W-9 срещу 1099: Практическо ръководство за изпълнители, LLC и нови собственици на бизнес

Разбирането на данъчните формуляри за изпълнители е едно от първите реални стъпки в съответствието за всяка растяща компания. Ако наемате фрийлансъри, плащате на независими изпълнители или управлявате ново LLC, много скоро вероятно ще срещнете два формуляра: W-9 и 1099.

Те са свързани, но изпълняват много различни функции. W-9 е формулярът за събиране на информация. 1099 е формулярът за отчитане. Да знаете кой формуляр за какво служи, кога да го поискате и кога да го издадете може да ви помогне да избегнете грешки при подаване, закъснели известия и стрес в края на годината.

За основателите, които изграждат бизнес от нулата, това е и част от доброто управление на дружеството. След като компанията ви бъде създадена, системите ви за водене на записи трябва да са готови за проследяване на доставчици, плащания към изпълнители и данъчни документи в края на годината. Тази дисциплина подпомага по-гладките операции, независимо дали сте учредили еднолично LLC, многолично LLC или друга малка бизнес структура.

Какво прави формулярът W-9

Формуляр W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, се използва за събиране на ключова данъчна информация от американско лице или постоянно пребиваващ чужденец, на когото ще бъде извършено плащане от бизнес. На практика той помага на платеца да събере:

• Юридическото име на получателя
• Име на бизнеса, ако е различно
• Данъчна класификация
• Данъчен идентификационен номер, например SSN или EIN
• Потвърждение, че предоставената информация е вярна

Обикновено W-9 се изисква преди извършването на първото плащане или преди компанията да започне работа с доставчик или изпълнител. Платецът съхранява попълнения W-9 в архива си и го използва, за да подготвя информационни декларации по-късно.

Важно: W-9 обикновено не се изпраща до IRS. Това е формуляр за архивиране, а не формуляр за подаване.

Кога е необходим W-9

Бизнесите често изискват W-9, когато плащат на:

• Фрийлансъри и независими изпълнители
• Консултанти
• Дизайнери, автори, разработчици и други доставчици на услуги
• Наемодатели или други доставчици, които може да получават облагаеми плащания
• Адвокати или доставчици на услуги, за които се изисква годишно отчитане

Ако вие сте изпълнителят, правилното попълване на W-9 е важно, защото той става основа за данъчното отчитане. Ако името и TIN не съвпадат със записите на IRS, платецът може да се сблъска с проблеми при backup withholding или затруднения при подаването.

Какво прави формулярът 1099

1099 е информационна декларация, използвана за отчитане на определени плащания, направени през годината. За изпълнители най-релевантната версия обикновено е Form 1099-NEC, който отчита nonemployee compensation.

Ако вашият бизнес плаща на независим изпълнител 600 долара или повече за услуги през годината, обикновено трябва да издадете Form 1099-NEC както на изпълнителя, така и на IRS до крайния срок на IRS.

1099 е формулярът за отчитане в двойка с W-9. Първо изисквате W-9, за да съберете данъчните данни на изпълнителя, а след това използвате тази информация, за да попълните 1099 в края на годината.

W-9 срещу 1099: Основната разлика

Най-простият начин да го запомните е:

• W-9 = събиране на данъчната информация
• 1099 = отчитане на плащанията

Изпълнителят попълва W-9. Бизнесът попълва 1099.

W-9 помага на платеца да идентифицира правилно получателя. 1099 показва на IRS колко платецът е платил на този получател през годината.

1099-NEC срещу 1099-MISC

Много собственици на бизнес използват термина „1099“ общо, но има различни версии на формуляра.

Form 1099-NEC

Form 1099-NEC се използва за nonemployee compensation. Това е формулярът, който повечето компании използват за:

• Фрийлансъри
• Изпълнители
• Консултанти
• Gig workers, които предоставят услуги като независими бизнеси

Ако сте платили най-малко 600 долара за услуги в рамките на вашия търговски или бизнес дейност, 1099-NEC обикновено е формулярът, от който се нуждаете.

Form 1099-MISC

Form 1099-MISC се използва за други видове облагаеми плащания, като например:

• Наем
• Роялти
• Награди и отличия
• Някои други плащания, представляващи доход
• Някои адвокатски плащания и други специфични категории

За доставчиците на услуги 1099-NEC обикновено е релевантният формуляр. 1099-MISC не е стандартният формуляр за изпълнители за обичайни фрийланс услуги.

Срокове за подаване, които имат значение

Сроковете са мястото, където много компании допускат грешки.

Срок за W-9

Няма срок за подаване към IRS за W-9, защото той обикновено се съхранява от лицето, което го изисква. Въпреки това бизнесите трябва да го съберат преди да им се наложи да подготвят годишното отчитане и, по възможност, преди първото плащане.

Срок за 1099-NEC

Form 1099-NEC обикновено се подава както към IRS, така и към получателя до 31 януари. Ако 31 януари се пада през уикенд или официален празник, срокът се измества към следващия работен ден.

Срок за 1099-MISC

Срокът за 1099-MISC може да се различава в зависимост от вида на отчитаното плащане, затова бизнесите трябва да проверяват актуалните указания на IRS за конкретното поле и начина на подаване.

Ако вашата счетоводна система не прави разлика между плащания към изпълнители, наеми, възстановявания на разходи и други разходи, годишното подаване става по-трудно, отколкото трябва да бъде.

Какво трябва да знаят новите собственици на LLC

Ако наскоро сте учредили LLC, данъчната документация трябва да бъде част от ежедневната ви оперативна рутина от първия ден.

Няколко практични причини:

• Може да се наложи да издавате 1099, ако наемате изпълнители
• Може да бъдете помолени за W-9, когато работите с доставчици или клиенти
• Вашата данъчна класификация може да повлияе на начина, по който попълвате данъчните формуляри
• Подредените записи намаляват грешките при подаване и подпомагат по-доброто съответствие

Например, ако вашето LLC се третира като disregarded entity за данъчни цели, начинът на попълване на W-9 може да се различава от този при партньорство или избор за корпорация. Това е една от причините основателите да съхраняват заедно учредителните документи, EIN записите и данъчната документация.

Тук добрите навици при учредяване имат значение. Услуги като Zenind помагат на предприемачите да изградят чиста бизнес основа, така че задачите по съответствие да се управляват по-лесно по-късно. След като дружеството е създадено, следващият приоритет е последователното водене на записи.

Най-добри практики за бизнеса, който плаща на изпълнители

Ако плащате редовно на доставчици или изпълнители, изградете повтаряем процес вместо да обработвате формулярите ръчно в последния момент.

1. Събирайте W-9 преди да плащате на изпълнители

Не чакайте до декември. Вземете формуляра преди започване на работата или преди да бъде извършено първото плащане.

2. Съхранявайте записите за изпълнителите на едно място

Дръжте договорите, фактурите, W-9, записите за плащания и кореспонденцията заедно. Бъдещото ви аз ще ви благодари по данъчно време.

3. Проследявайте облагаемите плащания през цялата година

Не разчитайте на паметта. Вашата счетоводна система трябва да показва колко е платено на всеки изпълнител и дали плащанията са за услуги, наем или друга категория.

4. Проверявайте имената и данъчните идентификатори

W-9 трябва да съвпада с юридическите и данъчните записи на изпълнителя. Малки несъответствия могат да доведат до грешки при подаване.

5. Разграничавайте плащанията към служители и към изпълнители

Служителите получават W-2, а не 1099. Независимите изпълнители не са служители. Неправилната класификация може да създаде сериозни проблеми със съответствието.

Най-добри практики за изпълнители и фрийлансъри

Ако вие сте лицето, което получава плащане, отнасяйте се сериозно към W-9.

• Използвайте последователно юридическото си име или бизнес име
• Уверете се, че вашият TIN е правилен
• Потвърдете данъчната си класификация преди подписване
• Съхранявайте копие за вашите записи
• Преглеждайте всеки 1099, който получавате, за точност

Ако работите чрез LLC, уверете се, че данъчната ви структура съответства на начина, по който бизнесът ви е действително организиран. Несъответствие между статуса на дружеството и данните във формуляра може да създаде избягваеми главоболия.

Чести грешки, които да избягвате

Няколко грешки се появяват отново и отново:

• Използване на W-9, когато реалният въпрос е дали някого трябва да се третира като служител
• Издаване на 1099-NEC за плащания, които трябва да бъдат отразени на друг формуляр
• Изчакване до края на годината, за да се събира данъчна информация за изпълнители
• Пропускане да се провери дали е достигнат прагът за плащане
• Въвеждане на грешно юридическо име или TIN
• Смесване на лични и бизнес плащания в една и съща сметка

Тези грешки обикновено е по-лесно да бъдат предотвратени, отколкото поправени.

Прост годишен контролен списък за съответствие

Преди да затворите книгите, прегледайте следното:

• Събрани ли са всички W-9 на изпълнителите?
• Съответстват ли общите суми на плащанията на счетоводните записи?
• Преминал ли е някой изпълнител прага за отчитане на 1099?
• Правилни ли са имената и TIN на изпълнителите?
• Използвате ли правилния тип формуляр за всяка категория плащане?
• Съхранявани ли са записите за вашето LLC и доставчиците в една организирана система?

Ако на тези въпроси можете да отговорите с да, данъчният сезон ще бъде значително по-управляем.

Заключение

W-9 и 1099 работят заедно, но служат на различни цели. W-9 събира данъчна информация за платеца. 1099 отчита определени плащания към IRS и към получателя. За бизнеса, особено за новоучредените LLC, правилното изпълнение на този процес е част от управлението на чиста и съобразена с изискванията операция.

Ако изграждате компания, учредяването е само началото. След него идват дисциплината по водене на записи, правилното плащане на изпълнителите и изпреварването на годишното отчитане. С правилните системи данъчното съответствие при изпълнители се превръща в рутинен бизнес процес, а не в паника в края на годината.