Phân tích cấu trúc chi phí cho doanh nghiệp nhỏ: Cách tối đa hóa lợi nhuận

Mỗi doanh nghiệp nhỏ đều đưa ra một loạt quyết định ảnh hưởng đến lợi nhuận từ rất lâu trước khi báo cáo tài chính phản ánh kết quả. Có nên tăng giá? Có nên tuyển thêm một nhân viên? Có nên sản xuất thêm bao nhiêu đơn vị trong tháng này hay giữ sản lượng ổn định?

Phân tích cấu trúc chi phí giúp bạn trả lời những câu hỏi đó bằng con số thay vì phỏng đoán. Bằng cách tách chi phí cố định khỏi chi phí biến đổi, rồi so sánh chi phí cận biên với doanh thu cận biên, bạn có thể xác định mức sản lượng hỗ trợ lợi nhuận tốt nhất.

Đối với những người sáng lập đang xây dựng một LLC hoặc corporation, đây không chỉ là một bài tập kế toán. Đó là công cụ lập kế hoạch thực tiễn giúp lập ngân sách, quản lý dòng tiền, định giá, bố trí nhân sự và tăng trưởng.

Phân tích cấu trúc chi phí là gì

Phân tích cấu trúc chi phí là quá trình xem xét cách chi phí của doanh nghiệp thay đổi khi đầu ra thay đổi.

Nói đơn giản, nó trả lời ba câu hỏi:

• Những chi phí nào giữ nguyên dù bạn bán một đơn vị hay một nghìn đơn vị?
• Những chi phí nào tăng lên khi sản xuất hoặc doanh số tăng?
• Tại thời điểm nào việc tăng thêm sản lượng không còn cải thiện lợi nhuận?

Khi đã biết câu trả lời, bạn có thể đưa ra các quyết định vận hành tốt hơn. Bạn cũng có thể nhận ra doanh nghiệp đang chi quá nhiều cho lao động, nguyên vật liệu, vận chuyển, thuê mặt bằng, phần mềm hoặc chi phí chung.

Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản:

Tổng chi phí = Chi phí cố định + Chi phí biến đổi

Công thức này hữu ích, nhưng chỉ là điểm khởi đầu. Để ra quyết định thông minh hơn, bạn còn cần hiểu chi phí thay đổi như thế nào ở biên.

Chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí bậc thang

Chi phí cố định

Chi phí cố định không thay đổi theo sản lượng trong ngắn hạn. Bạn phải trả chúng dù bán ít hay nhiều.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Tiền thuê văn phòng hoặc kho bãi
• Phí bảo hiểm
• Lương nhân viên chính thức
• Phí đăng ký phần mềm
• Khoản trả nợ vay
• Phí giấy phép kinh doanh và phí tuân thủ

Doanh nghiệp có chi phí cố định cao phải tạo đủ doanh số để bù đắp các nghĩa vụ này trước khi có lãi.

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi tăng lên khi sản lượng tăng.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Nguyên vật liệu
• Bao bì
• Phí vận chuyển và giao hàng
• Lao động theo giờ gắn với sản xuất
• Phí xử lý thanh toán
• Hoa hồng bán hàng

Nếu bạn tăng gấp đôi sản lượng, những chi phí này thường cũng tăng theo.

Chi phí bậc thang

Một số chi phí không hoàn toàn cố định hoặc hoàn toàn biến đổi. Chúng giữ nguyên trong một khoảng thời gian, rồi tăng vọt khi vượt qua một ngưỡng.

Ví dụ:

• Tuyển thêm một nhân viên khi khối lượng công việc vượt quá năng lực hiện tại
• Bổ sung thêm một máy móc hoặc dòng dịch vụ
• Chuyển sang kho lưu trữ lớn hơn
• Nâng cấp gói phần mềm khi chạm giới hạn người dùng

Những thay đổi theo bậc này rất quan trọng vì chúng có thể làm giảm lợi nhuận ngay cả khi doanh số đang tăng. Một phân tích cấu trúc chi phí tốt sẽ tính đến chúng thay vì làm phẳng chúng thành số trung bình.

Vì sao chi phí cận biên quan trọng

Chi phí cận biên là chi phí để sản xuất thêm một đơn vị.

Chi phí cận biên = Thay đổi trong tổng chi phí / Thay đổi trong sản lượng

Con số này quan trọng vì lợi nhuận thường chỉ cải thiện khi doanh thu tăng thêm từ một đơn vị mới lớn hơn chi phí tăng thêm để tạo ra đơn vị đó.

Doanh thu tăng thêm đó gọi là doanh thu cận biên.

Doanh thu cận biên = Doanh thu từ việc bán thêm một đơn vị

Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, mức sản lượng tốt nhất là nơi doanh thu cận biên bằng với chi phí cận biên, hoặc gần như vậy.

• Nếu doanh thu cận biên lớn hơn chi phí cận biên, sản xuất thêm có thể làm tăng lợi nhuận.
• Nếu chi phí cận biên lớn hơn doanh thu cận biên, sản xuất thêm có thể làm giảm lợi nhuận.

Đây là một trong những quy tắc hữu ích nhất trong định giá và lập kế hoạch sản xuất.

Một ví dụ đơn giản

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp nhỏ làm sổ tay tùy chỉnh. Doanh nghiệp có chi phí cố định hàng tháng là 2.400 USD cho tiền thuê, phần mềm và chi phí quản lý chung. Mỗi cuốn sổ tay được bán với giá 15 USD.

Doanh nghiệp quan sát thấy chi phí thay đổi khi sản lượng tăng:

Sản lượng (Sổ tay)	Chi phí cố định	Chi phí biến đổi	Tổng chi phí	Chi phí cận biên	Doanh thu ở mức 15 USD	Doanh thu cận biên
0	$2,400	$0	$2,400	-	$0	-
100	$2,400	$700	$3,100	$7.00	$1,500	$15.00
220	$2,400	$1,500	$3,900	$6.67	$3,300	$15.00
340	$2,400	$2,400	$4,800	$7.50	$5,100	$15.00
440	$2,400	$3,400	$5,800	$10.00	$6,600	$15.00
500	$2,400	$4,500	$6,900	$18.33	$7,500	$15.00

Trong ví dụ này, doanh nghiệp có thể mở rộng sản lượng một cách có lãi khi doanh thu cận biên vẫn cao hơn chi phí cận biên. Khi chi phí cận biên tăng cao hơn giá bán, việc sản xuất thêm sẽ không còn cải thiện lợi nhuận.

Đó là giá trị thực tế của phân tích cấu trúc chi phí: giúp bạn tìm ra điểm mà tăng trưởng vẫn còn hợp lý.

Cách tự xây dựng phân tích cấu trúc chi phí

Bạn không cần phần mềm phức tạp để bắt đầu. Một bảng tính thường là đủ.

1. Liệt kê mọi chi phí cố định

Bắt đầu với các chi phí không thay đổi nhiều trong ngắn hạn.

Bao gồm:

• Tiền thuê
• Lương
• Bảo hiểm
• Giấy phép
• Phần mềm
• Phí kế toán hoặc ghi sổ
• Trả nợ vay

Hãy trung thực và đầy đủ. Nếu bỏ sót chi phí chung, ước tính lợi nhuận của bạn sẽ quá lạc quan.

2. Tách chi phí biến đổi theo từng đơn vị

Ước tính chi phí để sản xuất hoặc giao thêm một đơn vị.

Đối với sản phẩm vật lý, có thể bao gồm:

• Nguyên vật liệu
• Lao động trên mỗi đơn vị
• Vận chuyển
• Bao bì

Đối với doanh nghiệp dịch vụ, có thể bao gồm:

• Thời gian của nhà thầu
• Hoa hồng
• Phí giao dịch
• Công cụ hoặc vật tư dành riêng cho khách hàng

3. Xác định chi phí bậc thang

Tìm các điểm mà doanh nghiệp cần thêm nguồn lực mới.

Ví dụ:

• Một nhân viên thứ hai
• Nhiều không gian tồn kho hơn
• Tăng cường hỗ trợ khách hàng
• Gói phần mềm tốt hơn

Những bước nhảy này thường là nơi các doanh nghiệp nhỏ mắc sai lầm tốn kém.

4. Ước tính biên lợi nhuận đóng góp

Biên lợi nhuận đóng góp là phần còn lại sau khi trừ chi phí biến đổi khỏi doanh thu bán hàng.

Biên lợi nhuận đóng góp trên mỗi đơn vị = Giá bán - Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị

Con số này cho biết mỗi lần bán đóng góp bao nhiêu vào việc bù đắp chi phí cố định và tạo ra lợi nhuận.

5. So sánh các kịch bản

Mô hình hóa các kết quả khác nhau:

• Nhu cầu thấp hơn
• Giá nguyên vật liệu cao hơn
• Tăng giá
• Tuyển thêm người
• Mở địa điểm mới
• Biến động theo mùa

Một kế hoạch kinh doanh sẽ mạnh hơn khi cho thấy các con số thay đổi thế nào dưới nhiều giả định khác nhau.

Cách sử dụng kết quả

Phân tích cấu trúc chi phí nên định hướng quyết định, chứ không phải nằm yên trong một file bảng tính mà bạn không bao giờ mở lại.

Hãy dùng nó để trả lời các câu hỏi như:

• Chúng ta nên tăng giá hay tăng sản lượng?
• Chúng ta có đủ khả năng tuyển thêm một nhân viên không?
• Dòng sản phẩm hiện tại có thực sự sinh lời không?
• Phân khúc khách hàng nào mang lại biên lợi nhuận đóng góp cao nhất?
• Nên thuê ngoài sản xuất hay tự làm trong nội bộ?

Nếu chi phí cố định của bạn cao, bạn có thể cần sản lượng lớn hơn trước khi hòa vốn.
Nếu chi phí biến đổi quá cao, bạn có thể cần điều chỉnh giá, thương lượng lại với nhà cung cấp hoặc đơn giản hóa hoạt động.
Nếu chi phí bậc thang sắp đến gần, bạn nên chuẩn bị trước khi chúng ảnh hưởng đến dòng tiền.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều doanh nghiệp nhỏ mắc những sai lầm có thể tránh được khi xem xét cấu trúc chi phí.

Dùng số trung bình thay vì số biên

Chi phí trung bình có thể che khuất điểm ra quyết định thực sự. Câu hỏi tốt hơn là đơn vị tiếp theo tốn bao nhiêu và mang lại bao nhiêu.

Bỏ qua chi phí chung ẩn

Văn phòng phẩm, phần mềm, phí xử lý thanh toán, sửa chữa và dịch vụ chuyên môn cộng dồn rất nhanh.

Coi mọi chi phí là cố định

Một số khoản có thể điều chỉnh. Số khác thay đổi theo mức sử dụng. Phân loại đúng sẽ làm thay đổi kết quả.

Quên giới hạn năng lực

Doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có thể tăng trưởng trơn tru. Nguồn lao động, năng lực thiết bị và giới hạn của nhà cung cấp có thể làm thay đổi đường cong chi phí.

Định giá mà không tính giả định về sản lượng

Tăng giá có thể làm biên lợi nhuận cao hơn, nhưng cũng có thể làm nhu cầu giảm. Phân tích cấu trúc chi phí hoạt động tốt nhất khi giá và sản lượng được đánh giá cùng nhau.

Vì sao điều này quan trọng với doanh nghiệp mới

Một công ty mới thường tập trung nhiều vào doanh thu và xây dựng thương hiệu, trong khi đánh giá thấp tầm quan trọng của kiểm soát chi phí. Điều đó đặc biệt rủi ro ở giai đoạn đầu, khi tiền mặt hạn chế và mỗi quyết định đều ảnh hưởng đến thời gian hoạt động.

Khi bạn thành lập một pháp nhân kinh doanh, hãy giữ cấu trúc tài chính của mình gọn gàng ngay từ đầu. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý việc hình thành doanh nghiệp tại Hoa Kỳ cũng như tuân thủ quy định, từ đó dễ dàng giữ sổ sách kinh doanh rõ ràng trong khi bạn tập trung vào vận hành, định giá và tăng trưởng.

Một doanh nghiệp được tổ chức tốt với hệ thống ghi sổ chính xác có thể phân tích chi phí nhanh hơn, phản ứng với thay đổi thị trường sớm hơn và đưa ra quyết định tốt hơn về tuyển dụng, tồn kho và mở rộng.

Kết luận

Phân tích cấu trúc chi phí là một trong những công cụ thực tiễn nhất mà doanh nghiệp nhỏ có thể dùng để cải thiện lợi nhuận. Nó cho bạn thấy chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí cận biên tương tác với nhau như thế nào, từ đó giúp bạn ra quyết định tốt hơn về sản xuất, định giá và nhân sự.

Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn chi phí. Mục tiêu là hiểu chúng đủ rõ để tăng trưởng theo cách bền vững về tài chính.

Nếu bạn thường xuyên xem lại các con số của mình, bạn có thể phát hiện kém hiệu quả sớm hơn, bảo vệ biên lợi nhuận và mở rộng quy mô với rủi ro thấp hơn nhiều.