Как собствениците на малък бизнес могат да изградят култура на осведоменост за сигурността

Осведомеността за сигурността не е грижа само за летища, гари или големи корпорации. За собствениците на малък бизнес тя е част от ежедневното управление на риска. Ресторант, магазин, офис, склад или компания, базирана в домашен офис, могат да се сблъскат с проблеми, свързани с безопасността, вариращи от кражби и незаконно проникване до измами, тормоз и подозрителна активност около обекта.

За новите предприемачи урокът е прост: защитата на бизнеса не се свежда само до ключалки, камери и аларми. Тя включва и хората, процесите и общ навик за внимание. Когато собствениците и служителите знаят какво да наблюдават и как да реагират, могат да намалят риска, без да създават излишна паника или прекъсване на работата.

Това е особено важно за основатели, които изграждат бизнес от нулата. Докато учредявате компанията си, регистрирате юридическото лице и разработвате оперативните си процедури, осведомеността за сигурността трябва да бъде част от основата. Zenind помага на собствениците на бизнес да създадат и поддържат правната структура на своите компании, а силните вътрешни практики могат да допълнят тази структура, като намаляват оперативния риск.

Защо осведомеността за сигурността е важна за малките бизнеси

Много малки бизнеси приемат, че са твърде малки, за да бъдат мишена. В действителност те могат да бъдат по-уязвими, защото често имат по-малко защитни мерки, по-неформално обучение и ограничен персонал на разположение.

Осведомеността за сигурността помага на бизнеса да:

• разпознава подозрителна активност, преди да се превърне в по-голям проблем
• защитава служителите, клиентите, доставчиците и посетителите
• намалява загубите от кражби, измами и вандализъм
• подпомага спазването на политиките за безопасност на работното място
• подобрява времето за реакция при извънредни ситуации
• изгражда доверие сред служителите и клиентите

Сигурната среда също подпомага непрекъснатостта на бизнеса. Ако взлом, измамна транзакция или инцидент на работното място прекъсне дейността, собственикът може да понесе загубени приходи, увреждане на репутацията и административна тежест. Една базова програма за осведоменост може да помогне това да бъде предотвратено.

Как изглежда осведомеността за сигурността на практика

Добрата култура на сигурност не е сложна. Тя започва с няколко повтаряеми навика, които са лесни за обяснение и лесни за следване.

Наблюдавайте средата

Служителите трябва да знаят как изглежда нормалната активност в обекта. Това прави необичайното поведение по-лесно за забелязване. Примери:

• човек, който се задържа близо до входове или ограничени зони
• оставени без надзор чанти, пакети или оборудване
• многократни опити за достъп до заключени врати
• автомобили, които обикалят около имота без ясна цел
• посетители, които задават необичайни въпроси за графици, работа с пари или складови зони

Наблюдението не означава да се поставят етикети на хората или да се правят прибързани заключения. То означава да се забелязват модели и да се третират аномалиите сериозно.

Докладвайте притесненията бързо

Силната култура на докладване насърчава служителите да говорят рано. Ако нещо изглежда нередно, те трябва да знаят кого да уведомят и каква информация да предоставят. Ясният доклад трябва да включва:

• време и място
• какво е било наблюдавано
• описание на лицето, превозното средство или предмета
• дали ситуацията изглежда спешна
• дали може да са необходими полиция или спешни служби

Когато служителите знаят, че докладването се очаква, те са по-малко склонни да се колебаят. Това може да има съществено значение в бързо развиваща се ситуация.

Използвайте многопластови мерки за защита

Сигурността работи най-добре, когато няколко контрола се допълват взаимно. Например:

• външното осветление може да подпомогне видимостта на камерите
• камерите могат да подпомогнат прегледа на инциденти
• контролът на достъпа може да ограничи влизането в чувствителни зони
• обучението на служителите може да намали вътрешните грешки
• писмените политики могат да осигурят последователен отговор

Нито една мярка сама по себе си не решава всички проблеми. Многопластовите защити са по-устойчиви.

Често срещани рискове, за които малките бизнеси трябва да следят

Всеки бизнес е различен, но много от тях се сблъскват с подобни категории риск.

Кражби и неоторизиран достъп

Това може да включва дребни кражби, взлом, кражби от служители или неразрешено влизане в складове, офиси или зони за работа с пари. Дори малките загуби се натрупват с времето.

Измами и представяне за друго лице

Малките бизнеси често са мишена на измами, свързани с фалшиви фактури, фишинг имейли, подправени чекове и измамно представяне за доставчици или клиенти. Прибързан процес на плащане може да се окаже скъп.

Тормоз и деструктивно поведение

Нежелано поведение от клиенти, доставчици или посетители може да създаде риск за безопасността и да понижи морала. Собствениците трябва да имат план за реакция, който защитава служителите, без да ескалира ситуацията.

Подозрителни пратки или оставени без надзор предмети

Всеки непознат предмет, оставен на обществено или ограничено място, заслужава внимание. Подходящата реакция зависи от контекста, но персоналът никога не трябва да го игнорира.

Вътрешни процесни пропуски

Понякога най-големият риск не е престъпна дейност, а слаби процедури. Споделени пароли, отключени шкафове за документи, лош контрол на посетителите и неясни процедури при предаване на задачи могат да създадат излишно излагане на риск.

Как да обучите служителите, без да усложнявате нещата

Обучението трябва да е практично, а не драматично. Целта е да се създаде спокойна и последователна реакция.

Една базова обучителна програма може да включва:

• какъв тип активност трябва да се докладва
• кого трябва да уведоми служителят първо
• как да се документира инцидент
• кога да се ескалира към ръководството или спешни служби
• какво да не се прави, например да се конфронтира сам потенциално опасен човек

Кратките опреснителни обучения често са по-ефективни от дълги еднократни сесии. Новоназначените служители трябва да получат обучение при въвеждането си в работата, а настоящите служители трябва да получават периодични актуализации.

Ако управлявате екип на няколко локации, стандартизирането на процедурите става още по-важно. Последователността помага на служителите да преминат от несигурност към действие.

Изградете ясен канал за докладване

Културата на сигурност работи, когато каналът за докладване е прост. Служителите не бива да се чудят кой е отговорен.

Добра верига на отговорност може да изглежда така:

1. Служителят забелязва нещо необичайно
2. Служителят уведомява определения мениджър или собственик
3. Мениджърът оценява спешността и предприема действия
4. При нужда бизнесът се свързва със служба за сигурност на сградата, полиция или спешни екипи
5. Инцидентът се документира и преглежда

Ако бизнесът има няколко локации, всяка от тях трябва да има местно отговорно лице и резервен контакт. В противен случай са вероятни забавяния, когато основният контакт не е на разположение.

Как да документирате инцидентите правилно

Добрата документация защитава бизнеса. Тя създава запис, който може да бъде използван за застрахователни претенции, вътрешен преглед или последващо съдействие на органите на реда.

Докладите за инциденти трябва да бъдат фактологични и кратки. Те трябва да избягват предположения и лични мнения. Включете датата, часа, мястото, имената на участващите лица, когато са известни, и хронологично описание на случилото се.

Добра идея е също да се запазят подкрепящи доказателства, когато са налични:

• записи от камери
• снимки на щети или състоянието на имота
• копия на имейли, фактури или съобщения
• свидетелски показания
• инвентарни записи или журнали за достъп

Навикът за съхраняване на записи подпомага по-добрите решения по-късно.

Технологиите могат да помогнат, но не могат да заменят преценката

Инструментите за сигурност могат да бъдат полезни, но трябва да подпомагат човешката преценка, а не да я заменят.

Често използвани инструменти са:

• системи за видеонаблюдение
• системи за контрол на достъпа
• алармен мониторинг
• софтуер за проследяване на инвентара
• инструменти за откриване на измами
• системи за регистриране на посетители

Технологията е най-ефективна, когато има човек, отговорен за преглед на сигналите и подходяща реакция. Камера, която никой не следи, не е цялостно решение за сигурност.

Защитете бизнеса по време на натоварени периоди

Много инциденти се случват, когато хората са разсеяни. Празнични периоди, специални промоции, прозорци за доставки и смени на екипа могат да създадат пропуски във вниманието.

По време на натоварени периоди е полезно да:

• се определят ясни роли за персонала отпред и отзад
• се ограничи достъпът до чувствителни зони
• се проверяват отново входовете, изходите и местата за работа с пари
• комуникационните устройства да са под ръка
• се напомня на служителите да докладват незабавно необичайно поведение

Простите рутини намаляват объркването, когато темпото се ускори.

Кога да се включат полиция или спешни служби

Не всяко притеснение изисква външна намеса, но някои ситуации го налагат. Собствениците и мениджърите трябва да знаят разликата между дребна нередност и достоверна заплаха.

Ескалирайте незабавно, ако има:

• пряка заплаха за човек
• оръжие или предполагаемо оръжие
• пожар, дим или опасно вещество
• насилие, нападение или сериозно безредие
• подозрителен предмет, който може да представлява риск за безопасността
• всяка ситуация, при която персоналът не може безопасно сам да оцени риска

При съмнение поставяйте безопасността пред удобството. По-добре е дейността да бъде временно прекратена, отколкото да се поеме ненужен риск.

Защо писмените политики са важни за новите бизнеси

С разрастването на една компания неформалните навици стават все по-трудни за управление. Писмените политики помагат бизнесът да се мащабира.

За новите основатели това е една от причините правната и оперативната организация на компанията да имат значение от първия ден. Когато бизнесът е правилно учреден и организиран, е по-лесно да се отделят собствеността, управлението и процедурите. Тази структура подпомага по-ясната отчетност.

Zenind помага на предприемачите да учредяват и управляват американски бизнес структури чрез услуги, които подпомагат съответствието и организацията. Комбинирането на тези инструменти за учредяване с прости политики за безопасност дава на новата компания по-устойчива основа.

Една базова политика за сигурност може да обхваща:

• кой може да има достъп до чувствителни зони
• как се допускат посетители
• какво да се прави след работно време
• как да се борави с пари, ключове и идентификационни данни
• какво се счита за подозрителна активност, която трябва да се докладва
• кой преглежда инцидентите и актуализира процедурите

Политиката не е нужно да бъде дълга. Тя трябва да е ясна.

Как да направите сигурността част от фирмената култура

Най-добрите програми за сигурност не се възприемат със страх. Те се разбират.

Това означава лидерите да демонстрират спокойно и последователно поведение. Ако ръководството третира докладването като бреме, служителите ще се колебаят. Ако ръководството го третира като отговорна бизнес практика, служителите са по-склонни да участват.

За да подсилите културата:

• признавайте служителите, които действат отговорно
• преглеждайте инцидентите без обвинения, когато е възможно
• актуализирайте процедурите въз основа на реални уроци
• поддържайте инструкциите кратки и приложими
• комуникирайте, че безопасността е отговорност на всички

Осведомеността за сигурността е най-силна, когато се превърне в рутина.

Финален извод

Собствениците на малък бизнес не се нуждаят от сложни програми за сигурност, за да постигнат съществена разлика. Нужни са им осведоменост, структура и последователно изпълнение.

Като обучите служителите да наблюдават, докладват и ескалират притесненията по подходящ начин, можете да намалите риска и да защитите хората, които поддържат бизнеса. Комбинирайте това с добре оформена фирмена структура и практични навици за съответствие, и вашият бизнес ще бъде по-добре подготвен да работи безопасно и уверено.