Pennsylvanian myyntiverovapaus voittoa tavoittelemattomille organisaatioille: miten hakea ja pysyä vaatimusten mukaisena

Pennsylvanian myyntiverovapaus voi pienentää toimintakuluja kelpoisuusehdot täyttäviltä voittoa tavoittelemattomilta organisaatioilta, mutta etu ei myönny automaattisesti. Liittovaltion 501(c)(3)-päätös ei yksin poista Pennsylvanian myyntiverovelvoitteita. Pennsylvaniassa myynti- ja käyttöverovapautta hakevien voittoa tavoittelemattomien instituutioiden on täytettävä hakemus, toimitettava sitä tukevat asiakirjat ja käytettävä vapautusta vain sellaisten ostosten yhteydessä, jotka täyttävät osavaltion lain vaatimukset.

Jos organisaatiosi on perustamisvaiheessa, laajenee tai tiukentaa vaatimustenmukaisuusprosessejaan, Pennsylvanian menettelyn ymmärtäminen voi auttaa välttämään tarpeettomia verokuluja, hylättyjä hakemuksia ja myöhempiä kirjanpito-ongelmia.

Mitä Pennsylvanian myyntivero kattaa

Pennsylvania perii 6 %:n myyntiveron aineellisen henkilökohtaisen omaisuuden vähittäismyynnistä, kulutuksesta, vuokrauksesta tai käytöstä, mukaan lukien digitaaliset tuotteet, sekä tietyistä veronalaisista palveluista. Myös paikallisvero soveltuu joillakin alueilla, mukaan lukien 1 %:n paikallisvero Allegheny Countyssa ja 2 %:n paikallisvero Philadelphiassa.

Tämä tarkoittaa, että voittoa tavoittelematon organisaatio voi silti kohdata Pennsylvanian myyntiveron ostettaessa toimistotarvikkeita, teknologiaa, painettuja materiaaleja tai muita veronalaisia tuotteita. Jos myyjä ei veloita veroa veronalaisesta ostosta, joka toimitetaan Pennsylvaniaan tai jota käytetään siellä, ostaja voi silti olla velvollinen maksamaan käyttöveroa, ellei vapautusta sovelleta.

Ketkä voivat saada myyntiverovapauden

Pennsylvania myöntää myyntiverovapauksia tietyille kelpoisille voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, mukaan lukien hyväntekeväisyysjärjestöt, uskonnolliset järjestöt, vapaaehtoiset palokunnat ja voittoa tavoittelemattomat oppilaitokset, kun ostokset tehdään organisaation vapautettuun tarkoitukseen.

Keskeinen kohta on, että vapautus riippuu sekä organisaatiosta että ostoksen käyttötarkoituksesta. Jopa kelpoinen voittoa tavoittelematon organisaatio voi menettää vapautuksen yksittäisessä liiketoimessa, jos tavara käytetään muussa kuin sen vapautettuun toimintaan liittyvässä elinkeinotoiminnassa.

Esimerkiksi voittoa tavoittelematon organisaatio voi voida hakea vapautusta hyväntekeväisyysohjelmissaan käytettäville tarvikkeille, mutta sama organisaatio voi olla verovelvollinen tavaroista, joita käytetään muuhun kuin vapautettuun kaupalliseen toimintaan.

Liittovaltion vapautus ei riitä

Yleinen virhe on olettaa, että IRS:n tunnustus poistaa automaattisesti Pennsylvanian myyntiveron. Näin ei ole.

Liittovaltion verovapaa asema ja Pennsylvanian myyntiverovapaus ovat erillisiä asioita. Monien organisaatioiden on haettava erikseen Pennsylvanian Department of Revenue -virastolta ennen kuin ne voivat tehdä verottomia ostoksia. Siksi juuri perustettujen voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi suunnitella osavaltion veronmukaisuus osaksi perustamis- ja toimintajärjestelyjä, ei jälkikäteen huomioitavaksi asiaksi.

Miten hakea Pennsylvanian myyntiverovapautta

Pennsylvania tarjoaa verkkohakemuksen myPATH-järjestelmän kautta ja tarjoaa myös paperilomakkeen REV-72, Application for Sales Tax Exemption.

Ennen hakemuksen toimittamista tarkista ohjeet huolellisesti ja varmista, että jokainen kohta on täytetty. Puuttuvat asiakirjat tai ristiriitaiset tiedot voivat hidastaa käsittelyä.

Yleisesti vaaditut asiakirjat

Department of Revenue edellyttää hakemuksen mukana tukiasiakirjoja. Tyypillisiä asiakirjoja ovat:

• Yhtiöjärjestys rekisteröidylle laitokselle tai säännöt tai ohjaavat asiakirjat rekisteröimättömälle laitokselle
• Ehto, joka osoittaa, ettei ylijäämävaroja voida käyttää minkään yksityishenkilön henkilökohtaiseen hyötyyn myynnin tai purkamisen yhteydessä
• Organisaation viimeisin tilinpäätös tai uuden organisaation alustava budjetti
• Kopio IRS:n päätöskirjeestä, jos organisaatiolle on myönnetty liittovaltion verovapaus
• Kopio viimeksi täytetystä IRS-lomakkeesta 990, jos organisaatio jättää lomakkeen 990

Osavaltio käyttää näitä asiakirjoja vahvistaakseen voittoa tavoittelemattoman organisaation rakenteen, tarkoituksen, taloudellisen aseman ja vapautusoikeuden.

Mitä osavaltio tarkastelee

Pennsylvania haluaa nähdä, että organisaatio toimii aidosti voittoa tavoittelemattomana ja että sen hallintoasiakirjat estävät yksityisen hyödyn tavoittelun. Se haluaa myös selkeän kuvan organisaation taloudellisesta toiminnasta. Kun nämä tiedot ovat puutteellisia, osavaltio voi palauttaa hakemuksen tai pyytää lisäselvitystä.

Huolellinen ensimmäinen hakemus on parempi kuin myöhempiä korjauksia vaativien aukkojen paikkaaminen.

Pennsylvanian vapautustodistuksen käyttö

Kun hyväksyntä on myönnetty, kelpoinen organisaatio voi käyttää Pennsylvanian vapautustodistusta, REV-1220, dokumentoidakseen verottomat ostokset. Yleisesti ottaen vapautustodistus toimitetaan myyjälle, jotta myyjä voi käsitellä myynnin vapautettuna.

Tilanteesta riippuen lomaketta voidaan käyttää yksittäiseen liiketoimeen tai kattavana vapautustodistuksena useille liiketoimille. Myyjän tulisi saada asianmukaisesti täytetty todistus, ja hänen pitäisi voida luottaa siihen hyvässä uskossa.

Voittoa tavoittelemattoman organisaation kannalta käytännön opetus on yksinkertainen: älä oleta, että jokainen toimittaja tuntee vapautusasemasi. Rakenna ostoprosessi, johon sisältyy vapautustodistus aina, kun tehdään verovapaa osto.

Milloin vapautusta ei sovelleta

Vaikka hyväksytty asema olisi olemassa, vapautus ei ole yleinen. Pennsylvanian verokohtelu voi poiketa, kun:

• Ostosta ei käytetä organisaation vapautettuun tarkoitukseen
• Tavaraa käytetään muussa kuin vapautettuun tarkoitukseen liittyvässä elinkeinotoiminnassa
• Liiketoimi ei täytä vapautustodistuksen ehtoja
• Organisaatiota ei ole vielä hyväksytty Department of Revenue -virastossa
• Myyjälle ei anneta voimassa olevaa vapautusasiakirjaa

Digitaaliset tuotteet vaativat erityistä huomiota, koska Pennsylvania verottaa monia digitaalisia siirtoja samalla tavoin kuin aineellista omaisuutta. Voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi arvioida, liittyykö digitaalinen osto suoraan vapautettuun toimintaan ennen vapautuksen hakemista.

Jatkuvat vaatimustenmukaisuusvelvoitteet

Vapautuksen saaminen ei ole prosessin loppu. Pennsylvania asettaa jatkuvia velvoitteita organisaatioille, joilla on vapautus tai jotka hakevat sitä.

REV-72-ohjeiden mukaan organisaation on ilmoitettava tietyistä muutoksista Department of Revenue -virastolle kirjallisesti 10 päivän kuluessa. Näihin muutoksiin voi sisältyä IRS:n vapautusaseman peruuttaminen tai muuttuminen, tietyt vapautusasemaan vaikuttavat oikeuden päätökset sekä tilanteet, joissa IRS, Pennsylvanian osavaltio, paikallishallinto tai voittoa tavoitteleva taho haastaa organisaation aseman.

Pennsylvania edellyttää myös, että tietyt voittoa tavoittelemattomat organisaatiot, jotka saavat tai hakevat vapautusta kiinteistö- tai myyntiveroista, toimittavat vuosiraportin ja kopion IRS-lomakkeesta 990 Department of State -viraston Bureau of Corporations and Charitable Organizations -yksikölle. Vuosiraportti on yleensä jätettävä 135 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä, ellei vapautusta sovelleta.

Tämä tarkoittaa, että voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi käsitellä myyntiverovapautta osana jatkuvaa vaatimustenmukaisuuden kalenteria, ei kertaluonteisena hakemuksena.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

1. Oletetaan, että 501(c)(3)-asema riittää

Liittovaltion verovapaus ei automaattisesti myönnä Pennsylvanian myyntiverovapautta.

2. Puutteellisten asiakirjojen toimittaminen

Puuttuvat hallintoasiakirjat, puuttuvat tilinpäätökset tai puuttuva IRS:n kirje voivat viivästyttää käsittelyä.

3. Vapautuksen käyttäminen muuhun kuin vapautettuihin ostoksiin

Tavara, jota käytetään muuhun kuin vapautettuun liiketoimintaan, ei välttämättä ole kelpoinen.

4. Valtion päivittämättä jättäminen muutosten jälkeen

Jos verovapaa asemasi muuttuu, osavaltio odottaa oikea-aikaista kirjallista ilmoitusta.

5. Sisäisen hyväksymisprosessin unohtaminen

Henkilöstön ja vapaaehtoisten tulisi tietää, milloin osto on kelpoinen ja kuka vastaa vapautustodistuksen antamisesta.

Käytännön tarkistuslista voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Käytä tätä tarkistuslistaa organisaation järjestyksen ylläpitämiseen:

• Varmista, että hallintoasiakirjoissasi on vaadittu voittoa tavoittelemattoman organisaation sanamuoto
• Pidä IRS:n päätöskirje ja Form 990 -tiedot ajan tasalla
• Hae myPATHin kautta tai REV-72-lomakkeella heti, kun organisaatiosi on valmis
• Säilytä Pennsylvanian vapautustodistusten tiedot keskitetysti
• Kouluta henkilöstöä siitä, mitkä ostot ovat vapautettuja
• Tarkista digitaaliset ostot ja tilauspalvelut huolellisesti
• Seuraa vuosiraporttien ja osavaltion ilmoitusten määräaikoja
• Arvioi vapautettujen ostojen säännöt uudelleen aina, kun missio tai toiminta muuttuu

Miten Zenind voi auttaa perustajia

Organisaatioille, jotka ovat vielä perustamisvaiheessa, vaatimustenmukaisuus alkaa jo ennen ensimmäistä verovapaata ostoa. Zenind auttaa perustajia ja yrittäjiä pysymään järjestyksessä perustamis- ja vaatimustenmukaisuusprosessien avulla, jotta he voivat keskittyä mission rakentamiseen paperityön sijaan.

Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi on vasta alussa, vahvojen perustamisasiakirjojen yhdistäminen harkittuun vaatimustenmukaisuusprosessiin voi tehdä myyntiverovapaushakemuksesta sujuvamman ja jatkuvasta kirjanpidosta paljon helpompaa.

Lopuksi

Pennsylvanian myyntiverovapaus voi tuoda merkittäviä säästöjä kelpoisuusehdot täyttäville voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, mutta se edellyttää oikeaa hakemusta, oikeita asiakirjoja ja oikeita sisäisiä valvontakäytäntöjä. Aloita osavaltion hakemusvaatimuksista, pidä kirjanpitosi siistinä ja arvioi jokainen osto organisaation vapautetun tarkoituksen perusteella ennen vapautuksen käyttämistä.

Kun asiat tehdään oikein, vapautuksesta tulee hyödyllinen osa voittoa tavoittelemattoman organisaatiosi taloudellista perustaa eikä toistuvaa vaatimustenmukaisuuden päänvaivaa.