Нужен ли ви е щатски данъчен идентификационен номер за да управлявате бизнес в САЩ? Ръководство за съответствие за основатели

Стартирането на бизнес в Съединените щати обикновено означава да се справите с повече от едно ниво на данъчна регистрация. Много основатели знаят, че им е необходим федерален EIN, но не са толкова сигурни дали им трябва и щатски данъчен идентификационен номер. Отговорът не е един и същ за всеки бизнес, защото изискванията на щатите зависят от това какво продавате, къде оперирате, дали наемате служители и дали създавате данъчни задължения в конкретен щат.

Ако изграждате компания в САЩ, ранното разбиране на щатската данъчна регистрация може да ви помогне да избегнете забавяния, санкции и пропуски в съответствието. В много случаи щатският данъчен идентификационен номер е необходим, преди законно да можете да събирате данък върху продажбите, да обработвате заплати или да се регистрирате за щатски данъчни сметки. Дори когато не е строго необходим в началото, той може да стане задължителен, когато бизнесът ви расте.

Това ръководство обяснява какво представлява щатският данъчен идентификационен номер, кога може да ви е нужен, как се различава от EIN и какво трябва да направят основателите, за да останат в съответствие.

Какво е щатски данъчен идентификационен номер?

Щатският данъчен идентификационен номер е бизнес регистрационен номер или акаунт, който щатското правителство използва, за да проследява данъчните задължения. В зависимост от щата той може да се нарича разрешително за данък върху продажбите, акаунт за данък при удържане, акаунт на работодател, разрешително за продавач или щатски регистрационен номер.

За разлика от федералния EIN, който се издава от IRS за федерални данъчни цели, щатският данъчен идентификационен номер се използва за съответствие на щатско ниво. Това може да включва:

• Събиране и превеждане на данък върху продажбите
• Удържане на щатски данък върху доходите от заплатите на служителите
• Плащане на данък за безработица
• Отчитане на други щатски бизнес данъци

Не всеки щат използва една и съща терминология и не всеки щат издава отделен номер за всеки тип данък. В някои щати една регистрация отваря няколко данъчни акаунта. В други може да се наложи да се регистрирате пред повече от едно ведомство.

Нужен ли ви е, за да управлявате бизнес в САЩ?

Често да. Но не винаги на същия етап или по същата причина.

Щатският данъчен идентификационен номер обикновено е необходим, когато бизнесът ви има облагаемо присъствие в даден щат или създава данъчни задължения там. Това може да се случи, ако:

• Продавате облагаеми стоки или услуги
• Наемате служители в щата
• Имате физически офис, склад или търговски обект
• Покривате праговете за икономическа свързаност (economic nexus) за данък върху продажбите
• Удържате щатски данък върху доходите за работници
• Трябва да плащате данък за безработица

Ако бизнесът ви няма служители, не продава облагаеми стоки и не създава nexus в даден щат, може да не се налага да се регистрирате там веднага. Но това не означава, че регистрация никога няма да е необходима. Щом дейността ви се разшири, щатските ви задължения могат да се променят.

Чести ситуации, които задействат щатска регистрация

1. Наемате служители

Ако наемате служители, щатската регистрация често става задължителна. Работодателите обикновено се нуждаят от акаунти за данъци, свързани със заплатите, като удържане и данък за безработица.

Това означава, че може да ви е нужен щатски данъчен идентификационен номер, преди да започнете обработка на заплати, дори ако бизнесът ви е малък или работи дистанционно. Ако имате работници в повече от един щат, може да се наложи да се регистрирате във всеки щат, в който ги наемате.

2. Продавате облагаеми продукти или услуги

Много бизнеси трябва да събират данък върху продажбите, ако продават облагаеми стоки или услуги. За да го правят законно, обикновено първо трябва да се регистрират в щатската данъчна администрация.

Това е особено важно за онлайн търговци, търговци на едро, магазини на дребно, абонаментни бизнеси и доставчици на услуги в щати, които облагат с данък определени услуги. Точните правила варират, така че продукт или услуга, които са облагаеми в един щат, могат да бъдат освободени в друг.

3. Създавате икономически nexus

Дори без физически офис, пак може да дължите щатски данъчни задължения, ако обемът на продажбите ви или броят на транзакциите надхвърли прага за икономическа свързаност на съответния щат.

Това означава, че дистанционните продавачи и онлайн бизнесите не могат да приемат, че са освободени само защото нямат физически обект. Щом се приложи nexus, могат да последват задължения за регистрация и събиране на данъци.

4. Откривате физическо присъствие

Склад, офис, магазин или друго постоянно местоположение може да създаде данъчни задължения в съответния щат. Физическото присъствие обикновено прави щатската регистрация много по-вероятна, особено ако бизнесът също така обработва заплати или извършва продажби там.

5. Работите в регулирана индустрия

Някои отрасли имат допълнителни щатски изисквания. Алкохол, тютюн, производство на храни, производство и други регулирани сектори може да изискват допълнителни регистрации или данъчни акаунти преди да започнат дейност.

Щатски данъчен идентификационен номер срещу EIN: каква е разликата?

Основателите често бъркат щатския данъчен идентификационен номер с федералния EIN, но това не е едно и също.

EIN е федерален данъчен идентификационен номер, издаван от IRS. Бизнесите го използват за федерални данъчни декларации, наемане на служители, откриване на бизнес банкови сметки и други федерални цели.

Щатският данъчен идентификационен номер се използва от щатска данъчна агенция за съответствие на щатско ниво. Може да ви е нужен, дори ако вече имате EIN.

Най-лесно е да мислите за това така:

• EIN = федерален данъчен номер на бизнеса
• Щатски данъчен идентификационен номер = щатска данъчна регистрация на бизнеса

Много бизнеси се нуждаят и от двата. Някои бизнеси се нуждаят от няколко щатски регистрации, ако работят в повече от един щат.

LLC автоматично ли получава щатски данъчен идентификационен номер?

Не. Учредяването на LLC не удовлетворява автоматично изискванията за данъчна регистрация.

Вашето LLC може да е законно учредено в щата, но може все още да се наложи да се регистрирате отделно за данък върху продажбите, данък върху заплатите, данък за безработица или други щатски акаунти. Учредяването и данъчната регистрация са свързани, но не са една и съща стъпка.

Това е една от причините новите основатели да мислят за съответствието като за система, а не като за едно-единствено заявление.

Как да разберете дали бизнесът ви има нужда от такъв номер

Най-добрият начин да определите дали ви е нужен щатски данъчен идентификационен номер е да отговорите на три въпроса:

1. Къде работи бизнесът ви?
2. Продавате ли облагаеми продукти или услуги?
3. Имате ли служители, независими изпълнители или инвентар в даден щат?

Ако отговорът на някой от тези въпроси е да, може да се изисква регистрация. Ако бизнесът ви е дистанционен, пак може да се наложи щатска регистрация в зависимост от това къде се намират клиентите ви, къде се съхраняват стоките и къде работят служителите.

При съмнение проверете с отдела по приходите, данъчната администрация или трудовата агенция на щата, в който извършвате дейност.

Как да се регистрирате за щатски данъчен идентификационен номер

Процесът на регистрация варира според щата, но общите стъпки са сходни.

1. Потвърдете правната си форма

Преди регистрация се уверете, че юридическото лице е учредено и основните данни за бизнеса ви са точни. Щатите често изискват правното наименование, датата на учредяване, адреса, данни за собствениците и федералния EIN.

2. Определете нужния тип данък

Може да са ви нужни една или повече регистрации в зависимост от дейността ви. Често срещани видове данъци включват:

• Данък върху продажбите и използването
• Данък при удържане върху заплати
• Данък за безработица
• Корпоративен данък върху доходите

3. Попълнете щатската регистрация

Повечето щати позволяват регистрация онлайн чрез портал на данъчната или трудовата администрация. Някои може да изискват отделни заявления за различни данъци. В определени случаи може да са необходими и местни разрешителни или одобрения, специфични за индустрията.

4. Поддържайте данните си последователни

Правното име, EIN, адресът и данните за собственост трябва да съвпадат във всички заявления. Несъответствията могат да причинят забавяния, особено ако се регистрирате в няколко щата.

5. Поддържайте текущо съответствие

Получаването на номера е само началото. Също така трябва да подавате декларации навреме, да превеждате данъците правилно, да актуализирате регистрациите при промени в бизнеса и да закривате акаунти, когато вече не са необходими.

Чести грешки на основателите

Да приемат, че EIN е достатъчен

Федералният EIN не заменя щатската регистрация. Ако събирате данък върху продажбите или обработвате заплати, може пак да ви е нужен отделен щатски акаунт.

Да чакат до последния момент

Много основатели чакат, докато са готови да издадат фактура или да платят на служители, и тогава разбират, че не могат законно да започнат дейност, преди щатската регистрация да е завършена.

Да се регистрират в грешния щат

Задълженията ви за регистрация зависят от това къде действително работите, а не само къде е учредено LLC-то. Компания, учредена в един щат, може все пак да дължи данъчни регистрации в друг.

Да пренебрегват правилата за remote nexus

Онлайн продавачите често пропускат икономическата свързаност и приемат, че липсата на физическо местоположение означава липса на данъчно задължение. Това предположение може бързо да доведе до проблеми със съответствието.

Да забравят задълженията по заплатите

Наемането дори на един служител може да задейства изисквания за щатски данъчни акаунти. Съответствието при заплатите трябва да бъде уредено преди да бъде издадена първата заплата.

Защо това е важно за новите основатели в САЩ

Щатската данъчна регистрация влияе на повече неща от данъчните декларации. Тя може да определи дали можете да събирате данък върху продажбите, да наемате служители законно, да откривате местни операции и да поддържате добро състояние пред щатските агенции.

За основателите рискът не е само глоба за просрочие. Пропусната задължителна регистрация може да създаде бек-офис проблеми, които влияят върху банкирането, заплатите, лицензирането и бъдещото разширяване.

Ако изграждате компания в САЩ, щатското съответствие трябва да бъде част от контролния ви списък за стартиране, а не последваща мисъл.

Как Zenind помага на основателите да останат в съответствие

Zenind помага на собствениците на бизнес да се ориентират в първоначалните стъпки по съответствие, които идват с учредяването и управлението на компания в САЩ. Това включва подкрепа за учредяване, нужди от регистриран агент, напомняния за съответствие и практични насоки за поддържане на организацията, докато бизнесът ви расте.

За основателите, които жонглират между учредяване, данъчна настройка и текущи декларации, ясен процес за съответствие има значение. Zenind помага да се опростят тези стъпки, така че да можете да се фокусирате върху изграждането на бизнеса, вместо върху преследването на документи.

Независимо дали създавате първото си LLC или се разширявате в нови щати, поддържането на съгласуваност между федералните и щатските регистрации може да спести време и да намали риска.

Често задавани въпроси

Щатският данъчен идентификационен номер същото ли е като разрешително за данък върху продажбите?

Понякога. В някои щати щатският данъчен идентификационен номер е същата регистрация, използвана за събиране на данък върху продажбите. В други може да са необходими отделни акаунти или разрешителни.

Дистанционните бизнеси имат ли нужда от щатски данъчен идентификационен номер?

Възможно е. Дистанционните бизнеси може да се нуждаят от такъв, ако наемат служители в даден щат, създават икономически nexus, съхраняват инвентар там или продават облагаеми продукти или услуги на клиенти в този щат.

Може ли чуждестранен основател да има нужда от щатски данъчен идентификационен номер?

Да. Чуждестранни основатели, които учредяват или управляват бизнес в САЩ, може да се нуждаят от щатски регистрации, ако компанията им създава данъчни задължения в даден щат.

Трябва ли ми щатски данъчен идентификационен номер, преди да кандидатствам за EIN?

Обикновено не. EIN често се получава първо, защото много щатски регистрации изискват него. Въпреки това точната последователност може да варира според щата и типа данък.

Финален извод

Може да ви е нужен щатски данъчен идентификационен номер, за да управлявате бизнес в САЩ, но отговорът зависи от дейността ви, присъствието ви в даден щат и данъците, за които сте отговорни да събирате или плащате. Ако наемате служители, продавате облагаеми стоки или услуги или създавате nexus, регистрацията често е задължителна.

Най-сигурният подход е да прегледате щатските си задължения рано, да се регистрирате преди започване на дейността и да поддържате процеса си за съответствие организиран, докато компанията ви расте. За основателите, които искат по-ясен път през учредяването и съответствието, Zenind може да помогне процесът да стане по-лесен за управление.