Cách sử dụng hồ sơ hành động để sắp xếp giấy tờ cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Một chiếc bàn làm việc bừa bộn có thể khiến ngay cả những công việc đơn giản cũng trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Với người sáng lập, nhà điều hành và chủ doanh nghiệp nhỏ, thách thức còn lớn hơn: công việc hằng ngày, hồ sơ thành lập, nhắc nhở tuân thủ, hóa đơn, biên lai và các hạng mục cần theo dõi có thể nhanh chóng chồng chất thành một hệ thống khó kiểm soát.

Hồ sơ hành động là một cách thực tế để đưa trật tự vào sự hỗn độn đó. Thay vì để mọi tài liệu nằm trên bàn làm việc hoặc biến mất trong một ngăn kéo quá đầy, hồ sơ hành động cho mỗi giấy tờ một nơi tạm thời dựa trên việc cần làm tiếp theo. Kết quả là không gian làm việc gọn gàng hơn, ra quyết định nhanh hơn và ít bỏ sót thời hạn hơn.

Đối với chủ doanh nghiệp đang xây dựng công ty từ đầu, kiểu tổ chức này rất quan trọng. Khi bạn phải xử lý thủ tục thành lập pháp nhân, hồ sơ nộp cho tiểu bang, thông báo của đại lý đăng ký, tài liệu thuế, hợp đồng và giấy tờ của khách hàng, một hệ thống đơn giản có thể ngăn các mục quan trọng bị thất lạc.

Hồ sơ hành động là gì

Hồ sơ hành động là nơi lưu tạm cho các tài liệu cần một bước xử lý tiếp theo. Không giống hệ thống lưu trữ lâu dài, vốn dùng để giữ lại các hồ sơ bạn muốn lưu giữ, hồ sơ hành động được thiết kế cho những mục vẫn cần được giải quyết.

Một tài liệu trong hồ sơ hành động ở đó vì bạn phải làm điều gì đó với nó. Hành động đó có thể là:

• Gọi lại cho ai đó
• Xem xét một tài liệu
• Thanh toán một hóa đơn
• Nộp một biểu mẫu
• Gửi thư đi
• Gửi email
• Quyết định giữ lại hay loại bỏ

Khi hành động hoàn tất, tài liệu sẽ rời khỏi hồ sơ hành động và chuyển đến nơi lưu trữ cuối cùng. Nó sẽ được lưu hồ sơ, lưu trữ, quét số hóa hoặc tiêu hủy tùy theo loại tài liệu.

Ưu điểm chính là tốc độ. Khi giấy tờ được phân loại theo hành động thay vì trộn lẫn trong một đống chung, bạn có thể thấy ngay điều gì cần được xử lý.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần hệ thống hồ sơ hành động

Nhiều doanh nhân bắt đầu với ý định tốt nhưng cuối cùng lại dựa vào trí nhớ. Cách đó chỉ hiệu quả cho đến khi không còn nữa. Ngay khi doanh nghiệp phát triển, số lượng tài liệu cũng tăng theo.

Hồ sơ hành động giúp doanh nghiệp nhỏ bằng cách:

• Giảm bớt sự lộn xộn trên bàn làm việc
• Tạo ra quy trình công việc rõ ràng cho các nhiệm vụ đang chờ
• Ngăn các hạn chót bị bỏ sót
• Tách các mục khẩn cấp khỏi tài liệu tham khảo
• Giúp dễ dàng giao việc cho đồng đội hoặc trợ lý
• Hỗ trợ thói quen tuân thủ tốt hơn

Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp phải quản lý hồ sơ thành lập, thông báo báo cáo thường niên, thư từ về thuế, giấy tờ cấp phép và hồ sơ khách hàng. Một quy trình xử lý giấy tờ đơn giản có thể tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.

Các nhóm hồ sơ hành động phổ biến

Hệ thống hồ sơ hành động hiệu quả nhất là hệ thống mà bạn thực sự sử dụng được. Hãy bắt đầu với một số nhóm nhỏ và chỉ mở rộng khi cần.

Một số nhãn hồ sơ hành động phổ biến gồm:

• Chờ Lưu
• Chờ Đọc
• Chờ Thanh Toán
• Chờ Gọi Lại
• Chờ Gửi Thư
• Chờ Ký
• Chờ Xem Xét
• Đang Chờ
• Cần Theo Dõi
• Khẩn Cấp

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp, bạn có thể muốn các nhóm phù hợp với công việc của mình hơn:

• Tài Liệu Thành Lập
• Thông Báo Từ Tiểu Bang
• Tài Liệu Thuế
• Hóa Đơn Khách Hàng
• Vấn Đề Nhà Cung Cấp
• Hợp Đồng
• Nhiệm Vụ Tuân Thủ
• Ý Tưởng Marketing

Các nhãn tốt nhất là ngắn gọn, rõ ràng và mang tính hành động. Nếu một tài liệu không dễ dàng phù hợp với một nhóm nào đó, có thể hệ thống đang quá phức tạp.

Cách thiết lập hồ sơ hành động

Bạn không cần một bộ công cụ cầu kỳ để hồ sơ hành động hoạt động hiệu quả. Chỉ cần vài thư mục, khay đựng hoặc giỏ có nhãn là đủ.

1. Chọn phương thức lưu trữ

Hồ sơ hành động có thể được đặt trong:

• Khay đựng hồ sơ trên bàn
• Ngăn kéo hồ sơ
• Các thư mục có nhãn trong khay
• Bộ hộp inbox
• Một hệ thống tác vụ số kết hợp với tài liệu đã quét

Mục tiêu chính là tính dễ nhìn thấy. Nếu bạn không nhìn thấy các hồ sơ này, bạn sẽ ít có xu hướng sử dụng chúng hơn.

2. Tạo số lượng nhãn giới hạn

Hãy bắt đầu với 5 đến 10 nhóm. Quá nhiều nhãn sẽ tạo ra sự do dự khi quyết định và làm chậm việc phân loại.

Một thiết lập đơn giản có thể gồm:

• Cần Xử Lý
• Đang Chờ
• Chờ Lưu
• Chờ Thanh Toán
• Chờ Xem Xét

Khi bạn hiểu cách mình xử lý giấy tờ một cách tự nhiên, bạn có thể tinh chỉnh lại các nhóm.

3. Đặt hồ sơ ở nơi làm việc diễn ra

Hồ sơ hành động nên dễ lấy từ bàn làm việc hoặc không gian làm việc chính của bạn. Nếu nó bị cất ở một phòng khác, hệ thống sẽ thất bại.

4. Biến việc phân loại thành thói quen hằng ngày

Dành vài phút mỗi ngày để xử lý các giấy tờ bên trong. Hệ thống chỉ hiệu quả nếu giấy tờ được chuyển tiếp nhanh chóng. Hồ sơ hành động là tạm thời, không phải một kho lưu trữ thứ hai.

Sử dụng hồ sơ giữ chỗ cho các công việc trong tương lai

Hồ sơ giữ chỗ là một phần mở rộng hữu ích của hệ thống hồ sơ hành động. Nó được thiết kế cho những mục chưa cần xử lý ngay nhưng sẽ quan trọng sau này.

Ví dụ, một hồ sơ giữ chỗ có thể chứa:

• Thư mời hội thảo
• Thông báo gia hạn
• Tài liệu sự kiện để sử dụng trong tương lai
• Hợp đồng đang chờ đến một ngày nhất định
• Tài liệu cần xem lại sau

Cách này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với lịch hoặc công cụ quản lý tác vụ. Tài liệu giấy vẫn nằm trong hồ sơ giữ chỗ, còn một lời nhắc được đặt trên lịch cho ngày cần xử lý.

Nếu bạn đang quản lý giấy tờ doanh nghiệp, đây là cách thực tế để theo dõi:

• Hạn nộp báo cáo thường niên
• Gia hạn giấy phép
• Ngày đến hạn thuế
• Ngày xem xét bảo hiểm
• Ngày hết hạn hợp đồng
• Cuộc gọi theo dõi cho các vấn đề đang chờ

Hồ sơ giữ chỗ không phải nơi để quên việc. Nó là nơi tạm để cất chúng cho đến đúng thời điểm.

Quy trình đơn giản để quản lý tài liệu

Một quy trình tài liệu đáng tin cậy giúp bạn quyết định phải làm gì với mọi tờ giấy đi vào.

Hãy dùng trình tự này:

1. Phân loại các mục đến ngay lập tức.
2. Đưa các mục cần xử lý vào đúng hồ sơ.
3. Chuyển các mục cần quan tâm trong tương lai vào hồ sơ giữ chỗ.
4. Lưu các hồ sơ vĩnh viễn vào kho lưu trữ.
5. Loại bỏ những gì bạn không cần.

Cách này giúp không gian làm việc của bạn không biến thành nơi chứa đồ. Quan trọng hơn, nó giúp bạn tránh thói quen chất đống các quyết định thay vì thực hiện chúng.

Nên để gì trong hồ sơ hành động và hồ sơ vĩnh viễn

Nhiều chủ doanh nghiệp gặp khó khăn vì không biết một tài liệu nên đặt ở đâu. Sự khác biệt khá đơn giản:

• Hồ sơ hành động: các mục vẫn cần một quyết định hoặc một công việc được hoàn thành
• Hồ sơ vĩnh viễn: các hồ sơ đã hoàn tất mà bạn có thể cần sau này để tham khảo, kế toán, thuế, pháp lý hoặc tuân thủ

Ví dụ về hồ sơ vĩnh viễn có thể gồm:

• Tài liệu thành lập đã nộp
• Hợp đồng đã ký
• Hồ sơ thuế
• Hồ sơ ngân hàng
• Hợp đồng bảo hiểm
• Giấy phép và chứng nhận
• Báo cáo cuối cùng

Ví dụ về các mục trong hồ sơ hành động có thể gồm:

• Một hóa đơn đang chờ thanh toán
• Một bản thảo thỏa thuận đang chờ xem xét
• Một biểu mẫu đang chờ chữ ký
• Một tin nhắn cần gọi lại
• Một lời nhắc gửi tài liệu cho kế toán

Nếu một tài liệu không còn cần hành động nữa, nó không nên tiếp tục nằm trong hồ sơ hành động.

Cách hồ sơ hành động hỗ trợ tuân thủ doanh nghiệp

Đối với một công ty đang phát triển, sự tổ chức không chỉ là sự tiện lợi. Nó còn có thể hỗ trợ tuân thủ.

Việc bỏ sót giấy tờ có thể tạo ra rắc rối không cần thiết, đặc biệt khi tài liệu liên quan đến hồ sơ nộp cho tiểu bang, thuế hoặc giấy phép kinh doanh. Một quy trình lưu trữ kỷ luật giúp bạn theo dõi tốt hơn:

• Báo cáo thường niên
• Thông báo của đại lý đăng ký
• Thư từ từ tiểu bang
• Thông báo thuế
• Gia hạn kinh doanh
• Phê duyệt nội bộ

Zenind giúp chủ doanh nghiệp xử lý các trách nhiệm thành lập và tuân thủ với những dịch vụ được thiết kế để giảm bớt gánh nặng hành chính. Một hệ thống tài liệu có tổ chức sẽ bổ trợ cho sự hỗ trợ đó bằng cách giúp bạn dễ tìm và quản lý các hồ sơ gắn với công ty của mình hơn.

Mẹo để hệ thống luôn hiệu quả

Hệ thống hồ sơ hành động rất đơn giản, nhưng vẫn cần được duy trì. Hãy dùng những thói quen sau để giữ cho nó hữu ích.

Giữ số lượng nhóm ở mức nhỏ

Nếu một thư mục quá đầy, chỉ nên tách nó ra khi bạn có lý do rõ ràng. Làm hệ thống quá phức tạp sẽ khiến việc duy trì khó hơn.

Xử lý hồ sơ hành động thường xuyên

Đặt một khoảng thời gian cố định mỗi ngày hoặc mỗi tuần để dọn, xem xét và lưu hồ sơ. Hồ sơ hành động cũ sẽ trở thành rác lộn xộn chứ không còn là công cụ.

Thành thật về việc gì cần hành động

Đừng để một tài liệu trong hồ sơ hành động chỉ vì nó có vẻ quan trọng. Nếu bước tiếp theo chưa rõ, hãy xác định nó hoặc chuyển mục đó sang thư mục xem xét.

Loại bỏ nhanh các mục đã hoàn thành

Bạn càng dọn sạch các công việc đã xong nhanh bao nhiêu, càng dễ nhìn ra điều gì vẫn còn quan trọng bấy nhiêu.

Dùng bản sao lưu số khi phù hợp

Với các hồ sơ kinh doanh quan trọng, hãy quét tài liệu để có bản sao tìm kiếm được. Hệ thống giấy tờ hoạt động tốt nhất khi đi kèm với dự phòng số.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả một hệ thống lưu trữ tốt cũng có thể thất bại nếu không được dùng nhất quán. Hãy chú ý những lỗi sau:

• Dùng bàn làm việc như nơi lưu trữ dài hạn
• Tạo quá nhiều danh mục hồ sơ
• Trộn tài liệu tham khảo với các mục cần xử lý
• Để giấy tờ cũ nằm trong hồ sơ hành động quá lâu
• Không kết hợp hồ sơ giữ chỗ với lời nhắc trên lịch
• Cất hồ sơ đã hoàn tất sai chỗ

Nếu hệ thống bắt đầu trở nên rối rắm, hãy đơn giản hóa ngay. Mục tiêu là giảm ma sát, không phải tạo thêm.

Hồ sơ hành động cho người sáng lập và chủ doanh nghiệp một mình

Các nhà sáng lập làm việc một mình thường không có đội ngũ vận hành riêng để quản lý giấy tờ. Điều đó khiến một hệ thống nhẹ nhàng càng có giá trị hơn.

Một thiết lập hồ sơ hành động cơ bản có thể giúp bạn xử lý:

• Giấy tờ thành lập
• Biểu mẫu mở tài khoản ngân hàng
• Tài liệu xác nhận EIN
• Tài liệu tiếp nhận nhà cung cấp
• Hợp đồng khách hàng
• Biên lai ghi sổ kế toán
• Thư từ từ cơ quan chính phủ

Với nhiều chủ doanh nghiệp mới, phần khó nhất không phải là bản thân giấy tờ. Đó là việc theo dõi từng mục cần xử lý gì và khi nào. Hồ sơ hành động giải quyết vấn đề đó bằng cách làm cho bước tiếp theo trở nên rõ ràng.

Khi nào nên chuyển sang hoàn toàn số hóa

Một số doanh nghiệp cuối cùng chuyển phần lớn giấy tờ sang quy trình số. Điều đó có thể hoạt động rất tốt, nhất là nếu đội ngũ của bạn đã dùng ổ đĩa dùng chung, phần mềm tác vụ và PDF đã quét.

Quy trình số có thể phù hợp nếu bạn:

• Nhận hầu hết tài liệu qua email
• Cần truy cập hồ sơ từ xa
• Muốn kho lưu trữ có thể tìm kiếm
• Làm việc với đội ngũ phân tán
• Ưu tiên nhắc nhở tự động

Ngay cả trong môi trường số, nguyên tắc vẫn giống nhau: tách những gì cần hành động ra khỏi những gì chỉ nên được lưu trữ.

Lời kết

Hồ sơ hành động là một hệ thống nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lớn. Chúng giúp chủ doanh nghiệp quản lý giấy tờ hằng ngày, giảm bừa bộn và giữ cho các việc quan trọng không bị bỏ sót. Khi kết hợp với hồ sơ giữ chỗ và lịch, chúng tạo ra một quy trình thực tế để xử lý mọi thứ từ công việc hành chính thường ngày đến tài liệu liên quan đến tuân thủ.

Đối với các doanh nhân đang xây dựng và duy trì công ty, tổ chức là một phần của kỷ luật vận hành. Một hệ thống giấy tờ rõ ràng hỗ trợ ra quyết định tốt hơn, giảm căng thẳng và tạo ra một không gian làm việc tập trung hơn.

Hãy bắt đầu đơn giản, duy trì nhất quán và để mỗi tài liệu có một bước tiếp theo rõ ràng.