Χρειάζεστε φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας για να λειτουργήσετε επιχείρηση στις ΗΠΑ; Οδηγός συμμόρφωσης για ιδρυτές

Η έναρξη μιας επιχείρησης στις Ηνωμένες Πολιτείες συνήθως σημαίνει ότι πρέπει να διαχειριστείτε περισσότερα από ένα επίπεδα φορολογικής εγγραφής. Πολλοί ιδρυτές γνωρίζουν ότι χρειάζονται έναν ομοσπονδιακό EIN, αλλά δεν είναι τόσο βέβαιοι για το αν χρειάζονται φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας. Η απάντηση δεν είναι πάντα η ίδια για κάθε επιχείρηση, επειδή οι απαιτήσεις κάθε πολιτείας εξαρτώνται από το τι πουλάτε, πού δραστηριοποιείστε, αν προσλαμβάνετε εργαζομένους και αν δημιουργείτε φορολογικές υποχρεώσεις σε συγκεκριμένη πολιτεία.

Αν χτίζετε μια εταιρεία στις ΗΠΑ, η έγκαιρη κατανόηση της φορολογικής εγγραφής σε επίπεδο πολιτείας μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε καθυστερήσεις, πρόστιμα και κενά συμμόρφωσης. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας απαιτείται πριν μπορέσετε να εισπράξετε νόμιμα φόρο πωλήσεων, να εκτελέσετε μισθοδοσία ή να εγγραφείτε σε λογαριασμούς φορολογίας σε επίπεδο πολιτείας. Ακόμα και όταν δεν απαιτείται αυστηρά από την αρχή, μπορεί να γίνει απαραίτητο καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι ένα φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας, πότε μπορεί να το χρειαστείτε, πώς διαφέρει από τον EIN και τι πρέπει να κάνουν οι ιδρυτές για να παραμένουν σε συμμόρφωση.

Τι είναι το φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας;

Το φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας είναι ένας αριθμός ή λογαριασμός εγγραφής επιχείρησης που χρησιμοποιεί η πολιτειακή κυβέρνηση για να παρακολουθεί τις φορολογικές υποχρεώσεις. Ανάλογα με την πολιτεία, μπορεί να ονομάζεται άδεια φόρου πωλήσεων, λογαριασμός παρακράτησης φόρου, λογαριασμός φόρου εργοδότη, seller’s permit ή αριθμός πολιτειακής εγγραφής.

Σε αντίθεση με έναν ομοσπονδιακό EIN, ο οποίος εκδίδεται από την IRS για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς, το φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας χρησιμοποιείται για συμμόρφωση σε επίπεδο πολιτείας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Είσπραξη και απόδοση φόρου πωλήσεων
• Παρακράτηση φόρου εισοδήματος πολιτείας από μισθούς εργαζομένων
• Πληρωμή φόρου ασφάλισης ανεργίας
• Δήλωση άλλων πολιτειακών επιχειρηματικών φόρων

Δεν χρησιμοποιεί κάθε πολιτεία την ίδια ορολογία και δεν εκδίδει κάθε πολιτεία ξεχωριστό αριθμό για κάθε είδος φόρου. Σε ορισμένες πολιτείες, μία εγγραφή ανοίγει πολλούς φορολογικούς λογαριασμούς. Σε άλλες, μπορεί να χρειαστεί να εγγραφείτε σε περισσότερες από μία υπηρεσίες.

Χρειάζεστε ένα για να λειτουργήσετε επιχείρηση στις ΗΠΑ;

Συχνά, ναι. Αλλά όχι πάντα στο ίδιο στάδιο ή για τον ίδιο λόγο.

Ένα φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας απαιτείται συνήθως όταν η επιχείρησή σας έχει φορολογητέα παρουσία σε μια πολιτεία ή δημιουργεί φορολογικές υποχρεώσεις εκεί. Αυτό μπορεί να συμβεί αν:

• Πουλάτε φορολογητέα αγαθά ή υπηρεσίες
• Προσλαμβάνετε εργαζομένους στην πολιτεία
• Διατηρείτε φυσικό γραφείο, αποθήκη ή κατάστημα λιανικής
• Φτάνετε τα όρια οικονομικού nexus για φόρο πωλήσεων
• Παρακρατείτε φόρο εισοδήματος πολιτείας για εργαζομένους
• Πρέπει να πληρώσετε φόρο ασφάλισης ανεργίας

Αν η επιχείρησή σας δεν έχει εργαζομένους, δεν πουλά φορολογητέα είδη και δεν δημιουργεί nexus σε μια πολιτεία, ίσως να μην χρειάζεται να εγγραφείτε εκεί άμεσα. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι η εγγραφή δεν θα απαιτηθεί ποτέ. Μόλις επεκταθούν οι δραστηριότητές σας, οι υποχρεώσεις σας σε επίπεδο πολιτείας μπορούν να αλλάξουν.

Κοινές περιπτώσεις που ενεργοποιούν πολιτειακή εγγραφή

1. Προσλαμβάνετε εργαζομένους

Αν προσλάβετε εργαζομένους, η πολιτειακή εγγραφή συχνά γίνεται υποχρεωτική. Οι εργοδότες συνήθως χρειάζονται λογαριασμούς για φόρους που σχετίζονται με τη μισθοδοσία, όπως η παρακράτηση και η ασφάλιση ανεργίας.

Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να χρειάζεστε φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας πριν ξεκινήσετε τη μισθοδοσία, ακόμη κι αν η επιχείρησή σας είναι μικρή ή απομακρυσμένη. Αν έχετε εργαζομένους σε περισσότερες από μία πολιτείες, μπορεί να χρειαστεί να εγγραφείτε σε κάθε πολιτεία όπου απασχολείτε προσωπικό.

2. Πουλάτε φορολογητά προϊόντα ή υπηρεσίες

Πολλές επιχειρήσεις πρέπει να εισπράττουν φόρο πωλήσεων αν πουλάνε φορολογητά αγαθά ή υπηρεσίες. Για να το κάνουν νόμιμα, συνήθως πρέπει πρώτα να εγγραφούν στην αρμόδια φορολογική αρχή της πολιτείας.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για πωλητές ηλεκτρονικού εμπορίου, χονδρεμπόρους, λιανοπωλητές, συνδρομητικές επιχειρήσεις και παρόχους υπηρεσιών σε πολιτείες που φορολογούν ορισμένες υπηρεσίες. Οι ακριβείς κανόνες διαφέρουν, οπότε ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που είναι φορολογήσιμη σε μία πολιτεία μπορεί να απαλλάσσεται σε άλλη.

3. Δημιουργείτε οικονομικό nexus

Ακόμη και χωρίς φυσικό γραφείο, μπορεί να οφείλετε φορολογικές υποχρεώσεις σε μια πολιτεία αν ο όγκος πωλήσεων ή ο αριθμός συναλλαγών σας ξεπεράσει το όριο οικονομικού nexus της συγκεκριμένης πολιτείας.

Αυτό σημαίνει ότι οι απομακρυσμένοι πωλητές και οι online επιχειρήσεις δεν μπορούν να θεωρούν ότι απαλλάσσονται απλώς επειδή δεν έχουν φυσικό κατάστημα. Μόλις εφαρμοστεί το nexus, μπορούν να ακολουθήσουν υποχρεώσεις εγγραφής και είσπραξης φόρου.

4. Ανοίγετε φυσική παρουσία

Μια αποθήκη, ένα γραφείο, ένα κατάστημα ή άλλη σταθερή εγκατάσταση μπορεί να δημιουργήσει φορολογικές υποχρεώσεις σε εκείνη την πολιτεία. Η φυσική παρουσία συνήθως καθιστά την πολιτειακή εγγραφή πολύ πιο πιθανή, ειδικά αν η επιχείρηση διαχειρίζεται επίσης μισθοδοσία ή πωλήσεις πελατών εκεί.

5. Βρίσκεστε σε ρυθμιζόμενο κλάδο

Ορισμένοι κλάδοι έχουν πρόσθετες απαιτήσεις σε επίπεδο πολιτείας. Το αλκοόλ, ο καπνός, η παραγωγή τροφίμων, η μεταποίηση και άλλοι ρυθμιζόμενοι τομείς μπορεί να χρειάζονται επιπλέον εγγραφές ή φορολογικούς λογαριασμούς πριν ξεκινήσουν τη λειτουργία τους.

Φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας vs EIN: ποια είναι η διαφορά;

Οι ιδρυτές συχνά συγχέουν το φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας με τον ομοσπονδιακό EIN, αλλά δεν είναι το ίδιο.

Ο EIN είναι ένας ομοσπονδιακός αριθμός φορολογικής ταυτοποίησης που εκδίδεται από την IRS. Οι επιχειρήσεις τον χρησιμοποιούν για ομοσπονδιακές φορολογικές δηλώσεις, πρόσληψη εργαζομένων, άνοιγμα επαγγελματικών τραπεζικών λογαριασμών και άλλους ομοσπονδιακούς σκοπούς.

Το φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας χρησιμοποιείται από μια φορολογική αρχή πολιτείας για συμμόρφωση σε επίπεδο πολιτείας. Μπορεί να χρειάζεστε ένα ακόμη κι αν έχετε ήδη EIN.

Ένας απλός τρόπος να το δείτε είναι ο εξής:

• EIN = ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός επιχείρησης
• Φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας = φορολογική εγγραφή επιχείρησης σε επίπεδο πολιτείας

Πολλές επιχειρήσεις χρειάζονται και τα δύο. Ορισμένες επιχειρήσεις χρειάζονται πολλαπλές πολιτειακές εγγραφές αν δραστηριοποιούνται σε περισσότερες από μία πολιτείες.

Το LLC αποκτά αυτόματα φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας;

Όχι. Η σύσταση ενός LLC δεν καλύπτει αυτόματα τις απαιτήσεις φορολογικής εγγραφής.

Το LLC σας μπορεί να έχει συσταθεί νόμιμα στην πολιτεία, αλλά μπορεί να χρειάζεται ξεχωριστή εγγραφή για φόρο πωλήσεων, μισθοδοτικό φόρο, ασφάλιση ανεργίας ή άλλους πολιτειακούς λογαριασμούς. Η σύσταση και η φορολογική εγγραφή σχετίζονται μεταξύ τους, αλλά δεν είναι το ίδιο βήμα.

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο οι νέοι ιδρυτές πρέπει να βλέπουν τη συμμόρφωση ως σύστημα και όχι ως μία μεμονωμένη δήλωση.

Πώς να καταλάβετε αν η επιχείρησή σας το χρειάζεται

Ο καλύτερος τρόπος για να διαπιστώσετε αν χρειάζεστε φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας είναι να εξετάσετε τρεις ερωτήσεις:

1. Πού δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας;
2. Πουλάτε φορολογητά προϊόντα ή υπηρεσίες;
3. Έχετε εργαζομένους, συνεργάτες ή απόθεμα σε κάποια πολιτεία;

Αν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι ναι, μπορεί να απαιτείται εγγραφή. Αν η επιχείρησή σας είναι απομακρυσμένη, μπορεί και πάλι να χρειάζεται πολιτειακή εγγραφή, ανάλογα με το πού βρίσκονται οι πελάτες, πού αποθηκεύονται τα αγαθά και πού εργάζονται οι εργαζόμενοι.

Σε περίπτωση αμφιβολίας, ελέγξτε το revenue department, το department of taxation ή την αρμόδια υπηρεσία εργασίας της πολιτείας όπου δραστηριοποιείστε.

Πώς να εγγραφείτε για φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας

Η διαδικασία εγγραφής διαφέρει ανά πολιτεία, αλλά τα γενικά βήματα είναι παρόμοια.

1. Επιβεβαιώστε τη νομική μορφή της επιχείρησής σας

Πριν εγγραφείτε, βεβαιωθείτε ότι η οντότητά σας έχει συσταθεί και ότι τα βασικά στοιχεία της επιχείρησής σας είναι σωστά. Οι πολιτείες συνήθως ζητούν τη νομική επωνυμία της επιχείρησής σας, την ημερομηνία σύστασης, τη διεύθυνση, τα στοιχεία ιδιοκτησίας και τον ομοσπονδιακό EIN.

2. Προσδιορίστε το είδος φόρου που χρειάζεστε

Μπορεί να χρειάζεστε μία ή περισσότερες εγγραφές, ανάλογα με τις δραστηριότητές σας. Συνήθη είδη φόρων περιλαμβάνουν:

• Φόρο πωλήσεων και χρήσης
• Φόρο παρακράτησης μισθοδοσίας
• Φόρο ασφάλισης ανεργίας
• Φόρο εταιρικού εισοδήματος

3. Ολοκληρώστε την πολιτειακή εγγραφή

Οι περισσότερες πολιτείες σας επιτρέπουν να εγγραφείτε online μέσω πύλης του φορολογικού ή εργατικού τμήματος. Ορισμένες μπορεί να απαιτούν ξεχωριστές αιτήσεις για διαφορετικούς φόρους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί επίσης να χρειάζεστε τοπικές άδειες ή εγκρίσεις ειδικά για τον κλάδο σας.

4. Διατηρήστε συνεπή τα αρχεία σας

Η νομική σας επωνυμία, ο EIN, η διεύθυνση και τα στοιχεία ιδιοκτησίας πρέπει να ταιριάζουν σε όλες τις δηλώσεις. Οι ασυνέπειες μπορούν να προκαλέσουν καθυστερήσεις, ειδικά αν εγγράφεστε σε περισσότερες από μία πολιτείες.

5. Διατηρήστε τη συνεχή συμμόρφωση

Η απόκτηση του αριθμού είναι μόνο η αρχή. Πρέπει επίσης να υποβάλλετε δηλώσεις εγκαίρως, να αποδίδετε σωστά τους φόρους, να ενημερώνετε τις εγγραφές όταν αλλάζει η επιχείρησή σας και να κλείνετε λογαριασμούς όταν δεν χρειάζονται πλέον.

Συνηθισμένα λάθη των ιδρυτών

Θεωρούν ότι ο EIN αρκεί

Ο ομοσπονδιακός EIN δεν αντικαθιστά την πολιτειακή εγγραφή. Αν εισπράττετε φόρο πωλήσεων ή εκτελείτε μισθοδοσία, μπορεί να χρειάζεστε ξεχωριστό πολιτειακό λογαριασμό.

Περιμένουν μέχρι την τελευταία στιγμή

Πολλοί ιδρυτές περιμένουν μέχρι να είναι έτοιμοι να τιμολογήσουν ή να πληρώσουν εργαζομένους και τότε συνειδητοποιούν ότι δεν μπορούν να ξεκινήσουν νόμιμα τη λειτουργία τους μέχρι να ολοκληρωθεί η πολιτειακή εγγραφή.

Εγγράφονται στη λάθος πολιτεία

Οι υποχρεώσεις εγγραφής εξαρτώνται από το πού πραγματικά δραστηριοποιείστε και όχι μόνο από το πού συστάθηκε το LLC σας. Μια εταιρεία που συστάθηκε σε μία πολιτεία μπορεί να οφείλει φορολογικές εγγραφές σε άλλη.

Αγνοούν τους κανόνες remote nexus

Οι online πωλητές συχνά παραβλέπουν το οικονομικό nexus και θεωρούν ότι η έλλειψη φυσικής παρουσίας σημαίνει μηδενική φορολογική υποχρέωση. Αυτή η υπόθεση μπορεί να δημιουργήσει γρήγορα προβλήματα συμμόρφωσης.

Ξεχνούν τις υποχρεώσεις μισθοδοσίας

Η πρόσληψη ακόμη και ενός εργαζομένου μπορεί να ενεργοποιήσει απαιτήσεις για πολιτειακούς φορολογικούς λογαριασμούς. Η συμμόρφωση μισθοδοσίας πρέπει να έχει λυθεί πριν εκδοθεί ο πρώτος μισθός.

Γιατί αυτό έχει σημασία για νέους ιδρυτές στις ΗΠΑ

Η πολιτειακή φορολογική εγγραφή επηρεάζει περισσότερα από τις φορολογικές δηλώσεις. Μπορεί να καθορίσει αν μπορείτε να εισπράττετε φόρο πωλήσεων, να προσλαμβάνετε νόμιμα εργαζομένους, να ανοίγετε τοπικές δραστηριότητες και να παραμένετε σε καλή κατάσταση με τις πολιτειακές αρχές.

Για τους ιδρυτές, ο κίνδυνος δεν είναι μόνο ένα πρόστιμο καθυστερημένης δήλωσης. Η παράλειψη μιας απαιτούμενης εγγραφής μπορεί να δημιουργήσει λειτουργικά προβλήματα που επηρεάζουν το banking, τη μισθοδοσία, τις άδειες και τη μελλοντική επέκταση.

Αν χτίζετε μια εταιρεία στις ΗΠΑ, η πολιτειακή συμμόρφωση πρέπει να είναι μέρος της λίστας εκκίνησής σας και όχι κάτι που αφήνεται για αργότερα.

Πώς η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να παραμένουν σε συμμόρφωση

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να πλοηγηθούν στα πρώτα βήματα συμμόρφωσης που συνοδεύουν τη σύσταση και τη λειτουργία μιας εταιρείας στις ΗΠΑ. Αυτό περιλαμβάνει υποστήριξη για τη σύσταση, τις ανάγκες registered agent, υπενθυμίσεις συμμόρφωσης και πρακτική καθοδήγηση για να παραμένετε οργανωμένοι καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει.

Για ιδρυτές που διαχειρίζονται ταυτόχρονα σύσταση, φορολογική ρύθμιση και συνεχή filings, η ύπαρξη μιας ξεκάθαρης διαδικασίας συμμόρφωσης έχει σημασία. Η Zenind βοηθά να απλοποιηθούν αυτά τα βήματα, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε στην ανάπτυξη της επιχείρησης αντί να κυνηγάτε έγγραφα.

Είτε στήνετε το πρώτο σας LLC είτε επεκτείνεστε σε νέες πολιτείες, η ευθυγράμμιση των ομοσπονδιακών και πολιτειακών εγγραφών σας μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τον κίνδυνο.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι το φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας το ίδιο με άδεια φόρου πωλήσεων;

Μερικές φορές. Σε ορισμένες πολιτείες, το φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας είναι η ίδια εγγραφή που χρησιμοποιείται για την είσπραξη φόρου πωλήσεων. Σε άλλες, μπορεί να απαιτούνται ξεχωριστοί λογαριασμοί ή άδειες.

Χρειάζονται φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας οι απομακρυσμένες επιχειρήσεις;

Πιθανόν. Οι απομακρυσμένες επιχειρήσεις μπορεί να το χρειάζονται αν προσλαμβάνουν εργαζομένους σε μια πολιτεία, δημιουργούν economic nexus, αποθηκεύουν εκεί απόθεμα ή πουλάνε φορολογητά προϊόντα ή υπηρεσίες σε πελάτες της συγκεκριμένης πολιτείας.

Μπορεί ένας αλλοδαπός ιδρυτής να χρειάζεται φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας;

Ναι. Οι αλλοδαποί ιδρυτές που συστήνουν ή λειτουργούν μια επιχείρηση στις ΗΠΑ μπορεί να χρειάζονται πολιτειακές εγγραφές αν η εταιρεία τους δημιουργεί φορολογικές υποχρεώσεις σε κάποια πολιτεία.

Χρειάζομαι φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας πριν υποβάλω αίτηση για EIN;

Συνήθως όχι. Ο EIN συχνά αποκτάται πρώτα, επειδή πολλές πολιτειακές εγγραφές τον απαιτούν. Ωστόσο, η ακριβής σειρά μπορεί να διαφέρει ανά πολιτεία και είδος φόρου.

Τελικό συμπέρασμα

Ίσως χρειάζεστε φορολογικό αναγνωριστικό πολιτείας για να λειτουργήσετε επιχείρηση στις ΗΠΑ, αλλά η απάντηση εξαρτάται από τις δραστηριότητές σας, την παρουσία σας σε μια πολιτεία και τους φόρους που είστε υπεύθυνοι να εισπράξετε ή να πληρώσετε. Αν προσλαμβάνετε εργαζομένους, πουλάτε φορολογητά αγαθά ή υπηρεσίες ή δημιουργείτε nexus, η εγγραφή είναι συχνά υποχρεωτική.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να εξετάσετε έγκαιρα τις υποχρεώσεις σας σε επίπεδο πολιτείας, να εγγραφείτε πριν ξεκινήσουν οι δραστηριότητες και να διατηρήσετε τη διαδικασία συμμόρφωσής σας οργανωμένη καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει. Για ιδρυτές που θέλουν μια πιο ξεκάθαρη πορεία μέσα από τη σύσταση και τη συμμόρφωση, η Zenind μπορεί να βοηθήσει να γίνει η διαδικασία πιο διαχειρίσιμη.