Pagrereport ng Gastusin para sa Maliliit na Negosyo: Mga Patakaran, Resibo, at Pagsunod

Ang pagrereport ng gastusin ay isa sa pinakamadaling paraan para mapanatiling organisado ang isang negosyo, maprotektahan ang cash flow, at matiyak na tama ang mga reimbursement. Para sa mga founder, manager, at empleyado, ang malinaw na proseso ng pagrereport ng gastusin ay nakababawas sa kalituhan at nakatutulong na mapanatili ang mga rekord na mahusay sa pagsusuri ng accounting at sa pagtingin sa buwis.

Kung bago pa lamang ang iyong negosyo o mabilis itong lumalago, ang maagang pagbuo ng matibay na sistema ay makatitipid ng malaking oras sa hinaharap. Ang maayos na proseso ng gastusin ay sumusuporta sa malinis na books, pare-parehong approvals, at mas malinaw na pagtingin sa kung saan napupunta ang pera ng kumpanya.

Ano ang expense report?

Ang expense report ay talaan ng mga gastusing may kaugnayan sa negosyo na ginawa ng isang empleyado, contractor, may-ari, o iba pang awtorisadong tao para sa isang kumpanya. Karaniwan itong naglalaman ng petsa ng pagbili, vendor, halaga, layunin ng negosyo, at mga suportang dokumento tulad ng resibo.

Ang expense report ay may ilang gamit:

• Nagtatala ito ng mga gastusing puwedeng i-reimburse.
• Lumilikha ito ng papel o digital na trail para sa bookkeeping at accounting.
• Tinutulungan nito ang mga negosyo na subaybayan ang paggasta ayon sa departamento, proyekto, kliyente, o kategorya.
• Sinusuportahan nito ang dokumentasyon sa buwis kapag ang gastos ay karaniwan at kinakailangan para sa negosyo.

Sa praktika, ang pagrereport ng gastusin ay hindi lamang administratibong gawain. Bahagi ito ng internal controls ng isang kumpanya.

Bakit mahalaga ang pagrereport ng gastusin

Ang matibay na proseso ng pagrereport ng gastusin ay nakatutulong sa negosyo sa apat na mahahalagang paraan.

1. Sinusuportahan nito ang tamang reimbursement

Hindi dapat maghintay nang matagal ang mga empleyado para mabawi ang lehitimong gastusing may kaugnayan sa negosyo. Ang malinaw na proseso ay nagpapabilis at nagpapapareho ng reimbursement, na nagpapalakas ng tiwala at nagpapababa ng pabalik-balik na usapan sa accounting o management.

2. Pinapahusay nito ang visibility sa cash flow

Mabilis dumami ang gastos, lalo na sa sales, travel, operations, at mga tungkuling nakaharap sa kliyente. Ang pagrereport ng gastusin sa pamantayang format ay tumutulong sa mga may-ari na makita ang mga pattern ng paggastos bago pa ito maging problema sa badyet.

3. Pinatitibay nito ang bookkeeping

Kapag kulang ang mga rekord ng gastusin o kalat-kalat ang mga ito sa email, card statements, at text message, mas mahirap ang bookkeeping kaysa sa dapat. Pinapadali ng maayos na reports ang reconciliation at binabawasan ang panganib ng dobleng entry o mga nakaligtaang entry.

4. Nakatutulong ito sa paghahanda sa buwis

Mas madaling iuri ang maayos na dokumentadong gastusin ng negosyo sa katapusan ng taon. Mahalaga ito para sa maliliit na negosyo sa lahat ng uri, kabilang ang LLCs at corporations na nangangailangan ng maayos na rekord mula sa simula. Para sa mga founder na gumamit ng Zenind para bumuo ng negosyo, ang pagbuo ng mabubuting gawi sa pananalapi nang maaga ay nakatutulong na manatiling organisado ang kumpanya habang lumalago.

Ano ang dapat isama sa expense report?

Dapat kunin ng bawat expense report ang parehong pangunahing detalye, kahit simple ang format.

Isama ang:

• Pangalan ng empleyado o nagsumite
• Pangalan ng departamento, proyekto, o kliyente kung may kaugnayan
• Petsa ng bawat gastos
• Pangalan ng vendor o merchant
• Halagang binayaran
• Paraan ng pagbabayad
• Layunin ng negosyo
• Resibo o suportang dokumento
• Lagda ng pag-apruba o digital approval
• Katayuan ng reimbursement

Para sa mileage o iba pang gastusing walang resibo, isama ang makatuwirang paraan ng pagkalkula ng halaga at malinaw na paliwanag kung paano nabuo ang bilang.

Aling mga gastusin ang karaniwang puwedeng i-reimburse?

Dapat tukuyin ng kumpanya sa pamamagitan ng nakasulat na patakaran kung aling gastusin ang puwedeng i-reimburse upang alam ng mga empleyado kung ano ang kwalipikado.

Karaniwang mga kategoryang puwedeng i-reimburse:

• Business travel
• Tuluyan habang aprubadong biyahe
• Pagkain habang nasa business travel o meeting, depende sa patakaran ng kumpanya
• Office supplies
• Gastos sa pag-print at pagpapadala
• Software o tools na binili para sa negosyo
• Client entertainment, kung pinapayagan ng patakaran at ng mga naaangkop na tuntunin
• Mileage o transportasyon para sa layuning pangnegosyo

Karaniwang hindi puwedeng i-reimburse ang mga sumusunod:

• Personal na pagbili
• Multa o penalty
• Gastos sa pagko-commute, maliban kung may ibang nakasaad sa patakaran
• Mga upgrade o luxury add-on na hindi kinakailangan sa negosyo
• Pagkain o entertainment na lampas sa limitasyon ng patakaran

Ang pinakamahusay na patakaran ay tiyak. Ang malabong mga tuntunin ay nagdudulot ng hindi pare-parehong approval at pagkadismaya ng mga empleyado.

Paano bumuo ng patakaran sa pagrereport ng gastusin

Ang nakasulat na patakaran ang pundasyon ng maaasahang proseso. Hindi ito kailangang mahaba, pero dapat malinaw.

Tukuyin ang mga karapat-dapat na gastusin

Sabihin nang eksakto kung aling gastusin ang puwedeng isumite at alin ang nangangailangan ng pre-approval. Kung ang kumpanya mo ay humahawak ng travel, magtakda ng limitasyon para sa airfare, lodging, rental car, pagkain, at incidental.

Itakda ang pamantayan sa dokumentasyon

Hingian ng resibo ang mga gastusin na lampas sa itinakdang halaga, at tukuyin kung ano ang itinuturing na katanggap-tanggap na patunay. Kung pinapayagan ang digital receipts, tukuyin ang file format at paraan ng pagsusumite.

Magtakda ng deadline sa pagsusumite

Maraming negosyo ang humihiling na isumite ang mga report sa loob ng ilang araw o sa loob ng parehong buwan kung kailan naganap ang gastos. Ang mga deadline ay nakababawas sa backlog at nagpapadali sa pagsasara ng books sa oras.

Magtalaga ng mga responsibilidad sa approval

Ipaliwanag kung sino ang magrerepaso at mag-aapruba ng gastusin. Sa mas maliliit na negosyo, maaaring ang may-ari ang tumitingin sa lahat. Sa mas malalaking team, maaaring manager muna at accounting pagkatapos.

Ipaliwanag ang takdang panahon ng reimbursement

Dapat alam ng mga empleyado kung kailan nila aasahang mababayaran pagkatapos ng approval. Ang consistency ay mas mahalaga kaysa sa bilis lamang.

Isama ang karapatang magsuri

Dapat may nakalaan ang negosyo na karapatang humiling ng dagdag na dokumentasyon o tanggihan ang gastusing hindi sumusunod sa pamantayan ng patakaran.

Pinakamahusay na gawi sa mga resibo at recordkeeping

Ang mga resibo ang madalas na mahina sa proseso ng pagrereport ng gastusin. Maraming problema ang maiiwasan ng negosyo kung gagawing madali ang proseso.

Kasama sa mga pinakamahusay na gawi ang:

• Humiling ng resibo para sa lahat ng mahahalagang pagbili
• Payagan ang mobile upload upang agad makuha ng mga empleyado ang resibo
• Itago ang mga resibo sa iisang digital system
• Iugnay ang mga resibo sa reports bago ang reimbursement
• Ayusin ang mga rekord ayon sa buwan, empleyado, proyekto, o kategorya
• I-back up ang mga rekord sa isang ligtas na cloud system

Kung kumupas, nawala, o kulang ang resibo, dapat may proseso ang negosyo para ipaliwanag nang nakasulat ang gastos. Ang layunin ay makalikha ng sapat na detalye upang maunawaan ng reviewer kung ano ang binili at bakit.

Paano lumikha ng mahusay na workflow

Pinakamabisa ang proseso ng gastusin kapag sapat itong simple para aktuwal na magamit ng mga tao.

Maaaring ganito ang praktikal na workflow:

1. Gumagawa ang empleyado ng pagbiling pangnegosyo.
2. Agad na ini-save ng empleyado ang resibo.
3. Ipinapasok ang gastos sa report o app kasama ang kinakailangang detalye.
4. Sinusuri ng manager o approver ang isinumite.
5. Tinitiyak ng accounting ang report at pinoproseso ang reimbursement.
6. Inilalagay ng negosyo ang report kasama ang mga suportang rekord.

Makababawas sa error ang automation. Maraming maliliit na negosyo ang gumagamit ng accounting software o expense tools na nagpapahintulot sa mga user na mag-upload ng mga resibo, mag-kategorya ng mga transaksyon, at mag-flag ng kulang na impormasyon bago isumite.

Mga accountable plan at pagsunod

Para sa mga negosyo sa U.S., ang mga patakaran sa reimbursement ng gastusin ay dapat nakaayon sa accounting at tax framework ng kumpanya. Ang accountable plan, kapag maayos ang disenyo at pagpapatupad, ay karaniwang nangangailangan ng business connection para sa gastos, napapanahong substantiation, at pagbabalik ng sobrang advance.

Kung hindi sigurado ang iyong kumpanya kung paano bubuo ng reimbursement structure, mabuting makipag-ugnayan sa kwalipikadong tax professional o accountant. Ang mahalaga ay magkatugma ang iyong internal policy at ang aktuwal na ginagawa ninyo.

Hindi sapat ang patakaran sa papel kung ang mga empleyado ay regular na nire-reimburse nang walang resibo, o kung hindi pare-pareho ang mga approval. Ang mahusay na pagsunod ay nakadepende sa dokumentasyon at sa pagpapatupad.

Mga karaniwang pagkakamali sa pagrereport ng gastusin

Nagkakamali rin ang kahit matatag nang mga negosyo. Bantayan ang mga sumusunod:

• Pagtanggap ng reports na walang resibo o paliwanag
• Pagpayag sa malabong paglalarawan tulad ng "miscellaneous"
• Hindi pagsunod sa deadline ng pagsusumite
• Paghahalo ng personal at pangnegosyong singil sa iisang resibo
• Hindi pagdodokumento ng pre-approval para sa malalaking pagbili
• Pagre-reimburse ng magkakatulad o dobleng gastusin
• Pagpapalipas ng masyadong mahabang panahon bago i-reconcile ang mga report sa bookkeeping records

Mas madaling pigilan ang mga problemang ito kaysa ayusin sa bandang huli.

Pagrereport ng gastusin para sa mga bagong negosyo

Ang mga bagong tatag na negosyo ay madalas nagsisimula sa simpleng proseso at kalauna’y lumalaki nang higit sa kaya ng orihinal na sistema. Normal iyon. Ang mahalaga ay makabuo ng istruktura bago maging mahirap subaybayan ang paggasta.

Kung kamakailan ka lang nagtatag ng LLC o corporation, dapat bahagi ng setup sa pananalapi ang pagrereport ng gastusin, kasabay ng banking, bookkeeping, at tax planning. Ang maayos na sistema ay tumutulong na paghiwalayin ang paggastos ng kumpanya at personal na paggastos, na nagpoprotekta sa katumpakan ng accounting at sa kalinawan sa legal na aspeto.

Para sa maraming entrepreneur, isa ito sa mga unang operational habit na mahalagang i-standardize pagkatapos ng pagkatatag.

Kailan gagamit ng software

Maaaring gumana ang manual na spreadsheet para sa napakaliit na team, ngunit nagiging kapaki-pakinabang ang software kapag:

• Maraming tao ang nagsusumite ng gastusin
• Madalas ang pagbiyahe
• Mas kumplikado ang approval chain
• Kadalasang digital ang mga resibo
• Gusto ng kumpanya ng searchable na mga rekord
• Masyado nang matagal ang reconciliation

Dapat gawing mas simple, hindi mas kumplikado, ng tamang tool ang proseso. Sa pinakapayak na antas, dapat makatulong ito sa pagkuha ng resibo, pagsubaybay sa approval, at pagpapanatiling pare-pareho ng reporting.

Mga sample na kategorya ng expense report

Maaaring ayusin ang isang simpleng report ayon sa kategorya upang mas madaling suriin. Karaniwang mga kategorya ang:

• Travel
• Pagkain
• Tuluyan
• Transportasyon
• Office supplies
• Software at subscriptions
• Marketing
• Pagpapadala
• Mga gastusing may kaugnayan sa kliyente

Tinutulungan ng istrukturang ito ang mga may-ari at accountant na mabilis makita ang mga pattern ng paggasta.

Mga madalas itanong

Gaano kadalas dapat magsumite ng expense report?

Maraming negosyo ang gumagamit ng lingguhan, dalawang linggo, o buwanang iskedyul ng pagsusumite. Ang pinakamainam na cadence ay nakadepende sa dami ng paggasta at kung gaano kabilis gustong i-reimburse ng kumpanya ang mga empleyado.

Sino ang dapat mag-apruba ng expense report?

Depende ito sa laki ng kumpanya. Maaaring manager, department head, may-ari, o miyembro ng accounting team ang magrepaso ng reports bago ang reimbursement.

Maaari bang magsumite ng expense report ang mga may-ari?

Oo. Madalas kailangan ding idokumento ng mga may-ari ang gastusing pangnegosyo tulad ng ginagawa ng mga empleyado, lalo na kung personal nilang binayaran ang gastos at kailangang paghiwalayin ang mga rekord ng negosyo.

Paano kung nawawala ang resibo?

Dapat humingi ang negosyo ng nakasulat na paliwanag at magpasya kung katanggap-tanggap ang alternatibong rekord. Ang nawawalang resibo ay dapat exception, hindi karaniwan.

Kailangan ba talaga ng maliliit na negosyo ng pormal na patakaran?

Oo. Kahit maikling patakaran lang ay nakababawas sa hindi pare-parehong desisyon at sa mga problemang pang-accounting sa hinaharap.

Pangwakas na saloobin

Ang pagrereport ng gastusin ay hindi lang tungkol sa reimbursement. Ito ay tungkol sa pagbuo ng maaasahang proseso sa pananalapi na sumusuporta sa accountability, kahandaan sa buwis, at may kaalamang pagdedesisyon.

Sa malinaw na mga alituntunin, mga kinakailangan sa resibo, mga hakbang sa approval, at regular na pagsusuri, mapananatiling malinis ng isang maliit na negosyo ang mga rekord nito at mahuhulaan ang mga reimbursement. Para sa mga founder na bumubuo ng kumpanya mula sa simula, nagbubunga ang disiplinang iyon nang higit pa sa unang expense report.