Как да промените фирменото име във Вирджиния

Промяната на фирменото име може да бъде разумен ход, когато компанията ви се ребрандира, разширява услугите си или просто е надраснала първоначалната си идентичност. Във Вирджиния процесът е ясен, но изисква правилното заявление, необходимите одобрения и внимателно актуализиране на документите след като щатът приеме новото ви име.

Ако притежавате LLC или корпорация във Вирджиния, основното е следното: промяната на фирменото име не е само решение за брандинг. Това е правно заявление. Трябва да се уверите, че новото име е свободно, одобрено вътрешно и подадено към Virginia State Corporation Commission (SCC) във правилната форма.

Това ръководство обяснява процеса стъпка по стъпка, за да можете да промените името на бизнеса си във Вирджиния, без да пропуснете важни съответстващи изисквания.

Какво всъщност означава промяна на фирменото име

Юридическата промяна на фирменото име актуализира името, вписано в регистрите на Commonwealth of Virginia. Това е различно от използването на търговско име или DBA.

• Юридическа промяна на името актуализира името, свързано с учредителните документи на вашето дружество.
• DBA или fictitious name ви позволява да извършвате дейност под друго публично име, без да променяте юридическото име на компанията.

Това разграничение е важно, защото пътят на подаване е различен. Ако искате LLC или корпорацията ви да работи под ново юридическо име, трябва да подадете изменение към SCC. Ако искате само да използвате алтернативно бранд име, може да е достатъчно заявление за fictitious name.

Стъпка 1: Изберете име, което Вирджиния ще приеме

Преди да подадете каквото и да е, потвърдете, че новото име е допустимо според правилата на Вирджиния.

Уверете се, че името е различимо

Вирджиния изисква името на бизнес субект да бъде различимо от имената, вече вписани в SCC. На практика това означава, че предложеното име не може да е толкова сходно с друго активно, резервирано или регистрирано име, че да обърква регистрите.

Когато проверявате наличност на име, SCC игнорира определени задължителни думи и пунктуация при сравняването на имената. Например означения като LLC, Inc. или Corp. сами по себе си не правят името уникално.

Включете правилното означение на типа дружество

Имената във Вирджиния трябва да съдържат и правилния обозначител за типа дружество.

• Имената на Virginia LLC трябва да включват думи или съкращения като limited liability company, limited company, LLC, L.L.C., LC или L.C.
• Имената на stock corporation във Вирджиния трябва да включват думи или съкращения като corporation, incorporated, company, limited, Corp., Inc., Co. или Ltd.

Избягвайте ограничени термини

Вирджиния ограничава някои думи в фирмените имена. Името не може да подсказва друг тип дружество, а някои регулирани термини са ограничени, освен ако бизнесът действително няма право да ги използва.

Чести примери включват думи като:

• bank
• trust
• insurance
• engineer
• architecture
• land surveying
• United States
• national
• Federal
• reserve

Ако желаното от вас име включва чувствителен или регулиран език, прегледайте внимателно правилата на SCC преди подаване.

Проверете наличността в CIS

Clerk’s Information System (CIS) на Вирджиния е мястото, където можете да проверите наличността и допустимостта на име. Бърза проверка може да ви спести отказ на заявлението или избор на име, което не може да бъде използвано.

Ако искате повече време преди подаване, Вирджиния позволява и резервиране на налични имена. Резервацията не е задължителна, но може да е полезна, ако все още довършвате ребрандирането.

Стъпка 2: Получете вътрешно одобрение

Промяната на име обикновено изисква одобрение според учредителните ви документи и закона на Вирджиния.

При LLC процесът на одобрение обикновено се определя от operating agreement и правилата за гласуване на членовете. При корпорация могат да се прилагат изисквания за одобрение от board и shareholders, в зависимост от структурата и използвания формуляр.

Преди да подадете, съберете необходимото вътрешно съгласие и се уверете, че упълномощаването е документирано. Това прави изменението по-чисто и намалява риска от проблем при обработката.

Стъпка 3: Подайте промяната на името към Virginia SCC

След като новото име е избрано и одобрено, подайте правилното изменение към Virginia SCC.

Domestic Virginia LLCs

Virginia LLC променя юридическото си име чрез подаване на Articles of Amendment, с които се променя името на дружеството. Инструкциите на SCC изискват текущото име да съвпада с регистрите на Commission и новото име да бъде посочено ясно в изменението.

Domestic Virginia corporations

Virginia stock corporation променя името си чрез подаване на Articles of Amendment на SCC за промяна на името на stock corporation. Формулярът на SCC за това заявление е структуриран около единодушно съгласие на акционерите.

Foreign entities, които извършват дейност във Вирджиния

Ако бизнесът ви е учреден в друг щат, но е регистриран да работи във Вирджиния, обикновено трябва да подадете съответния изменен документ за чуждестранна регистрация, вместо формуляр за domestic amendment.

Онлайн или на хартиен носител

Вирджиния позволява онлайн подаване чрез CIS, а хартиено подаване също е възможно. Онлайн ръководството на SCC показва, че онлайн подаването е най-прекият път за много бизнеси, но при нужда остават налични и хартиени заявления.

Такса за подаване

За формулярите за промяна на име при Virginia LLC и stock corporation инструкциите на SCC посочват такса за подаване от $25.

Стъпка 4: Решете дали първо да резервирате новото име

Не е задължително да резервирате име преди подаване на промяната, но резервацията може да е полезна, ако ви трябва време за подготовка.

Вирджиния позволява резервация на име на бизнес субект за 120 дни, а SCC посочва такса от $10 за тази резервация. Това може да помогне, ако все още координирате ребрандиране, финализирате табели или чакате вътрешно одобрение.

Ако заявлението ви е готово сега, обикновено можете да преминете директно към изменението без резервация.

Стъпка 5: Актуализирайте IRS и другите държавни записи

Промяната на име на щатско ниво не приключва със заявлението към SCC. Трябва да актуализирате и федералните и бизнес записите, така че името на компанията ви да е последователно навсякъде.

Уведомете IRS

IRS има отделен процес за промяна на фирменото име. В много случаи не е нужен нов EIN само защото сте сменили името на бизнеса. IRS посочва, че промяна на име сама по себе си обикновено не изисква нов EIN.

Начинът, по който уведомявате IRS, зависи от типа ви дружество и начина на данъчно подаване. В някои случаи можете да отчетете промяната в текущата си данъчна декларация. В други трябва да изпратите подписано писмено уведомление до офиса на IRS, където подавате декларацията си.

Актуализирайте държавните и местните лицензи

Ако компанията ви има лицензии или разрешителни във Вирджиния, актуализирайте тези записи след одобрението на промяната на името. Много разрешителни, регистрации и местни бизнес записи трябва да съответстват на юридическото име на дружеството.

Актуализирайте банката, застрахователя и доставчиците

Вашата банка вероятно ще изиска копие от подаденото изменение или потвърждение от SCC. Същото често важи за застрахователни компании, доставчици на payroll, кредитори и основни партньори.

Актуализирайте публичната си бранд идентичност

След като юридическото заявление е завършено, актуализирайте името навсякъде, където го виждат клиентите:

• Уебсайт
• Домейн записи
• Профили в социалните мрежи
• Фактури
• Договори
• Имейл подписи
• Маркетингови материали
• Табели

Колкото по-бързо синхронизирате публичното си присъствие с юридическото име, толкова по-малко проблеми с клиенти и доставчици ще имате.

Чести грешки, които да избягвате

Промяната на бизнес име е проста, когато се управлява внимателно, но няколко грешки могат да доведат до забавяне.

Подаване преди проверка на наличността

Не приемайте, че дадено име е свободно само защото изглежда различно. Вирджиния сравнява имената по собствените си правила за различимост.

Бъркане на DBA с юридическа промяна на име

Ако ви трябва само да работите под нов бранд, може да е правилното решение да подадете fictitious name. Ако искате да замените юридическото име на дружеството, е необходимо изменение.

Пропускане на вътрешното одобрение

Изменението може да бъде отказано или забавено, ако заявлението не е надлежно упълномощено според учредителните документи на компанията.

Пропускане на федералните и финансовите актуализации

Подаването към SCC е само една част от процеса. Ако IRS, банката или лицензиращите агенции все още виждат старото ви име, по-късно може да възникнат проблеми с плащания или съответствие.

Пропускане на изискванията за формулировка според типа дружество

Името на Virginia LLC все още трябва да изглежда като име на LLC, а името на корпорация трябва да изглежда като име на корпорация. Просто да поставите старото име в нов бранд не е достатъчно.

Как да разберете дали ви е нужен нов EIN

Много собственици на бизнес се притесняват, че промяната на име означава, че трябва да започнат отначало с IRS. Обикновено това не е така.

Ако променяте само името на бизнеса и запазвате същата структура на дружеството, обикновено запазвате същия EIN. По-вероятно е да ви трябва нов EIN, когато променяте собствеността или структурата на бизнеса, а не когато сменяте само името.

Все пак винаги потвърждавайте данъчните последици, ако промяната е част от по-широка реорганизация.

Контролен списък за промяна на фирмено име във Вирджиния

Използвайте този контролен списък, за да останете организирани:

• Потвърдете, че новото име е различимо във Вирджиния
• Уверете се, че името включва правилното означение на типа дружество
• Проверете за ограничени или регулирани думи
• Получете необходимото вътрешно одобрение
• Подайте правилните Articles of Amendment или еквивалент за foreign entity в CIS
• Платете таксата за подаване
• Запазете одобрението или потвърждението от SCC
• Уведомете IRS, ако е необходимо
• Актуализирайте лицензии, банкови записи, договори и доставчици
• Освежете уебсайта и брандинга си

Как Zenind може да помогне

Ако искате помощ да останете организирани по време на промяна на бизнес име, Zenind може да бъде практичен партньор за подаване на изменения и за задачи по съответствие.

Вместо да жонглирате сами с щатски документи, данъчни уведомления и следподавателни актуализации, можете да поддържате процеса структуриран и да намалите риска от пропускане на необходима стъпка. Това е особено важно, когато ребрандирането има срокове, свързани с маркетингови кампании, договори или финансиране.

FAQ

Промяната на бизнес име във Вирджиния същото ли е като DBA?

Не. Промяната на бизнес име актуализира юридическото име на дружеството. DBA или fictitious name е алтернативно име, използвано за брандинг или дейност.

Мога ли да проверя наличността на име преди да подам?

Да. CIS на Вирджиния включва търсене за наличност на име.

Трябва ли първо да резервирам новото име?

Не. Резервацията е по избор. Може да е полезна, ако ви трябва повече време преди подаване, но не е задължителна за всяка промяна на име.

Трябва ли ми нов EIN след промяна на фирменото име?

Обикновено не. Самата промяна на име по правило не изисква нов EIN.

Мога ли да променя името на Virginia LLC или корпорация онлайн?

Да, много заявления за промяна на име могат да бъдат подадени онлайн чрез CIS.

Заключителни мисли

Промяната на бизнес име във Вирджиния е най-вече въпрос на избор на съответстващо име, подаване на правилното изменение към SCC и актуализиране на останалите ви записи след одобрение. Юридическото заявление е само една част от процеса, но именно то прави новото име официално.

Ако планирате предварително, потвърдите правилата за типа дружество и довършите следподавателните актуализации, новото ви име може да премине от бранд идея до напълно съответстваща бизнес идентичност без ненужни забавяния.