Отчитане на разходи за малки предприятия: политики, касови бележки и съответствие

Отчитането на разходи е един от най-лесните начини един бизнес да остане организиран, да защити паричния поток и да поддържа точни възстановявания. За основатели, мениджъри и служители ясният процес за отчитане на разходи намалява объркването и помага да се поддържат записи, които издържат при счетоводен преглед и при проверка за данъчни цели.

Ако вашият бизнес е новоучреден или расте бързо, ранното изграждане на стабилна система може да ви спести значително време по-късно. Добре организираният процес за разходи подпомага изрядно счетоводство, последователни одобрения и по-добра видимост къде отиват средствата на компанията.

Какво е отчет за разходи?

Отчетът за разходи е запис на бизнес разходи, направени от служител, изпълнител, собственик или друго упълномощено лице от името на компанията. Обикновено включва датата на покупката, търговеца, сумата, бизнес целта и подкрепяща документация, като касова бележка.

Отчетите за разходи изпълняват няколко функции:

• Документират възстановими бизнес разходи.
• Създават следа за счетоводство и осчетоводяване.
• Помагат на бизнеса да следи разходите по отдел, проект, клиент или категория.
• Подкрепят данъчната документация, когато разходът е обичаен и необходим за бизнеса.

На практика отчитането на разходи не е просто административна задача. То е част от вътрешния контрол на компанията.

Защо отчитането на разходи е важно

Силен процес за отчитане на разходи помага на бизнеса по четири важни начина.

1. Подпомага точните възстановявания

Служителите не трябва да чакат безкрайно, за да си възстановят законни бизнес разходи. Ясният процес прави възстановяването по-бързо и по-последователно, което повишава доверието и намалява обмена на уточнения със счетоводството или ръководството.

2. Подобрява видимостта върху паричния поток

Разходите могат да се натрупват бързо, особено в продажби, пътувания, операции и роли с пряк контакт с клиенти. Отчитането на разходите в стандартизиран формат помага на собствениците да виждат моделите на харчене, преди те да се превърнат в бюджетен проблем.

3. Укрепва счетоводството

Когато записите за разходи са непълни или разпръснати между имейли, извлечения от карти и текстови съобщения, счетоводството става по-трудно, отколкото е необходимо. Правилните отчети улесняват съгласуването и намаляват риска от дублирани или пропуснати записи.

4. Помага при данъчна подготовка

Добре документираните бизнес разходи се класифицират по-лесно в края на годината. Това е важно за всички малки предприятия, включително LLC и корпорации, които се нуждаят от подредени записи от самото начало. За основатели, които са използвали Zenind за учредяване на бизнес, изграждането на добри финансови навици рано помага компанията да остане организирана, докато расте.

Какво трябва да включва един отчет за разходи?

Всеки отчет за разходи трябва да съдържа едни и същи основни данни, дори форматът да е прост.

Включете:

• Име на служителя или подателя
• Отдел, проект или име на клиент, ако е приложимо
• Дата на всеки разход
• Име на доставчика или търговеца
• Платена сума
• Начин на плащане
• Бизнес цел
• Касова бележка или подкрепящ документ
• Одобрение с подпис или дигитално одобрение
• Статус на възстановяване

При пробег или други разходи без касова бележка включете разумен метод за изчисляване на сумата и ясно обяснение как е определена стойността.

Кои разходи обикновено подлежат на възстановяване?

Компанията трябва да определи в писмен вид кои разходи подлежат на възстановяване, за да знаят служителите какво е допустимо.

Често възстановими категории включват:

• Бизнес пътувания
• Настаняване по време на одобрено пътуване
• Хранене по време на бизнес пътуване или срещи, в зависимост от политиката на компанията
• Канцеларски и офис консумативи
• Разходи за печат и доставка
• Софтуер или инструменти, закупени от името на бизнеса
• Представителни разходи за клиенти, ако са разрешени от политиката и приложимите правила
• Пробег или транспорт за бизнес цели

Често невъзстановими разходи включват:

• Лични покупки
• Глоби или санкции
• Разходи за придвижване до работа и обратно, освен ако политиката не посочва друго
• ъпгрейди или луксозни добавки, които не са необходими за бизнеса
• Хранене или развлечения, които са извън лимитите на политиката

Най-добрата политика е конкретна. Неясните правила създават непоследователни одобрения и неудовлетвореност сред служителите.

Как да изградите политика за отчитане на разходи

Писмената политика е основата на надежден процес. Не е нужно да е дълга, но трябва да е ясна.

Определете допустимите разходи

Посочете точно кои разходи могат да бъдат подадени и кои изискват предварително одобрение. Ако компанията ви работи с пътувания, задайте лимити за самолетни билети, настаняване, автомобили под наем, хранене и дребни разходи.

Определете стандартите за документация

Изисквайте касови бележки над определен паричен праг и определете какво се счита за приемливо доказателство. Ако дигитални касови бележки са позволени, посочете файлов формат и метод на подаване.

Установете срокове за подаване

Много фирми изискват служителите да подадат отчетите в рамките на няколко дни или в същия месец, в който е направен разходът. Сроковете намаляват натрупването на задна работа и улесняват затварянето на счетоводните книги навреме.

Определете отговорностите по одобрение

Описвайте ясно кой преглежда и одобрява разходите. По-малките предприятия може да разчитат на един собственик за всички проверки. По-големите екипи може да използват първо мениджъри, а след това счетоводство.

Обяснете времето за възстановяване

Служителите трябва да знаят кога да очакват плащане след одобрение. Последователността е по-важна от самата бързина.

Включете право на проверка

Бизнесът трябва да запази правото си да изиска допълнителна документация или да откаже разходи, които не отговарят на стандартите на политиката.

Най-добри практики за касови бележки и съхранение на записи

Касовите бележки са най-честата слаба точка при отчитането на разходи. Бизнесът може да избегне много проблеми, ако направи процеса лесен.

Добри практики включват:

• Изискване на касови бележки за всички значими покупки
• Разрешаване на качване от мобилен телефон, за да могат служителите да заснемат касовите бележки веднага
• Съхранение на бележките в централизирана дигитална система
• Съпоставяне на бележките с отчетите преди възстановяване
• Поддържане на записи, организирани по месец, служител, проект или категория
• Архивиране на записите в защитено облачно хранилище

Ако касови бележки избледнеят, бъдат изгубени или са непълни, бизнесът трябва да има процедура за писмено обяснение на разхода. Целта е да има достатъчно детайли, за да може преглеждащият да разбере какво е закупено и защо.

Как да създадете ефективен работен процес

Процесът за разходи работи най-добре, когато е достатъчно прост, за да може хората наистина да го използват.

Практичен работен процес изглежда така:

1. Служителят прави бизнес покупката.
2. Служителят запазва касовата бележка незабавно.
3. Разходът се въвежда в отчет или приложение с необходимите данни.
4. Мениджър или одобряващо лице преглежда подаденото.
5. Счетоводството проверява отчета и обработва възстановяването.
6. Бизнесът съхранява отчета с подкрепящите записи.

Автоматизацията може да намали грешките. Много малки фирми използват счетоводен софтуер или инструменти за разходи, които позволяват на потребителите да качват касови бележки, да категоризират транзакции и да маркират липсваща информация преди подаване.

Отчетни планове и съответствие

За бизнеса в САЩ политиките за възстановяване на разходи трябва да съответстват на счетоводната и данъчната рамка на компанията. Добре изготвен и правилно администриран отчетен план обикновено изисква бизнес връзка с разхода, навременна обосновка и връщане на надвнесени аванси.

Ако компанията ви не е сигурна как да структурира възстановяванията, разумно е да се консултира с квалифициран данъчен специалист или счетоводител. Ключът е вътрешната политика и реалната практика да съвпадат.

Политика на хартия не е достатъчна, ако служителите редовно получават възстановяване без касови бележки или ако одобренията са непоследователни. Доброто съответствие зависи и от документацията, и от прилагането ѝ.

Чести грешки при отчитането на разходи

Дори утвърдени бизнеси правят грешки, които могат да бъдат избегнати. Следете за тези проблеми:

• Приемане на отчети без касови бележки или обяснения
• Допускане на неясни описания като „разни“
• Пропускане на срокове за подаване
• Смесване на лични и бизнес разходи върху една и съща касова бележка
• Липса на документация за предварително одобрение на скъпи покупки
• Възстановяване на дублирани разходи
• Прекалено дълго изчакване преди съгласуване на отчетите със счетоводните записи

Тези проблеми са по-лесни за предотвратяване, отколкото за коригиране по-късно.

Отчитане на разходи за нови бизнеси

Новоучредените компании често започват с прости процеси и после ги надрастват. Това е нормално. Важното е да се изгради структура, преди разходите да станат трудни за проследяване.

Ако наскоро сте учредили LLC или корпорация, отчитането на разходи трябва да бъде част от финансовата ви организация заедно с банкови сметки, счетоводство и данъчно планиране. Добрата система помага да се разделят фирмените и личните разходи, което защитава както счетоводната точност, така и правната яснота.

За много предприемачи това е един от първите оперативни навици, които си струва да стандартизират след учредяването.

Кога да използвате софтуер

Ръчните таблици могат да работят за много малки екипи, но софтуерът става полезен, когато:

• Много хора подават разходи
• Пътуванията са чести
• Одобрителните вериги са по-сложни
• Касовите бележки са предимно дигитални
• Компанията иска търсими записи
• Съгласуването отнема твърде много време

Подходящият инструмент трябва да опростява, а не да усложнява. Поне той трябва да помага за заснемане на касови бележки, проследяване на одобрения и поддържане на последователност в отчитането.

Примерни категории за отчет на разходи

Един прост отчет може да бъде организиран по категории, за да се улесни прегледът. Често използвани категории са:

• Пътуване
• Хранене
• Настаняване
• Транспорт
• Офис консумативи
• Софтуер и абонаменти
• Маркетинг
• Доставка
• Разходи, свързани с клиенти

Тази структура помага на собствениците и счетоводителите бързо да забелязват моделите на харчене.

Често задавани въпроси

Колко често трябва да се подават отчетите за разходи?

Много фирми използват седмичен, двуседмичен или месечен график за подаване. Най-добрата честота зависи от обема на разходите и колко бързо компанията иска да възстановява средствата на служителите.

Кой трябва да одобрява отчетите за разходи?

Това зависи от размера на компанията. Мениджър, ръководител на отдел, собственик или член на счетоводния екип може да преглежда отчетите преди възстановяване.

Могат ли собствениците да подават отчети за разходи?

Да. Собствениците често трябва да документират бизнес разходи също толкова, колкото и служителите, особено когато плащат за разходи лично и трябва да отделят бизнес записите.

Какво става, ако липсва касова бележка?

Бизнесът трябва да изисква писмено обяснение и да реши дали алтернативен запис е приемлив. Липсващите касови бележки трябва да са изключение, а не правило.

Малките бизнеси наистина ли имат нужда от формална политика?

Да. Дори кратка политика предотвратява непоследователни решения и намалява счетоводните главоболия по-късно.

Финални мисли

Отчитането на разходи не е само за да получите възстановяване. То е за създаване на надежден финансов процес, който подпомага отчетността, готовността за данъчни цели и информираното вземане на решения.

С ясни правила, изисквания за касови бележки, стъпки за одобрение и редовен преглед, малкият бизнес може да поддържа записите си изрядни и възстановяванията си предвидими. За основатели, които изграждат компания от нулата, тази дисциплина се отплаща далеч отвъд първия отчет за разходи.