Шағын бизнеске арналған заңдық сәйкестік нұсқаулығы: Қалай жақсы мәртебеде қалуға болады

Заңдық сәйкестік бір реттік құжат тапсыру немесе бір мәрте жасалатын баптау емес. Шағын бизнес үшін бұл құрылудан, лицензиялаудан, салықтардан, жұмыспен қамтудан, құпиялылықтан, маркетингтен және штаттық есептіліктен тұратын үздіксіз процесс. Ережелер штатқа, бизнес құрылымына және салаға қарай өзгереді, бірақ мақсат бір: бизнесті жақсы мәртебеде сақтау және алдын алуға болатын айыппұлдардан қашу.

Өсуге назар аударған құрылтайшылар үшін сәйкестік үнемі өзгеріп тұратын мақсат сияқты көрінуі мүмкін. Практикалық шешім барлық ережені жаттау емес. Ол сіздің бизнеске қолданылатын міндеттемелерді қадағалайтын, жауапты адамды белгілейтін және мерзімдер келгенге дейін еске салғыш қоятын қарапайым жүйе құру.

Бизнес үшін заңдық сәйкестік нені білдіреді

Бизнес сәйкестігі дегеніміз компанияңызға қолданылатын заңдарды, ережелерді және құжат тапсыру талаптарын сақтау. Кейбір міндеттемелер бизнес құрылған кезде пайда болады. Басқалары қызметкер жалдағанда, клиент деректерін жинағанда, реттелетін өнімдерді сатқанда немесе лицензияланатын салада жұмыс істегенде басталады.

Тәжірибеде сәйкестік көбіне мыналарды қамтиды:

• Бизнестік ұйымды штатта белсенді күйде ұстау
• Қажет болғанда жылдық немесе екі жылдық есептерді тапсыру
• Штаттық және федералдық салықтарды уақытында төлеу
• Қажетті лицензиялар мен рұқсаттарды сақтап отыру
• Еңбек және жұмыспен қамту ережелерін сақтау
• Клиент пен қызметкер деректерін қорғау
• Адал жарнама мен дұрыс ашып көрсету талаптарын орындау
• Жұмыс орнындағы қауіпсіздік талаптарын орындау

Нақты тізім сіздің бизнесіңіздің қай жерде жұмыс істейтініне және немен айналысатынына байланысты.

Неге сәйкестік шағын бизнес үшін маңызды

Сәйкестік тек айыппұлдан қашу үшін ғана қажет емес. Кешігу салдарынан бірқатар мәселе туындауы мүмкін:

• Штаттағы жақсы мәртебенің жоғалуы
• Кешігу төлемдері мен айыппұлдар
• Бизнес банктік шоттарын ашу немесе сақтауда қиындықтар
• Қаржыландыру тарту немесе несиеге өтінім беру кезіндегі кедергілер
• Шарттық және лицензиялық мәселелер
• Талап-арыздар немесе мемлекеттік тексерулер алдында тәуекелдің артуы
• Бизнесті өсіруге емес, алдын алуға болатын қателерді түзетуге уақыт кетуі

Сәйкестікті сақтайтын бизнес басқаруға жеңіл, ауқымдауға ыңғайлы және клиенттер, жеткізушілер мен кредиторлар үшін сенімдірек көрінеді.

Алдымен ұйым түрі мен штат ережелерін анықтаңыз

Бірінші сәйкестік сұрағы қарапайым: сіз қандай бизнеске иесіз және ол қай штатта тіркелген?

Корпорациялар, LLC, коммерциялық емес ұйымдар және серіктестіктердің міндеттері бірдей емес. Бір ұйым түрінің ішінде де штаттар әртүрлі құжат тапсыру күнтізбелерін, алым құрылымдарын және басқару ережелерін енгізе алады.

Мысалы:

• Корпорацияларда жыл сайынғы жиналыстар мен директорлар кеңесінің шешімдері сияқты ішкі формалдылықтар көбірек болады
• LLC-де жиі ішкі формалдылықтар аз, бірақ көптеген юрисдикцияларда жылдық есептер мен штаттық талаптарды орындау қажет болады
• Басқа штатта тіркелген шетелдік ұйымдарға қызмет ететін жерде қосымша құжаттар қажет болуы мүмкін

Егер бизнесіңіз бірнеше штатта жұмыс істесе, сол штаттарда шетелдік ұйым ретінде тіркелу және бірнеше есептілік міндеттемесін орындау қажет болуы мүмкін.

Штаттың жылдық және екі жылдық есептерін қадағалаңыз

Шағын бизнес үшін ең жиі кездесетін сәйкестік міндеттерінің бірі — мерзімді штаттық есептерді тапсыру. Көптеген штаттар ұйымды белсенді күйде ұстау үшін жылдық немесе екі жылдық есеп талап етеді.

Мұндай есептер көбіне мына негізгі ақпаратты растайды:

• Бизнес атауы
• Негізгі кеңсе мекенжайы
• Тіркелген агент туралы ақпарат
• Басқару немесе лауазымды тұлғалар туралы мәлімет
• Кейбір штаттарда меншік иелері немесе мүшелер туралы ақпарат

Есеп беру мерзімін өткізіп алу кешігу төлемдеріне, әкімшілік таратылуға немесе жақсы мәртебенің жоғалуына әкелуі мүмкін. Нақты салдары штат заңына байланысты, бірақ олар әдетте елеусіз болмайды.

Сенімді сәйкестік жүйесі мыналарды қамтуы керек:

• Әр штатта талап етілетін есеп түрі
• Әр есептің соңғы мерзімі
• Құжатпен бірге төленетін алым
• Құжатты тапсыратын жауапты адам
• Мерзімге дейінгі қосымша еске салғыш

Салықтарды барлық деңгейде түсініңіз

Салықтар бизнес сәйкестігінің маңызды бөлігі болып табылады және олар федералдық, штаттық және кейде жергілікті деңгейде қолданылады.

Федералдық салықтар

Көптеген бизнес құрылымы мен қызметіне қарай федералдық салық есептілігін тапсырып, төлем жасауға тиіс. Жиі кездесетін федералдық міндеттемелерге табыс салығы, жалақы салығы, жұмыспен қамту салығы бойынша аударымдар және кейбір салалардағы акциз салығы жатады.

Егер бизнес қызметкер жалдаса, әдетте employer identification number, қысқаша EIN қажет болады. EIN бизнеске салық мақсатында берілетін сәйкестендіргіш және ол көбіне мына жағдайларда қажет:

• Қызметкерлерді жалдау
• Бизнес банктік шотын ашу
• Жұмыспен қамту салықтарын тапсыру
• Корпорациялар және бірнеше мүшесі бар LLC сияқты кейбір ұйым түрлерін құру

Штаттық салықтар

Штаттық салық міндеттемелері айтарлықтай өзгереді. Қай жерде жұмыс істейтініңізге байланысты мыналарды басқаруыңыз мүмкін:

• Табыс салығы немесе franchise tax
• Сату салығын жинау және аудару
• Жалақыдан ұсталым салығы
• Жұмыссыздық сақтандыру салығы
• Жылдық business privilege салығы немесе алымдар

Жергілікті салықтар

Кейбір қала мен округтер gross receipts салығы, жергілікті бизнес салығы және арнайы аудандық алымдар сияқты жеке салық міндеттемелерін енгізеді.

Маңыздысы — алғашқы сату немесе алғашқы жалдау алдында сізге қолданылатын барлық салық санаттарын анықтау, хабарлама келгеннен кейін емес.

Лицензиялар мен рұқсаттарды назардан тыс қалдырмаңыз

Көптеген бизнес заңды түрде жұмыс істеу үшін лицензия немесе рұқсат алуы керек. Бұл талаптар федералдық, штаттық немесе жергілікті органдардан шығуы мүмкін.

Федералдық лицензиялар мен рұқсаттар

Федералдық лицензиялау әдетте тасымалдау, авиация, ауыл шаруашылығы, атыс қаруы, бағалы қағаздар, хабар тарату және кейбір экологиялық қызметтер сияқты реттелетін салалармен шектеледі.

Штаттық лицензиялар мен рұқсаттар

Штаттар жалпы бизнес лицензиясын, салалық куәлікті немесе реттелетін қызметті тіркеуді талап етуі мүмкін. Жиі кездесетін мысалдарға балалар күтімі, құрылыс, тамақ қызметтері, косметология және кәсіби қызметтер жатады.

Жергілікті лицензиялар мен рұқсаттар

Қалалар мен округтер бизнесті көбіне аймақтық жоспарлау, санитарлық рұқсаттар, пайдалану рұқсаттары, маңдайша рұқсаттары және жергілікті бизнес лицензиялары арқылы реттейді.

Іске қоспас бұрын, бизнес орналасқан жер, қызмет үлгісі немесе өнім санаты қандай да бір арнайы рұқсатты талап ететінін тексеріңіз.

Жұмыс және еңбек заңдарын орындаңыз

Қызметкер жалдағаннан кейін сәйкестік күрделене түседі. Сіз федералдық және штаттық еңбек ережелерін, ал көптеген жағдайда жергілікті жұмыспен қамту заңдарын да сақтауыңыз керек.

Қызметкерлерді дұрыс жіктеңіз

Шағын бизнес жиі жіберетін қателіктердің бірі — жұмысшыларды қате жіктеу. Қызметкер мен тәуелсіз мердігер арасындағы айырмашылық салықты ұстауға, жалақы ережелеріне, жеңілдіктерге және есеп беру міндеттеріне әсер етеді.

Егер жұмысшы мердігер деп көрсетіліп, іс жүзінде қызметкер сияқты басқарылса, бизнеске артқы салықтар, айыппұлдар және жалақы талаптары туындауы мүмкін.

Жалақы мен үстеме ақыны дұрыс төлеңіз

Қызметкері бар бизнес ең төменгі жалақы, үстеме ақы, жалақы есебін жүргізу және балалар еңбегіне қатысты ережелерді сақтауы керек. Кейбір штаттар федералдық заңнан жоғары жалақы стандарттарын белгілейді.

Қажетті сақтандыру мен хабарламаларды сақтаңыз

Штат пен қызметкерлер санына байланысты workers’ compensation сақтандыруы, жұмыссыздық сақтандыруына тіркелу, мүгедектік қамтуы немесе жұмыс орнында ілінетін хабарламалар қажет болуы мүмкін.

Кемсітушілік пен қорлаудың алдын алыңыз

Жұмыс берушілер жазбаша саясаттарды сақтауы, менеджерлерді оқытуы және шағымдарды хабарлау мен тексеру процесін құруы керек. Федералдық және штаттық кемсітушілікке қарсы заңдар, егер бизнес бұзушылықты елемесе немесе тиісінше жауап бермесе, жауапкершілік тудыруы мүмкін.

Клиент пен қызметкер құпиялылығын қорғаңыз

Деректер құпиялылығы қазір тек ірі технологиялық компаниялар үшін емес, шағын бизнес үшін де негізгі сәйкестік мәселесіне айналды.

Егер сіз аты-жөн, электрондық пошта, төлем деректері немесе басқа жеке ақпарат жинасаңыз, сізге мыналарды білу керек:

• Қандай дерек жинайсыз
• Неліктен жинайсыз
• Ол қайда сақталады
• Оған кім қол жеткізе алады
• Оны қанша уақыт сақтайсыз
• Оны қалай қауіпсіз жоясыз

Тіпті шағын бизнес те күшті құпиясөздер, қолжетімділікті шектеу, қауіпсіз төлем өңдеу және қажет болғанда түсінікті құпиялылық ескертулері сияқты негізгі қауіпсіздік шараларын қолдануы керек.

Егер бизнесіңіз сезімтал ақпаратпен жұмыс істесе, ресми сақтау саясатын және инцидентке әрекет ету жоспарын қарастырыңыз, сонда деректер ашылып қалған жағдайда не істеу керегін білесіз.

Жарнаманы шынайы және дәлелді етіңіз

Маркетинг сәйкестігі көбіне мәселе туындағанға дейін еленбей қалады. Федералдық және штаттық тұтынушыларды қорғау заңдары әдетте жарнаманың шынайы болуын, адастырмауын және дәлелмен расталуын талап етеді.

Сондықтан мына нәрселерге абай болу керек:

• Кіріс туралы уәделер
• Дейін және кейін нәтижелеріне қатысты уәделер
• Жеңілдіктер мен шектеулі уақыт ұсыныстары
• Пікірлер мен мақұлдаулар
• Бәсекелестерге қатысты салыстырмалы мәлімдемелер
• Жасырын алымдар немесе түсініксіз шарттар

Егер мәлімдеме клиент шешіміне әсер ете алса, оны дәлелдей алатыныңызға көз жеткізіңіз. Бір нәрсені айтпай кету де мәселе болуы мүмкін, егер ол жаңсақ әсер тудырса.

Жұмыс орнындағы қауіпсіздік стандарттарын сақтаңыз

Егер сізде кеңсе, қойма, дүкен немесе жұмыс алаңы болса, еңбек қауіпсіздігі сәйкестіктің бір бөлігі болып табылады. Жұмыс берушілер белгілі қауіптерді жоюы, қызметкерлерді қауіпсіз жұмыс тәсілдеріне үйретуі және қолданылатын еңбек қауіпсіздігі талаптарын орындауы керек.

Тіпті шағын команда үшін де негіздері маңызды:

• Шығу жолдарын ашық ұстау
• Химиялық заттарды дұрыс сақтау
• Қажетті жабдық қорғаныстарын пайдалану
• Оқиғаларды хабарлау және құжаттау
• Қызметкерлерді төтенше жағдай рәсімдеріне үйрету

Қауіпсіздік сәйкестігі қызметкерлерді қорғайды және тоқтап қалуды, талаптарды және жауапкершілікті азайтады.

Практикалық сәйкестік чек-парағын жасаңыз

Ең тиімді сәйкестік бағдарламасы тұрақты қолдануға жеткілікті қарапайым болуы керек. Шағын бизнес чек-парағына мыналар кіруі тиіс:

• Ұйым құжаттары және тіркелген агенттің мәліметтері
• Штаттың жылдық немесе екі жылдық есеп мерзімдері
• Федералдық, штаттық және жергілікті салық күнтізбелері
• Лицензия және рұқсат жаңарту мерзімдері
• Жалақы және жалдау міндеттемелері
• Сақтандыру жаңартулары
• Құпиялылық және деректер қауіпсіздігі саясаты
• Қоғамдық мәлімдемелер үшін маркетингті тексеру қадамдары
• Есеп жүргізу және құжаттарды сақтау ережелері

Тіпті құжатты үшінші тарап тапсыратын болса да, әр тармаққа бір жауапты адам бекітіңіз. Егер тапсырмаға ешкім иелік етпесе, ол бір күні міндетті түрде қалып қояды.

Күнтізбе мен құжат жүйесін қолданыңыз

Жақсы сәйкестік негізінен жақсы ұйымдасуға байланысты. Маңызды ақпаратты бір жерде сақтаңыз, соның ішінде:

• Құру құжаттары
• EIN растауы
• Лицензия нөмірлері мен жарамдылық мерзімі
• Штаттық құжат тапсыру хабарламалары
• Салық хат-хабарлары
• Сақтандыру сертификаттары
• Жұмыспен қамту жазбалары
• Келісімшарттар мен негізгі клиент келісімдері

Содан кейін әр мерзімді ортақ күнтізбеге енгізіп, алдын ала еске салғыш орнатыңыз. Ешкім қолданбайтын күрделі жүйеден гөрі қарапайым жүйе әлдеқайда тиімді.

Қашан кәсіби көмек керек

Әр құжат үшін адвокат немесе бухгалтер қажет емес, бірақ мына жағдайларда кәсіби көмек пайдалы болады:

• Сіз бірнеше штатта тіркеліп жатырсыз
• Алғаш рет қызметкер жалдап жатырсыз
• Реттелетін өнімдер немесе қызметтер сатасыз
• Лицензия қажет пе, білмейсіз
• Штаттан немесе салық органынан хабарлама алдыңыз
• Құжаттар немесе алымдар бойынша артта қалдыңыз
• Жаңа юрисдикцияға кеңейіп жатырсыз

Кеңес құны кейін сәйкестік қатесін түзету құнынан әдетте төмен болады.

Zenind құрылтайшыларға тәртіп сақтауға қалай көмектесе алады

Жаңа және өсіп келе жатқан компаниялар үшін сәйкестіктегі ең қиын нәрсе көбіне ереженің өзі емес. Негізгі қиындық — бизнестің бүкіл өмір циклі бойындағы әрбір мерзімді, хабарламаны және құжат тапсыруды қадағалау.

Міне, осында құрылтай серіктесі көмектесе алады. Zenind АҚШ-тағы құрылтайшыларға ұйымдасқан бастама, анықрақ сәйкестік бақылауы және аз өткізіліп кеткен мерзімдер ұсынуға көмектеседі. Құрылу мен ағымдағы қолдауды жүйелі түрде басқарғанда, сату, жалдау және операцияларға назар аудару оңайырақ болады.

Жиі қойылатын сұрақтар

Заңдық сәйкестік барлық бизнес үшін бірдей ме?

Жоқ. Сәйкестік сіздің ұйым түріңізге, штатыңызға, салаңызға және қызметіңізге байланысты. Мейрамхана, бағдарламалық стартап және консалтинг фирмасының міндеттері бірдей болмайды.

Егер мен штаттық құжат тапсыру мерзімін өткізіп алсам не болады?

Сіз кешігу төлемдеріне, жақсы мәртебенің жоғалуына, әкімшілік таратылуға немесе қайта қалпына келтіру талаптарына тап болуыңыз мүмкін. Нақты салдар штатқа байланысты.

Егер менде қызметкер болмаса, EIN керек пе?

Әрдайым емес, бірақ көптеген бизнеске банк, салық немесе ұйымдық себептермен бәрібір қажет болады. Сіздің құрылымыңызға қолданылатын ережелерді тексеріңіз.

Сәйкестікті өзім басқара аламын ба?

Иә, көптеген иелер негізгі сәйкестікті өздері басқарады. Маңыздысы — тәртіпті сақтау және кәсіби тексеріс қашан құнын ақтайтынын білу.

Қорытынды ойлар

Заңдық сәйкестік бизнестің өсуінен бөлек нәрсе емес. Бұл — өмір сүретін, ауқымданатын және қажетсіз үзіліссіз жұмыс істей алатын бизнес құрудың бір бөлігі. Құжат тапсыру міндеттерін, лицензияларды, салық міндеттемелерін, еңбек ережелерін және деректерге қатысты жауапкершіліктерді түсінсеңіз, тәуекелді азайтып, компанияны жақсы мәртебеде ұстай аласыз.

Ең жақсы тәсіл қарапайым: сізге не қолданылатынын анықтаңыз, әр мерзімді күнтізбеге енгізіңіз, құжаттарыңызды жаңартып отырыңыз және кеңейгенде немесе қызметкер жалдағанда өзгерістерді қайта қараңыз. Мұндай тәртіп құрылу аяқталғаннан кейін де ұзақ уақыт пайда әкеледі.