Как да прекратите правилно дейността на LLC или корпорация

Закриването на бизнес рядко е просто. Независимо дали компанията ви е дружество с ограничена отговорност (LLC) или корпорация, прекратяването е официалният правен процес, който слага край на съществуването на юридическото лице в щата, в който е било учредено. Това не е просто въпрос на спиране на дейността, изключване на уебсайта или уведомяване на клиентите, че бизнесът е затворен.

За да прекратите правилно един бизнес, собствениците трябва да спазят щатското законодателство, да уредят всички задължения, да уведомят съответните институции и да подадат необходимите документи. Ако пропуснете стъпки, може да оставите дружеството изложено на данъци, санкции, съдебни искове и административни проблеми, които могат да продължат дълго след като компанията е спряла да работи.

Това ръководство обяснява как работи прекратяването на LLC и корпорации, какво да направите преди подаването, кои документи обикновено се изискват и как да избегнете грешки, които водят до ненужни разходи.

Какво означава прекратяване на бизнес

Прекратяването на бизнес е правният процес по приключване на съществуването на компания. При LLC процесът обикновено завършва с подаване на заявление за прекратяване или заличаване в щата по регистрация. При корпорация процесът обикновено завършва с подаване на уставни документи или сертификат за прекратяване.

Прекратяването се различава от обикновеното спиране на дейността. Бизнес, който е спрял да продава продукти или услуги, все още може да съществува според щата, IRS, кредиторите и други институции, докато не бъде официално закрит.

На практика прекратяването включва три широки етапа:

1. Вземане на решение за закриване на бизнеса.
2. Приключване на делата на компанията.
3. Подаване на окончателните щатски и данъчни документи.

Кога може да е време за прекратяване

Има много причини собствениците да решат да закрият LLC или корпорация. Сред най-честите са:

• Бизнесът никога не е станал печеливш.
• Собствениците искат да се пенсионират или да се насочат към ново начинание.
• Партньорите или акционерите вече не са съгласни с посоката на компанията.
• Компанията е завършила краткосрочен проект или цел.
• Административната тежест е твърде висока за текущия размер на бизнеса.
• Компанията се слива, продава или преструктурира.

Каквато и да е причината, обикновено е по-добре да прекратите дейността съзнателно, отколкото да оставите неактивна компания без надзор. Неактивното дружество все още може да натрупва годишни отчети, franchise tax, такси за регистриран агент и други задължения за съответствие.

Преди да подадете: прегледайте документите на компанията

Преди да предприемете каквито и да е правни действия, прегледайте документите, които уреждат бизнеса. При LLC започнете с operating agreement. При корпорация прегледайте устава и споразуменията между акционерите. Тези документи често описват как трябва да бъде одобрено прекратяването.

Също така трябва да прегледате:

• Документи за учредяване в щата
• Проценти на собственост или регистри на акции
• Договори за заем и наем
• Трудови договори
• Висящи договори
• Прехвърляния на интелектуална собственост
• Данъчни и ведомостни записи

Ако компанията има няколко собственици, документирайте гласуването или писменото съгласие за одобряване на прекратяването. Щатите често изискват мнозинство, квалифицирано мнозинство или единодушно одобрение в зависимост от вида на юридическото лице и неговите учредителни документи.

Стъпка 1: Одобрете решението за прекратяване

Първата официална стъпка е одобрение от лицата, които имат право да вземат това решение.

При LLC членовете обикновено гласуват според operating agreement или по правилата по подразбиране на щата. При корпорация директорите обикновено препоръчват прекратяването, а след това акционерите го одобряват.

Съхранявайте писмени доказателства за одобрението. Дори щатът ви да не изисква отделна вътрешна резолюция, добре е да създадете такава за фирменото досие. Това помага да се докаже, че прекратяването е било разрешено и правилно прието.

Стъпка 2: Приключете бизнеса

След одобрението бизнесът преминава в етап на приключване. Това е периодът, в който дружеството спира обичайната дейност и урежда оставащите си отговорности.

Приключването обикновено включва:

• Спиране на нова бизнес дейност
• Уведомяване на клиенти и доставчици
• Спиране на повтарящи се услуги и абонаменти
• Събиране на вземания
• Продажба или прехвърляне на активи на компанията
• Плащане на дългове и задължения
• Финално обработване на заплати и плащания към независими изпълнители
• Разпределяне на останалото имущество между собствениците

Не разпределяйте всички останали активи, преди да са уредени непогасените дългове и задължения. Ако разпределите средствата твърде рано, кредиторите могат да потърсят удовлетворение от компанията или в някои случаи от нейните собственици.

Стъпка 3: Уредете дълговете и задълженията

Прекратеният бизнес все още трябва да плати това, което дължи. Това включва търговски дълг, наем, фактури към доставчици, задължения за заплати, данъци и други договорни задължения.

Съставете пълен списък на:

• Обезпечени и необезпечени дългове
• Неплатени фактури
• Остатъци по заеми
• Очаквани възстановявания или chargebacks
• Лизингови задължения
• Данъчни задължения
• Искове за неизплатени трудови възнаграждения

Ако компанията не може да плати всяко задължение изцяло, консултирайте се с квалифициран адвокат или счетоводител, преди да разпределяте активи. Щатското законодателство може да определи реда, по който се плащат кредиторите.

Стъпка 4: Уредете правилно данъците

Данъчното съответствие е една от най-важните части на прекратяването. Компания, която затвори без да финализира данъчните си задължения, може да остави собствениците с нерешени декларации, уведомления или санкции.

Често срещаните данъчни задачи включват:

• Подаване на окончателна федерална данъчна декларация за доходите
• Отбелязване на декларацията като окончателна, когато е приложимо
• Подаване на окончателни щатски декларации за доход или franchise tax
• Подаване на окончателни декларации за payroll tax, ако бизнесът е имал служители
• Плащане на sales tax и закриване на sales tax акаунта
• Издаване на окончателни Form W-2 и 1099, когато се изисква

Ако бизнесът е имал служители, може също да се наложи да закриете payroll акаунтите към IRS и към щатския отдел по труд или данъци. Ако бизнесът е събирал sales tax, разрешението за sales tax обикновено трябва да бъде отменено отделно.

Тъй като данъчните правила се различават по щат и тип юридическо лице, много собственици координират графика на прекратяването с данъчен специалист.

Стъпка 5: Анулирайте лицензи, разрешителни и бизнес акаунти

Закритата компания не трябва да поддържа активни регистрации или акаунти, които вече не са нужни.

Прегледайте и закрийте:

• Щатски и местни бизнес лицензи
• Професионални разрешителни
• Разрешителни за sales tax
• Акаунти за работодател
• Регистрации на търговско име или DBA
• Застраховки за търговска дейност
• Акаунти за обработка на плащания с карта
• Бизнес банкови сметки, след като всички окончателни транзакции бъдат изчистени

Също така е разумно да актуализирате информацията за регистрирания агент, ако има все още висящи документи по време на периода на приключване. Уверете се, че цялата препратена поща отива при правилното лице или на правилния адрес, за да не пропуснете уведомления от щата.

Стъпка 6: Подайте документите за прекратяване

След като бизнесът е приключен и задълженията са уредени, подайте необходимите документи за прекратяване към щата.

Точното наименование на подадения документ зависи от юридическото лице и юрисдикцията. Често срещани примери са:

• Articles of Dissolution
• Certificate of Dissolution
• Statement of Cancellation
• Certificate of Termination

Някои щати позволяват подаване на документите за прекратяване преди приключването да е завършено, докато други изискват компанията първо да приключи дейността си. В много случаи foreign qualification в други щати също трябва да бъде оттеглена отделно.

Проверете внимателно изискванията за подаване. Може да се наложи да включите:

• Официалното име на бизнеса
• Идентификационен номер на юридическото лице
• Дата на одобрение
• Дата на влизане в сила на прекратяването
• Подпис на упълномощено лице
• Такса за подаване

Ако компанията оперира в повече от един щат, не приемайте, че едно подаване е достатъчно. Може да се наложи да прекратите дейността в щата по учредяване и да оттеглите правото за дейност във всеки друг щат, където компанията е била регистрирана.

Стъпка 7: Съхранявайте бизнес записите след закриване

Дори след като юридическото лице бъде прекратено, воденето на архиви остава важно. Съхранявайте копия на:

• Одобренията за прекратяване
• Подадените щатски формуляри
• Окончателните данъчни декларации
• Уведомленията, изпратени до кредитори и клиенти
• Записите за разпределение на активи
• Банкови и счетоводни записи
• Документи за заплати
• Договори и споразумения за уреждане

Съхранявайте документите няколко години или по-дълго, ако вашият счетоводител, адвокат или щатските институции препоръчват това. Добрата документация може да помогне за решаване на забавени фактури, данъчни въпроси или спорове между собственици след закриването на компанията.

Често срещани грешки, които трябва да се избягват

Много собственици на бизнес допускат едни и същи предотвратими грешки при прекратяване. Най-честите са:

• Спиране на дейността без подаване на официални документи за прекратяване
• Липса на писмено документирано одобрение от собствениците
• Пропускане на подаването на окончателни данъчни декларации
• Оставяне на sales tax акаунт отворен
• Разпределяне на активи преди плащане към кредиторите
• Пренебрегване на оттеглянията на foreign qualification в други щати
• Закриване на услуги, преди да бъдат обработени окончателните плащания
• Изхвърляне на записите твърде рано

Тези грешки могат да доведат до допълнителни такси, забавяния и в някои случаи до лична отговорност, ако собствениците не спазят учредителните документи или правилата на щата.

Прекратяване на LLC срещу прекратяване на корпорация

Общият процес е подобен, но има важни различия.

При LLC:

• Operating agreement обикновено определя процеса на одобрение.
• Членовете могат да гласуват според дяловете на собственост.
• Подаването често се нарича certificate of cancellation или dissolution.

При корпорация:

• Директорите и акционерите обикновено участват в процеса на одобрение.
• Корпоративните резолюции са по-формални.
• Щатското подаване често се нарича articles или certificate of dissolution.

И при двата типа юридически лица все още е необходимо внимателно да се уредят кредиторите, данъчните задължения, лицензите и архивите. Разликата е основно във вътрешния механизъм на одобрение и в терминологията, използвана от щата.

Правилата по щати имат значение

Прекратяването не е еднакво във всеки щат. Някои щати изискват предварително вътрешно гласуване преди подаване. Други изискват данъчно удостоверяване или уведомление до главния прокурор, отдела по приходите или местни институции. Таксите за подаване също се различават.

Ако компанията е учредена в един щат, но е била упълномощена да извършва дейност в други, може да са необходими няколко отделни подавания. Собствениците често пропускат тази стъпка, защото компанията е била активна само на едно място, но foreign registration остава активна, докато не бъде официално оттеглена.

Затова винаги проверявайте правилата в щата, в който компанията е учредена, и във всеки щат, в който е била регистрирана да извършва дейност.

Как Zenind помага на собствениците да бъдат организирани

Zenind се фокусира върху това да помага на предприемачите да учредяват и поддържат американски бизнеси с практическа подкрепа през целия жизнен цикъл на компанията. Това включва помощ на основателите да бъдат организирани с учредяване, compliance и бизнес записи, за да могат да вземат информирани решения, когато е време да разширят, преструктурират или закрият дадено юридическо лице.

Ако планирате ново начинание, поддържането на изрядни записи от самото начало улеснява по-късните промени. Ако затваряте компания, същата дисциплина ви помага да завършите подаванията, да следите сроковете и да поддържате бизнес историята си в ред.

Финален контролен списък за прекратяване на LLC или корпорация

Използвайте този контролен списък преди да закриете юридическото лице:

• Потвърдете учредителните документи и правилата на щата за одобрение
• Документирайте гласуването или писменото съгласие за прекратяване
• Спрете нормалната бизнес дейност
• Уведомете клиенти, доставчици и служители
• Съберете вземанията и уредете дълговете
• Подайте окончателните декларации за payroll, income, sales и franchise tax
• Анулирайте лицензите, разрешителните и акаунтите
• Подайте щатския формуляр за прекратяване или заличаване
• Запазете записите за бъдеща справка

ЧЗВ

Трябва ли да прекратя компанията си, ако вече не я използвам?

Да, в повечето случаи. Неактивното юридическо лице все още може да дължи данъци, годишни отчети и други такси, докато не бъде официално прекратено или заличено.

Мога ли сам да прекратя LLC или корпорация?

Много собственици могат сами да се справят с процеса, ако ситуацията е ясна. Въпреки това правните и данъчните въпроси могат да направят професионалното съдействие полезно.

Какво става, ако не подам документи за прекратяване?

Компанията може да продължи да съществува в щатските регистри, което може да доведе до постоянни такси, санкции и уведомления за съответствие.

Трябва ли да уведомя IRS?

Обикновено да. Окончателните данъчни декларации и закриването на акаунти са част от правилния процес на приключване.

Заключителни мисли

Прекратяването на бизнес не е просто административна формалност. То е правното и финансово приключване, което защитава собствениците от бъдещи проблеми и поставя жизнения цикъл на компанията в правилен завършек. Когато следвате правилната последователност, документирате решенията и подадете коректните формуляри, процесът е много по-лесен за управление.

Независимо дали закривате една компания или се подготвяте за следващото си начинание, добрата организация на всеки етап ви помага да продължите напред с по-малко риск и по-малко изненади.