Как да освободите служител уважително и законосъобразно

Освобождаването на служител е една от най-трудните отговорности, с които може да се сблъска собственик на бизнес или мениджър. Дори когато решението е обосновано, разговорът може да бъде неприятен, емоционален и юридически чувствителен. Целта не е само да се прекрати трудовото правоотношение, а това да се направи по начин, който защитава бизнеса, запазва достойнството на човека и намалява риска от недоразумения или спор.

За малките предприятия ясен процес за прекратяване е още по-важен. Прибързаното или слабо документирано освобождаване може да създаде проблеми с морала, да навреди на продуктивността и да изложи компанията на ненужен правен и финансов риск. Обмисленият подход помага на собствениците да вземат по-добри решения и да се справят с трудни моменти професионално.

Определете защо се стига до прекратяване

Преди да насрочите среща, трябва ясно да знаете причината за решението. Обикновено прекратяването попада в две основни категории:

• По вина: Служителят е нарушил политика, извършил е неправомерно поведение или е направил нещо, което прави продължаването на трудовото правоотношение неподходящо.
• Без вина: Представянето, подходящостта или нуждите на бизнеса вече не съответстват на ролята.

Разграничението е важно, защото влияе върху документацията, съобщението и следващите стъпки след прекратяването. Ако проблемът е свързан с неправомерно поведение, бизнесът трябва да реагира бързо и последователно. Ако проблемът е свързан с представянето, компанията трябва да може да посочи документирани примери, предишна обратна връзка и справедлив процес.

Прегледайте досието на служителя

Решението за прекратяване не бива да се основава само на паметта. Прегледайте досието на служителя и съберете фактите:

• Оценки на представянето
• Писмени предупреждения или бележки от коучинг
• Данни за присъствие
• Потвърждения за приети политики
• Подходящи имейли или доклади за инциденти
• Всякакви предходни планове за подобрение

Ако човекът е нов, решението може да се основава на кратка трудова история и на това, че ролята не е подходяща. Ако служителят е бил в компанията дълго време, досието трябва да показва модел, който подкрепя решението.

Документацията прави две неща. Първо, помага на бизнеса да обясни решението ясно. Второ, показва, че работодателят е следвал разумен процес, вместо да действа импулсивно.

Проверете политиките и приложимото право

Решенията за прекратяване трябва да са в съответствие с фирмените политики, трудовите договори и приложимите федерални, щатски и местни закони. Това е особено важно, ако служителят е част от защитена група, е поискал отпуск или адаптация, или наскоро е подал оплакване.

Преди да продължите, потвърдете, че сте взели предвид:

• Правилата за трудови правоотношения по желание, ако са приложими
• Законите срещу дискриминация и ответни действия
• Задълженията по отношение на заплати и работно време
• Изискванията за последно плащане
• Правилата за натрупан платен отпуск
• Уведомления за COBRA или продължаване на обезщетенията, когато са приложими
• Всякакви фирмени дисциплинарни процедури

Ако ситуацията е юридически чувствителна, разумно е да се консултирате с адвокат по трудово право или с квалифициран съветник, преди да финализирате решението.

Подгответе срещата за прекратяване

Срещата за прекратяване трябва да бъде кратка, поверителна и директна. Подготовката помага разговорът да не стане объркващ или прекалено емоционален.

Преди срещата:

• Решете кой ще присъства
• Подгответе кратък сценарий или план
• Подгответе информация за последното плащане и обезщетенията
• Съберете инструкции за връщане на фирмено имущество
• При необходимост прекратете достъпа до системи
• Планирайте събирането на ключове, баджове, лаптопи или друго оборудване

Изберете поверително място, където служителят може да чуе съобщението без неудобство. Ако е възможно, насрочете срещата в момент, който минимизира прекъсванията и позволява на служителя да си тръгне дискретно.

Съобщете решението ясно

Разговорът трябва да бъде спокоен, уважителен и категоричен. Не обяснявайте прекалено много и не спорете за решението. Служителят трябва да разбере, че решението вече е взето и срещата не е преговор.

Най-добре работи проста структура:

1. Съобщете решението.
2. Дайте кратка причина.
3. Обяснете непосредствените следващи стъпки.
4. Отговорете на логистичните въпроси.

Например може да кажете, че трудовото правоотношение приключва считано от незабавно, защото компанията е преценила, че ролята не отговаря на очакванията. След това обяснете кога ще бъде изплатено последното възнаграждение, как ще бъдат обработени обезщетенията и как трябва да бъде върнато фирменото имущество.

Избягвайте емоционален език, лична критика или дълги обсъждания на вина. Колкото по-подробен става разговорът, толкова повече място има за недоразумения.

Бъдете уважителни, без да се отказвате от решението

Уважението не означава мекота или колебание. То означава да съобщите решението професионално и да се отнесете към служителя като към човек, дори когато ситуацията е трудна.

Полезни навици по време на срещата включват:

• Говорете със спокоен, неутрален тон
• Дръжте обяснението кратко
• Не спорете за предишни събития
• Не обещавайте неща, които не можете да гарантирате
• Благодарете на служителя за приноса му, когато е уместно

Ако служителят се разстрои, изслушайте го за кратко и запазете самообладание. Не преразглеждайте решението, освен ако нова информация наистина не промени фактите. В повечето случаи най-добрият подход е да потвърдите решението и да преминете към следващите стъпки.

Оформете логистиката веднага след това

След като срещата приключи, бизнесът все още има няколко задачи за изпълнение. Тези детайли са важни, защото помагат трудовото правоотношение да бъде закрито чисто.

След прекратяването се уверете, че сте:

• Събрали фирменото имущество
• Деактивирали мрежовия и софтуерния достъп
• Предоставили информация за последното плащане
• Обяснили продължаването на обезщетенията, ако е приложимо
• Обновили вътрешните записи
• Уведомили подходящите членове на екипа само при необходимост

Ограничете разпространението на информация. Не всеки в организацията трябва да знае подробностите за прекратяването. Често е достатъчно просто съобщение, че служителят вече не е част от компанията.

Документирайте решението

Дори след срещата документацията остава важна. Създайте кратък вътрешен запис, който включва:

• Датата на прекратяване
• Причината за решението
• Кой е участвал в срещата
• Какви документи са били прегледани
• Какво имущество е върнато или все още липсва
• Всякакви последващи задължения

Този запис трябва да бъде фактически и професионален. Избягвайте емоционални коментари или предположения. Ако по-късно компанията бъде попитана за решението, ясен запис ще бъде много по-полезен от смътен спомен.

Чести грешки, които да избегнете

Много проблеми при прекратяване произтичат от предотвратими грешки. Сред най-честите са:

• Прекалено дълго отлагане при решаване на проблеми с представянето
• Липса на документация за предупреждения или коучинг
• Провеждане на разговора на публично място или пред колеги
• Спорене със служителя по време на срещата
• Даване на противоречиви причини за прекратяването
• Пренебрегване на задълженията за последно плащане или обезщетения
• Споделяне на твърде много информация с екипа

Последователният процес намалява риска от грешки и прави трудните решения по-лесни за защита.

Ако служителят е още в началото на ролята

Освобождаването на служител през първите седмици може да е по-лесно от прекратяване след години работа, но все пак трябва да се подходи внимателно. Ако съвместимостта не е добра, бъдете директни и професионални. Обяснете, че договореността не отговаря на очакванията и че компанията прекратява трудовото правоотношение считано от незабавно или от определена дата.

Съобщението може да е кратко, но компанията все пак трябва да се увери, че последните възнаграждения, обезщетенията и документацията са обработени правилно.

Ако има неправомерно поведение

Когато причината е кражба, тормоз, употреба на алкохол или наркотици на работното място, насилие или друго сериозно нарушение на политиката, бизнесът може да трябва да действа бързо. В такива случаи забавянето може да създаде допълнителен риск.

Преди прекратяване за неправомерно поведение:

• Потвърдете фактите възможно най-подробно
• Прегледайте свидетелски показания или записи
• Прилагайте политиката на компанията последователно
• Обмислете дали временното отстраняване до приключване на проверката е подходящо
• Оценете дали правни или свързани с безопасността причини изискват незабавни действия

Случаите на сериозно неправомерно поведение често са най-чувствителни, затова последователността и документацията са критични.

Използвайте опита, за да подобрите наемането и управлението

Прекратяването трябва да е повод за размисъл, а не само за приключване. След като ситуацията бъде решена, помислете какво е могло да бъде направено по-рано, за да се предотврати.

Задайте си въпроси като:

• Бяха ли очакванията ясни от самото начало?
• Настаняването и въвеждането подготвиха ли служителя за успех?
• Коучингът беше ли навременен и конкретен?
• Компанията документира ли проблемите достатъчно рано?
• Трябва ли процесът по наемане да бъде променен?

Всяко трудно прекратяване може да подобри бъдещите решения за наемане, обучение и управление.

Заключение

Освобождаването на служител никога не е лесно, но може да бъде направено с яснота, справедливост и професионализъм. Най-добрият подход е да се подготвите внимателно, да документирате причините, да следвате фирмената политика и да запазите разговора кратък и уважителен.

За малките предприятия обмисленият процес на прекратяване защитава както компанията, така и хората, които са засегнати. Той също така утвърждава култура, в която очакванията са ясни и бизнес решенията се вземат отговорно.