Как да попълните единния сертификат за препродажба за данък върху продажбите и използването: Практическо ръководство за бизнеси в САЩ

Ако вашият бизнес купува продукти за препродажба, единният сертификат за препродажба за данък върху продажбите и използването може да ви помогне да избегнете плащането на данък върху продажбите при допустими покупки. Използван правилно, той е практичен инструмент за съответствие, който подпомага по-ясно счетоводство, по-добър паричен поток и по-гладки отношения с доставчиците.

Но формулярът е полезен само когато е попълнен точно и е приет съгласно правилата, които се прилагат в съответния щат. Това означава, че собствениците на бизнес трябва да разбират какво прави сертификатът, кога може да се използва и как да бъде попълнен без да се създава риск при проверка.

Това ръководство разглежда предназначението на сертификата за препродажба, информацията, която ви е необходима преди да го попълните, правилния начин за попълване и често срещаните грешки, които да избягвате.

Какво прави единният сертификат за препродажба за данък върху продажбите и използването

Единният сертификат за препродажба за данък върху продажбите и използването е документ за освобождаване при препродажба, използван от бизнеси, които купуват стоки за препродажба, а не за собствено ползване. По принцип той уведомява продавача, че данък върху продажбите не трябва да се начислява, защото купувачът възнамерява да препродаде стоките или да ги включи в транзакция за препродажба.

Чести примери са:

• Търговци на дребно, които купуват готови продукти от търговци на едро
• Онлайн продавачи, които купуват инвентар за препродажба
• Дистрибутори, които купуват стоки, които ще прехвърлят на клиенти
• Производители, които купуват материали, които стават част от продукт, продаван на клиенти

Сертификатът не създава общо освобождаване за всяка покупка. Той се прилага само когато покупката отговаря на условията според законодателството на съответния щат. Ако стоките се използват от бизнеса вместо да бъдат препродадени, транзакцията все още може да бъде облагаема.

Преди да попълните формуляра

Преди да попълните сертификата, съберете информацията, която ще ви е необходима. Точността има значение, защото доставчиците често разчитат на сертификата като доказателство, че продажбата е била освободена от данък.

Трябва да разполагате с:

• Вашето официално име на бизнеса
• Адреса на бизнеса ви
• Официалното име и адрес на продавача
• Номер за регистрация по данък върху продажбите или друг данъчен идентификатор, издаден от щата, ако се изисква
• Ясно описание на вида бизнес, който управлявате
• Описание на стоките или облагаемите услуги, които се купуват за препродажба

Ако компанията ви е съвсем нова, уверете се, че юридическото лице е надлежно регистрирано, преди да използвате сертификат за препродажба. Компания, която не е упълномощена да събира или внася данък върху продажбите в даден щат, може да няма право да използва сертификата там. Zenind помага на предприемачите да изграждат бизнеси, готови за съответствие, от самото начало, което може да направи данъчната регистрация и текущите декларации по-лесни за управление.

Как да попълните сертификата стъпка по стъпка

Макар точният формат да може леко да се различава, стандартният ред е същият. Първо се попълват данните на продавача, след това информацията за купувача и данъчната регистрация.

1. Въведете името и адреса на продавача

Първият раздел идентифицира доставчика, който издава фактурата. Това трябва да съответства възможно най-точно на официалното име на продавача и на бизнес адреса му.

Ако не сте сигурни дали доставчикът използва правилното официално юридическо наименование, проверете фактурата, договора или информацията от формуляра W-9, която ви е предоставил. Непълната информация за продавача може да затрудни по-късната валидация на сертификата.

2. Въведете името и адреса на вашия бизнес

След това попълнете информацията за купувача. Това трябва да бъде официалното име на вашия бизнес, а не само търговска марка или име на магазин.

Използвайте бизнес адреса, който е свързан с юридическото лице, използващо сертификата. Ако работите на няколко локации, потвърдете коя от тях е свързана с покупката или с вашата данъчна сметка в този щат.

3. Посочете вида бизнес, който управлявате

Повечето формуляри питат какъв тип бизнес имате. Често срещани опции са:

• Търговец на едро
• Търговец на дребно
• Производител
• Препродавач
• Изпълнител
• Друго

Изберете опцията, която най-добре описва как вашият бизнес генерира приходи. Ако изберете „Друго“, опишете бизнеса си ясно и конкретно.

4. Опишете стоките или услугите, които се купуват

Този раздел трябва да обяснява какво купувате и защо това отговаря на условията за препродажба. Обикновено най-добро е кратко, но конкретно описание.

Примери:

• Инвентар за онлайн търговия на дребно
• Потребителска електроника за дистрибуция на едро
• Опаковъчни материали, продавани заедно с готови изделия
• Компоненти, използвани в продукти, сглобявани за препродажба

Внимавайте тук. Неясни описания като „консумативи“ или „бизнес артикули“ могат да породят въпроси. Ако даден артикул не е предназначен за препродажба, не го описвайте така, сякаш е.

5. Посочете номера за щатска регистрация

Много версии на сертификата включват таблица за номерата за регистрация по данък върху продажбите в отделните щати. Въведете правилния номер за всеки щат, в който сте регистрирани и където формулярът го изисква.

Това е една от най-важните части на формуляра. Сертификатът може да не е валиден, ако регистрационният номер липсва, е неправилен или не се приема от щата, в който е предназначен.

Ако работите в няколко щата, уверете се, че регистрациите ви са актуални и съответстват на вашия nexus и задълженията ви за подаване на декларации.

6. Подпишете и датирайте сертификата

Сертификатът трябва да бъде подписан от упълномощен представител на купувача. Това може да е собственикът на бизнеса, директор, управител или друго лице, което има право да обвързва компанията.

Включете:

• Подпис
• Отпечатано име, ако се изисква
• Длъжност
• Дата

Никога не подавайте сертификат с фалшифициран или копиран подпис. Продавачът може да го отхвърли, а бизнесът ви може да бъде изложен на данъчен риск, ако документът бъде оспорен.

Кога можете да използвате сертификата

Сертификатът за препродажба е предназначен за покупки на стоки или облагаеми услуги, които ще бъдат препродадени в обичайния ход на бизнеса. В зависимост от щата това може да включва и артикули, вградени в крайния продукт.

Типични допустими употреби включват:

• Стоки, държани за препродажба
• Инвентар, закупен за търговия на дребно
• Материали, които стават част от стоки, продавани на клиенти
• Определени облагаеми услуги, закупени за препродажба, когато щатското право го позволява

По принцип не трябва да се използва за:

• Канцеларски материали за вътрешна употреба
• Оборудване, което бизнесът използва сам
• Лични покупки
• Артикули, потребявани от бизнеса

Ако артикулът няма да бъде препродаден, не издавайте сертификат за препродажба за него.

Често срещани грешки, които да избягвате

Сертификатът за препродажба е прост като концепция, но бизнесите често допускат избягваеми грешки при попълването му.

Използване на грешното юридическо наименование на бизнеса

Винаги използвайте точното официално име, свързано с данъчната регистрация. Само търговско име може да не е достатъчно.

Посочване на покупки, които не са за препродажба

Сертификатът се прилага само за покупки, допустими за препродажба. Ако купувате нещо за вътрешно бизнес ползване, платете приложимия данък, освен ако не важи друго освобождаване.

Пропускане на регистрационни номера

Някои щати изискват купувачът да е регистриран, преди да може да заяви освобождаване. Липсващи или остарели номера могат да направят документа невалиден.

Използване на формуляра в грешен щат

Правилата за сертификатите за препродажба се различават по щати. Сертификат, приет в една юрисдикция, може да не е достатъчен в друга.

Липса на водене на записи

Пазете копия на подписани сертификати, фактури и подкрепящи документи. Продавачите също се нуждаят от записи, за да покажат защо данък не е бил начислен.

Предположение, че един сертификат е валиден завинаги

Някои бизнеси могат да използват рамков сертификат, но това не означава, че той трябва да се игнорира след подписване. Преглеждайте формуляра периодично и го актуализирайте, когато данните за бизнеса се променят.

Рамкови сертификати и текущи покупки

В много случаи сертификатът за препродажба може да служи като рамков сертификат за повтарящи се покупки от един и същ доставчик. Това означава, че може да не е необходимо да попълвате нов формуляр за всяка транзакция.

Въпреки това рамковото използване не е универсално. Щатите се различават по това дали го позволяват и колко често сертификатът трябва да се подновява.

Добра практика е да:

• Потвърдите дали щатът допуска рамкови сертификати
• Прегледате сертификата отново, когато бизнес адресът ви се промени
• Актуализирате формуляра, ако данъчният ви регистрационен номер се промени
• Подмените сертификата, когато доставчик поиска обновена версия

Ако бизнесът ви работи с голям брой доставчици, този процес трябва да бъде част от рутината ви за съответствие.

Как продавачите трябва да обработват сертификата

Ако вие сте продавачът, който получава сертификат за препродажба, не го приемайте сляпо.

Трябва да проверите дали:

• Името на купувача е пълно и съответстващо
• Адресът на купувача е попълнен
• Сертификатът е подписан и датиран
• Данъчната регистрационна информация на купувача изглежда валидна
• Покупката изглежда допустима за третиране като препродажба

Обикновено продавачите са отговорни за съхраняването на сертификата, ако искат да подкрепят продажбата без данък в собствените си записи. Ако формулярът изглежда непълен или несъответстващ, поискайте коригирана версия, преди да третирате продажбата като освободена.

Защо правилата на щатите имат толкова голямо значение

Правилата за сертификатите за препродажба не са еднакви в целите Съединени щати. Някои щати приемат широко единния формуляр. Други прилагат допълнителни изисквания, ограничения или стандарти за документация.

Затова собствениците на бизнес трябва да потвърдят:

• Дали техният щат приема единния формуляр
• Дали се изисква щатски сертификат или разрешително за препродажба
• Дали купувачът трябва да е регистриран в щата на покупката
• Дали сертификатът може да се използва само за стоки или и за облагаеми услуги

Валиден сертификат в един щат може да не е достатъчен в друг. Ако бизнесът ви продава през граници между щати, това е особено важно.

Най-добри практики за водене на записи

Силното водене на записи може да направи разликата между гладка проверка и скъпа данъчна корекция.

Пазете:

• Копие на всеки подписан сертификат за препродажба
• Фактури, свързани с освободени покупки
• Доказателство за регистрация в приложимите щати
• Документация, показваща, че артикулите са били закупени за препродажба
• Известия за подновяване или актуализиране, когато сертификатите се обновяват

Организирайте записите по доставчик и по щат, ако работите в няколко юрисдикции. Това улеснява бързия отговор, ако доставчик, счетоводител или данъчен орган поиска подкрепа.

Как сертификатите за препродажба се вписват в съответствието на нов бизнес

Много нови основатели първо се фокусират върху учредяването на LLC или корпорация, но данъчното съответствие става важно бързо, щом започнат инвентар, покупки на едро или дейност по препродажба.

Ако изграждате e-commerce бизнес, търговска операция на дребно или дистрибуторска компания, вашият контролен списък за съответствие може да включва:

• Учредяване на бизнес юридическото лице
• Получаване на EIN
• Регистрация по данък върху продажбите в необходимите щати
• Проследяване на nexus
• Подаване на декларации за данък върху продажбите
• Поддържане на сертификати за препродажба и документи за освобождаване

Zenind помага на собствениците на бизнес да преминат от учредяване към съответствие с по-малко затруднения, така че административната работа да не отвлича вниманието от растежа.

Често задавани въпроси

Приема ли се единният сертификат за препродажба във всеки щат?

Не. Приемането варира според щата. Винаги потвърждавайте правилата, които важат в щата, където се намира продавачът или където се осъществява продажбата.

Трябва ли ми нов сертификат за всяка поръчка?

Не винаги. Някои бизнеси могат да използват рамков сертификат за повтарящи се транзакции със същия доставчик, но правилата на щатите се различават.

Мога ли да използвам сертификата за канцеларски материали?

Обикновено не. Сертификатът е за покупки, направени за препродажба, а не за обичайна бизнес употреба.

Какво се случва, ако използвам сертификата неправилно?

Продавачът може да бъде задължен да начисли данък върху продажбите, а бизнесът ви може да бъде изправен пред санкции, лихви или риск при проверка, ако освобождаването бъде отхвърлено.

Кой трябва да подпише сертификата?

Упълномощен представител на купувача, като собственик, директор или управител със право на подпис.

Заключителни мисли

Единният сертификат за препродажба за данък върху продажбите и използването е ценен инструмент за бизнеси, които купуват стоки за препродажба, но работи само когато формулярът е попълнен правилно и се използва в правилния щат за правилната транзакция.

Преди да издавате или приемате такъв, потвърдете името на бизнеса, данните за данъчната регистрация, описанието на покупката и правилата, специфични за щата. Няколко минути преглед могат да предотвратят данъчни проблеми по-късно.

За новите собственици на бизнес по-широкият извод е същият: данъчното съответствие е по-лесно, когато е заложено в компанията от самото начало. Внимателният процес на учредяване и регистрация прави документацията за препродажба, събирането на данък върху продажбите и текущите декларации много по-лесни за управление.