Қызметкерлерді сенімді бұзбай, өнімді түрде қалай бақылауға болады

Қызметкерлердің өнімділігін бақылау - бұл нақты басқарушылық міндет, бірақ ол тек айқындықпен, тұрақтылықпен және құрметпен жүзеге асқанда ғана тиімді болады. Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін, әсіресе LLC немесе корпорация құрғаннан кейін команда жасақтап жатқанда, мақсат адамдарды аңду емес. Мақсат - жұмыс үлгілерін түсіну, кедергілерді жою және өнімділік жақсара алатын салауатты орта құру.

Қызметкерлерді бақылаудың ең тиімді тәсілдері ашық, заң талаптарына мұқият және бизнес нәтижелеріне байланысты болады. Қызметкерлер нені және не үшін өлшенетінін білсе, өнімділік құралдары сенімсіздік емес, жауапкершілік құралына айналады. Басшылар бақылауды коучингпен, оқытумен және мойындаумен ұштастырғанда, олар мықтырақ командалар мен жақсы нәтижелер қалыптастырады.

Нақты мақсаттан бастаңыз

Кез келген бақылау құралын немесе саясатын қолданбас бұрын, оған не үшін мұқтаж екеніңізді нақты анықтаңыз.

Жиі кездесетін мақсаттар мыналар:

• Шот бойынша есептелетін сағаттарды немесе жобалық уақытты қадағалау
• Қашықтағы командалар үшін нәтижені өлшеу
• Жұмыс ағынының тиімділігін арттыру
• Оқыту қажеттіліктерін анықтау
• Клиентке есеп беру мен мерзімдерді қолдау

"Біз бәрін бақылағымыз келеді" деген секілді көмескі жоспар - нашар негіз. "Жобалар қай жерде тоқтап жатқанын көріп, жеткізу сапасын жақсартуымыз керек" деген секілді нысаналы жоспарды түсіндіру де, қорғау да әлдеқайда оңай.

Мақсат неғұрлым анық болса, соғұрлым дұрыс әдісті таңдау жеңілдейді.

Бірінші күннен ашық болыңыз

Ашықтық - қызметкерлерді бақылаудың ең маңызды бөлігі. Қызметкерлер мыналарды білуі керек:

• Нені бақылайтынын
• Қандай құралдар қолданылатынын
• Бақылау қашан жүргізілетінін
• Деректер қалай пайдаланылатынын
• Ақпаратқа кімнің қол жеткізе алатынын
• Жазбалар қанша уақыт сақталатынын

Бұл ашықтық көмескі саясаттың ішінде жасырын қалмауы тиіс. Ол бейімдеу кезеңінің, қызметкерлерге арналған нұсқаулықтың және басқарушылық коммуникацияның бір бөлігі болуы керек.

Егер сіздің бизнесіңізде қашықтағы қызметкерлер, гибридті қызметкерлер немесе мердігерлер болса, ережелерді әр топ үшін бөлек нақтылаңыз. Әртүрлі жұмыс үлгілері көбіне әртүрлі күтулерді қажет етеді.

Кез келген нәрсені қадағаламас бұрын заңды сақтаңыз

Бақылауға қатысты заңдар штатқа және бақыланатын әрекет түріне қарай өзгереді. АҚШ-та жұмыс берушілер құпиялылық, келісім, хабарлау және есеп жүргізу талаптарына мұқият болуы керек.

Бұл сіз мына нәрселерді қарап шығуыңыз керек дегенді білдіреді:

• Штаттық және федералдық құпиялылық заңдары
• Аудио немесе бейне бақылауға қатысты жазба ережелері
• Телефон немесе электрондық пошта мониторингіне арналған келісім талаптары
• Қызметкерді алдын ала хабардар ету талаптары
• Мердігерлер мен тәуелсіз қызметкерлерге қатысты ережелер

Сондай-ақ бақылау біркелкі қолданылмаса немесе кемсітушілікке ұласса, қауіп тудыруы мүмкін екенін есте ұстаңыз. Саясат қызметі мен бизнес қажеттілігіне қарай, жеке ұнатуға емес, бәріне бірдей қолданылуы тиіс.

Жаңа бизнес үшін құқықтық құрылым мен compliance жоспарлаудың ерте кезеңде маңызды болуының бір себебі осы. Дұрыс құрылған компания, нақты ішкі саясаттармен бірге, рәсімдерді құжаттауға, жазбаларды қорғауға және бизнес әрекетін жеке әрекеттен бөлуге жақсырақ дайын болады.

Мәселені шешетін ең аз араласатын құралды пайдаланыңыз

Әрбір өнімділік мәселесі қатаң қадағалауды қажет етпейді. Көп жағдайда қарапайым әрі құрметке негізделген жүйе жеткілікті.

Мына опцияларды қарастырыңыз:

Уақытты есепке алу бағдарламасы

Уақытты есепке алу көбіне қызмет көрсету бизнесі, агенттіктер және сағат бойынша ақы алатын немесе бірнеше жобаны басқаратын стартаптар үшін ең жақсы бастапқы нүкте болады. Ол тапсырмалардың қанша уақыт алатынын, жобалардың қай жерде баяулайтынын және жүктеменің теңгерілген-теңгерілмегенін көрсетеді.

Уақытты есепке алуды әр минутты микробасқару үшін емес, жоспарлауды жақсарту үшін пайдаланыңыз.

Жобаларды басқару платформалары

Тапсырма мәртебесін, мерзімдерді, кедергілерді және тағайындауларды көрсететін құралдар көбіне бақылау бағдарламаларына қарағанда жақсырақ түсінік береді. Олар тек экрандағы белсенділікті емес, нәтижені және ілгерілеуді көрсетеді.

Бұл әсіресе ынтымақтастық нақты есептелген сағаттардан маңыздырақ болатын шағын командалар үшін пайдалы.

Стандартты өнімділік көрсеткіштері

Рөлге негізделген нақты көрсеткіштерді белгілеңіз. Бұларға мыналар кіруі мүмкін:

• Аяқталған тапсырмалар саны
• Жауап беру уақыты
• Клиенттің қанағаттануы
• Сату белсенділігі
• Сапа көрсеткіштері
• Мерзімді сақтау деңгейі

Көрсеткіштер қызметкерлер бағалау тәсілін түсінгенде және өз ілгерілеуін көре алғанда жақсы жұмыс істейді.

Кейде жұмыс үлгілерін талдау

Басшылар сапаны бағалау үшін аяқталған жұмыстарды, жобаларды, есептерді немесе дайын өнімдерді қарап шыға алады. Бұл әрбір пернетақта басуын бақылаудан гөрі мағыналырақ көрініс береді.

Шектен тыс бақылаудан аулақ болыңыз

Шамадан тыс бақылау көбіне кері әсер береді. Қызметкерлер өздерін үнемі бақылауда сезінсе, олар жақсы жұмыс істеуден гөрі белсенді болып көрінуге көбірек уақыт жұмсауы мүмкін. Сенім төмендейді, мораль әлсірейді, ал кадр ауысуы артуы мүмкін.

Шамадан тыс бақылаудың белгілері:

• Экранды шамадан тыс қадағалау
• Үнемі мәртебе сұрау арқылы кедергі жасау
• Нақты өнімділікке қатысы жоқ бақылау
• Басшылардың мониторинг деректерін ұсақ мәселелер үшін жаза ретінде қолдануы
• Бұл деректердің командаға қалай көмектесетінін түсіндірудің болмауы

Жақсы қағида қарапайым: тек шын мәнінде қажет деректерді ғана жинаңыз.

Белсенділікті ғана емес, нәтижені өлшеңіз

Белсенділік әрдайым өнімділікті білдірмейді. Бір адам күні бойы онлайн болып, бәрібір сапасыз жұмыс шығаруы мүмкін. Басқа қызметкер аз көрінетін уақыт жұмсап, бірақ тамаша нәтиже бере алады.

Жақсырақ сұрақтар мыналар:

• Жұмыс дәл орындалды ма?
• Ол уақытында аяқталды ма?
• Ол клиенттің қажеттіліктеріне сай ма?
• Жобалар ілгерілеп жатыр ма?
• Қызметкер мәселелерді өз бетінше шеше ме?

Белсенділіктен нәтижеге көшу бақылауды әділеттірек әрі тиімдірек етеді.

Бақылауды тұрақты кездесулермен біріктіріңіз

Бақылау адаммен сөйлесумен бірге жүрсе, өнімділік тезірек жақсарады.

Жеке кездесулерде мына тақырыптарды талқылаңыз:

• Жүктеме
• Басымдықтар
• Кедергілер
• Мансап мақсаттары
• Оқыту қажеттіліктері
• Құралдар мен үдерістер бойынша кері байланыс

Тұрақты кездесулер басшыларға өнімділіктің неге өзгеріп жатқанын түсінуге көмектеседі. Өнімділіктің төмендеуі түсініксіз нұсқаулардан, бағдарламалық жасақтама проблемаларынан, күтім жауапкершіліктерінен, күйіп кетуден немесе міндеттердің сәйкес келмеуінен туындауы мүмкін. Тек бақылаудың өзі бұл контексті ашпайды.

Менеджерлерді деректерді дұрыс пайдалануға үйретіңіз

Бақылау құралдары тек басшылар оларды қалай түсіндіруді білсе ғана пайдалы.

Тікелей жетекшілерді мыналарға үйретіңіз:

• Есептерді контекстпен бірге оқу
• Тез қорытынды жасамау
• Ұқсас рөлдер бойынша деректерді салыстыру
• Жұмыс жүктемесіндегі қалыпты ауытқуларды тану
• Жазаға дейін коучингке басымдық беру

Оқыту болмаса, басшылар деректерді қате түсініп, сенімге зиян келтіруі мүмкін. Оқыту болғанда, олар ақпаратты жақсы көшбасшылыққа айналдырады.

Жауапкершілік мәдениетін қалыптастырыңыз

Өнімді жұмыс орны тек бақылауға сүйеніп құрылмайды. Ол ортақ күтулерге негізделеді.

Бұл қызметкерлер мыналарды білуі керек дегенді білдіреді:

• Жақсы өнімділік қандай болатынын
• Қандай мерзімдер ең маңызды екенін
• Қай кезде көмек сұрау керек екенін
• Қандай кезде алаңдаушылықты ерте айту керек екенін
• Жетістік қалай мойындалатынын

Жауапкершілік ең жақсы жағдайда бәрі стандартты түсінгенде және соған жетуге арналған құралдары болғанда жұмыс істейді.

Қызметкерлердің әл-ауқатын қолдаңыз

Өнімділік мәселелері көбіне әл-ауқатқа қатысты сигнал береді. Стресс, шаршау, күйіп кету және жеке қиындықтар өнімділікке әсер етуі мүмкін.

Қолдау мыналарды қамтуы мүмкін:

• Ақылға қонымды жүктеме
• Үзілістер және икемді кесте
• Нақты басымдықтар
• Психикалық денсаулық ресурстары
• Қажет кезде демалыс
• Ерте сөйлесуге ынталандыру

Қызметкерлер қолдау сезінсе, олар ұзақ мерзімде көбірек бейілді әрі өнімді болады.

Жақсы жұмысты мойындаңыз

Мойындау - бағаланбайтын басқарушылық құрал. Жақсы жұмыс үшін назар аударылғанын сезінген қызметкерлер әдетте тұрақтылық пен жауапкершілікті көбірек көрсетеді.

Мойындау қымбат болуға тиіс емес. Ол мынадай қарапайым формада болуы мүмкін:

• Командалық кездесуде көпшілік алдында мақтау
• Алғыс хат немесе жазбаша ризашылық
• Маңызды жобада көбірек жауапкершілік беру
• Жұмыс нәтижесі жоғары болғанда икемді кесте ұсыну

Егер бақылау жақсы нәтижелер көрсетсе, оны атап өтіңіз. Нығайту маңызды.

Жазбаша саясат жасаңыз

Жазбаша бақылау саясаты бизнес пен команданы қорғауға көмектеседі.

Саясатыңызда мыналар болуы керек:

• Бақылаудың бизнес мақсаты
• Қолданылатын құралдар
• Қай құрылғылар немесе жүйелер қамтылатыны
• Жеке құрылғылардың қамтылуы немесе қамтылмауы
• Қызметкер деректері қалай сақталатыны
• Ақпаратты кім қарап шығатыны
• Даулар қалай шешілетіні
• Саясат қашан жаңартылатыны

Бұл саясатты қажет болған жағдайда заңгер қарап шығуы тиіс, әсіресе компанияңыз бірнеше штатта жұмыс істесе немесе қашықтағы қызметкерлерді басқарса.

Бақылауды жүйені жақсарту үшін пайдаланыңыз

Бақылау деректерін пайдаланудың ең жақсы тәсілі - жаза емес. Ол - процесті жақсарту.

Мынадай үлгілерді іздеңіз:

• Бір кезеңде қайталанатын кешігулер
• Неғұрлым нақты тапсыруды қажет ететін командалар
• Шамадан тыс жүктелген немесе жеткіліксіз пайдаланылған рөлдер
• Бағдарламалық жасақтама немесе жұмыс ағыны мәселелері
• Оқыту немесе бейімдеу кезеңіндегі олқылықтар

Егер деректер жүйелік мәселеге сілтесе, жүйені түзетіңіз. Өнімділіктегі нақты өсім дәл осылай тұрақты болады.

Қорытынды

Қызметкерлерді бақылау ашық, шамалас және нақты өнімділік мақсаттарына байланысты болғанда күшті бизнесті қолдай алады. Ең тиімді тәсіл - үнемі бақылау жүргізу емес. Ол - нақты күтулерді, заң талаптарын сақтауды, пайдалы құралдарды, тұрақты кері байланысты және жұмыс істеп жүрген адамдарға шынайы құрметті біріктіретін теңгерімді жүйе.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін бұл тепе-теңдік басынан-ақ маңызды. Дұрыс құрылымдалған, нақты ішкі саясаттары бар компанияны басқару оңайырақ, кеңейту жеңілірек және өнімді команданы қолдауға жақсырақ дайын болады.

Жаңа бизнес құрып жатсаңыз да, бұрыннан бар компаниядағы операцияларды жетілдіріп жатсаңыз да, дұрыс негіз компанияның әр бөлігінің жақсырақ жұмыс істеуіне көмектеседі, соның ішінде өнімділікті қалай өлшейтініңізге және адамдарды қалай басқаратыныңызға да.