Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng văn hóa nâng cao nhận thức an ninh như thế nào

Nâng cao nhận thức về an ninh không chỉ là mối quan tâm của sân bay, nhà ga hay các tập đoàn lớn. Với chủ doanh nghiệp nhỏ, đây là một phần của quản lý rủi ro hằng ngày. Một nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, văn phòng, kho hàng hoặc công ty tại nhà đều có thể đối mặt với các vấn đề an toàn, từ trộm cắp và xâm nhập trái phép đến gian lận, quấy rối và hoạt động đáng ngờ quanh khu vực kinh doanh.

Đối với các doanh nhân mới, bài học rất đơn giản: bảo vệ doanh nghiệp không chỉ là khóa, camera và chuông báo động. Đó còn là con người, quy trình và thói quen cùng chú ý đến các dấu hiệu bất thường. Khi chủ doanh nghiệp và nhân viên biết cần quan sát điều gì và phản ứng ra sao, họ có thể giảm thiểu rủi ro mà không tạo ra sự hoảng loạn hay gián đoạn không cần thiết.

Điều này đặc biệt quan trọng với những người sáng lập đang xây dựng doanh nghiệp từ con số 0. Khi bạn thành lập công ty, đăng ký pháp nhân và xây dựng quy trình vận hành, nhận thức về an ninh nên là một phần của nền tảng đó. Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp thiết lập và duy trì cấu trúc pháp lý cho công ty của họ, và các thực hành nội bộ vững chắc có thể bổ trợ cho cấu trúc đó bằng cách giảm rủi ro vận hành.

Vì sao nhận thức về an ninh quan trọng với doanh nghiệp nhỏ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ cho rằng mình quá nhỏ để trở thành mục tiêu. Trên thực tế, họ có thể dễ bị tổn thương hơn vì thường có ít biện pháp bảo vệ hơn, đào tạo ít chính quy hơn và số nhân sự trực ca hạn chế.

Nhận thức về an ninh giúp doanh nghiệp:

• Phát hiện hoạt động đáng ngờ trước khi nó trở thành vấn đề lớn hơn
• Bảo vệ nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và khách thăm
• Giảm tổn thất do trộm cắp, gian lận và phá hoại
• Hỗ trợ tuân thủ các chính sách an toàn tại nơi làm việc
• Cải thiện thời gian phản ứng trong tình huống khẩn cấp
• Tăng sự tin tưởng của nhân viên và khách hàng

Một môi trường an toàn cũng hỗ trợ tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Nếu bị đột nhập, giao dịch gian lận hoặc sự cố tại nơi làm việc làm gián đoạn vận hành, chủ doanh nghiệp có thể phải chịu mất doanh thu, tổn hại danh tiếng và gánh nặng hành chính. Một chương trình nâng cao nhận thức cơ bản có thể giúp ngăn ngừa điều đó.

Nhận thức về an ninh thể hiện trong thực tế như thế nào

Một văn hóa an ninh tốt không hề phức tạp. Nó bắt đầu từ vài thói quen lặp lại, dễ giải thích và dễ thực hiện.

Quan sát môi trường xung quanh

Nhân viên nên biết hoạt động bình thường tại doanh nghiệp trông như thế nào. Điều đó giúp dễ nhận ra hành vi bất thường hơn. Ví dụ:

• Một người nán lại gần lối vào hoặc khu vực hạn chế
• Túi, gói hàng hoặc thiết bị bị bỏ quên
• Nhiều lần cố gắng tiếp cận các cửa đã khóa
• Xe cộ chạy vòng quanh khuôn viên mà không có mục đích rõ ràng
• Khách hỏi những câu bất thường về lịch làm việc, việc quản lý tiền mặt hoặc khu vực lưu trữ

Quan sát không có nghĩa là phán xét hay suy diễn về con người. Nó có nghĩa là nhận biết các mô hình và coi trọng những bất thường.

Báo cáo mối lo ngại nhanh chóng

Văn hóa báo cáo mạnh khuyến khích nhân viên lên tiếng sớm. Nếu điều gì đó có vẻ bất thường, nhân viên nên biết phải báo cho ai và cần cung cấp thông tin gì. Một báo cáo rõ ràng nên bao gồm:

• Thời gian và địa điểm
• Điều đã quan sát được
• Mô tả về người, phương tiện hoặc vật thể liên quan
• Tình huống có vẻ khẩn cấp hay không
• Có cần liên hệ cơ quan thực thi pháp luật hoặc dịch vụ khẩn cấp hay không

Khi nhân viên biết rằng việc báo cáo là điều được kỳ vọng, họ sẽ ít do dự hơn. Điều đó có thể tạo ra khác biệt đáng kể trong một tình huống diễn biến nhanh.

Sử dụng các biện pháp bảo vệ nhiều lớp

An ninh hiệu quả nhất khi nhiều biện pháp kiểm soát hỗ trợ lẫn nhau. Ví dụ:

• Đèn chiếu sáng bên ngoài có thể hỗ trợ khả năng quan sát của camera
• Camera có thể hỗ trợ xem lại sự cố
• Kiểm soát ra vào có thể giới hạn lối vào các khu vực nhạy cảm
• Đào tạo nhân viên có thể giảm sai sót nội bộ
• Chính sách bằng văn bản có thể tạo ra phản ứng nhất quán

Không có biện pháp đơn lẻ nào giải quyết được mọi vấn đề. Các lớp bảo vệ sẽ bền vững hơn.

Những rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp nhỏ nên theo dõi

Mỗi doanh nghiệp là khác nhau, nhưng nhiều đơn vị phải đối mặt với các nhóm rủi ro tương tự.

Trộm cắp và truy cập trái phép

Điều này có thể bao gồm lấy cắp hàng hóa, đột nhập, nhân viên trộm cắp hoặc vào trái phép khu vực lưu trữ, văn phòng hoặc khu vực xử lý tiền. Ngay cả những tổn thất nhỏ cũng tích lũy theo thời gian.

Gian lận và giả mạo

Doanh nghiệp nhỏ thường là mục tiêu của các chiêu lừa đảo như hóa đơn giả, email lừa đảo, séc giả và việc mạo danh nhà cung cấp hoặc khách hàng. Một quy trình thanh toán vội vàng có thể gây tốn kém.

Quấy rối và hành vi gây rối

Hành vi không mong muốn từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc khách thăm có thể tạo ra rủi ro an toàn và làm giảm tinh thần làm việc. Chủ doanh nghiệp nên có kế hoạch phản ứng để bảo vệ nhân viên mà không làm leo thang tình hình.

Gói hàng đáng ngờ hoặc vật thể bị bỏ quên

Bất kỳ vật thể lạ nào bị bỏ lại ở khu vực công cộng hoặc khu vực hạn chế đều đáng được chú ý. Cách phản ứng phù hợp còn tùy bối cảnh, nhưng nhân viên tuyệt đối không nên phớt lờ.

Lỗi quy trình nội bộ

Đôi khi rủi ro lớn nhất không phải là hoạt động phạm tội mà là quy trình yếu kém. Mật khẩu dùng chung, tủ hồ sơ không khóa, kiểm soát khách ra vào kém và quy trình bàn giao không rõ ràng có thể tạo ra mức độ phơi nhiễm không cần thiết.

Cách đào tạo nhân viên mà không làm mọi thứ quá phức tạp

Đào tạo nên mang tính thực tế, không nên mang tính trình diễn. Mục tiêu là tạo ra hành động bình tĩnh và nhất quán.

Một chương trình đào tạo cơ bản có thể bao gồm:

• Những loại hành vi nào cần được báo cáo
• Nhân viên nên liên hệ với ai trước tiên
• Cách ghi lại một sự cố
• Khi nào cần báo cho quản lý hoặc dịch vụ khẩn cấp
• Không nên làm gì, chẳng hạn như tự mình đối đầu với một người có thể nguy hiểm

Những buổi nhắc lại ngắn thường hiệu quả hơn các buổi dài chỉ tổ chức một lần. Nhân viên mới nên được đào tạo trong quá trình hội nhập, và nhân viên hiện tại nên được cập nhật định kỳ.

Nếu bạn quản lý một đội ngũ ở nhiều địa điểm, việc chuẩn hóa quy trình càng trở nên quan trọng hơn. Sự nhất quán giúp nhân viên chuyển từ do dự sang hành động.

Xây dựng chuỗi báo cáo rõ ràng

Văn hóa an ninh hoạt động hiệu quả khi chuỗi báo cáo đơn giản. Nhân viên không nên phải đoán xem ai là người chịu trách nhiệm.

Một chuỗi chỉ huy tốt có thể như sau:

1. Nhân viên phát hiện điều gì đó bất thường
2. Nhân viên báo cho quản lý hoặc chủ doanh nghiệp được chỉ định
3. Quản lý đánh giá mức độ khẩn cấp và thực hiện hành động
4. Nếu cần, doanh nghiệp liên hệ bộ phận an ninh tòa nhà, cơ quan thực thi pháp luật hoặc lực lượng ứng cứu khẩn cấp
5. Sự cố được ghi nhận và xem xét

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều địa điểm, mỗi cơ sở nên có một người liên hệ tại chỗ và một người dự phòng. Nếu không, sự chậm trễ rất dễ xảy ra khi người liên hệ chính không có mặt.

Ghi chép sự cố đúng cách

Việc ghi chép tốt giúp bảo vệ doanh nghiệp. Nó tạo ra hồ sơ có thể dùng cho yêu cầu bảo hiểm, xem xét nội bộ hoặc làm việc tiếp với cơ quan thực thi pháp luật.

Biên bản sự cố nên khách quan và ngắn gọn. Chúng nên tránh suy đoán và ý kiến cá nhân. Hãy ghi ngày, giờ, địa điểm, tên các bên liên quan nếu biết, và mô tả theo trình tự thời gian về những gì đã xảy ra.

Bạn cũng nên lưu giữ bằng chứng hỗ trợ khi có thể:

• Hình ảnh từ camera
• Ảnh chụp thiệt hại hoặc hiện trạng tài sản
• Bản sao email, hóa đơn hoặc tin nhắn
• Lời khai của nhân chứng
• Hồ sơ tồn kho hoặc nhật ký truy cập

Thói quen lưu trữ hồ sơ sẽ hỗ trợ việc ra quyết định tốt hơn về sau.

Công nghệ có thể hỗ trợ, nhưng không thể thay thế phán đoán

Các công cụ an ninh có thể hữu ích, nhưng chúng nên hỗ trợ phán đoán của con người chứ không thay thế nó.

Các công cụ phổ biến bao gồm:

• Hệ thống giám sát video
• Hệ thống kiểm soát ra vào
• Giám sát báo động
• Phần mềm theo dõi tồn kho
• Công cụ phát hiện gian lận
• Hệ thống đăng ký khách vào

Công nghệ hiệu quả nhất khi có người chịu trách nhiệm xem cảnh báo và phản ứng phù hợp. Một camera không ai kiểm tra thì không phải là một giải pháp an ninh hoàn chỉnh.

Bảo vệ doanh nghiệp trong những giai đoạn bận rộn

Nhiều sự cố xảy ra khi con người bị phân tâm. Mùa cao điểm lễ hội, chương trình khuyến mãi đặc biệt, khung giờ giao hàng và thời điểm đổi ca đều có thể tạo ra khoảng trống trong sự chú ý.

Trong giai đoạn bận rộn, sẽ hữu ích nếu:

• Phân công rõ vai trò cho nhân viên khu vực phía trước và phía sau
• Hạn chế quyền tiếp cận các khu vực nhạy cảm
• Kiểm tra lại lối vào, lối ra và khu vực xử lý tiền mặt
• Giữ sẵn thiết bị liên lạc
• Nhắc nhân viên báo cáo kịp thời các hành vi bất thường

Các quy trình đơn giản giúp giảm nhầm lẫn khi nhịp độ công việc tăng lên.

Khi nào cần liên hệ cơ quan thực thi pháp luật hoặc dịch vụ khẩn cấp

Không phải mọi mối lo ngại đều cần sự can thiệp từ bên ngoài, nhưng một số tình huống thì có. Chủ doanh nghiệp và quản lý nên biết phân biệt giữa một bất thường nhỏ và một mối đe dọa đáng tin cậy.

Hãy báo động sớm nếu có:

• Mối đe dọa trực tiếp đối với một người
• Vũ khí hoặc nghi là có vũ khí
• Cháy, khói hoặc chất nguy hiểm
• Bạo lực, hành hung hoặc tình trạng rối loạn nghiêm trọng
• Một vật thể đáng ngờ có thể gây rủi ro an toàn
• Bất kỳ tình huống nào mà nhân viên không thể tự đánh giá rủi ro một cách an toàn

Khi còn phân vân, hãy ưu tiên an toàn hơn sự tiện lợi. Tạm dừng hoạt động trong thời gian ngắn tốt hơn là chấp nhận một rủi ro có thể tránh được.

Vì sao chính sách bằng văn bản quan trọng với doanh nghiệp mới

Khi doanh nghiệp phát triển, những thói quen không chính thức sẽ khó quản lý hơn. Chính sách bằng văn bản giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Với các nhà sáng lập mới, đây là một lý do vì sao việc thiết lập pháp lý và vận hành của công ty lại quan trọng ngay từ ngày đầu. Khi doanh nghiệp của bạn được thành lập và tổ chức đúng cách, việc tách biệt giữa quyền sở hữu, quản lý và quy trình sẽ dễ dàng hơn. Cấu trúc đó hỗ trợ trách nhiệm rõ ràng hơn.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý các pháp nhân kinh doanh tại Mỹ với các dịch vụ hỗ trợ tuân thủ và tổ chức. Kết hợp các công cụ thành lập đó với những chính sách an toàn đơn giản sẽ giúp công ty mới có nền tảng bền vững hơn.

Một chính sách an ninh cơ bản có thể đề cập đến:

• Ai được phép tiếp cận các khu vực nhạy cảm
• Khách được tiếp nhận như thế nào
• Cần làm gì sau giờ làm việc
• Cách xử lý tiền mặt, chìa khóa và thông tin đăng nhập
• Điều gì được xem là hoạt động đáng ngờ cần báo cáo
• Ai xem xét sự cố và cập nhật quy trình

Chính sách không cần quá dài. Nhưng nó cần rõ ràng.

Biến an ninh thành một phần của văn hóa công ty

Những chương trình an ninh tốt nhất không khiến người ta sợ hãi. Chúng được mọi người hiểu rõ.

Điều đó có nghĩa là lãnh đạo nên làm gương bằng cách giữ thái độ bình tĩnh và nhất quán. Nếu ban quản lý xem việc báo cáo là một gánh nặng, nhân viên sẽ do dự. Nếu ban quản lý xem đó là thực hành kinh doanh có trách nhiệm, nhân viên sẽ tham gia tích cực hơn.

Để củng cố văn hóa đó:

• Ghi nhận những nhân viên hành động có trách nhiệm
• Rút kinh nghiệm từ sự cố mà không đổ lỗi khi có thể
• Cập nhật quy trình dựa trên bài học thực tế
• Giữ hướng dẫn ngắn gọn và có thể thực hiện ngay
• Truyền đạt rằng an toàn là trách nhiệm của mọi người

Nhận thức về an ninh mạnh nhất khi nó trở thành thói quen.

Kết luận

Chủ doanh nghiệp nhỏ không cần những chương trình an ninh quá phức tạp để tạo ra khác biệt đáng kể. Họ cần nhận thức, cấu trúc và sự thực hiện nhất quán.

Bằng cách đào tạo nhân viên quan sát, báo cáo và nâng cấp mối lo ngại đúng cách, bạn có thể giảm rủi ro và bảo vệ những con người đang giúp doanh nghiệp vận hành. Kết hợp điều đó với cấu trúc công ty được thiết lập tốt và các thói quen tuân thủ thực tế, doanh nghiệp của bạn sẽ có vị thế tốt hơn để hoạt động an toàn và tự tin.