Освобождаване от данък върху продажбите в Пенсилвания за нестопански организации: как да кандидатствате и да спазвате изискванията

Освобождаването от данък върху продажбите в Пенсилвания може да намали оперативните разходи за отговарящи на условията нестопански организации, но ползата не е автоматична. Федералното решение за статут по 501(c)(3) само по себе си не премахва задълженията за данък върху продажбите в Пенсилвания. В Пенсилвания нестопанските организации, които търсят освобождаване от данък върху продажбите и използването, трябва да подадат заявление, да предоставят подкрепящи документи и да използват освобождаването само за покупки, които отговарят на изискванията съгласно щатското право.

Ако вашата организация се учредява, разширява дейността си или затяга процедурите си за съответствие, разбирането на процеса в Пенсилвания може да ви помогне да избегнете ненужни данъчни разходи, отхвърлени заявления и проблеми с документацията по-късно.

Какво обхваща данъкът върху продажбите в Пенсилвания

Пенсилвания налага 6% данък върху продажбите при продажба на дребно, потребление, наем или използване на материално лично имущество, включително цифрови продукти, както и върху определени облагаеми услуги. В някои юрисдикции се прилага и местен данък, включително 1% местен данък в окръг Алегени и 2% местен данък във Филаделфия.

Това означава, че една нестопанска организация може все още да се сблъска с данък върху продажбите в Пенсилвания, когато купува офис оборудване, технологии, печатни материали или други облагаеми артикули. Ако продавач не начисли данък върху облагаема покупка, доставена в Пенсилвания или използвана там, купувачът все още може да дължи данък върху използването, освен ако не се прилага освобождаване.

Кои могат да се класират за освобождаване от данък върху продажбите

Пенсилвания предоставя освобождавания от данък върху продажбите за определени квалифицирани нестопански организации, включително благотворителни организации, религиозни организации, доброволни пожарни дружества и нестопански образователни институции, когато покупките се правят за освободената цел на организацията.

Ключовият момент е, че освобождаването зависи както от организацията, така и от използването на покупката. Дори квалифицирана нестопанска организация може да загуби освобождаването за конкретна транзакция, ако артикулът се използва в несвързана търговска дейност, а не в освободената дейност на организацията.

Например една нестопанска организация може да може да претендира освобождаване за консумативи, използвани в нейните благотворителни програми, но същата организация може да дължи данък върху артикули, използвани в несвързана търговска дейност.

Федералното освобождаване не е достатъчно

Често срещана грешка е да се предполага, че признаването от IRS автоматично премахва данъка върху продажбите в Пенсилвания. Това не е така.

Федералният освободен от данъци статут и освобождаването от данък върху продажбите в Пенсилвания са отделни въпроси. Много организации трябва да подадат отделно заявление до Департамента по приходите на Пенсилвания, преди да могат да правят покупки без данък. Ето защо новоучредените нестопански организации трябва да планират щатското данъчно съответствие като част от своето учредяване и оперативна подготовка, а не като последваща мисъл.

Как да кандидатствате за освобождаване от данък върху продажбите в Пенсилвания

Пенсилвания предлага онлайн заявление чрез myPATH и предоставя и хартиен формуляр REV-72, Application for Sales Tax Exemption.

Преди да подадете заявлението, прегледайте внимателно инструкциите и се уверете, че всяка секция е попълнена. Липсваща документация или несъответстваща информация могат да забавят процеса.

Често изисквани документи

Департаментът по приходите изисква подкрепящи документи към заявлението. Обичайните документи включват:

• Учредителен акт за учредена институция или устави/управляващи документи за неучредена институция
• Клауза, която показва, че излишните средства не могат да се използват за лично облагодетелстване на което и да е лице при продажба или прекратяване на дейността
• Най-новият финансов отчет на организацията или предложен бюджет за нова организация
• Копие от писмото за определяне от IRS, ако на организацията е предоставено федерално освобождаване
• Копие от най-скоро подадения формуляр IRS Form 990, ако организацията подава Form 990

Щатът използва тези документи, за да потвърди структурата, целта, финансите и допустимостта на нестопанската организация за освобождаване.

Какво търси щатът

Пенсилвания иска да види, че организацията действително функционира като нестопанска и че управляващите ѝ документи предотвратяват лично облагодетелстване. Щатът също така иска ясна представа за финансовата дейност на организацията. Когато тези материали са непълни, щатът може да върне заявлението или да поиска разяснения.

Добре подаденото заявление от първия път е по-добро от опитите да се поправят предотвратими пропуски по-късно.

Използване на сертификата за освобождаване на Пенсилвания

След одобрение квалифицираната организация може да използва Pennsylvania Exemption Certificate, REV-1220, за да документира освободени покупки. По принцип сертификатът за освобождаване се предоставя на продавача, за да може той да третира продажбата като освободена.

В зависимост от ситуацията формулярът може да се използва за една транзакция или като общ сертификат за освобождаване за множество транзакции. Продавачът трябва да получи правилно попълнен сертификат и да може добросъвестно да разчита на него.

Практическият извод за нестопанската организация е прост: не предполагайте, че всеки доставчик знае вашия освободен статут. Изградете процес за покупки, който включва сертификата винаги когато се прави покупка без данък.

Кога освобождаването не се прилага

Дори при одобрен статут освобождаването не е универсално. Данъчното третиране в Пенсилвания може да се различава, когато:

• Покупката не се използва за освободената цел на организацията
• Артикулът се използва в несвързана търговска дейност
• Транзакцията не отговаря на условията на сертификата за освобождаване
• Организацията все още не е одобрена от Департамента по приходите
• На продавача не е предоставена валидна документация за освобождаване

Цифровите продукти заслужават специално внимание, защото Пенсилвания облага много цифрови прехвърляния по същия начин, по който облага материални стоки. Нестопанските организации трябва да преценят дали дадена дигитална покупка е пряко свързана с освободената мисия, преди да претендират освобождаване.

Постоянни задължения за съответствие

Получаването на освобождаване не е краят на процеса. Пенсилвания налага текущи задължения на организации, които са освободени или претендират за освобождаване.

Съгласно инструкциите за REV-72 организацията трябва да докладва определени промени писмено до Департамента по приходите в рамките на 10 дни. Тези промени могат да включват отмяна или промени в статута на освобождаване по IRS, определени съдебни решения, засягащи статута на освобождаване, и ситуации, при които организацията е оспорвана от IRS, Общността на Пенсилвания, политическо подразделение или организация с цел печалба.

Пенсилвания също изисква някои нестопански организации, които получават или претендират освобождаване от данъци върху имуществото или продажбите, да подадат годишен отчет и копие от IRS Form 990 до Bureau of Corporations and Charitable Organizations към Department of State. Обикновено годишният отчет трябва да бъде подаден в рамките на 135 дни след края на фискалната година, освен ако не се прилага изключение.

Това означава, че нестопанските организации трябва да третират освобождаването от данък върху продажбите като част от постоянен календар за съответствие, а не като еднократно заявление.

Често срещани грешки, които да избягвате

1. Да приемате, че статутът по 501(c)(3) е достатъчен

Федералното освобождаване от данъци не дава автоматично освобождаване от данък върху продажбите в Пенсилвания.

2. Да подавате непълни записи

Липсващи управляващи документи, липсващ финансов отчет или липсващо писмо от IRS могат да забавят обработката.

3. Да използвате освобождаване за несвързани покупки

Покупка, използвана в несвързана бизнес дейност, може да не отговаря на условията.

4. Да не уведомите щата при промени

Ако вашият освободен от данъци статут се промени, щатът очаква навременно писмено уведомление.

5. Да забравите да изградите вътрешен процес за одобрение

Служителите и доброволците трябва да знаят кога една покупка отговаря на условията и кой е отговорен за издаването на сертификати за освобождаване.

Практически контролен списък за съответствие за нестопански организации

Използвайте този списък, за да поддържате организацията си подредена:

• Потвърдете, че вашите управляващи документи съдържат изисквания език за нестопанска организация
• Поддържайте актуални писмото си от IRS за определяне и записите по Form 990
• Кандидатствайте чрез myPATH или с REV-72 веднага щом организацията е готова
• Съхранявайте централно записите за Pennsylvania Exemption Certificate
• Обучете персонала кои покупки отговарят на условията за освобождаване
• Преглеждайте внимателно цифровите покупки и абонаментните услуги
• Следете сроковете за годишни отчети и щатски уведомления
• Преоценявайте правилата за освободени покупки всеки път, когато мисията или дейностите ви се променят

Как Zenind може да помогне на основателите на нестопански организации

За организации, които тепърва се учредяват, съответствието започва преди първата покупка с освобождаване от данък. Zenind помага на основатели и собственици на бизнес да останат организирани с процеси за учредяване и съответствие, за да могат да се съсредоточат върху изграждането на мисията, вместо върху бумащината.

Ако вашата нестопанска организация тепърва започва, съчетаването на силни учредителни документи с обмислен процес за съответствие може да направи заявлението за освобождаване от данък върху продажбите по-гладко и текущото водене на документация значително по-лесно.

Заключителни мисли

Освобождаването от данък върху продажбите в Пенсилвания може да бъде значителна икономия за квалифицираните нестопански организации, но изисква правилното заявление, правилната документация и правилните вътрешни контролни механизми. Започнете с изискванията за подаване в щата, поддържайте документацията си изрядна и преглеждайте всяка покупка спрямо освободената цел на организацията, преди да претендирате освобождаване.

Ако се направи правилно, освобождаването се превръща в полезна част от финансовата основа на вашата нестопанска организация, а не в постоянен проблем със съответствието.