Шағын бизнеске арналған шығындарды есеп беру: саясаттар, түбіртектер және сәйкестік

Шығындарды есеп беру - бизнестің тәртіпті болуына, ақша ағынын қорғауға және өтемақылардың дәл болуын қамтамасыз етуге көмектесетін ең қарапайым тәсілдердің бірі. Құрылтайшылар, менеджерлер және қызметкерлер үшін де түсінікті шығындарды есеп беру үдерісі шатасуды азайтады және есеп жүргізу мен салық маусымындағы тексеріске төтеп бере алатын жазбаларды сақтауға көмектеседі.

Егер сіздің бизнесіңіз жаңадан құрылған болса немесе қарқынды өсіп жатса, берік жүйені ерте енгізу кейін айтарлықтай уақыт үнемдейді. Жақсы ұйымдастырылған шығындар үдерісі таза бухгалтерияны, тұрақты бекітуді және компания ақшасының қайда жұмсалып жатқанын жақсырақ көруді қолдайды.

Шығын есебі деген не?

Шығын есебі - компания атынан қызметкер, мердігер, иесі немесе басқа уәкілетті тұлға жасаған бизнеске қатысты шығындардың жазбасы. Ол әдетте сатып алу күнін, сатушыны, соманы, бизнес мақсатын және түбіртек сияқты растайтын құжаттарды қамтиды.

Шығын есептері бірнеше қызмет атқарады:

• Олар өтемақы төленетін бизнес шығындарын құжаттайды.
• Олар бухгалтерия мен есепке алу үшін із қалдырады.
• Олар бизнеске бөлім, жоба, клиент немесе санат бойынша шығындарды бақылауға көмектеседі.
• Олар шығын бизнес үшін әдеттегі және қажетті болған жағдайда салықтық құжаттаманы қолдайды.

Іс жүзінде шығындарды есеп беру тек әкімшілік міндет емес. Ол компанияның ішкі бақылау жүйесінің бір бөлігі.

Неліктен шығындарды есеп беру маңызды

Күшті шығындарды есеп беру үдерісі бизнеске төрт маңызды бағытта көмектеседі.

1. Ол дәл өтемақы төлеуді қолдайды

Қызметкерлер заңды бизнес шығындарын қайтарып алуды шексіз күтуге тиіс емес. Түсінікті үдеріс өтемақыны жылдам әрі біркелкі етеді, бұл сенімді арттырып, бухгалтериямен немесе басшылықпен қайта-қайта хабарласуды азайтады.

2. Ол ақша ағынын көруге көмектеседі

Шығындар, әсіресе сату, іссапар, операциялар және клиентпен жұмыс істеу рөлдерінде, тез жиналып кетуі мүмкін. Шығындарды стандартталған форматта есеп беру иелерге шығын үлгілерін олар бюджет мәселесіне айналмай тұрып көруге көмектеседі.

3. Ол бухгалтерияны нығайтады

Шығын жазбалары толық емес немесе электрондық хаттарға, карта үзінділеріне және мәтіндік хабарларға шашырап кеткен болса, бухгалтерия қажетсіз күрделенеді. Дұрыс есептер салыстыруды жеңілдетеді және қайталанған немесе өткізіліп кеткен жазбалар қаупін азайтады.

4. Ол салық дайындығына көмектеседі

Жақсы құжатталған бизнес шығындарын жыл соңында жіктеу оңайырақ. Бұл бастапқы кезеңнен бастап тәртіпті жазбаларға мұқтаж барлық шағын бизнес түрлері үшін маңызды, соның ішінде LLC және корпорациялар үшін де. Бизнесін Zenind арқылы құрған құрылтайшылар үшін қаржылық әдеттерді ерте қалыптастыру компания өсіп жатқанда тәртіпті сақтауға көмектеседі.

Шығын есебіне не енгізілуі керек?

Әрбір шығын есебі формат қарапайым болса да, бірдей негізгі деректерді қамтуы тиіс.

Келесілерді қосыңыз:

• Қызметкердің немесе тапсырушының аты
• Қажет болса, бөлім, жоба немесе клиенттің атауы
• Әрбір шығынның күні
• Сатушы немесе дүкен атауы
• Төленген сома
• Төлем тәсілі
• Бизнес мақсаты
• Түбіртек немесе растайтын құжат
• Бекіту қолтаңбасы немесе цифрлық бекіту
• Өтемақы мәртебесі

Жүріп өткен жол немесе түбіртек талап етпейтін басқа шығындар үшін соманы есептеудің ақылға қонымды әдісін және көрсетілген мәннің қалай анықталғанын түсіндіретін нақты сипаттаманы қосыңыз.

Қандай шығындар әдетте өтеледі?

Компания қызметкерлерге не нәрсе өтелетінін білуі үшін өтелетін шығындарды жазбаша түрде анықтауы керек.

Жиі өтелетін санаттарға мыналар жатады:

• Іссапар шығындары
• Бекітілген іссапар кезіндегі қонақүйде тұру
• Компания саясаты мен қолданыстағы ережелерге байланысты, іскерлік сапар немесе кездесулер кезіндегі тамақтану
• Кеңсе керек-жарақтары
• Басып шығару және жөнелту шығындары
• Бизнес атынан сатып алынған бағдарламалық жасақтама немесе құралдар
• Егер саясат рұқсат етсе және тиісті ережелер қолданылса, клиенттерді қабылдау шығындары
• Бизнес мақсатындағы жүріп өту ақысы немесе көлік шығындары

Жиі өтелмейтін заттарға мыналар кіреді:

• Жеке сатып алулар
• Айыппұлдар немесе өсімпұлдар
• Саясатта басқаша көрсетілмесе, жұмысқа қатынау шығындары
• Бизнеске қажетті емес жаңарту немесе сән-салтанатқа арналған қосымшалар
• Саясат шегінен тыс тамақтану немесе көңіл көтеру шығындары

Ең жақсы саясат нақты болады. Бұлыңғыр ережелер бекітулердің біркелкі болмауына және қызметкерлердің наразылығына әкеледі.

Шығындарды есеп беру саясатын қалай құруға болады

Жазбаша саясат - сенімді үдерістің негізі. Ол ұзақ болмауы мүмкін, бірақ анық болуы тиіс.

Құқықты шығындарды анықтаңыз

Қандай шығындар жіберілуі мүмкін екенін және қайсысы алдын ала бекітуді қажет ететінін дәл көрсетіңіз. Егер компанияңыз іссапарларды басқарса, әуе билеті, қонақүйде тұру, жалға алынатын көлік, тамақтану және ұсақ шығындар үшін шектер белгілеңіз.

Құжаттама стандарттарын белгілеңіз

Белгілі бір сома шегінен асатын түбіртектерді талап етіңіз және қандай құжат жарамды дәлел болатынын айқындаңыз. Егер цифрлық түбіртектерге рұқсат етілсе, файл пішімін және жіберу тәсілін көрсетіңіз.

Жіберу мерзімдерін белгілеңіз

Көптеген бизнес қызметкерлерден есептерді бірнеше күн ішінде немесе шығын жасалған сол айдың ішінде жіберуді сұрайды. Мерзімдер артта қалуды азайтады және кітаптарды уақытында жабуды жеңілдетеді.

Бекіту жауапкершілігін белгілеңіз

Шығындарды кім қарап, бекітетінін нақты жазыңыз. Шағын бизнесте бәрін бір иесі тексере алады. Үлкен топтарда алдымен менеджерлер, содан кейін бухгалтерия қатысуы мүмкін.

Өтемақы төлеу уақытын түсіндіріңіз

Қызметкерлер бекітілгеннен кейін төлемді қашан күтетінін білуі тиіс. Бірізділік жылдамдықтан да маңызды.

Аудит құқығын енгізіңіз

Бизнес қосымша құжаттама сұрату немесе саясат талаптарына сәйкес келмейтін шығындарды қабылдамау құқығын сақтап қалуы керек.

Түбіртектер мен есеп жүргізудің үздік тәжірибелері

Түбіртектер - шығындарды есеп берудегі ең әлсіз тұс. Бизнес үдерісті жеңілдету арқылы көптеген мәселенің алдын ала алады.

Үздік тәжірибелерге мыналар жатады:

• Маңызды барлық сатып алулар үшін түбіртек талап ету
• Қызметкерлер түбіртектерді бірден түсіре алуы үшін мобильді жүктеуге рұқсат беру
• Түбіртектерді орталықтандырылған цифрлық жүйеде сақтау
• Өтемақы төленбес бұрын түбіртектерді есептермен салыстыру
• Жазбаларды ай, қызметкер, жоба немесе санат бойынша реттеу
• Жазбаларды қауіпсіз бұлттық жүйеде сақтық көшірмелеу

Егер түбіртектер өшіп қалса, жоғалса немесе толық болмаса, бизнеске шығынды жазбаша түрде түсіндіру тәртібі болуы керек. Мақсат - шолушы адамның не сатып алынғанын және не үшін қажет болғанын түсіне алатындай жеткілікті мәлімет беру.

Тиімді жұмыс үдерісін қалай құруға болады

Шығындар үдерісі адамдар оны шынымен пайдаланатындай қарапайым болғанда жақсы жұмыс істейді.

Тәжірибелік жұмыс үдерісі мынадай болады:

1. Қызметкер бизнеске қажетті сатып алуды жасайды.
2. Қызметкер түбіртекті бірден сақтайды.
3. Шығын есепке немесе қолданбаға қажетті мәліметтермен енгізіледі.
4. Менеджер немесе бекітуші өтінімді қарайды.
5. Бухгалтерия есепті тексеріп, өтемақыны өңдейді.
6. Бизнес есепті растайтын жазбалармен бірге сақтайды.

Автоматтандыру қателерді азайта алады. Көптеген шағын бизнес бухгалтерлік бағдарламалық жасақтаманы немесе шығын құралдарын пайдаланады; олар пайдаланушыларға түбіртектерді жүктеуге, транзакцияларды санаттауға және жіберер алдында жетіспейтін ақпаратты белгілеуге мүмкіндік береді.

Есепті жоспарлар және сәйкестік

АҚШ бизнесі үшін шығындарды өтеу саясаты компанияның бухгалтерлік және салықтық жүйесіне сәйкес болуы тиіс. Дұрыс әзірленіп, тиісінше жүргізілген accountable plan әдетте шығынның бизнес байланысын, уақытылы растауды және артық аванстарды қайтаруды талап етеді.

Егер компанияңыз өтемақыны қалай құрылымдау керегіне сенімді болмаса, білікті салық маманымен немесе бухгалтермен ақылдасқан дұрыс. Маңыздысы - ішкі саясат пен нақты тәжірибеңіздің бір-біріне сәйкес келуі.

Қызметкерлерге түбіртексіз өтемақы төленсе немесе бекітулер біркелкі болмаса, қағаз жүзіндегі саясат жеткіліксіз. Жақсы сәйкестік құжаттама мен орындатуға да байланысты.

Шығындарды есеп берудегі жиі кездесетін қателер

Тіпті қалыптасқан бизнес те болдырмауға болатын қателер жібереді. Мына мәселелерге назар аударыңыз:

• Түбіртексіз немесе түсіндірмесіз есептерді қабылдау
• "Әртүрлі" сияқты бұлыңғыр сипаттамаларға рұқсат беру
• Жіберу мерзімдерін өткізіп алу
• Бір түбіртекте жеке және бизнес төлемдерін араластыру
• Қымбат сатып алулар үшін алдын ала бекітуді құжаттамау
• Қайталанған шығындарды өтеу
• Есептерді бухгалтерлік жазбалармен салыстыруды тым ұзаққа созу

Бұл мәселелерді кейін тазалағаннан гөрі алдын алған оңай.

Жаңа бизнеске арналған шығындарды есеп беру

Жаңадан құрылған бизнестер көбіне қарапайым үдерістерден басталып, кейін оларды кеңейтеді. Бұл қалыпты жағдай. Маңыздысы - шығындарды бақылау қиындамай тұрып құрылым орнату.

Егер сіз жақында LLC немесе корпорация құрсаңыз, шығындарды есеп беру қаржылық баптаудың бір бөлігі болуы тиіс: банк шоттары, бухгалтерия және салық жоспарлаумен бірге. Жақсы жүйе компания мен жеке шығындарды бөлуге көмектеседі, бұл әрі есептің дәлдігін, әрі заңдық айқындықты қорғайды.

Көптеген кәсіпкерлер үшін бұл - құрылудан кейін стандарттауға тұрарлық алғашқы операциялық әдеттердің бірі.

Бағдарламалық жасақтаманы қашан қолдану керек

Қарапайым электрондық кестелер өте шағын топтар үшін жарамды болуы мүмкін, бірақ бағдарламалық жасақтама мына жағдайларда пайдалы болады:

• Бірнеше адам шығын енгізсе
• Іссапар жиі болса
• Бекіту тізбектері күрделірек болса
• Түбіртектердің көбі цифрлық болса
• Компанияға іздеуге болатын жазбалар қажет болса
• Салыстыруға тым көп уақыт кетсе

Дұрыс құрал процесті күрделендірмей, жеңілдетуі тиіс. Ең аз дегенде, ол түбіртектерді түсіруге, бекітулерді қадағалауға және есеп беруді біркелкі сақтауға көмектесуі керек.

Шығын есебінің үлгі санаттары

Қарапайым есепті шолуды жеңілдету үшін санаттар бойынша ұйымдастыруға болады. Жиі қолданылатын санаттар:

• Іссапар
• Тамақтану
• Қонақүйде тұру
• Көлік
• Кеңсе керек-жарақтары
• Бағдарламалық жасақтама және жазылымдар
• Маркетинг
• Жөнелту
• Клиентке қатысты шығындар

Бұл құрылым иелер мен бухгалтерлерге шығын үлгілерін жылдам байқауға көмектеседі.

Жиі қойылатын сұрақтар

Шығын есептері қаншалықты жиі тапсырылуы керек?

Көптеген бизнес апта сайын, екі апта сайын немесе ай сайын тапсыру кестесін қолданады. Ең жақсы жиілік шығын көлеміне және компания қызметкерлерге өтемақыны қаншалықты жылдам төлегісі келетініне байланысты.

Шығын есептерін кім бекітуі керек?

Бұл компания көлеміне байланысты. Менеджер, бөлім басшысы, иесі немесе бухгалтерия мүшесі өтемақыдан бұрын есептерді тексере алады.

Иелер шығын есептерін тапсыра ала ма?

Иә. Иелер, әсіресе шығындарды жеке төлеп, бизнес жазбаларын бөлуі керек болғанда, қызметкерлер сияқты бизнес шығындарын құжаттауы тиіс.

Түбіртек жоғалса не істеу керек?

Бизнес жазбаша түсініктеме талап етіп, балама құжаттың қабылданатынын шешуі керек. Жоғалған түбіртектер ереже емес, ерекше жағдай болуы тиіс.

Шағын бизнеске шынымен ресми саясат керек пе?

Иә. Тіпті қысқа саясаттың өзі біркелкі емес шешімдердің алдын алып, кейінгі бухгалтерлік қиындықтарды азайтады.

Қорытынды ойлар

Шығындарды есеп беру тек өтемақы алу туралы емес. Ол есептілікке, салыққа дайындығына және негізделген шешім қабылдауға қолдау көрсететін сенімді қаржылық үдеріс құру туралы.

Нақты ережелер, түбіртек талаптары, бекіту қадамдары және тұрақты тексеру арқылы шағын бизнес өз жазбаларын таза, ал өтемақыларын болжамды ұстай алады. Жаңа компания құрып жатқан құрылтайшылар үшін бұл тәртіп алғашқы шығын есебінен әлдеқайда кең пайда әкеледі.