Започнете малкия си бизнес законно: 8 основни изисквания в САЩ

Стартирането на малък бизнес е вълнуващо, но правната страна може да изглежда плашеща, ако сте нови в тази област. Добрата новина е, че повечето основатели могат да разделят процеса на управляем набор от стъпки.

Преди да стартирате, трябва ясно да разбирате как вашият бизнес ще бъде учреден, регистриран, облаган, лицензиран и защитен. Тези решения влияят върху всичко - от документите и банковата ви настройка до отговорността и текущите ви задължения за съответствие.

Това ръководство разглежда осемте правни изисквания, които повечето собственици на малък бизнес в САЩ трябва да адресират преди и след старта. То е написано, за да ви помогне да изградите здрава основа, да избегнете често срещани грешки и да останете организирани, докато компанията ви расте.

Забележка: Правилата за бизнеса варират според щата, града, окръга и отраслa. Приемайте това като практичен преглед, а не като правен съвет.

1. Изберете правилната бизнес структура

Вашата правна основа започва с бизнес структурата. Избраната структура влияе върху данъчното облагане, собствеността, отговорността, управлението и начина, по който набирате капитал.

Често срещаните варианти включват:

• Едноличен търговец
• Партньорство
• Дружество с ограничена отговорност (LLC)
• Корпорация
• Избор на данъчно третиране като S corporation за допустими структури

Всеки вариант има своите компромиси. Едноличният търговец е лесен за стартиране, но не отделя личните ви активи от бизнеса. LLC често е популярна сред собствениците на малък бизнес, защото може да осигури по-силен защитен щит срещу отговорност и гъвкаво управление. Корпорацията може да е по-подходяща за бизнеси, които очакват инвеститори, множество основатели или по-формална управленска структура.

При избора на структура помислете за:

• Толерантността ви към риск от отговорност
• Как искате да се облагат печалбите
• Дали ще имате съсобственици
• Дали планирате да наемате служители
• Дългосрочните ви цели за финансиране

Ако не сте сигурни, сравнете няколко структури, преди да подадете документите. По-късна промяна е възможна, но може да доведе до допълнителни разходи и сложност.

2. Регистрирайте името на бизнеса

Името на бизнеса е част от вашата правна идентичност и вашата марка. В много щати трябва да потвърдите, че името е свободно, преди да подадете документи за учредяване или да регистрирате търговско име.

Може да се наложи да уредите едно или повече от следните:

• Регистрация на името на юридическото лице в щата
• Подаване на DBA или fictitious business name
• Проверка и защита на търговска марка
• Регистрация на домейн име за уебсайта ви

DBA, понякога наричано търговско име или предполагаемо име, ви позволява да работите под име, различно от законното име на юридическото лице. Това може да е полезно, ако официалното име на вашата LLC или корпорация е по-формално от бранда, който клиентите ще виждат.

Преди да се спрете на име, проверете:

• Регистъра на търговските имена в щата
• Регистъра на търговските марки в САЩ
• Наличността на домейна
• Наличността на потребителски имена в социалните мрежи

Добрата проверка на името помага да се намали рискът от спорове за нарушение и от по-късно ребрандиране.

3. Учредете и регистрирайте бизнеса правилно

След като изберете структура и име, трябва да учредите и регистрирате бизнеса пред съответните държавни органи.

За много малки бизнеси това включва:

• Подаване на учредителни документи в щата
• Назначаване на регистриран агент, ако това се изисква
• Създаване на регистриран запис на юридическото лице в щата
• Получаване на местни регистрации, ако градът или окръгът ги изисква

Ако учредите LLC или корпорация, държавното подаване създава юридическото лице. Ако работите като едноличен търговец, все пак може да са ви необходими местни бизнес регистрации, данъчни разрешителни или DBA, в зависимост от локацията и избора на име.

Добрата документация по учредяването е важна, защото помага да се докаже, че бизнесът ви съществува като отделно юридическо лице. Именно това отделяне е една от основните причини собствениците да избират формални структури.

4. Получете EIN от IRS

Employer Identification Number, или EIN, е федерален данъчен номер, издаван от IRS. Много бизнеси се нуждаят от него, дори и още да нямат служители.

Може да ви е необходим EIN, за да:

• Отворите бизнес банкова сметка
• Подавате определени данъчни декларации
• Наемате служители
• Кандидатствате за лицензи или разрешителни
• Работите с доставчици или финансови институции

Дори когато EIN не е строго задължителен, той често е разумен избор, защото помага да не използвате личния си Social Security Number върху много бизнес документи.

За структури с няколко собственици, корпорации и бизнеси, които планират да наемат хора, EIN обикновено е задължителен. Заявлението по принцип е просто, но трябва да се уверите, че юридическото име и данните за отговорното лице съвпадат с документите по учредяването.

5. Осигурете нужните лицензи и разрешителни

Много бизнеси не могат да работят законно, докато не получат необходимите лицензи и разрешителни. Тези изисквания често се пропускат, защото могат да идват от няколко нива на управление.

В зависимост от локацията и отрасъла може да са ви нужни:

• Общи бизнес лицензи
• Местни разрешителни от града или окръга
• Разрешителни за sales tax
• Професионални или професионално-специфични лицензи
• Здравни разрешителни
• Одобрение за зониране
• Пожарни или безопасностни инспекции
• Разрешения, специфични за отрасъла

Примери са бизнеси в хранителните услуги, строителството, детските грижи, салоните, търговията на дребно и домашно базираните компании, които обслужват клиенти в регулирани отрасли.

Ключът е да проучите изискванията според както дейността на бизнеса, така и физическата му локация. Бизнес, който е законен в един град, може да подлежи на напълно различни правила в друг.

Преди старта потвърдете:

• Какво изисква вашият щат
• Какво изискват вашият град или окръг
• Дали отраслът ви е регулиран
• Дали домашният ви бизнес се нуждае от одобрение за зониране

Ако пропуснете тази стъпка, рискувате глоби, спиране на дейността или забавяния при отварянето.

6. Разберете данъчните си задължения

Данъците са едно от най-важните правни задължения за новите собственици на бизнес. Точните данъци, които дължите, зависят от типа на юридическото лице, местоположението, приходите и от това дали продавате облагаеми стоки или наемате служители.

Често срещани данъчни въпроси включват:

• Федерално данъчно третиране на дохода
• Регистрация за данък върху доходите в щата
• Събиране и внасяне на sales tax
• Задължения за payroll tax
• Плащане на прогнозни данъци
• Местни бизнес данъци или данъци върху брутните приходи

LLC не променя автоматично начина, по който се облагате. За данъчни цели много LLC се третират като еднолични търговци или партньорства, освен ако не изберат корпоративно данъчно третиране. Корпорациите следват различни данъчни правила и изисквания за подаване.

Ако продавате облагаеми продукти или облагаеми услуги, уверете се, че знаете кога да начислявате sales tax и как да го внасяте правилно. Ако наемате служители, може да ви трябва регистрация за payroll, удържащи сметки и настройка за данъци за безработица.

Водете ясна документация от първия ден:

• Регистри на приходи и разходи
• Касови бележки и фактури
• Документи за заплати
• Банкови извлечения
• Данъчни известия и подадени документи

Една проста счетоводна система в началото може да ви спести значително време и стрес по-късно.

7. Защитете интелектуалната собственост и активите на марката

Интелектуалната собственост може да не е първото нещо, за което мисли един нов основател, но става критична веднага щом брандът ви започне да набира сила.

Трябва да помислите за защита на:

• Името на бизнеса ви
• Логото и брандинга
• Съдържанието на уебсайта
• Имената на продуктите
• Оригинални писмени материали
• Собствени процеси или методи

Най-силната защита зависи от актива. Търговските марки могат да помогнат за защита на имена и лога. Авторското право може да защити оригинално творческо съдържание. Практиките за търговска тайна могат да помогнат за запазване на чувствителна бизнес информация поверителна.

Най-малкото предприемете следното:

• Използвайте договори, които ясно определят собствеността върху работата, създадена от външни изпълнители
• Поддържайте последователност в бранд материалите
• Проверете за конфликти, преди да приемете име или лого
• Запазвайте записи, показващи кога сте създали ключовите материали

Ако бизнесът ви разчита силно на бранда си, стратегията за търговска марка трябва да е част от плана за стартиране.

8. Настройте банкови услуги, застраховки и текущо съответствие

Правната работа не приключва след учредяването. За да поддържате бизнеса си здрав, трябва да имате системи, които поддържат съответствието и намаляват риска.

Започнете с банковите услуги. Отворете отделна бизнес банкова сметка възможно най-скоро, за да разделите личните и бизнес финанси. Това отделяне помага за счетоводството, данъчната отчетност и защитата срещу отговорност.

След това помислете за застраховка. В зависимост от отрасъла може да ви трябват:

• Общa гражданска отговорност
• Професионална отговорност
• Работническо обезщетение
• Застраховка за търговски имоти
• Киберзастраховка
• Покритие за отговорност за продукт

Накрая следете текущото съответствие. Много щати изискват годишни отчети, подаване на franchise tax, поддържане на регистриран агент или периодични подновявания. Някои местни лицензи също изискват годишни актуализации.

Полезен контролен списък за съответствие включва:

• Крайни срокове за годишен отчет
• Дати за данъчно подаване
• Дати за подновяване на лицензи
• Актуализации на адреса на бизнеса
• Промени в собствеността или управлението
• Актуализации на данните за регистрирания агент

Пропуснато подаване може да доведе до такси, санкции или дори административно прекратяване в някои щати.

Практически стартов контролен списък

Ако искате ясен път към законно стартиране, използвайте тази последователност:

1. Изберете структурата си
2. Потвърдете името на бизнеса
3. Учредете бизнеса в щата
4. Получете EIN
5. Регистрирайте нужните лицензи и разрешителни
6. Настройте данъчните си сметки
7. Отворете бизнес банкова сметка
8. Въведете застраховка и напомняния за съответствие

Тази последователност работи за много основатели, защото ги движи от основните учредителни стъпки към оперативна готовност.

Как Zenind може да помогне

За много основатели най-трудната част не е да разберат, че правните стъпки съществуват. Трудното е да ги подредят в правилния ред и да се уверят, че нищо няма да бъде пропуснато.

Zenind помага на американските предприемачи да преминават през учредяването и съответствието с по-голяма яснота. Това може да улесни изграждането на законна бизнес основа, поддържането на организация и отделянето на повече време за растеж.

Независимо дали стартирате LLC, подготвяте се за корпорация или просто се опитвате да разберете кои подавания следват, една структурирана процедура по учредяване може да намали препятствията в началото.

Заключителни мисли

Легалното стартиране на малък бизнес не означава да овладеете всеки закон, преди да отворите. Означава да изпълните основните стъпки правилно, така че компанията ви да може да работи уверено.

Ако отделите време да изберете правилната структура, да се регистрирате правилно, да получите необходимите данъчни номера и разрешителни и да следите съответствието, ще имате много по-силна стартова позиция.

Бизнесите, които стартират добре, обикновено са тези, които изграждат чисти системи отрано. Това включва правната настройка, банковите услуги, застраховката и поддържането на записи. Направете това правилно и ще дадете на компанията си много по-добър шанс да расте без избягваеми проблеми.