Как да използвате файлове за действия, за да организирате документите на малкия си бизнес

Претрупаното бюро може да направи дори простата работа по-трудна, отколкото трябва да бъде. За основателите, операторите и собствениците на малък бизнес предизвикателството е още по-голямо: ежедневните задачи, документите за учредяване, напомнянията за съответствие, фактурите, разписките и последващите действия могат бързо да се натрупат в система, която изглежда трудно управляема.

Файловете за действия предлагат практичен начин да внесете ред в този хаос. Вместо всеки документ да стои на бюрото ви или да изчезва в препълнено чекмедже, файловете за действия дават на всяка хартия временно място според това какво трябва да се случи по-нататък. Резултатът е по-подредено работно пространство, по-бързо вземане на решения и по-малко пропуснати срокове.

За собствениците на бизнес, които изграждат компания от нулата, този вид организация има значение. Когато управлявате документи за учредяване, държавни декларации, уведомления от регистрирания агент, данъчни документи, договори и клиентска документация, една проста система може да предотврати загубата на важни материали.

Какво представлява файлът за действия

Файлът за действия е временно място за съхранение на документи, които изискват следваща стъпка. За разлика от постоянната архивна система, която пази записи, които искате да запазите, файлът за действия е предназначен за елементи, които все още изискват внимание.

Документът се намира във файл за действия, защото трябва да направите нещо с него. Това действие може да бъде да:

• върнете обаждане
• прегледате документ
• платите сметка
• подадете формуляр
• изпратите нещо по пощата
• изпратите имейл
• решите дали да го запазите или изхвърлите

След като действието е завършено, документът напуска файла за действия и отива на окончателното си място. Той се архивира, съхранява, сканира или унищожава в зависимост от вида му.

Основното предимство е скоростта. Когато документите се сортират според необходимото действие, вместо да бъдат смесени в една купчина, веднага виждате какво изисква внимание.

Защо малките бизнеси се нуждаят от система с файлове за действия

Много предприемачи започват с най-добри намерения и в крайна сметка разчитат на паметта си. Това работи само докато спре да работи. Щом бизнесът започне да расте, броят на документите нараства заедно с него.

Файловете за действия помагат на малките бизнеси, като:

• намаляват безпорядъка на бюрото
• създават видим работен поток за чакащи задачи
• предотвратяват пропуснати срокове
• отделят спешните материали от референтните
• улесняват делегирането на задачи на колега или асистент
• подпомагат по-добри навици за съответствие

Това е особено полезно за бизнеси, които управляват документи за учредяване, уведомления за годишни отчети, данъчна кореспонденция, лицензионни документи и клиентски записи. Един прост работен поток за обработка на документи може да спести време и да намали стреса.

Често срещани категории на файловете за действия

Най-ефективната система е тази, която наистина ще използвате. Започнете с малък набор от категории и разширявайте само ако е нужно.

Често срещани етикети за файлове за действия са:

• За архивиране
• За четене
• За плащане
• За обаждане
• За изпращане
• За подписване
• За преглед
• Чака се отговор
• Последващо проследяване
• Спешно

Ако управлявате бизнес, може да искате категории, съобразени с работата ви:

• Документи за учредяване
• Държавни уведомления
• Данъчни документи
• Фактури към клиенти
• Проблеми с доставчици
• Договори
• Задачи по съответствие
• Маркетингови идеи

Най-добрите етикети са кратки, ясни и ориентирани към действие. Ако даден документ не се вписва ясно в категория, системата вероятно е твърде сложна.

Как да настроите файлове за действия

Не ви е нужна сложна система, за да работят файловете за действия. Няколко папки, подноси или етикетирани кошници са напълно достатъчни.

1. Изберете метод за съхранение

Файловете за действия могат да се съхраняват в:

• настолен органайзер за документи
• чекмедже за файлове
• етикетирани папки в поднос
• набор от входящи кутии
• дигитална система за задачи, комбинирана със сканирани документи

Основната цел е видимост. Ако не можете да виждате файловете, по-малко вероятно е да ги използвате.

2. Създайте ограничен брой етикети

Започнете с 5 до 10 категории. Твърде многото етикети водят до умора при избора и забавят сортирането.

Една проста настройка може да включва:

• Необходимо действие
• Чака се отговор
• За архивиране
• За плащане
• За преглед

След като видите как естествено обработвате документите, можете да прецизирате категориите.

3. Поставете файловете там, където се работи

Файловете за действия трябва да са леснодостъпни от бюрото ви или основното работно място. Ако са скрити в друга стая, системата ще се провали.

4. Направете сортирането част от ежедневието си

Отделяйте по няколко минути всеки ден, за да обработвате съдържанието. Системата работи само ако документите се придвижват напред бързо. Файловете за действия са временни, не вторичен архив.

Използване на файл за задържане за бъдещи задачи

Файлът за задържане е полезно разширение на системата с файлове за действия. Той е предназначен за материали, които не изискват незабавно внимание, но ще са важни по-късно.

Например файлът за задържане може да съдържа:

• покани за семинари
• известия за подновяване
• материали за събития за бъдеща употреба
• договори, които чакат определена бъдеща дата
• документи, които трябва да бъдат прегледани по-късно

Този подход работи най-добре в комбинация с календар или система за задачи. Физическият документ остава във файла за задържане, а напомняне се поставя в календара за датата, на която трябва да се предприеме действие.

Ако управлявате бизнес документи, това е практичен начин да следите:

• крайни срокове за годишни отчети
• подновяване на лицензи
• дати за данъчни плащания
• дати за преглед на застраховки
• дати на изтичане на договори
• последващи обаждания за чакащи въпроси

Файлът за задържане не е място, където да забравяте нещата. Това е място, където ги оставяте временно до правилния момент.

Прост работен поток за управление на документи

Надеждният работен поток за документи ви помага да решите какво да направите с всеки нов лист хартия.

Използвайте тази последователност:

1. Сортирайте входящите материали веднага.
2. Поставете елементите за действие в правилния файл.
3. Преместете материалите, които изискват бъдещо внимание, във файла за задържане.
4. Архивирайте постоянните записи.
5. Изхвърлете това, което не ви е нужно.

Това предпазва работното ви място от превръщане в склад. По-важното е, че ви помага да избегнете навика да натрупвате решения, вместо да ги вземате.

Какво да пазите във файл за действия и какво в постоянен файл

Много собственици на бизнес се затрудняват, защото не знаят къде принадлежи даден документ. Разликата е проста:

• файл за действия: елементи, които все още изискват решение или завършване на задача
• постоянен файл: завършени записи, които може да са ви нужни по-късно за справка, счетоводство, данъци, правни цели или съответствие

Примери за постоянни записи могат да включват:

• подадени документи за учредяване
• подписани договори
• данъчни записи
• банкови записи
• застрахователни полици
• лицензи и разрешителни
• окончателни отчети

Примери за елементи във файл за действия могат да включват:

• сметка, която чака плащане
• проектодоговор, който чака преглед
• формуляр, който чака подпис
• съобщение, за което трябва да се върне обаждане
• напомняне да изпратите документи на счетоводител

Ако даден документ вече не изисква действие, не трябва да остава във файла за действия.

Как файловете за действия подпомагат бизнес съответствието

За една растяща компания организацията не е само въпрос на удобство. Тя може да подпомогне и съответствието.

Пропуснати документи могат да създадат ненужни проблеми, особено когато документите са свързани с държавни декларации, данъци или бизнес лицензи. Дисциплинираният работен поток за документи ви помага да следите:

• годишни отчети
• уведомления от регистрирания агент
• държавна кореспонденция
• данъчни уведомления
• подновявания на бизнеса
• вътрешни одобрения

Zenind помага на собствениците на бизнес да се ориентират в изискванията за учредяване и съответствие чрез услуги, създадени да намалят административното натоварване. Организираната система за документи допълва тази подкрепа, като улеснява намирането и управлението на записите, свързани с вашата компания.

Съвети за поддържане на системата ефективна

Системата с файлове за действия е проста, но все пак изисква поддръжка. Използвайте тези навици, за да остане полезна.

Дръжте категориите малко на брой

Ако една папка стане твърде пълна, разделяйте я само когато имате ясна причина. Прекаленото усложняване прави системата по-трудна за поддържане.

Обработвайте файловете за действия редовно

Определете постоянен час всеки ден или седмица, за да изчиствате, преглеждате и архивирате документите. Старите файлове за действия се превръщат в безпорядък, а не в инструмент.

Бъдете честни за това кое наистина изисква действие

Не оставяйте документ във файла за действия само защото ви се струва важен. Ако следващата стъпка не е ясна, определете я или преместете материала в папка за преглед.

Премахвайте завършените елементи бързо

Колкото по-бързо изчиствате завършените задачи, толкова по-лесно е да видите какво все още има значение.

Използвайте цифрови архиви, когато е подходящо

За важни бизнес записи сканирайте документите, за да имате търсими резервни копия. Хартиената система работи най-добре, когато е комбинирана с дигитално дублиране.

Често срещани грешки, които да избягвате

Дори добра система за документи може да се провали, ако се използва непоследователно. Следете за тези грешки:

• използване на бюрото като дългосрочно място за съхранение
• създаване на твърде много категории файлове
• смесване на референтни документи с елементи за действие
• оставяне на стари документи във файловете за действия за неопределено време
• непоставяне на напомняния в календара за файловете за задържане
• съхраняване на завършени записи на грешното място

Ако системата ви започне да изглежда объркваща, опростете я веднага. Целта е да намалите триенето, а не да добавяте още.

Файлове за действия за основатели и самостоятелни собственици

Самостоятелните основатели често нямат специализиран оперативен екип, който да управлява документите. Това прави леката система още по-ценна.

Една базова настройка с файлове за действия може да ви помогне да управлявате:

• документи за учредяване
• формуляри за откриване на банкова сметка
• документи за потвърждение на EIN
• материали за включване на доставчици
• клиентски договори
• разписки за счетоводство
• държавна кореспонденция

За много нови собственици на бизнес трудната част не е самата документация. Трудната част е да следят кой документ изисква внимание и кога. Файловете за действия решават този проблем, като правят следващата стъпка видима.

Кога да преминете изцяло към дигитален процес

Някои бизнеси с времето прехвърлят по-голямата част от документите си в дигитален работен поток. Това може да е много ефективно, особено ако екипът ви вече използва споделени папки, софтуер за задачи и сканирани PDF файлове.

Дигиталният процес може да е подходящ, ако:

• получавате повечето документи по имейл
• имате нужда от отдалечен достъп до записи
• искате архиви, които могат да се търсят
• работите с разпределен екип
• предпочитате автоматизирани напомняния

Дори в дигитална среда важи същият принцип: отделяйте това, което изисква действие, от това, което трябва да бъде съхранено.

Заключителни мисли

Файловете за действия са малка система с голям ефект. Те помагат на собствениците на бизнес да управляват ежедневните документи, да намалят безпорядъка и да не позволяват важни задачи да се изплъзнат. Когато се комбинират с файл за задържане и календар, те създават практичен работен поток за всичко - от рутинната административна работа до документите, свързани със съответствие.

За предприемачите, които изграждат и поддържат компания, организацията е част от оперативната дисциплина. Ясната хартиена система подпомага по-добри решения, по-малко стрес и по-фокусирано работно пространство.

Започнете просто, останете последователни и позволете на всеки документ да има ясна следваща стъпка.