Как да започнете неправителствена организация във Вашингтон, окръг Колумбия: регистрация, статут пред IRS и съответствие

Стартирането на неправителствена организация във Вашингтон, окръг Колумбия, може да бъде мощен начин да превърнете една мисия в измеримо въздействие върху общността. Независимо дали вашата организация ще се фокусира върху образованието, общественото здраве, изкуствата, защитата на животните, младежките услуги, вярата или друга благотворителна цел, процесът на учредяване има две части: изграждане на силна организация и подаване на правилните правни документи.

Успешната неправителствена организация е повече от добра кауза. Тя се нуждае от ясна мисия, управителен съвет, правилни учредителни документи, планиране за освобождаване от данъци и система за съответствие, която да я поддържа в добро правно състояние. Ако създавате благотворителна организация в окръга, целта е да подредите структурата правилно още от самото начало, за да можете по-късно да се съсредоточите върху набиране на средства, програми и предоставяне на услуги.

Това ръководство разглежда основните стъпки за започване на неправителствена организация във Вашингтон, окръг Колумбия, и обяснява какво да очаквате от окръг Колумбия и IRS.

Какво е неправителствена организация и какво не е

Неправителствената организация е структура, създадена да преследва обществена или взаимна полза, а не да разпределя печалба на собственици. Това не означава, че неправителствената организация не може да генерира приходи. Означава, че приходите трябва да се използват за подкрепа на мисията, а не за частна изгода на вътрешни лица.

В благотворителния контекст много организации също търсят признание по раздел 501(c)(3) от Данъчния кодекс на САЩ. Този федерален статут може да позволи на организацията да получава данъчно приспадаеми дарения и може да я квалифицира за освобождаване от федерален данък върху дохода, ако отговаря на изискванията на IRS.

Не всяка неправителствена организация е 501(c)(3) и не всяка общностна група трябва да бърза с учредяване. Подходящата структура зависи от мисията, модела на управление и плана за набиране на средства.

Стъпка 1: Определете мисията и потвърдете нуждата

Преди да подадете каквото и да е, напишете мисия, която ясно обяснява кого ще обслужва организацията и какъв проблем ще решава. Неправителствената организация работи най-добре, когато запълва реална празнина в общността.

Задайте си няколко практични въпроса:

• Каква нужда адресирате?
• Кой ще се възползва от работата?
• Има ли вече организации, които вършат подобна дейност?
• Ще работите ли на местно, регионално или национално ниво?
• Очаквате ли да разчитате на грантове, дарения, членски внос или приходи от дейност?

Колкото по-ясна е мисията, толкова по-лесно ще бъде да изградите съвета, да подготвите устава и по-късно да напишете силно заявление до IRS.

Стъпка 2: Изберете име, което подхожда на организацията

Името на вашата неправителствена организация трябва да е запомнящо се, професионално и свободно за използване в окръга. То трябва също така да съответства на тона на дейността, която планирате.

Доброто име за неправителствена организация трябва да бъде:

• Различимо от съществуващи имена на юридически лица в DC
• Лесно за запомняне и изписване
• Достатъчно широко, за да подкрепя бъдещ растеж
• Подходящо за финансиращи организации, дарители и партньори

Преди да подадете документи, проверете наличността на името чрез ресурсите за бизнес регистрация на окръга. Ако името е твърде близко до името на друго юридическо лице, може да се наложи да го промените, преди учредителните документи да бъдат обработени.

Стъпка 3: Изградете основния екип и съвета

Неправителствената организация се нуждае от хора, които да я управляват, дори когато тя е ориентирана към мисия, а не към печалба. Започнете с определяне на учредителя или учредителите и първоначалните членове на съвета, които ще ръководят организацията.

Силен основателски съвет трябва да включва комбинация от умения, като например:

• Финансов контрол
• Правни или регулаторни познания
• Набиране на средства и отношения с дарители
• Опит в програмна дейност
• Връзки с общността
• Оперативно управление и администрация

Не бива да третирате съвета като формалност. Той ще отговаря за одобряването на важни решения, приемането на политики и защита на мисията във времето.

Стъпка 4: Подгответе устава и политиките за управление

Уставът е вътрешният набор от правила, които обясняват как функционира неправителствената организация. Обикновено той не се подава към щата, но е от съществено значение за доброто управление.

Вашият устав трябва да обхваща теми като:

• Структура на съвета и мандати
• Как се свикват и провеждат заседанията
• Процедури за гласуване
• Роли и отговорности на длъжностните лица
• Членска структура, ако има такава
• Комитети и делегирани правомощия
• Как се уреждат конфликтите на интереси
• Как може да се изменя уставът

Освен устав, много неправителствени организации приемат и основни политики за управление още в началото, включително политика за конфликт на интереси, политика за съхранение на документи и процедури за одобрение на документи. Тези политики улесняват доказването на отчетност при кандидатстване за грантове или данъчно освобождаване.

Стъпка 5: Подайте Учредителен акт в DC

За да създадете местна неправителствена корпорация във Вашингтон, окръг Колумбия, трябва да подадете Учредителен акт до Department of Licensing and Consumer Protection (DLCP) на окръг Колумбия. Окръгът използва своите формуляри за учредяване на неправителствени организации за тази цел.

Учредителният акт обикновено трябва да съдържа ключова информация като:

• Името на корпорацията
• Дали неправителствената организация ще има членове
• Името и адресът в DC на регистрирания представител
• Изявление, че корпорацията е учредена като nonprofit corporation съгласно закона на DC
• Допълнителни клаузи, изисквани, ако организацията възнамерява да търси данъчно освобождаване

Според актуалната тарифна таблица на DLCP таксата за подаване на учредителен акт за местна неправителствена корпорация е 80 долара.

На практика този документ създава организацията от правна гледна точка. След приемането на учредителния акт неправителствената организация става признато юридическо лице в окръга.

Стъпка 6: Назначете регистриран представител

Неправителствена организация в DC трябва да поддържа регистриран представител с физически адрес в окръга. Регистрираният представител получава правни и държавни уведомления от името на организацията.

Регистрираният представител трябва да бъде надежден, на разположение в работно време и способен своевременно да обработва важни известия. Пропускането на официална поща може да създаде сериозни проблеми със съответствието, особено след като организацията започне да работи.

Стъпка 7: Получете EIN от IRS

След учредяването неправителствената организация трябва да кандидатства за Employer Identification Number, или EIN, от IRS. Дори организацията все още да няма служители, EIN обикновено е необходим за откриване на банкова сметка, подаване на федерални заявления и управление на финансови записи.

EIN е полезен и за трудово възнаграждение, настройка при доставчици и управление на грантове. Това е един от първите федерални идентификатори, които новата неправителствена организация трябва да получи.

Стъпка 8: Кандидатствайте за федерален статут на освободена от данъци организация

Ако вашата организация иска признание по 501(c)(3), тя трябва да подаде заявление до IRS. Стандартното заявление е Form 1023, а някои по-малки организации може да отговарят на условията да използват Form 1023-EZ.

IRS изисква организацията да бъде организирана и да работи изключително за освободени цели, като благотворителни, образователни, религиозни, научни, литературни или подобни цели в обществена полза. Организацията също така не може да допуска нейните приходи да облагодетелстват частни лица.

Няколко ключови момента са важни тук:

• Заявлението до IRS се подава чрез Pay.gov
• IRS няма да обработи непълно заявление
• Обикновено има краен срок за подаване, свързан с датата на учредяване на организацията
• Заявлението трябва да съответства на начина, по който организацията действително се управлява и функционира

Това е етапът, на който много неправителствени организации забавят процеса. Прегледът от IRS е по-лесен, когато учредителният акт, уставът, съставът на съвета и оперативният план разказват една и съща история.

Стъпка 9: Организирайте банково обслужване, счетоводство и архивиране на документи

След като корпорацията съществува и EIN е наличен, неправителствената организация трябва да открие отделна банкова сметка. Организацията никога не трябва да смесва лични и организационни средства.

Добрата счетоводна дисциплина от първия ден помага на организацията по-късно, когато кандидатства за грантове, подготвя данъчни декларации или отговаря на въпроси на дарители.

Поне създайте система за:

• Проследяване на дарения и грантове
• Отчитане на разходите по категории
• Съхраняване на протоколи от заседанията на съвета и одобрени решения
• Архивиране на учредителни документи и данъчни записи
• Документиране на ограничени дарения и програмни разходи

Ако организацията планира да наема служители или външни изпълнители, тя също трябва предварително да планира спазването на изискванията за заплати и трудови отношения.

Стъпка 10: Прегледайте правилата за набиране на средства и solicitation

Неправителствените организации често започват набиране на средства веднага след учредяването си, но е важно да се потвърди какви регистрации или уведомления може да се прилагат, преди да се отправят искания за дарения.

Ако вашата организация ще се обръща към обществеността за подкрепа, уверете се, че разбирате правилата за:

• Разписки за дарения и писма за потвърждение
• Спазване на изискванията при грантове
• Публични кампании за набиране на средства
• Всякакви държавни или местни изисквания за регистрация на благотворителни организации, които могат да се прилагат

Това е особено важно за организации, които набират средства в повече от един щат или използват онлайн платформи за дарения.

Съответствие в DC след учредяване

Учредяването е само началото. Неправителствената организация трябва да остане в добро правно състояние, за да запази правната си защита и доверието на дарителите.

Във Вашингтон, окръг Колумбия, местните и чуждестранните юридически лица, които извършват дейност в окръга, трябва да подават двугодишни отчети до Corporations Division. Съгласно актуалните указания на DLCP първият отчет се подава до 1 април на годината след регистрацията, а следващите отчети се подават на всеки две години.

Това означава, че календарът за съответствие е също толкова важен, колкото и документите за учредяване.

Добрата програма за съответствие трябва да следи:

• Крайни срокове за подаване
• Заседания и одобрения на съвета
• Промени в регистрирания представител
• Подавания към IRS
• Държавни или местни подновявания
• Съхранение и архивиране на документи

Чести грешки, които да избягвате

Новите основатели на неправителствени организации често допускат едни и същи предотвратими грешки:

• Започват без ясна мисия
• Избират име, което е твърде близко до друго юридическо лице
• Подават учредителни документи, които са твърде оскъдни, за да подкрепят федерално данъчно освобождаване
• Не приемат устав или политики за управление
• Смесват лични и организационни финанси
• Кандидатстват за 501(c)(3), преди организацията да е готова
• Пропускат срокове за отчетност в DC
• Забравят да документират решенията на съвета

Цената за поправяне на тези грешки по-късно обикновено е по-висока от цената да подготвите всичко правилно от първия път.

Как Zenind може да помогне

Ако искате по-ясен процес на учредяване, Zenind може да ви помогне да преминете от идея към подаване с по-малко затруднения. Това може да включва подкрепа при учредяване, услуга за регистриран представител и инструменти за съответствие, които помагат на новите организации да останат организирани след старта.

За основатели, които балансират между мисията и правните и административните детайли, структуриран процес на подаване може да спести време и да намали грешките.

Заключение

Стартирането на неправителствена организация във Вашингтон, окръг Колумбия, е сериозен ангажимент, но процесът става много по-управляем, когато се следва в правилния ред. Определете мисията, изберете структурата, подайте документите за учредяване в DC, получете EIN, кандидатствайте за федерално данъчно освобождаване и изградете система за текущо съответствие.

Добре учредената неправителствена организация е по-лесна за финансиране, по-лесна за управление и по-добре позиционирана да служи на общността в дългосрочен план.

Преди да подадете документи, уверете се, че всеки документ подкрепя една и съща мисия и че всеки срок е в календара ви. Това е основата на устойчива неправителствена организация в окръг Колумбия.