Как да изчислите разходите за аутсорсинг за малък бизнес

Аутсорсингът може да помогне на нов бизнес да се движи по-бързо, да остане фокусиран върху основната си дейност и да избегне наемането твърде рано. Но решението не бива да се взема само по интуиция. Основателите трябва да сравнят реалната цена на това една функция да се изпълнява вътрешно с общата цена тя да бъде възложена на външен изпълнител.

За предприемачи, които учредяват LLC или корпорация, този анализ е особено важен. Ранните компании често трябва да балансират бюджетната дисциплина с изискванията за съответствие, администрация, счетоводство, обслужване на клиенти, маркетинг и други трудоемки задачи, които могат да отклонят вниманието от растежа.

Това ръководство обяснява как да изчислите разходите за аутсорсинг, какво да включите в реалистично сравнение и как да решите дали аутсорсингът е финансово разумен за вашия бизнес.

Защо анализът на разходите за аутсорсинг е важен

Аутсорсингът често се представя като начин за спестяване на пари, но спестяванията не са гарантирани. Една задача може да изглежда по-евтина на хартия и въпреки това да струва повече, след като включите разходите по прехвърляне, времето за управление и проблемите с качеството.

Пълен анализ на разходите ви помага да:

• Сравнявате сравнимото
• Избягвате пропускането на скрити разходи
• Разграничавате избегаемите разходи от постоянните разходи
• Разбирате дали аутсорсингът подобрява скоростта, качеството или гъвкавостта
• Вземате по-добри решения с ограничен стартов капитал

Целта не е просто да намерите най-ниската фактура. Целта е да определите дали аутсорсингът дава на бизнеса ви по-добра обща възвръщаемост от това работата да се извършва вътрешно.

Започнете с бизнес функцията

Преди да сравнявате разходите, определете точно коя функция искате да възложите на външен изпълнител.

Бъдете конкретни относно:

• Коя задача или процес ще бъде възложен
• Колко често се извършва работата
• Какъв обем резултат ви е нужен
• Какъв стандарт за качество очаквате
• Кои срокове са важни
• Какви данни, системи или одобрения ще са нужни на доставчика

Неясното описание води до лошо сравнение. Например, да кажете, че искате да възложите „администрация“ е твърде общо. Може да имате нужда от помощ с фактуриране, архивиране на документи, отговаряне на имейли, управление на календар или подкрепа за заплати. Всяка от тези дейности има различни разходи и различни спестявания.

Ясният обхват е основата на смислена оценка на аутсорсинга.

Определете вътрешните разходи, които можете да избегнете

Следващата стъпка е да оцените колко ви струва задачата днес, ако я запазите вътрешно.

Фокусирайте се върху избегаемите разходи, а не върху всички разходи в счетоводството. Някои разходи ще останат независимо дали използвате аутсорсинг, особено постоянни режийни разходи, които не се променят в краткосрочен план.

Обичайни вътрешни разходи, които да включите

• Заплати на служители или плащане към изпълнители
• Данъци върху заплатите и придобивки
• Обучение и въвеждане в работата
• Софтуер или инструменти, използвани само за тази функция
• Консумативи и материали
• Офис пространство или оборудване, пряко свързани с работата
• Време на вътрешен мениджър за надзор на процеса
• Корекции на грешки, повторна работа или разходи за обслужване на клиенти, причинени от грешки

Обичайни вътрешни разходи, които да изключите

• Потънали разходи, които вече са платени и не могат да бъдат възстановени
• Постоянни разходи, които няма да се променят заради решението за аутсорсинг
• Общи режийни разходи, които биха останали същите и в двата случая

Това разграничение е важно. Разход, който не може да бъде избегнат, не бива да се третира като спестяване от аутсорсинг.

Изчислете пълната цена на аутсорсинга

Много бизнеси сравняват текущите си разходи за заплати или труд само с оферта от доставчик и спират дотук. Това е непълен подход. Реалната цена на аутсорсинга обикновено включва няколко допълнителни елемента.

1. Такса за услуга или договорна цена

Това е основната сума, която начислява доставчикът. Може да е почасова, на проект, на абонаментна база или според използването.

2. Разходи за управление и администрация

Дори когато задачата е възложена, някой във вашия бизнес все още трябва да управлява отношенията. Това може да включва:

• Преглед на оферти
• Преговори по условията
• Въвеждане на доставчика
• Споделяне на инструкции и файлове
• Проследяване на изпълнението
• Одобряване на резултати
• Обработка на фактуриране или спорове

За по-малки компании това време за управление може да е значително.

3. Разходи по прехвърляне

Преместването на работата извън компанията може да създаде еднократни разходи, като например:

• Обучение на доставчика
• Мигриране на данни или файлове
• Актуализиране на системи или работни процеси
• Такси за прекратяване
• Обезщетения при освобождаване, ако служители са засегнати
• Временна загуба на продуктивност по време на прехода

4. Разходи за качество и риск

Някои рискове са трудни за измерване, но въпреки това имат значение. Например:

• Пропуснати срокове
• Грешки, които изискват повторна работа
• Опасения относно поверителността
• Проблеми със съответствието
• Непоследователно обслужване

Ако по-евтин доставчик създава повече корекции по-късно, привидните спестявания може да изчезнат.

5. Отчетете всяка възстановена стойност

Ако аутсорсингът ви позволява да продадете неизползвано оборудване, да отмените софтуерни лицензи или да намалите други разходи, тези компенсации трябва да бъдат извадени от общата цена на аутсорсинга.

Използвайте анализ на диференциалните разходи

Най-практичният начин да оцените аутсорсинга е чрез анализ на диференциалните разходи.

Формулата е проста:

Нетни спестявания = Избегаеми вътрешни разходи - Общи разходи за аутсорсинг

Ако резултатът е положителен, аутсорсингът може да намали разходите. Ако резултатът е отрицателен, компанията вероятно е по-добре да задържи работата вътрешно, освен ако няма силни нефинансови причини да я възлага.

Прост пример

Да предположим, че стартъп обмисля да възложи счетоводството си на външен изпълнител всеки месец.

Оценка на текущите вътрешни разходи

Оценка на разходите за аутсорсинг

Нетни спестявания

$2,770 - $1,850 = $920

В този пример аутсорсингът спестява на бизнеса $920 на месец, при условие че качеството на услугата остане приемливо.

Сравнявайте повече от цената

Цената има значение, но не е единственият фактор.

Малко по-скъп доставчик може все пак да е по-добрият избор, ако предлага:

• По-бързи срокове за изпълнение
• По-висока точност
• По-силни мерки за сигурност
• По-голяма гъвкавост при натоварени периоди
• Специализирана експертиза
• По-малко натоварване за основателя

За компании в ранен етап времето често е толкова ценно, колкото и парите. Ако аутсорсингът освободи основателя да се фокусира върху продажби, привличане на клиенти или съответствие, бизнесът може да спечели повече стойност, отколкото показва само таблицата.

Знайте кои задачи са по-добри кандидати за аутсорсинг

Не всяка функция е добър кандидат за възлагане навън. Задачи, които са повтаряеми, стандартизирани и лесни за измерване, често са най-подходящите за начало.

Примери включват:

• Счетоводство
• Обработка на заплати
• Обслужване на клиенти
• Подготовка на документи
• Насрочване на срещи
• Координация на социални мрежи
• Базова ИТ поддръжка
• Изработка на графики или съдържание

Функции, които изискват дълбоки вътрешни познания, честа стратегическа преценка или пряк контрол от основателя, може да е по-добре да останат вътрешни за по-дълго.

Чести грешки при оценката на разходите за аутсорсинг

Третиране на потънали разходи като спестявания

Ако даден разход вече е платен и не може да бъде възстановен, той не бива да определя решението.

Пренебрегване на времето за вътрешно управление

Аутсорсингът не премахва надзора. Някой все още трябва да управлява отношенията и да преглежда резултатите.

Използване на непълна оферта от доставчик

Ниска месечна цена може да скрива такси за настройка, минимални ангажименти, допълнителни такси за надвишаване на лимитите или ограничения за ревизии.

Забравяне на преходните затруднения

Смяната на системи или доставчици отнема време. Това временно нарушение трябва да бъде част от анализа.

Надценяване само на труда

Една функция може да изглежда евтина, ако сравнявате само заплатите. Когато добавите заплати, инструменти, обучение и грешки, реалната цена може да е много по-висока.

Кога аутсорсингът обикновено има смисъл

Аутсорсингът често става привлекателен, когато:

• Задачата е важна, но не е в сърцевината на ценностното предложение на компанията
• Обемът на работата е непостоянен
• Бизнесът се нуждае от специализирана експертиза, която не разполага вътрешно
• Наемането на пълен работен ден би било твърде скъпо
• Функцията може да бъде стандартизирана и измервана
• Основателят иска да прекарва повече време в растеж и съответствие

За новоучредени бизнеси аутсорсингът може да бъде практичен начин да останат леки като структура, като същевременно работят професионално.

Кога задържането на работата вътрешно може да е по-добро

Запазването на задача вътре в компанията може да е по-умен ход, когато:

• Работата е силно чувствителна
• Контролът на качеството изисква ежедневен надзор
• Задачата е тясно свързана с вашето конкурентно предимство
• Обемът е достатъчно голям, за да оправдае постоянен служител
• Смяната на доставчици би създала твърде голям риск или прекъсване

Един бизнес не трябва да възлага навън всяка неосновна задача. По-добрият подход е селективен аутсорсинг.

Практична рамка за решение за основатели

Ако искате прост процес, използвайте тези пет въпроса:

1. Каква точно е задачата?
2. Колко ни струва вътрешно днес?
3. Колко би струвало да я възложим на външен изпълнител, включително прехода и управлението?
4. Какви рискове или компромиси в качеството идват с аутсорсинга?
5. Какво бихме направили с времето или парите, които спестим?

Ако аутсорсингът води до по-ниска обща цена и подобрява фокуса, той може да е правилното решение. Ако спестяванията са малки или рисковете са високи, по-добре може да е работата да остане вътрешна.

Заключение

Изчисляването на разходите за аутсорсинг не е просто сравняване на една фактура с друга. То изисква пълна картина на избегаемите вътрешни разходи, таксите на доставчика, времето за управление, разходите по прехвърляне и риска.

За основателите на стартиращи компании и собствениците на малък бизнес най-доброто решение обикновено е това, което подкрепя растежа без да добавя ненужни режийни разходи. Като използвате дисциплиниран анализ на разходите, можете да решите дали аутсорсингът наистина ще помогне на бизнеса ви да работи по-ефективно.

Ако изграждате компания и искате да останете фокусирани върху учредяването, съответствието и растежа, аутсорсингът може да бъде полезен инструмент. Ключът е да го оцените внимателно, с числа вместо с предположения.