Kuinka perustaa voittoa tavoittelematon organisaatio Washingtonissa, DC:ssä: rekisteröinti, IRS-status ja vaatimustenmukaisuus

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Washingtonissa, DC:ssä voi olla vaikuttava tapa muuttaa missio mitattavaksi yhteisövaikutukseksi. Riippumatta siitä, keskittyykö organisaatiosi koulutukseen, kansanterveyteen, taiteeseen, eläinten hyvinvointiin, nuorisopalveluihin, uskonnolliseen työhön vai muuhun hyväntekeväisyystarkoitukseen, perustamisprosessi koostuu kahdesta osasta: vahvan organisaation rakentamisesta ja oikeiden juridisten asiakirjojen toimittamisesta.

Onnistunut voittoa tavoittelematon organisaatio on enemmän kuin hyvä asia. Se tarvitsee selkeän mission, hallituksen, asianmukaiset perustamisasiakirjat, verovapaaseen asemaan liittyvän suunnittelun ja vaatimustenmukaisuusjärjestelmän, joka pitää sen hyvässä asemassa. Jos olet perustamassa hyväntekeväisyysorganisaatiota Districtissä, tavoitteena on rakentaa rakenne oikein alusta alkaen, jotta voit keskittyä myöhemmin varainhankintaan, ohjelmiin ja palveluiden tuottamiseen.

Tämä opas käy läpi tärkeimmät vaiheet voittoa tavoittelemattoman organisaation perustamiseksi Washingtonissa, DC:ssä, ja selittää, mitä voit odottaa District of Columbialta ja IRS:ltä.

Mikä voittoa tavoittelematon organisaatio on, ja mikä se ei ole

Voittoa tavoittelematon organisaatio on organisaatio, joka on perustettu tavoittelemaan yleistä tai molemminpuolista hyötyä sen sijaan, että se jakaisi voittoja omistajille. Tämä ei tarkoita, etteikö voittoa tavoittelematon organisaatio voisi ansaita rahaa. Se tarkoittaa, että tulot on käytettävä mission tukemiseen, ei yksityisen hyödyn tuottamiseen sisäpiiriläisille.

Hyväntekeväisyyskontekstissa monet organisaatiot hakevat myös tunnustusta Internal Revenue Coden pykälän 501(c)(3) nojalla. Tämä liittovaltion asema voi mahdollistaa organisaation vastaanottavan verovähennyskelpoisia lahjoituksia ja voi oikeuttaa sen liittovaltion tuloverosta vapautumiseen, kunhan IRS:n vaatimukset täyttyvät.

Kaikki voittoa tavoittelemattomat organisaatiot eivät ole 501(c)(3)-organisaatioita, eikä jokaisen yhteisöryhmän pidä kiirehtiä yhtiöittämiseen. Oikea rakenne riippuu missiosta, hallintomallista ja varainhankintasuunnitelmasta.

Vaihe 1: Määritä missio ja varmista tarve

Ennen kuin mitään toimitetaan, kirjoita missiolausuma, joka selittää tarkasti, ketä organisaatio palvelee ja minkä ongelman se ratkaisee. Voittoa tavoittelematon organisaatio toimii parhaiten, kun se täyttää aidon aukon yhteisössä.

Kysy muutama käytännön kysymys:

• Mitä tarvetta käsittelette?
• Kuka hyötyy työstä?
• Onko vastaavaa työtä jo tekeviä organisaatioita?
• Toimitteko paikallisesti, alueellisesti vai valtakunnallisesti?
• Odotatko riippuvasi apurahoista, lahjoituksista, jäsenmaksuista vai ansaitusta tulosta?

Mitä selkeämpi missio on, sitä helpompi on rakentaa hallitus, laatia säännöt ja kirjoittaa vahva IRS-hakemus myöhemmin.

Vaihe 2: Valitse organisaatiolle sopiva nimi

Voittoa tavoittelemattoman organisaation nimen tulisi olla mieleenpainuva, ammattimainen ja käytettävissä Districtissä. Sen tulisi myös sopia yhteen sen työn sävyn kanssa, jota aiot tehdä.

Hyvän voittoa tavoittelemattoman organisaation nimen tulisi olla:

• Erottuva suhteessa DC:ssä jo oleviin nimiin
• Helposti muistettava ja kirjoitettava
• Riittävän laaja tukemaan tulevaa kasvua
• Sopiva apurahojen myöntäjille, lahjoittajille ja kumppaneille

Ennen toimittamista tarkista nimen saatavuus Districtin liiketoiminnan rekisteröintiresurssien kautta. Jos nimi on liian lähellä toisen organisaation nimeä, sinun on ehkä muutettava sitä ennen kuin perustamisasiakirjat voivat edetä.

Vaihe 3: Kokoa perustajatiimi ja hallitus

Voittoa tavoittelematon organisaatio tarvitsee ihmisiä hallinnoimaan sitä, vaikka organisaatio olisi mission ohjaama eikä voittoa tavoitteleva. Aloita tunnistamalla perustaja tai perustajat sekä alkuperäiset hallituksen jäsenet, jotka valvovat organisaatiota.

Vahvassa perustajahallituksessa tulisi olla yhdistelmä osaamista, kuten:

• Taloudellinen valvonta
• Oikeudellinen tai vaatimustenmukaisuuteen liittyvä osaaminen
• Varainhankinta ja lahjoittajasuhteet
• Ohjelmaosaaminen
• Yhteisöyhteydet
• Toiminta ja hallinto

Hallitusta ei pidä käsitellä muodollisuutena. Se vastaa merkittävien päätösten hyväksymisestä, käytäntöjen omaksumisesta ja mission suojelemisesta ajan myötä.

Vaihe 4: Laadi säännöt ja hallintokäytännöt

Säännöt ovat sisäiset ohjeet, jotka määrittävät, miten voittoa tavoittelematon organisaatio toimii. Niitä ei yleensä toimiteta osavaltiolle, mutta ne ovat välttämättömiä hyvälle hallinnolle.

Sääntöjen tulisi käsitellä esimerkiksi seuraavia asioita:

• Hallituksen rakenne ja toimikaudet
• Miten kokoukset kutsutaan koolle ja miten niitä johdetaan
• Äänestysmenettelyt
• Johtohenkilöiden roolit ja vastuut
• Jäsenrakenne, jos sellainen on
• Valiokunnat ja delegoitu toimivalta
• Miten eturistiriidat käsitellään
• Miten sääntöjä voidaan muuttaa

Sääntöjen lisäksi monet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot omaksuvat varhaisessa vaiheessa myös keskeisiä hallintokäytäntöjä, kuten eturistiriitakäytännön, asiakirjojen säilytyskäytännön ja asiakirjojen hyväksymismenettelyt. Nämä käytännöt helpottavat vastuullisuuden osoittamista apurahoja tai verovapautta haettaessa.

Vaihe 5: Toimita Articles of Incorporation DC:lle

Perustaaksesi kotimaisen voittoa tavoittelemattoman yhtiön Washingtonissa, DC:ssä, sinun on toimitettava Articles of Incorporation District of Columbia Department of Licensing and Consumer Protectionille (DLCP). District käyttää tähän voittoa tavoittelemattoman organisaation perustamislomakkeita.

Perustamisasiakirjoissa on yleensä oltava keskeisiä tietoja, kuten:

• Yhtiön nimi
• Onko organisaatiolla jäseniä
• Rekisteröidyn asiamiehen nimi ja DC-osoite
• Ilmoitus siitä, että yhtiö on järjestetty voittoa tavoittelemattomaksi yhtiöksi DC:n lain nojalla
• Lisämääräykset, joita vaaditaan, jos organisaatio aikoo hakea verovapautta

DLCP:n nykyisen maksuaikataulun mukaan kotimaisen voittoa tavoittelemattoman yhtiön articles of incorporation -hakemusmaksu on 80 dollaria.

Käytännössä tämä on asiakirja, joka laillisesti luo organisaation. Kun perustamisasiakirjat hyväksytään, voittoa tavoittelemattomasta organisaatiosta tulee tunnustettu oikeushenkilö Districtissä.

Vaihe 6: Nimeä rekisteröity asiamies

DC:ssä voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla on oltava rekisteröity asiamies, jolla on fyysinen osoite Districtissä. Rekisteröity asiamies vastaanottaa organisaation puolesta oikeudelliset ja viranomaisilmoitukset.

Rekisteröidyn asiamiehen tulisi olla luotettava, tavoitettavissa aukioloaikoina ja kykenevä käsittelemään tärkeät ilmoitukset nopeasti. Virallisen postin laiminlyönti voi aiheuttaa vakavia vaatimustenmukaisuusongelmia, etenkin kun organisaatio on alkanut toimia.

Vaihe 7: Hanki EIN IRS:ltä

Yhtiöittämisen jälkeen voittoa tavoittelemattoman organisaation tulisi hakea Employer Identification Numberia eli EIN-tunnusta IRS:ltä. Vaikka organisaatiolla ei vielä olisi työntekijöitä, EIN:tä tarvitaan tyypillisesti pankkitilin avaamiseen, liittovaltion hakemusten tekemiseen ja talouskirjanpidon hallintaan.

EIN on hyödyllinen myös palkanlaskentaan, toimittajatunnistuksiin ja apurahojen hallinnointiin. Se on yksi ensimmäisistä liittovaltion tunnisteista, jotka uuden voittoa tavoittelemattoman organisaation tulisi hankkia.

Vaihe 8: Hae liittovaltion verovapaata asemaa

Jos organisaatiosi haluaa 501(c)(3)-tunnustuksen, sen on haettava sitä IRS:ltä. Vakiolomake on Form 1023, ja jotkin pienemmät organisaatiot voivat täyttää ehdot Form 1023-EZ:n käyttöön.

IRS vaatii, että organisaatio on järjestetty ja toimii yksinomaan vapautettuihin tarkoituksiin, kuten hyväntekeväisyys-, koulutus-, uskonnollisiin, tieteellisiin, kirjallisiin tai vastaaviin yleishyödyllisiin tarkoituksiin. Organisaatio ei myöskään saa sallia tulojensa siirtymistä yksityisille henkilöille.

Muutama keskeinen kohta on tärkeä tässä:

• IRS-hakemus toimitetaan Pay.gov:n kautta
• IRS ei käsittele puutteellista hakemusta
• Hakemukselle on yleensä määräaika, joka liittyy organisaation perustamispäivään
• Hakemuksen on vastattava sitä, miten organisaatiota tosiasiallisesti hallinnoidaan ja johdetaan

Tässä vaiheessa monet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot hidastuvat. IRS:n tarkastus on helpompi, kun perustamisasiakirjat, säännöt, hallituksen rakenne ja toimintasuunnitelma kertovat saman tarinan.

Vaihe 9: Järjestä pankkiasiat, kirjanpito ja asiakirjojen hallinta

Kun yhtiö on olemassa ja EIN on hankittu, voittoa tavoittelemattoman organisaation tulisi avata erillinen pankkitili. Organisaation ei koskaan pidä sekoittaa henkilökohtaisia ja organisaation varoja.

Hyvä kirjanpitokuri alusta alkaen auttaa organisaatiota myöhemmin, kun se hakee apurahoja, laatii veroilmoituksia tai vastaa lahjoittajien kysymyksiin.

Luo vähintään järjestelmä seuraaville asioille:

• Lahjoitusten ja apurahojen seuranta
• Kulujen kirjaaminen kategorioittain
• Hallituksen pöytäkirjojen ja hyväksyttyjen päätösten säilyttäminen
• Perustamisasiakirjojen ja verotietojen tallentaminen
• Rajoitettujen lahjoitusten ja ohjelmamenoiden dokumentointi

Jos organisaatio aikoo palkata henkilöstöä tai urakoitsijoita, sen tulisi myös suunnitella etukäteen palkanlaskenta- ja työlainsäädännön vaatimukset.

Vaihe 10: Tarkista varainhankinta- ja keräyssäännöt

Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot aloittavat usein varainhankinnan heti perustamisen jälkeen, mutta on tärkeää varmistaa, mitä rekisteröintejä tai ilmoituksia voidaan vaatia ennen lahjoitusten pyytämistä.

Jos organisaatiosi aikoo vedota yleisöön tuen saamiseksi, varmista, että ymmärrät säännöt, jotka koskevat:

• Lahjoituskuittauksia ja vahvistuskirjeitä
• Apurahojen noudattamista
• Julkisia varainhankintakampanjoita
• Mahdollisia osavaltio- tai paikallisia hyväntekeväisyysrekisteröintivaatimuksia

Tämä on erityisen tärkeää organisaatioille, jotka keräävät varoja osavaltiorajojen yli tai käyttävät verkkolahjoitusalustoja.

DC:n vaatimustenmukaisuus perustamisen jälkeen

Perustaminen on vasta alkua. Voittoa tavoittelemattoman organisaation on pysyttävä hyvässä asemassa säilyttääkseen oikeudelliset suojansa ja lahjoittajien luottamuksen.

Washingtonissa, DC:ssä kotimaiset ja ulkomaiset yhteisöt, jotka harjoittavat liiketoimintaa Districtissä, joutuvat toimittamaan kaksivuotiskertomuksia Corporations Divisionille. Nykyisten DLCP-ohjeiden mukaan ensimmäinen raportti erääntyy 1. huhtikuuta rekisteröintiä seuraavana vuonna, ja seuraavat raportit erääntyvät joka toinen vuosi.

Tämä tarkoittaa, että vaatimustenmukaisuusaikataulu on aivan yhtä tärkeä kuin perustamisasiakirjat.

Hyvän vaatimustenmukaisuusohjelman tulisi seurata:

• Toimitusmääräaikoja
• Hallituksen kokouksia ja hyväksyntöjä
• Rekisteröidyn asiamiehen muutoksia
• IRS-ilmoituksia
• Osavaltion tai paikallisia uusimisia
• Asiakirjojen säilytystä ja arkistointia

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Uudet voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden perustajat tekevät usein samoja vältettävissä olevia virheitä:

• Aloittaminen ilman selkeää missiota
• Nimen käyttäminen, joka on liian samanlainen kuin toisen organisaation nimi
• Perustamisasiakirjojen toimittaminen, jotka ovat liian suppeat tukeakseen liittovaltion verovapautta
• Sääntöjen tai hallintokäytäntöjen laiminlyönti
• Henkilökohtaisten ja organisaation varojen sekoittaminen
• 501(c)(3)-hakemuksen tekeminen ennen kuin organisaatio on valmis
• DC:n raportointimääräaikojen laiminlyönti
• Hallituksen päätösten dokumentoimatta jättäminen

Näiden virheiden korjaaminen myöhemmin maksaa yleensä enemmän kuin asian tekeminen oikein alusta alkaen.

Miten Zenind voi auttaa

Jos haluat sujuvamman perustamisprosessin, Zenind voi auttaa sinua siirtymään ideasta toimittamiseen vähemmällä kitkalla. Tähän voi sisältyä perustamistuki, rekisteröidyn asiamiehen palvelu ja vaatimustenmukaisuustyökalut, jotka auttavat uusia organisaatioita pysymään järjestyksessä käynnistymisen jälkeen.

Perustajille, jotka tasapainottelevat mission, oikeudellisten ja hallinnollisten tehtävien välillä, jäsennelty toimitusprosessi voi säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Lopuksi

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen Washingtonissa, DC:ssä on vakava sitoumus, mutta prosessi muuttuu huomattavasti hallittavammaksi, kun etenet oikeassa järjestyksessä. Määritä missio, valitse rakenne, toimita DC:n perustamisasiakirjat, hanki EIN, hae liittovaltion verovapautta ja rakenna järjestelmä jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta varten.

Hyvin perustettu voittoa tavoittelematon organisaatio on helpompi rahoittaa, helpompi hallita ja paremmin asemoitu palvelemaan yhteisöä pitkällä aikavälillä.

Ennen kuin toimitat mitään, varmista, että jokainen asiakirja tukee samaa missiota ja että jokainen määräaika on kalenterissasi. Se on kestävän voittoa tavoittelemattoman organisaation perusta District of Columbiassa.