Наемане на вашето дете в малък бизнес: данъчни предимства, правила за заплати и съображения за правната форма

Наемането на вашето дете може да бъде практичен начин да подкрепите семейния бизнес, да преподавате умения от реалния свят и потенциално да подобрите данъчната си позиция, когато споразумението е структурирано правилно. За много основатели, особено за тези, които изграждат компания в Съединените щати, тази стратегия става по-актуална, след като бизнесът вече е установен и собственикът иска да създаде легитимни роли, които отговарят на възрастта и способностите на детето.

Ключът е да третирате споразумението като реално трудово правоотношение, а не като непринудена семейна услуга. Вашето дете трябва да извършва действителна работа, да получава разумно възнаграждение и да бъде документирано по същия начин, по който бихте документирали всеки друг служител. Когато тези основи са налице, наемането на дете може да стане част от по-широка стратегия за семеен бизнес.

Ако все още избирате бизнес структура, тази тема си заслужава да бъде обмислена отрано. Видът на юридическото лице може да повлияе на третирането на данъците върху заплатите, на задълженията за съответствие и на това колко лесно можете да изградите модел на работа, удобен за семейството. Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат бизнес юридически лица в САЩ, така че е добре да разберете този въпрос, преди да решите дали да създадете LLC или корпорация.

Защо собствениците на бизнес обмислят да наемат децата си

Има две основни причини, поради които собствениците проучват тази стратегия.

Първо, заплатите, изплатени за легитимна бизнес работа, обикновено са приспадаеми бизнес разходи. Ако вашето дете е действителен служител, който извършва обикновена и необходима работа за компанията, заплатите може да намалят облагаемия доход на бизнеса.

Второ, споразумението може да задържи парите в семейството, като същевременно даде на детето полезен опит. Дете, което помага с подходящи за възрастта задачи, може да научи отговорност, основни бизнес операции, обслужване на клиенти, организация и финансови навици, които остават далеч след изплащането на заплатата.

Все пак данъчният резултат зависи силно от вида на юридическото лице и от начина, по който е структурирана работата. Същото споразумение, което работи добре за един собственик, може да създаде задължения за друг по отношение на данъците върху заплатите.

Видът на юридическото лице е по-важен, отколкото повечето хора очакват

IRS третира семейната заетост по различен начин в зависимост от това как е организиран бизнесът. Преди да наемете детето си, трябва да знаете дали компанията ви е едноличен търговец, партньорство, корпорация или LLC, която се облага по някой от тези режими.

Еднолични търговци

При едноличен търговец бизнесът и собственикът не са отделни за целите на федералния данък върху доходите. Тази структура може да предложи благоприятно третиране на семейната заетост в определени случаи, особено когато родител наема дете за реална работа в бизнеса.

LLC с един собственик, която не е избрала облагане като корпорация, често се третира по подобен начин на едноличен търговец за целите на федералния данък. Това означава, че много малки основатели, които работят чрез базова LLC, все пак трябва внимателно да прегледат правилата за семейни служители.

Партньорства

Третирането на партньорства също може да има значение при наемане на дете, но детайлите зависят от това кои са партньорите. Партньорство родител-родител може да се третира различно от партньорство, в което само един родител е партньор.

Това разграничение е важно, защото IRS не прилага едни и същи правила за данъците върху заплатите за всяка партньорска структура. Преди да настроите заплатите, потвърдете как е класифицирано партньорството и дали детето се наема от партньорство, собственост на родител, в съответния смисъл на IRS.

Корпорации

Корпорациите обикновено имат по-малка гъвкавост, когато става дума за наемане на деца за целите на данъците върху заплатите. Ако бизнесът се облага като корпорация, заплатите на детето обикновено подлежат на обичайните правила за трудови данъци, дори ако детето работи за компания, собственост на родител.

Това не означава, че корпорациите не могат да наемат деца. Означава, че аритметиката на заплатите е различна и данъчните предимства може да са по-малки или да липсват в сравнение с някои некорпоративни структури.

LLC

LLC е правно лице, а не данъчна класификация сама по себе си. За данъчни цели LLC може да се третира като едноличен търговец, партньорство или корпорация в зависимост от избора и структурата на собствеността.

Затова основателите не трябва да разчитат само на думата "LLC", когато оценяват семейните заплати. IRS гледа как е обложен бизнесът, а не само етикета върху документите за учредяване.

Какво интересува IRS

Когато наемате детето си, IRS търси съдържание, а не удобство. Следните точки са най-важни.

Работата трябва да е реална

Вашето дете трябва да извършва истински услуги за бизнеса. Примери могат да включват:

• Подреждане и архивиране на документи
• Почистване на бизнес оборудване или работни помещения
• Помощ с основни инвентарни задачи
• Подпомагане със съдържание за социални мрежи под надзор
• Подготовка на прости пратки или опаковки
• Изпълнение на административни задачи, подходящи за възрастта

Работата трябва да съответства на бизнеса и на възрастта, зрелостта и реалните способности на детето. Много малко дете не може разумно да изпълнява сложни задачи, а тийнейджър не бива да получава заплащане за неясни или непроверими дейности.

Заплащането трябва да е разумно

Възнаграждението трябва да съответства на стойността на работата, а не просто да мести пари с данъчно планиране. Ако детето извършва рутинна работа, заплащането трябва да е в съответствие с това, което бихте платили на друг човек за подобни задължения във вашия пазар.

Прекаленото заплащане създава риск при проверка. Недостатъчното заплащане също може да е проблем, ако споразумението не се третира като истинско трудово правоотношение.

Записите трябва да са изрядни

Документацията е важна част от това да направите споразумението достоверно. Съхранявайте записи като:

• Описание на длъжността
• Табели с отработени часове или работни дневници
• Записите за заплати
• Формуляр W-2, когато се изисква
• Банкови записи, показващи изплащане на възнагражденията
• Доказателства за бизнес целта на извършената работа

Добрите записи улесняват защитата на споразумението, ако IRS някога зададе въпроси.

Основи на заплатите и данъчното съответствие

Наемането на дете не означава да се пропуска дисциплината при заплатите. Всъщност семейните заплати често изискват по-голяма прецизност от обикновеното наемане, защото IRS може да ги прегледа по-внимателно.

Третирайте детето като служител

Ако детето е служител, обикновено трябва да следвате стандартните процедури за заплати. Това включва обработване на заплатите чрез payroll, издаване на съответните данъчни формуляри и съхраняване на записи за всеки период на плащане.

Не плащайте заплати като произволен превод или неформална издръжка, ако искате данъчното третиране да издържи. Редовна заплата с подкрепящи документи е много по-силна.

Знайте кои данъци се прилагат

В зависимост от структурата на бизнеса и възрастта на детето заплатите може да подлежат на различни правила за трудови данъци. Някои семейни схеми за заетост могат да се квалифицират за специално третиране, докато други са изцяло подчинени на стандартните данъци върху заплатите.

Поне собствениците трябва да проверят дали се прилагат следните:

• Федерален данък върху доходите, удържан при източника
• Данъци за Social Security и Medicare
• Федерален данък за безработица
• Държавен данък за безработица
• Държавно удържане на данък върху доходите, ако е приложимо

Тъй като точният резултат зависи от вида на юридическото лице и семейната връзка, разумно е да потвърдите настройката на заплатите с данъчен специалист, преди да издадете първата заплата.

Подайте правилните формуляри

Вашите задължения за подаване може да включват стандартни формуляри за заплати и годишно отчитане. За много бизнеси това включва формуляри като W-2 за служители и тримесечни или годишни декларации за трудови данъци, когато се изискват.

Ако не сте сигурни дали детето трябва да получи W-2 или друг формуляр, не гадайте. Класификацията трябва да съответства на реалното трудово правоотношение.

Съображения за възраст и трудово право

Федералните данъчни правила и правилата за детски труд не са едно и също нещо. Дори IRS да разрешава семейна схема за заетост за данъчни цели, трудовото право пак има значение.

Трябва да проверите както федералните, така и щатските ограничения, преди да включите дете в payroll. Възрастовите ограничения, ограниченията за работно време, забранените дейности и правилата за безопасност могат да варират в зависимост от:

• Възрастта на детето
• Видът на работата
• Щатът, в който бизнесът оперира
• Дали работата е вътре или извън семейния бизнес

Някои задачи може да са законни за тийнейджър, но не и за по-малко дете. Други задачи може да са допустими в един щат и ограничени в друг. Ако бизнесът ви работи през щатски граници или на повече от едно място, трябва да потвърдите приложимите правила за всяка локация.

Кога наемането на вашето дете е най-смислено

Тази стратегия е най-ефективна, когато всички следни условия са изпълнени:

• Детето е достатъчно голямо, за да върши работата безопасно и последователно
• Бизнесът наистина има нужда от помощ
• Заплащането е разумно за извършените задачи
• Записите за заплати се поддържат правилно
• Видът на юридическото лице подкрепя данъчния резултат, който очаквате

Тя е по-малко ефективна, когато работата е измислена, заплащането е завишено или детето не може реално да изпълнява длъжността. IRS едва ли ще приеме семейна схема за заплати, която съществува само на хартия.

Практически пример

Представете си родител, който управлява малък онлайн магазин. Тийнейджър помага да се опаковат поръчки, поставя етикети на пратки, обновява инвентара и публикува одобрено съдържание в социалните мрежи на бизнеса. Родителят плаща на детето пазарно базирано почасово възнаграждение, води записи за часовете и обработва плащанията чрез payroll.

В такъв случай споразумението е много по-лесно за защита, защото работата е конкретна, заплащането е свързано с реален труд и бизнесът има записите, които го подкрепят.

Сега го сравнете със ситуация, при която малко дете получава големи месечни плащания за „помощ с бизнеса“ без записи, без ясни задачи и без доказателства за действителна работа. Такъв модел би бил далеч по-уязвим при оспорване.

Чести грешки, които да избягвате

Собствениците често попадат в проблеми, когато направят едно от следните:

• Плащане на дете без реално описание на длъжността
• Липса на проследяване на часовете или задълженията
• Използване на payroll, който не съответства на структурата на бизнеса
• Завишаване на заплатата на детето
• Пренебрегване на щатските правила за труд
• Предположение, че всички LLC получават еднакво данъчно третиране
• Третиране на семейните плащания като лични преводи вместо като заплати

Малко документация тук има голям ефект. Ако споразумението изглежда нормално за несемеен служител, обикновено е на много по-сигурна основа.

Как Zenind се вписва в по-голямата картина

Ако изграждате семеен бизнес от нулата, изборът на правна форма влияе върху много повече от данъците в първия ден. Той може да повлияе на сложността на payroll, структурата на собственост, стъпките за съответствие и колко гъвкав ще бъде бизнесът ви, когато расте.

Zenind помага на предприемачите да учредяват бизнес юридически лица в САЩ и да поддържат съответствие след учредяването. За основатели, които искат да планират предварително наемането на членове на семейството, това стратегическо мислене за структурата е важно. Изборът на правилното юридическо лице от самото начало може да ви помогне да избегнете ненужни затруднения по-късно, когато добавяте служители, откривате payroll или разширявате бизнеса.

Основни изводи

Наемането на вашето дете може да бъде легитимна бизнес и данъчна стратегия, когато се прави правилно. Основните неща са прости:

• Детето трябва да извършва реална работа
• Заплащането трябва да е разумно
• Записите трябва да са пълни
• Трудовите закони трябва да се спазват
• Видът на юридическото лице трябва да подкрепя очакваното данъчно третиране на заплатите

Ако обмисляте тази стратегия, започнете с бизнес структурата и задълженията си за съответствие. Добре учредена компания с изрядни записи е много по-лесна за управление от небрежно организиран бизнес, който се опитва да поправя payroll след факта.

ЧЗВ

Мога ли да наема детето си чрез бизнеса си?

Да, ако детето извършва реална работа и споразумението спазва данъчните и трудовите правила.

Наемането на детето ми намалява ли данъците ми?

Може, ако заплатите са легитимни бизнес разходи и третирането на payroll съответства на вида на юридическото ви лице.

Трябва ли да плащам на детето си справедлива заплата?

Да. Заплащането трябва да отговаря на извършената работа и да е разумно спрямо пазара.

Трябва ли детето ми да получи W-2?

Ако детето е служител, обикновено трябва да получи съответния данъчен формуляр за служители.

Все още ли се прилагат законите за детски труд?

Да. Данъчните правила не отменят федералните или щатските трудови защити.

LLC винаги ли се третира по един и същи начин за тази стратегия?

Не. Данъчното третиране на LLC зависи от това как е класифицирано юридическото лице за федерални данъчни цели.

Наемането на вашето дете може да бъде умен елемент от стратегията на семейния бизнес, но само когато структурата, payroll и записите са обработени внимателно.