обем, преди да достигнете точката на рентабилност.
Ако променливите ви разходи са твърде високи, може да се наложи да коригирате ценообразуването, да предоговорите с доставчици или да опростите операциите.
Ако стъпаловидните разходи наближават, трябва да ги планирате предварително, преди да засегнат паричния поток.

Често срещани грешки, които трябва да се избягват

Много малки бизнеси допускат предотвратими грешки, когато преглеждат структурата на разходите си.

Използване на средни стойности вместо пределни стойности

Средният разход може да скрие реалната точка на решение. По-добрият въпрос е колко струва следващата единица и колко носи тя.

Пренебрегване на скритите режийни разходи

Офис консумативи, софтуер, такси за търговци, ремонти и професионални услуги се натрупват бързо.

Третиране на всеки разход като фиксиран

Някои разходи са регулируеми. Други се променят според използването. Правилната им класификация променя резултата.

Забравяне на ограниченията на капацитета

Бизнесът не винаги може да расте плавно. Наличността на труд, капацитетът на оборудването и ограниченията при доставчиците могат да променят разходната крива.

Ценообразуване без допускания за обема

Повишаването на цената може да увеличи маржа, но може и да намали търсенето. Анализът на структурата на разходите работи най-добре, когато цената и обемът се оценяват заедно.

Защо това е важно за новите бизнеси

Новата компания често се фокусира силно върху приходите и брандинга, като подценява значението на контрола на разходите. Това е особено рисковано в ранния етап, когато парите са ограничени и всяко решение влияе върху срока на работа с наличния капитал.

Когато създавате бизнес структура, поддържайте финансовата си организация подредена от самото начало. Zenind помага на предприемачите да създават и управляват бизнес формации и съответствие в САЩ, което улеснява поддържането на чисти бизнес записи, докато се фокусирате върху операциите, ценообразуването и растежа.

Добре структурирана компания с точна счетоводна отчетност може да анализира разходите по-бързо, да реагира по-рано на пазарните промени и да взема по-добри решения за наемане, наличности и разширяване.

Заключение

Анализът на структурата на разходите е един от най-практичните инструменти, които малкият бизнес може да използва, за да подобри печалбата си. Той показва как фиксираните разходи, променливите разходи и пределните разходи взаимодействат, така че да можете да вземате по-добри решения за производство, ценообразуване и персонал.

Целта не е да се елиминират напълно разходите. Целта е да ги разбирате достатъчно добре, за да растете по начин, който е финансово устойчив.

Ако преглеждате числата си редовно, можете да откривате неефективност по-рано, да защитавате маржа си и да мащабирате с много по-малък риск.