Как да следите служителите продуктивно, без да нарушавате доверието

Следенето на продуктивността на служителите е реална управленска отговорност, но работи само когато се прилага с яснота, последователност и уважение. За основатели и собственици на малък бизнес, особено тези, които изграждат екипи след учредяване на LLC или корпорация, целта не е да шпионират хората. Целта е да разбират моделите на работа, да премахват пречките и да създават здравословна среда, в която представянето може да се подобрява.

Най-добрите стратегии за наблюдение на служителите са прозрачни, юридически внимателни и свързани с бизнес резултати. Когато служителите знаят какво се измерва и защо, инструментите за продуктивност се превръщат в източник на отчетност, а не на недоверие. Когато мениджърите съчетаят наблюдението с коучинг, обучение и признание, те изграждат по-силни екипи и по-добри резултати.

Започнете с ясна цел

Преди да използвате какъвто и да е инструмент или политика за наблюдение, определете конкретната причина, поради която ви е нужен.

Често срещани цели включват:

• Проследяване на фактурируеми часове или време по проекти
• Измерване на резултатите при дистанционни екипи
• Подобряване на ефективността на работния процес
• Идентифициране на нужди от обучение
• Подпомагане на клиентски отчети и срокове

Неясен план като „искаме да наблюдаваме всички“ е лоша основа. Фокусиран план като „трябва да видим къде проектите се забавят, за да подобрим доставката“ е много по-лесен за обяснение и защита.

Колкото по-ясна е целта, толкова по-лесно е да изберете правилния метод.

Бъдете прозрачни от първия ден

Прозрачността е най-важната част от наблюдението на служителите. Служителите трябва да знаят:

• Какво се наблюдава
• Кои инструменти се използват
• Кога се извършва наблюдението
• Как ще се използват данните
• Кой има достъп до информацията
• Колко дълго ще се съхраняват записите

Тази прозрачност не бива да бъде скрита в неясна политика. Тя трябва да бъде част от въвеждането на нови служители, наръчниците за персонала и редовната управленска комуникация.

Ако вашият бизнес има дистанционни служители, хибридни служители или външни изпълнители, уточнете правилата отделно за всяка група. Различните работни модели често изискват различни очаквания.

Спазвайте закона, преди да проследявате каквото и да е

Законите за наблюдение се различават според щата и вида дейност, която се наблюдава. В Съединените щати работодателите трябва да внимават за неприкосновеността на личния живот, съгласието, уведомяването и задълженията за съхранение на записи.

Това означава, че трябва да прегледате:

• Държавните и федералните закони за поверителност
• Правилата за запис на аудио или видео наблюдение
• Правилата за съгласие при наблюдение на телефонни разговори или имейли
• Изискванията за уведомяване на служителите
• Правилата, които засягат изпълнители и независими работници

Трябва също да имате предвид, че наблюдението може да създаде риск, ако е непоследователно или дискриминационно. Политиката трябва да се прилага еднакво, въз основа на длъжността и бизнес нуждата, а не на лични предпочитания.

За новите компании това е една от причините правната структура и планирането на съответствието да са важни от самото начало. Правилно учредена компания с ясни оперативни политики е в по-добра позиция да документира процедури, да защитава записи и да отделя бизнес дейността от личната дейност.

Използвайте най-малко натрапчивия инструмент, който решава проблема

Не всеки проблем с продуктивността изисква интензивно наблюдение. В много случаи простата и уважителна система е достатъчна.

Обмислете тези възможности:

Софтуер за отчитане на време

Отчитането на време често е най-доброто начало за услуги, агенции и стартъпи, които фактурират на час или управляват няколко проекта. То може да показва колко време отнемат задачите, къде проектите се забавят и дали натоварването е балансирано.

Използвайте проследяването на времето, за да подобрите планирането, а не за да микроменажирате всяка минута.

Платформи за управление на проекти

Инструментите, които показват статус на задачи, срокове, блокиращи фактори и отговорности, често предоставят по-добра представа от софтуера за наблюдение. Те разкриват резултатите и напредъка, а не само активността на екрана.

Това е особено полезно за малки екипи, при които сътрудничеството е по-важно от суровия брой отчетени часове.

Стандартни показатели за представяне

Определете ясни показатели за ефективност според ролята. Това могат да бъдат:

• Брой завършени задачи
• Време за отговор
• Удовлетвореност на клиентите
• Търговска активност
• Качество на резултатите
• Спазване на срокове

Показателите работят най-добре, когато служителите разбират как се оценяват и могат да виждат собствения си напредък.

Периодичен преглед на работни образци

Мениджърите могат да преглеждат готови работни образци, чернови, отчети или резултати, за да оценят качеството. Това дава по-смислена картина от проследяването на всяко натискане на клавиш.

Избягвайте прекомерното наблюдение

Прекомерното наблюдение обикновено има обратен ефект. Ако служителите се чувстват постоянно наблюдавани, те може да прекарват повече време в това да изглеждат заети, отколкото в това да вършат добра работа. Доверието намалява, моралът отслабва и текучеството може да се увеличи.

Признаци на прекомерно наблюдение са:

• Прекомерно следене на екрана
• Постоянни прекъсвания за статус
• Наблюдение, което не е свързано с реалното представяне
• Мениджъри, които използват данните от наблюдението, за да наказват дребни проблеми
• Липса на обяснение как данните помагат на екипа

Добро правило е просто: събирайте само данните, от които наистина се нуждаете.

Измервайте резултата, а не само активността

Активността не винаги е равна на продуктивност. Някой може да е онлайн през целия ден и въпреки това да създава слаба работа. Друг служител може да прекарва по-малко видимо време онлайн, но да доставя отлични резултати.

По-добри въпроси са:

• Работата точна ли е?
• Завършена ли е навреме?
• Отговаря ли на нуждите на клиента?
• Проектите движат ли се напред?
• Решава ли служителят проблеми самостоятелно?

Този преход от активност към резултат прави наблюдението по-справедливо и по-ефективно.

Комбинирайте наблюдението с редовни разговори

Представянето се подобрява по-бързо, когато наблюдението е съчетано с човешки разговор.

Използвайте индивидуални срещи, за да обсъждате:

• Натоварване
• Приоритети
• Препятствия
• Кариерни цели
• Нужди от обучение
• Обратна връзка за инструменти и процеси

Редовните разговори помагат на мениджърите да разберат защо представянето се променя. Спад в продуктивността може да е резултат от неясни указания, софтуерни проблеми, семейни грижи, прегаряне или несъответствие в отговорностите. Самото наблюдение няма да разкрие този контекст.

Обучете мениджърите да използват данните правилно

Инструментите за наблюдение са полезни само когато мениджърите знаят как да тълкуват информацията.

Обучете ръководителите да:

• Четат отчетите в контекст
• Избягват прибързани заключения
• Сравняват данни между сходни роли
• Разпознават нормалните колебания в натоварването
• Се фокусират върху коучинг преди дисциплинарни мерки

Без обучение мениджърите могат да тълкуват данните погрешно и да навредят на доверието. С обучение те могат да превърнат информацията в по-добро лидерство.

Изградете култура на отчетност

Продуктивното работно място не се изгражда само чрез наблюдение. То се изгражда върху споделени очаквания.

Това означава, че служителите трябва да знаят:

• Как изглежда доброто представяне
• Кои срокове са най-важни
• Как да поискат помощ
• Как да повдигнат опасения навреме
• Как ще бъде признат успехът

Отчетността работи най-добре, когато всички разбират стандарта и разполагат с инструментите да го постигнат.

Подкрепяйте благосъстоянието на служителите

Проблемите с продуктивността често сочат към проблем с благосъстоянието. Стрес, умора, прегаряне и лични трудности могат да повлияят на представянето.

Подкрепата може да включва:

• Разумно натоварване
• Почивки и гъвкавост в графика
• Ясни приоритети
• Ресурси за психично здраве
• Отпуск при нужда
• Насърчаване да се говори рано

Когато служителите се чувстват подкрепени, е по-вероятно да останат ангажирани и продуктивни във времето.

Признавайте добрата работа

Признанието е подценяван управленски инструмент. Служителите, които се чувстват забелязани за добра работа, обикновено отвръщат с повече последователност и отговорност.

Признанието не трябва да е скъпо. То може да бъде толкова просто, колкото:

• Публична похвала на екипна среща
• Писмена благодарност
• Повече отговорност по значим проект
• Гъвкав график при добро представяне

Ако наблюдението ви показва силни резултати, признайте ги. Подсилването има значение.

Създайте писмена политика

Писмената политика за наблюдение помага да се защитят както бизнесът, така и екипът.

Вашата политика трябва да обхваща:

• Бизнес целта на наблюдението
• Използваните инструменти
• Кои устройства или системи са обхванати
• Дали личните устройства са включени
• Как се съхраняват данните на служителите
• Кой преглежда информацията
• Как се обработват споровете
• Кога политиката ще бъде актуализирана

Тази политика трябва да се преглежда от юрист, когато е необходимо, особено ако компанията ви работи в няколко щата или управлява дистанционни служители.

Използвайте наблюдението за подобряване на системите

Най-доброто използване на данните от наблюдението не е наказанието. То е подобряване на процесите.

Търсете модели като:

• Повтарящи се забавяния на един и същи етап
• Екипи, които се нуждаят от по-ясни предавания между етапите
• Роли с претоварване или недостатъчно използване
• Проблеми със софтуера или работния процес
• Пропуски в обучението или въвеждането на нови служители

Когато данните сочат системен проблем, поправете системата. Така подобренията в продуктивността стават устойчиви.

Заключителни мисли

Наблюдението на служителите може да подпомогне по-силен бизнес, когато е прозрачно, пропорционално и свързано с реални цели за представяне. Най-ефективният подход не е постоянно наблюдение. Той е балансирана система, която съчетава ясни очаквания, правно съответствие, полезни инструменти, редовна обратна връзка и искрено уважение към хората, които вършат работата.

За основатели и собственици на малък бизнес този баланс е важен от самото начало. Добре структурирана компания с ясни вътрешни политики се управлява по-лесно, мащабира се по-лесно и е по-добре подготвена да подкрепя продуктивен екип.

Независимо дали учредявате нов бизнес или усъвършенствате операциите в съществуващ, правилната основа помага на всяка част от компанията да работи по-добре, включително начина, по който измервате представянето и управлявате хората.