Регистрация на благотворителни организации в Тексас: изисквания, освобождавания и стъпки за подаване

Тексас е един от най-активните щати в страната по отношение на набиране на средства, дарителска дейност и дейност на нестопански организации. Това означава, че правилата за съответствие могат да бъдат нюансирани. В зависимост от вида на организацията, начина на набиране на средства и ролята на подателя, една благотворителна организация може да се наложи да се регистрира пред щатска агенция, да подава годишни подновявания, да поддържа гаранции или да спазва допълнителни правила за разкриване на информация.

Ако вашата организация набира дарения в Тексас, продава възможности за благотворителни игри, работи с професионален набирач на средства или управлява специализирана програма на нестопанска организация, разбирането на правилата за регистрация на благотворителни организации в щата е от съществено значение. Пропускането на срок за подаване или погрешното предположение, че е приложимо освобождаване, може да доведе до забавяния, санкции и оперативни затруднения.

Това ръководство обяснява най-често срещаните изисквания за регистрация на благотворителни организации в Тексас, основните освобождавания, начина, по който се регулират различните дейности по набиране на средства, и как да поддържате организацията си в съответствие през цялата година.

Какво означава регистрация на благотворителна организация в Тексас

Регистрацията на благотворителна организация е процесът, чрез който се уведомява щатска агенция, че организацията набира средства или извършва дейности, регулирани по закона на Тексас. На практика това може да включва:

• Регистрация на нестопанска или организация със специално предназначение преди набиране на дарения
• Подаване на подновявания за организации, които продължават да набират средства всяка година
• Предоставяне на информация до държавния секретар на Тексас или до главния прокурор на Тексас, в зависимост от дейността
• Предоставяне на гаранция за определени дейности по набиране на средства или професионално набиране на средства
• Подаване на допълнителни отчети за определени видове организации

Тексас не използва единен формуляр за регистрация за всеки вид благотворителна дейност. Вместо това изискването зависи от конкретната категория на набиране на средства. Една благотворителна организация, която е освободена от едно подаване, все пак може да има задължения по друг закон.

Кои организации може да се наложи да се регистрират

Изискванията за регистрация на благотворителни организации в Тексас често се прилагат за организации, които събират пари или имущество за благотворителна, патриотична, обществена безопасност, ветеранска или подобна мисия. Често срещани примери включват:

• Нестопански организации, които искат дарения от жители на Тексас
• Организации, които провеждат кампании за набиране на средства по поща, телефон, онлайн или на място
• Фирми за набиране на средства, които действат от името на благотворителни клиенти
• Организации за обществена безопасност и ветерански организации
• Благотворителни организации, които участват в бинго, лотарии или благотворителни анюитети

Точното задължение за подаване зависи от това дали самата организация набира средства, дали е включен трети посредник за набиране на средства и какъв вид дейност по набиране на средства се извършва.

Категории за регистрация на благотворителни организации в Тексас

1. Обща регистрация за благотворително набиране на средства

Някои организации, които набират средства в Тексас, трябва да регистрират своите благотворителни дейности по набиране на средства пред щата. Тези подавания често са свързани с правния статус на организацията, естеството на набирането и вида на каузата, която се подкрепя.

Преди подаване организациите трябва да потвърдят:

• Дали трябва да се регистрират като чуждестранна организация в Тексас
• Дали дейността по набиране на средства попада под законово освобождаване
• Коя агенция обработва подаването за техния тип организация
• Кои приложения, такси или подкрепящи документи се изискват

2. Регистрация на ветерански организации

Тексас има специални правила за определени ветерански организации и техните посредници за набиране на средства. Ако ветеранска организация или посредник, който действа от нейно име, трябва да се регистрира, подаването може да включва:

• Регистрационно заявление до държавния секретар на Тексас
• Изискване за гаранция, основано на броя окръзи, в които се извършва набиране на средства
• Подновяване на годишна база
• Допълнително финансово отчитане в някои случаи

Тъй като ветеранското набиране на средства има собствена законова рамка, организациите не бива да приемат, че общите правила за регистрация на благотворителни организации са достатъчни.

3. Регистрация на организации за обществена безопасност

Някои организации за обществена безопасност, независими промоутъри и публикации за обществена безопасност може да трябва да се регистрират в Тексас. Тази категория е по-тясна от общото благотворително набиране на средства, но има собствен процес на подаване и годишни задължения за подновяване.

Тези подавания могат да включват:

• Регистрационно заявление, изпратено по пощата или по факс
• Държавна такса
• Подновяване, дължимо на датата на годишнината от подаването
• Специална документация, ако подателят е посредник, а не самата организация

4. Регистрация за телефонно набиране на средства

Организациите, които извършват телефонно набиране на средства, могат да бъдат предмет на закона на Тексас, уреждащ телефонните кампании за набиране на средства. В някои случаи се изисква подаване до Службата на главния прокурор на Тексас.

Тези подавания могат да включват:

• Регистрационен формуляр
• Изискване за гаранция
• Копия от данъчни декларации или финансови отчети
• Подписани декларации от търговски телефонни посредници за набиране на средства и подизпълнители
• Годишни подновявания, обвързани с финансовата година на организацията

Тази категория е особено важна за организации, които използват кол центрове, изходящи кампании към дарители или доставчици на услуги за набиране на средства.

5. Уведомление за благотворителен анюитет за дарение

Благотворителните организации в Тексас, които издават благотворителни анюитети за дарение, може да имат задължения за уведомяване пред Тексаския департамент по застраховане. Обикновено организацията трябва да отговаря на изисквания за възраст и финансово състояние, преди да издава анюитети, и трябва да подаде надлежно уведомление при сключване на споразумение.

Често ключовите точки включват:

• Организацията трябва да отговаря на минимално изискване за история на дейността
• Организацията трябва да поддържа минимален размер на неограничени парични средства или парични еквиваленти
• Уведомлението трябва да се подаде при сключване на първото споразумение за анюитет

Благотворителните анюитети са специализирани финансови договорености, така че те изискват внимателен преглед преди започване.

6. Благотворителни игри и бинго

Тексас регулира благотворителните игри отделно от стандартното благотворително набиране на средства. Организациите, които искат да провеждат бинго или свързани игри, може да се нуждаят от лицензи чрез Дивизията за благотворително бинго към Texas Lottery.

Потенциалните изисквания могат да включват:

• Първоначален лиценз за бинго
• Временни одобрения за бинго за еднократни събития
• Възрастови ограничения за участниците
• Подновявания за продължаващи бинго операции

Не всяка нестопанска организация може да провежда игри и не всяка игрова дейност се третира по един и същ начин според закона на Тексас.

7. Лотарии

Тексас не издава традиционен щатски лиценз за лотария за благотворителни организации по начина, по който това правят някои други щати. Това обаче не означава, че дейността с лотарии е нерегулирана.

Вместо това благотворителните организации трябва да спазват приложимите закони на Тексас за лотарии, включително ограничения върху броя на лотарийните събития и всички правила за допустимост, които се прилагат за организацията. Благотворителната организация трябва да провери правилата, преди да продава билети за лотария или да рекламира теглене на награди.

Често срещани освобождавания

Правилата за регистрация на благотворителни организации в Тексас включват освобождавания за определени организации и дейности. Често срещани категории освобождавания могат да включват:

• Образователни институции
• Здравни организации
• Религиозни организации
• Определени кампании за набиране на средства, които не достигат законовия праг за регистрация
• Организации, които автоматично са освободени от някои специализирани подавания

Освобождаване в една категория не освобождава автоматично организацията от всички изисквания за подаване в Тексас. Например дадена група може да е освободена от обща регистрация за набиране на средства, но все пак да трябва да спазва отделно правило за игри, телефонно набиране на средства или ветеранско набиране на средства.

Най-сигурният подход е да се прегледа всяка дейност по набиране на средства поотделно.

Какви изисквания за подаване да очаквате

Въпреки че точните изисквания варират според типа регистрация, подаванията в Тексас често изискват комбинация от следните елементи:

• Име на организацията и правен статус
• Адрес на основното място на дейност
• Федерален данъчен идентификационен номер
• Писмо за определяне от IRS или документи за нестопанска организация
• Финансови отчети или копия от IRS Form 990
• Списък на служители, директори или отговорни лица
• Договори за набиране на средства или споразумения с посредници
• Формуляри за гаранция или доказателство за покритие
• Изисквания за подпис и нотариално заверяване, когато е приложимо

Някои подавания могат да се извършват по пощата, докато други може да позволяват факс или други методи на изпращане. Ако подаването включва щатски формуляр със специфични инструкции, организацията трябва да използва версията на формуляра, която съответства на правилната година и дейност на подаване.

Срокове за подновяване и отчетност

Сроковете за подновяване са един от най-честите проблеми при съответствието за благотворителни организации. В Тексас крайният срок може да зависи от:

• Края на финансовата година на организацията
• Датата на годишнината от първоначалното подаване
• Календарен цикъл на отчетност
• Датата, на която организацията за първи път влиза в определен вид споразумение

Примери за повтарящи се задължения могат да включват:

• Годишни подновявания за определени регистрации за набиране на средства
• Годишни отчети за някои ветерански организации
• Подновявания за определени регистрации за телефонно набиране на средства
• Специално отчитане за организации, които надвишават определени прагове за набиране на средства

Пропуснат краен срок може да доведе до прекъсване на регистрацията или до пропуск в съответствието. Това може да повлияе на доверието на дарителите, отношенията с доставчици и способността на организацията да продължи да набира средства без прекъсване.

Практически контролен списък за съответствие

Използвайте този контролен списък, преди да стартирате или подновите дейност по набиране на средства в Тексас:

1. Определете точната дейност по набиране на средства.
2. Определете дали дейността е благотворително набиране на средства, игра, телефонно набиране на средства или специализирана категория за подаване.
3. Проверете дали организацията отговаря на условията за освобождаване.
4. Потвърдете дали се изисква чуждестранна регистрация в Тексас.
5. Съберете необходимите финансови отчети, договори и данъчни декларации.
6. Проверете дали се изисква гаранция.
7. Подайте правилния щатски формуляр чрез съответната агенция.
8. Запишете датата за подновяване и всички срокове за допълнително отчитане в календар.
9. Съхранявайте копия от всички подавания и потвърждения.
10. Проверете отново правилата, преди да се разширите в нов окръг, кампания или метод на набиране на средства.

Защо съответствието в Тексас лесно се пропуска

Съответствието за благотворителни дейности в Тексас може да бъде объркващо, защото правилата са разпределени между няколко агенции и различни видове дейности. Една организация може да смята, че е приключила с регистрационната си работа след едно подаване, само за да открие по-късно, че е необходимо отделно подаване за:

• Нов метод на набиране на средства
• Нова категория на набиране на средства
• Промяна в структурата на организацията
• Специална дейност, свързана с игри или анюитети
• Отношение с външен доставчик на услуги за набиране на средства

Най-добрите програми за съответствие третират регистрацията като непрекъснат процес, а не като еднократно събитие.

Как Zenind помага на организациите да останат организирани

За нестопански организации и бизнеси, ориентирани към мисия, които се учредяват в Тексас, съответствието започва с правилно структурирано юридическо лице и надеждна подкрепа при подаванията. Zenind помага на организациите да останат организирани с услуги по учредяване, услуги на регистриран агент и инструменти за съответствие, които улесняват управлението на текущите щатски задължения.

Когато нестопанска организация или организация за набиране на средства се разширява в Тексас, е полезно да има ясен архив на документите за учредяване, годишните срокове и историята на подадените документи. Това намалява вероятността от пропуснати подновявания и улеснява реакцията, когато щатска агенция поиска подкрепящи документи.

Заключение

Регистрацията на благотворителни организации в Тексас не е едно единствено подаване. Това е набор от правила, които могат да се прилагат различно в зависимост от вида на организацията и вида на дейността по набиране на средства. Някои организации се нуждаят от стандартна регистрация за набиране на средства, докато други трябва да се справят с ветерански подавания, правила за телефонно набиране на средства, лицензи за игри или уведомления за благотворителни анюитети за дарение.

Практическият извод е прост: първо определете дейността, а след това я съпоставете с правилното изискване за подаване в Тексас. Ако вашата организация набира средства в Тексас или планира да се разшири там, прегледът на задълженията за регистрация рано може да спести време, да намали риска и да поддържа операциите ви да се движат гладко.