Как да се регистрирате за данък върху продажбите във всеки щат на САЩ: Пошагово ръководство

Регистрацията за данък върху продажбите е една от първите стъпки по съответствие, с които много предприятия се сблъскват, когато започнат да продават облагаеми продукти или услуги. Процесът не е еднакъв във всеки щат, но основната идея е същата: ако вашият бизнес има връзка за данъчни цели в даден щат, трябва да се регистрирате в този щат, преди да събирате данък от клиентите.

За основатели, продавачи в електронната търговия и растящи компании това може да изглежда объркващо, защото правилата се различават по щати, терминологията се променя от едно данъчно ведомство до друго, а регистрацията често се случва успоредно с учредяване на бизнес, банкови услуги и лицензиране. Добрата новина е, че процесът става много по-лесен, след като разберете какво задейства регистрацията, какви документи са ви нужни и какво следва, след като получите разрешителното си.

Това ръководство обяснява как да се регистрирате за данък върху продажбите във всеки щат на САЩ, кога регистрацията е задължителна и как да останете в съответствие след като се регистрирате.

Какво означава регистрацията за данък върху продажбите

Регистрацията за данък върху продажбите е официалният процес, чрез който уведомявате щата, че вашият бизнес ще събира и внася данък върху продажбите при облагаеми продажби. В повечето щати регистрацията води до издаване на разрешително за данък върху продажбите, разрешително на продавач, сертификат за правомощия или подобен номер на акаунт.

Това разрешително ви дава законово право да:

• Събирате данък върху продажбите от клиентите при облагаеми транзакции
• Подавате периодични декларации за данък върху продажбите
• Внасяте събрания данък в щата
• Използвате удостоверения за освобождаване, когато е приложимо

Ако събирате данък върху продажбите, без първо да сте се регистрирали, щатът може да приеме това като нарушение на съответствието, дори да сте имали намерение да постъпите правилно. Регистрацията е това, което поставя вашия бизнес в щатската данъчна система и започва задълженията ви за подаване на декларации.

Кога трябва да се регистрирате

Обикновено бизнесът трябва да се регистрира за данък върху продажбите, когато има nexus в даден щат. Nexus е връзката, която дава на щата законово основание да изисква събиране на данък.

1. Физически nexus

Физически nexus съществува, когато вашият бизнес има осезаемо присъствие в даден щат. Често срещани примери включват:

• Офис или търговски обект
• Склад или място за съхранение
• Служители или независими изпълнители, работещи в щата
• Инвентар, съхраняван в щата, включително чрез изпълнителен център
• Участие в търговски изложения или други регулярни бизнес операции

Ако имате физически nexus, регистрацията обикновено е задължителна дори ако обемът на продажбите ви е нисък.

2. Икономически nexus

Много щати изискват регистрация и когато дистанционен продавач премине икономически праг. Тези правила са създадени, за да могат щатите да облагат продавачи, които нямат физическо местоположение в щата, но все пак реализират значителни продажби там.

Икономическите прагове се различават по щати, но обикновено се базират на едно или и двете от следните:

• Брутни продажби към щата
• Брой отделни транзакции към щата

Тъй като праговете са специфични за щата и се променят с времето, предприятията трябва да преглеждат текущите правила на всеки щат директно, преди да разчитат на каквото и да е общо обобщение.

3. Продажби през маркетплейс

Ако продавате чрез маркетплейс, като онлайн платформа, маркетплейсът може в някои щати да събира и внася данъка вместо вас. Това не винаги премахва вашите собствени задължения за регистрация.

Трябва да прегледате:

• Дали маркетплейсът е определен като събиращ данъка в този щат
• Дали вашите директни продажби също създават nexus
• Дали щатът изисква отделна регистрация за вашия бизнес акаунт

4. Вид на продукта и услугата

Данъкът върху продажбите не се прилага еднакво за всеки бизнес. Щатите се различават по това дали облагат:

• Материална лична собственост
• Цифрови продукти
• Софтуер
• Определени услуги
• Комбинирани оферти
• Такси за доставка и обработка

Ако вашият бизнес продава смес от облагаеми и необлагаеми артикули, трябва да определите точно кои транзакции са облагаеми във всеки щат.

Каква информация трябва да подготвите преди регистрация

Преди да започнете заявлението, съберете основните бизнес данни, които повечето щати изискват. Ако имате всичко подготвено, можете да избегнете забавяния и непълни подавания.

Типичната информация включва:

• Юридическо име на бизнеса
• DBA или търговско име, ако се използва
• Вид на юридическото лице, като LLC, корпорация или едноличен търговец
• Федерален EIN
• Бизнес адрес и пощенски адрес
• Данни за собственика или управителя
• Дата на учредяване
• Описание на бизнес дейността
• Първа дата на облагаеми продажби в щата
• Очаквани месечни или годишни облагаеми продажби
• Данни за банкова сметка за бъдещи данъчни плащания, ако се изискват

Ако вашата компания е новоучредена, уверете се, че щатските ви регистрационни данни и федералната данъчна информация съвпадат със заявлението за регистрация. Несъответствията могат да доведат до допълнителни въпроси.

Пошагово: Как да се регистрирате за данък върху продажбите във всеки щат на САЩ

Процесът на регистрация се различава по щати, но работният поток обикновено е сходен.

Стъпка 1: Потвърдете къде е нужна регистрация

Започнете, като прегледате в кои щати вашият бизнес има nexus. Това е най-важната стъпка, защото определя в кои щати е необходима регистрация.

Задайте си следните въпроси:

• Имам ли служители, инвентар, имущество или операции в даден щат?
• Превишават ли продажбите ми към даден щат икономическия му праг за nexus?
• Продавам ли чрез маркетплейси, директно към клиентите или и по двата начина?
• Някой от продуктите или услугите ми облагаем ли е в този щат?

Ако отговорът е „да“ за даден щат, регистрацията може да е задължителна там.

Стъпка 2: Определете правилната щатска агенция

Всеки щат обработва регистрацията за данък върху продажбите чрез своя данъчен отдел, данъчна комисия или еквивалентна агенция. Някои щати комбинират регистрацията за множество данъци в един онлайн портал, докато други използват отделно заявление за данъчен акаунт по продажбите.

Отидете директно на официалния щатски данъчен сайт и потърсете секцията за регистрация на бизнес. Избягвайте да разчитате на остарели блог публикации, защото порталите и изискванията за регистрация могат да се променят.

Стъпка 3: Попълнете заявлението

Повечето щати позволяват онлайн регистрация. Заявлението обикновено изисква бизнес данните, изброени по-горе, плюс информация за очакваната ви дейност в щата.

Често срещаните въпроси включват:

• Какво ще продавате?
• Кога ще започнете облагаеми продажби?
• Ще имате ли служители или имущество в щата?
• Ще събирате ли use tax или sales tax?
• Планирате ли продажби на едро или на дребно?

Отговаряйте внимателно и последователно. Щатът използва тази информация, за да определи вида на данъчния ви акаунт и изискванията за подаване.

Стъпка 4: Получете разрешителното или номера на акаунта

След одобрение щатът ще издаде разрешително за данък върху продажбите, сертификат за правомощия или данъчен номер на акаунта. В някои щати трябва да показвате разрешителното на видно място в обекта или да го държите на разположение за проверка.

Не започвайте да начислявате данък върху продажбите, преди да сте регистрирани, освен ако щатът изрично не позволява обратно начисляване в ограничени случаи. По-безопасният подход е да се регистрирате преди първата облагаема продажба, когато това е възможно.

Стъпка 5: Настройте системите си за продажби и счетоводство

Регистрацията е само началото. Все още трябва да конфигурирате системите си така, че правилният данък да бъде събиран и отчитан.

Това обикновено означава:

• Активиране на събирането на данък върху продажбите във вашата ecommerce платформа
• Настройване на правилни данъчни ставки и кодове за облагаемост на продуктите
• Разделяне на облагаемите и необлагаемите продажби във вашето счетоводство
• Проследяване на удостоверения за освобождаване, когато клиентите имат право на освобождаване
• Планиране на напомняния за крайни срокове за подаване

Ако счетоводните ви записи и данните за данъка върху продажбите не са синхронизирани, подаването на декларации по-късно става много по-трудно.

След регистрацията: Какво се променя за вашия бизнес

След като се регистрирате, щатът ще очаква текущо съответствие. Това обикновено включва събиране, подаване и водене на документация.

Трябва да събирате правилния данък

От вас се очаква да събирате точния размер на данъка върху продажбите при облагаеми продажби в щата, в който сте регистрирани. В зависимост от щата данъкът може да включва щатски, окръжен, градски, специален или местен компонент.

Трябва да подавате декларации навреме

Повечето щати изискват месечни, тримесечни или годишни декларации за данък върху продажбите, в зависимост от обема на продажбите и активността на акаунта. Дори да не сте имали продажби през даден период, може пак да се наложи да подадете нулева декларация.

Трябва да пазите записи

Щатите могат да поискат документация, показваща как сте изчислили, събрали и внесли данъка. Пазете записи като:

• Отчети за продажбите
• Фактури
• Удостоверения за освобождаване
• Документи за възстановяване на суми
• Извлечения от маркетплейси
• Потвърждения за подаване и разписки за плащане

Добрите записи улесняват одитите и корекциите.

Чести грешки, които да избягвате

Регистрацията за данък върху продажбите изглежда проста, докато бизнесът не попадне в един от тези често срещани проблеми.

Закъсняла регистрация

Бизнесът може да премине праговете за nexus и да продължи да продава без регистрация. Това може да доведе до данъчни задължения със задна дата, санкции и лихви.

Регистрация в грешния щат

Един щат може да не изисква регистрация, ако нямате nexus там, докато друг щат може да я изисква, защото съхранявате инвентар там или превишавате неговия праг. Винаги потвърждавайте правилния щат преди подаване.

Неправилна класификация на продукти или услуги

Някои артикули са облагаеми в един щат, но освободени в друг. Ако продавате цифрови продукти, софтуер, услуги или комбинирани пакети, правилата за облагаемост трябва да се прегледат отделно.

Пропускане на продажбите през маркетплейс

Поръчките през маркетплейс и директните поръчки могат и двете да влияят на анализа за nexus. Бизнесите понякога гледат само директните продажби и пропускат цялата картина.

Неподаване на актуализации към регистрацията

Ако бизнесът ви промени адрес, собственост, структура на юридическото лице или данъчна дейност, актуализирайте щатския акаунт своевременно. Остарялата информация може да причини проблеми с подаването и уведомленията.

Специални ситуации

Домашни бизнеси

Домашният офис може да създаде физически nexus в някои щати, ако бизнес дейностите там са повече от инцидентни. Ако работите от дома и продавате облагаеми артикули, прегледайте внимателно правилата на своя щат.

Инвентар, съхраняван във fulfillment центрове

Инвентарът, държан от външен доставчик на изпълнение на поръчки, може да задейства физически nexus в щатите, където този инвентар се съхранява. Бизнесите, които използват мрежи за изпълнение, трябва да прегледат всеки щат, в който може да се намира инвентар.

Нови юридически лица и новоучредени LLC

Ако току-що сте учредили LLC или корпорация, регистрацията за данък върху продажбите често е една от следващите стъпки за щатско съответствие след учредяването. Учредяването на юридическото лице не ви регистрира автоматично за данък върху продажбите и не замества данъчното лицензиране.

Продавачи от друг щат, които навлизат на нов пазар

Ако бизнесът ви е базиран в един щат, но продава в други, може да се наложи да се регистрирате в няколко щата с разрастването на присъствието ви. Времето за регистрация трябва да се преразглежда винаги, когато добавяте нови канали за продажба, складове или методи за изпълнение на поръчки.

Какво да направите преди първата облагаема продажба

Ако се подготвяте за стартиране, най-безопасният подход е да включите съответствието по данъка върху продажбите в настройката си преди началото на приходите.

Практичен стартов списък изглежда така:

• Потвърдете къде има или скоро ще има nexus
• Прегледайте кои продукти и услуги са облагаеми
• Регистрирайте се във всеки необходим щат
• Конфигурирайте системите си за checkout и фактуриране
• Обучете екипа си за обработка на освобождавания и крайни срокове за подаване
• Запазете регистрационните номера и уведомленията за подаване на едно място

Когато това е направено навреме, намалявате риска да съберете грешния данък или да пропуснете крайния срок за регистрация.

Често задавани въпроси

Трябва ли да се регистрирам, преди да събирам данък върху продажбите?

Да, в повечето случаи е добре да се регистрирате, преди да започнете да събирате данък. Събирането на данък преди регистрация може да създаде проблеми със съответствието.

Едно разрешително за данък върху продажбите валидно ли е за всички щати?

Не. Регистрацията за данък върху продажбите е специфична за щата. Ако трябва да се регистрирате в няколко щата, обикновено ви трябват отделни регистрации или одобрени многощатски процедури за всеки един.

Автоматично ли LLC-то ми получава регистрация за данък върху продажбите, когато се учреди?

Не. Учредяването на бизнес и регистрацията за данък върху продажбите са различни процеси. Учредяването на LLC не създава автоматично разрешително за данък върху продажбите.

А ако продавам само онлайн?

Онлайн продавачите също може да трябва да се регистрират, ако имат nexus в даден щат, особено при правилата за икономически nexus или поради инвентар, служители или дейности по изпълнение на поръчки.

А ако продавам освободени артикули?

Дори много от продажбите ви да са освободени, може пак да се наложи да се регистрирате, ако имате nexus. Освобождаването не премахва автоматично изискването за регистрация.

Основен извод

Регистрацията за данък върху продажбите във всеки щат на САЩ започва с един въпрос: има ли вашият бизнес nexus там? След като определите щатите, в които трябва да се регистрирате, останалата част от процеса е предимно административна, но трябва да бъде обработена внимателно.

Основните стъпки са прости: потвърдете nexus-а си, съберете бизнес информацията си, подайте заявление чрез щатския данъчен орган, настройте системите си да събират правилния данък и поддържайте последващо подаване и водене на записи след регистрацията.

За растящите предприятия съответствието с данъка върху продажбите не е еднократна задача. То е постоянна част от работата в Съединените щати, особено когато продажбите ви се разширяват през щатски граници.

Ако учредявате компания или се разширявате в нови щати, включете регистрацията за данък върху продажбите в процеса си по съответствие отрано, за да можете да се фокусирате върху растежа, а не върху поправки.