Πώς να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα των εργαζομένων χωρίς να πλήττετε την εμπιστοσύνη

Η παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων αποτελεί πραγματική ευθύνη της διοίκησης, αλλά λειτουργεί μόνο όταν εφαρμόζεται με σαφήνεια, συνέπεια και σεβασμό. Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ειδικά για όσους χτίζουν ομάδες μετά τη σύσταση μιας LLC ή μιας εταιρείας, ο στόχος δεν είναι να κατασκοπεύετε τους ανθρώπους. Ο στόχος είναι να κατανοείτε τα μοτίβα εργασίας, να απομακρύνετε τα εμπόδια και να δημιουργείτε ένα υγιές περιβάλλον όπου η απόδοση μπορεί να βελτιωθεί.

Οι καλύτερες στρατηγικές παρακολούθησης εργαζομένων είναι διαφανείς, νομικά προσεκτικές και συνδεδεμένες με τα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τι μετριέται και γιατί, τα εργαλεία παραγωγικότητας γίνονται πηγή λογοδοσίας αντί για δυσπιστία. Όταν οι μάνατζερ συνδυάζουν την παρακολούθηση με καθοδήγηση, εκπαίδευση και αναγνώριση, δημιουργούν ισχυρότερες ομάδες και καλύτερα αποτελέσματα.

Ξεκινήστε με έναν σαφή σκοπό

Πριν χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε εργαλείο ή πολιτική παρακολούθησης, ορίστε τον συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο τη χρειάζεστε.

Συνηθισμένοι στόχοι περιλαμβάνουν:

• Καταγραφή billable hours ή χρόνου έργου
• Μέτρηση της απόδοσης σε απομακρυσμένες ομάδες
• Βελτίωση της αποδοτικότητας της ροής εργασίας
• Εντοπισμό αναγκών εκπαίδευσης
• Υποστήριξη αναφορών προς πελάτες και τήρηση προθεσμιών

Ένα αόριστο σχέδιο όπως «θέλουμε να παρακολουθούμε όλους» είναι κακή βάση. Ένα εστιασμένο σχέδιο όπως «πρέπει να δούμε πού καθυστερούν τα έργα ώστε να βελτιώσουμε την παράδοση» είναι πολύ πιο εύκολο να εξηγηθεί και να υποστηριχθεί.

Όσο πιο σαφής είναι ο σκοπός, τόσο πιο εύκολο είναι να επιλέξετε τη σωστή μέθοδο.

Να είστε διαφανείς από την πρώτη μέρα

Η διαφάνεια είναι το σημαντικότερο μέρος της παρακολούθησης εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν:

• Τι παρακολουθείται
• Ποια εργαλεία χρησιμοποιούνται
• Πότε γίνεται η παρακολούθηση
• Πώς θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα
• Ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες
• Για πόσο διάστημα θα διατηρούνται τα αρχεία

Αυτή η διαφάνεια δεν πρέπει να κρύβεται σε μια ασαφή πολιτική. Πρέπει να αποτελεί μέρος της ένταξης, των εγχειριδίων εργαζομένων και της τακτικής επικοινωνίας της διοίκησης.

Αν η επιχείρησή σας έχει απομακρυσμένο προσωπικό, υβριδικό προσωπικό ή συνεργάτες, εξηγήστε τους κανόνες ξεχωριστά για κάθε ομάδα. Διαφορετικές μορφές εργασίας συχνά απαιτούν διαφορετικές προσδοκίες.

Ελέγξτε τον νόμο πριν παρακολουθήσετε οτιδήποτε

Οι νόμοι για την παρακολούθηση διαφέρουν ανά πολιτεία και ανά είδος δραστηριότητας που παρακολουθείται. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι εργοδότες πρέπει να είναι προσεκτικοί σχετικά με την ιδιωτικότητα, τη συναίνεση, την ειδοποίηση και τις υποχρεώσεις τήρησης αρχείων.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εξετάσετε:

• Πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς νόμους περί ιδιωτικότητας
• Κανόνες καταγραφής για ηχογράφηση ή βιντεοεπιτήρηση
• Κανόνες συναίνεσης για παρακολούθηση τηλεφώνου ή email
• Απαιτήσεις ειδοποίησης προς εργαζομένους
• Κανόνες που επηρεάζουν συνεργάτες και ανεξάρτητους εργαζομένους

Πρέπει επίσης να έχετε υπόψη ότι η παρακολούθηση μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο αν είναι ασυνεπής ή διακριτική. Μια πολιτική πρέπει να εφαρμόζεται ομοιόμορφα, με βάση τον ρόλο και την επιχειρηματική ανάγκη, όχι την προσωπική προτίμηση.

Για νέες επιχειρήσεις, αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο η νομική δομή και ο σχεδιασμός συμμόρφωσης έχουν σημασία από νωρίς. Μια σωστά συσταθείσα εταιρεία με σαφείς λειτουργικές πολιτικές βρίσκεται σε καλύτερη θέση για να τεκμηριώνει διαδικασίες, να προστατεύει αρχεία και να διαχωρίζει την επιχειρηματική από την προσωπική δραστηριότητα.

Χρησιμοποιήστε το λιγότερο παρεμβατικό εργαλείο που λύνει το πρόβλημα

Δεν απαιτεί κάθε ζήτημα παραγωγικότητας εντατική επιτήρηση. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα απλό και σεβαστικό σύστημα είναι αρκετό.

Εξετάστε αυτές τις επιλογές:

Λογισμικό καταγραφής χρόνου

Η καταγραφή χρόνου είναι συχνά το καλύτερο σημείο εκκίνησης για επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, agencies και startups που χρεώνουν με την ώρα ή διαχειρίζονται πολλά έργα. Μπορεί να δείξει πόσο διαρκούν οι εργασίες, πού επιβραδύνονται τα έργα και αν τα φορτία εργασίας είναι ισορροπημένα.

Χρησιμοποιήστε την καταγραφή χρόνου για να βελτιώσετε τον προγραμματισμό, όχι για να μικροδιαχειρίζεστε κάθε λεπτό.

Πλατφόρμες διαχείρισης έργων

Εργαλεία που δείχνουν την κατάσταση των εργασιών, τις προθεσμίες, τα εμπόδια και τις αναθέσεις συχνά παρέχουν καλύτερη εικόνα από το λογισμικό επιτήρησης. Αποκαλύπτουν το αποτέλεσμα και την πρόοδο, όχι μόνο τη δραστηριότητα στην οθόνη.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μικρές ομάδες όπου η συνεργασία έχει μεγαλύτερη σημασία από τις ακατέργαστες ώρες που καταγράφονται.

Τυπικοί δείκτες απόδοσης

Ορίστε σαφείς δείκτες απόδοσης ανάλογα με τον ρόλο. Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αριθμό ολοκληρωμένων εργασιών
• Χρόνους απόκρισης
• Ικανοποίηση πελατών
• Δραστηριότητα πωλήσεων
• Βαθμολογίες ποιότητας
• Τήρηση προθεσμιών

Οι δείκτες λειτουργούν καλύτερα όταν οι εργαζόμενοι κατανοούν πώς αξιολογούνται και μπορούν να βλέπουν τη δική τους πρόοδο.

Περιοδική δειγματοληψία εργασίας

Οι μάνατζερ μπορούν να εξετάζουν δείγματα ολοκληρωμένης εργασίας, προσχέδια, αναφορές ή παραδοτέα για να αξιολογούν την ποιότητα. Αυτό δίνει μια πιο ουσιαστική εικόνα από το να παρακολουθούν κάθε πάτημα πλήκτρου.

Αποφύγετε την υπερβολική παρακολούθηση

Η υπερβολική παρακολούθηση συνήθως γυρίζει μπούμερανγκ. Αν οι εργαζόμενοι νιώθουν ότι τους παρακολουθούν συνεχώς, μπορεί να περνούν περισσότερο χρόνο προσπαθώντας να δείχνουν απασχολημένοι παρά κάνοντας καλή δουλειά. Η εμπιστοσύνη μειώνεται, το ηθικό εξασθενεί και η αποχώρηση μπορεί να αυξηθεί.

Σημάδια υπερβολικής παρακολούθησης περιλαμβάνουν:

• Υπερβολική παρακολούθηση οθόνης
• Συνεχείς παρεμβολές για ενημέρωση κατάστασης
• Επιτήρηση που δεν σχετίζεται με την πραγματική απόδοση
• Μάνατζερ που χρησιμοποιούν τα δεδομένα παρακολούθησης για να τιμωρούν μικρά ζητήματα
• Καμία εξήγηση για το πώς τα δεδομένα βοηθούν την ομάδα

Ένας καλός κανόνας είναι απλός: συλλέγετε μόνο τα δεδομένα που πραγματικά χρειάζεστε.

Μετρήστε το αποτέλεσμα, όχι μόνο τη δραστηριότητα

Η δραστηριότητα δεν ισοδυναμεί πάντα με παραγωγικότητα. Κάποιος μπορεί να είναι online όλη μέρα και παρ' όλα αυτά να παράγει αδύναμη εργασία. Ένας άλλος εργαζόμενος μπορεί να περνά λιγότερο ορατό χρόνο online αλλά να παραδίδει εξαιρετικά αποτελέσματα.

Καλύτερα ερωτήματα είναι:

• Είναι η εργασία ακριβής;
• Ολοκληρώνεται εγκαίρως;
• Καλύπτει τις ανάγκες του πελάτη;
• Προχωρούν τα έργα;
• Λύνει ο εργαζόμενος προβλήματα ανεξάρτητα;

Αυτή η μετατόπιση από τη δραστηριότητα στο αποτέλεσμα κάνει την παρακολούθηση πιο δίκαιη και πιο αποτελεσματική.

Συνδυάστε την παρακολούθηση με τακτικές συναντήσεις

Η απόδοση βελτιώνεται πιο γρήγορα όταν η παρακολούθηση συνδυάζεται με ανθρώπινη συζήτηση.

Χρησιμοποιήστε ατομικές συναντήσεις για να συζητήσετε:

• Φόρτο εργασίας
• Προτεραιότητες
• Εμπόδια
• Επαγγελματικούς στόχους
• Ανάγκες εκπαίδευσης
• Ανατροφοδότηση για εργαλεία και διαδικασίες

Οι συναντήσεις αυτές βοηθούν τους μάνατζερ να κατανοήσουν γιατί αλλάζει η απόδοση. Μια πτώση παραγωγικότητας μπορεί να προέρχεται από ασαφείς οδηγίες, προβλήματα λογισμικού, οικογενειακές υποχρεώσεις, εξουθένωση ή αναντιστοιχία αρμοδιοτήτων. Η παρακολούθηση από μόνη της δεν θα αποκαλύψει αυτό το πλαίσιο.

Εκπαιδεύστε τους μάνατζερ να χρησιμοποιούν σωστά τα δεδομένα

Τα εργαλεία παρακολούθησης είναι χρήσιμα μόνο όταν οι μάνατζερ ξέρουν πώς να τα ερμηνεύουν.

Εκπαιδεύστε τους προϊσταμένους να:

• Διαβάζουν τις αναφορές στο σωστό πλαίσιο
• Αποφεύγουν τα βιαστικά συμπεράσματα
• Συγκρίνουν δεδομένα μεταξύ παρόμοιων ρόλων
• Αναγνωρίζουν τις φυσιολογικές διακυμάνσεις στον φόρτο εργασίας
• Εστιάζουν στην καθοδήγηση πριν από την πειθαρχία

Χωρίς εκπαίδευση, οι μάνατζερ μπορεί να παρερμηνεύσουν τα δεδομένα και να βλάψουν την εμπιστοσύνη. Με εκπαίδευση, μπορούν να μετατρέψουν τις πληροφορίες σε καλύτερη ηγεσία.

Χτίστε μια κουλτούρα λογοδοσίας

Ένας παραγωγικός χώρος εργασίας δεν χτίζεται μόνο πάνω στην επιτήρηση. Χτίζεται πάνω σε κοινές προσδοκίες.

Αυτό σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν:

• Πώς μοιάζει η καλή απόδοση
• Ποιες προθεσμίες έχουν τη μεγαλύτερη σημασία
• Πώς να ζητούν βοήθεια
• Πώς να εκφράζουν ανησυχίες έγκαιρα
• Πώς θα αναγνωρίζεται η επιτυχία

Η λογοδοσία λειτουργεί καλύτερα όταν όλοι κατανοούν το πρότυπο και έχουν τα εργαλεία για να το πετύχουν.

Υποστηρίξτε την ευεξία των εργαζομένων

Τα προβλήματα παραγωγικότητας συχνά υποδηλώνουν ζήτημα ευεξίας. Το στρες, η κούραση, η εξουθένωση και οι προσωπικές δυσκολίες μπορούν όλα να επηρεάσουν την απόδοση.

Η υποστήριξη μπορεί να περιλαμβάνει:

• Λογικούς φόρτους εργασίας
• Διαλείμματα και ευελιξία στο πρόγραμμα
• Σαφείς προτεραιότητες
• Πόρους ψυχικής υγείας
• Άδεια όταν χρειάζεται
• Ενθάρρυνση να μιλούν έγκαιρα

Όταν οι εργαζόμενοι νιώθουν υποστήριξη, είναι πιο πιθανό να παραμένουν ενεργοί και παραγωγικοί με την πάροδο του χρόνου.

Αναγνωρίστε την καλή δουλειά

Η αναγνώριση είναι ένα υποτιμημένο εργαλείο διοίκησης. Οι εργαζόμενοι που νιώθουν ότι η δυνατή δουλειά τους αναγνωρίζεται συνήθως ανταποκρίνονται με μεγαλύτερη συνέπεια και αίσθηση ευθύνης.

Η αναγνώριση δεν χρειάζεται να είναι ακριβή. Μπορεί να είναι τόσο απλή όσο:

• Δημόσια επαίνεση σε ομαδική συνάντηση
• Ένα γραπτό σημείωμα ευχαριστίας
• Περισσότερη ευθύνη σε ένα σημαντικό έργο
• Ευέλικτο ωράριο όταν η απόδοση είναι υψηλή

Αν η παρακολούθησή σας δείχνει ισχυρά αποτελέσματα, αναγνωρίστε τα. Η ενίσχυση έχει σημασία.

Δημιουργήστε γραπτή πολιτική

Μια γραπτή πολιτική παρακολούθησης βοηθά στην προστασία τόσο της επιχείρησης όσο και της ομάδας.

Η πολιτική σας πρέπει να καλύπτει:

• Τον επιχειρηματικό σκοπό της παρακολούθησης
• Τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται
• Ποιες συσκευές ή συστήματα καλύπτονται
• Αν περιλαμβάνονται προσωπικές συσκευές
• Πώς αποθηκεύονται τα δεδομένα των εργαζομένων
• Ποιος εξετάζει τις πληροφορίες
• Πώς αντιμετωπίζονται οι διαφορές
• Πότε θα ενημερώνεται η πολιτική

Αυτή η πολιτική θα πρέπει να εξετάζεται από νομικό σύμβουλο όταν είναι απαραίτητο, ειδικά αν η εταιρεία σας δραστηριοποιείται σε πολλές πολιτείες ή διαχειρίζεται απομακρυσμένους εργαζομένους.

Χρησιμοποιήστε την παρακολούθηση για να βελτιώσετε τα συστήματα

Η καλύτερη χρήση των δεδομένων παρακολούθησης δεν είναι η τιμωρία. Είναι η βελτίωση των διαδικασιών.

Αναζητήστε μοτίβα όπως:

• Επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις στο ίδιο στάδιο
• Ομάδες που χρειάζονται πιο σαφή handoffs
• Ρόλοι με υπερφόρτωση ή υποαξιοποίηση
• Προβλήματα λογισμικού ή ροής εργασίας
• Κενά στην εκπαίδευση ή την ένταξη

Όταν τα δεδομένα δείχνουν πρόβλημα συστήματος, διορθώστε το σύστημα. Έτσι γίνονται οι βελτιώσεις παραγωγικότητας διαρκείς.

Τελικές σκέψεις

Η παρακολούθηση εργαζομένων μπορεί να στηρίξει μια πιο ισχυρή επιχείρηση όταν είναι διαφανής, αναλογική και συνδεδεμένη με πραγματικούς στόχους απόδοσης. Η πιο αποτελεσματική προσέγγιση δεν είναι η συνεχής επιτήρηση. Είναι ένα ισορροπημένο σύστημα που συνδυάζει σαφείς προσδοκίες, νομική συμμόρφωση, χρήσιμα εργαλεία, τακτική ανατροφοδότηση και γνήσιο σεβασμό προς τους ανθρώπους που κάνουν τη δουλειά.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτή η ισορροπία έχει σημασία από την αρχή. Μια καλά δομημένη εταιρεία με σαφείς εσωτερικές πολιτικές είναι ευκολότερη στη λειτουργία, ευκολότερη στην κλιμάκωση και καλύτερα προετοιμασμένη να υποστηρίξει μια παραγωγική ομάδα.

Είτε δημιουργείτε μια νέα επιχείρηση είτε βελτιώνετε τις λειτουργίες σε μια ήδη υπάρχουσα, η σωστή βάση βοηθά κάθε μέρος της εταιρείας να λειτουργεί καλύτερα, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο μετράτε την απόδοση και διαχειρίζεστε τους ανθρώπους.