10 Business-Phrasen, die Gründer für klarere und professionellere Texte ersetzen sollten

Klare Geschäftskommunikation ist ein Wettbewerbsvorteil. Ganz gleich, ob Sie eine LLC gründen, eine Corporation führen oder die Kundenkommunikation eines wachsenden Startups betreuen: Die Worte, die Sie wählen, prägen den Eindruck, den andere von Ihrem Unternehmen haben. Eine Botschaft, die direkt, gepflegt und menschlich wirkt, kann Vertrauen schaffen. Eine Botschaft, die überladen, zu förmlich oder vage ist, kann genau in dem Moment Verwirrung stiften, in dem Klarheit am wichtigsten ist.

Für neue Unternehmer ist Schreiben nicht nur eine unterstützende Fähigkeit. Es gehört dazu, wie Sie verkaufen, erklären, bestätigen und Probleme lösen. Jede E-Mail an einen Kunden, jede interne Mitteilung, jede Nachricht an einen Lieferanten und jede Follow-up-Nachricht sagt den Lesern etwas über Ihr Unternehmen. Wenn Ihr Schreibstil veraltet oder steif klingt, kann Ihr Unternehmen schwieriger wirken, als es tatsächlich ist.

Das ist besonders wichtig für Gründer und kleine Teams, die gleichzeitig mit Gründung, Compliance, Betrieb und Kundenservice jonglieren. Wenn Sie schnell arbeiten, ist es leicht, auf Formulierungen zurückzugreifen, die offiziell klingen, aber wenig Mehrwert bieten. Das Ergebnis ist ein Text, der generisch statt souverän wirkt.

Im Folgenden finden Sie 10 gängige Formulierungen, die Geschäftstexte schwächen, sowie bessere Alternativen und praktische Hinweise für eine Sprache, die ein modernes, vertrauenswürdiges Unternehmen widerspiegelt.

Warum klare Geschäftstexte wichtig sind

Starkes Schreiben hilft Ihrem Unternehmen in mehrfacher Hinsicht:

• Es reduziert Missverständnisse.
• Es hilft Kunden, schneller zu handeln.
• Es lässt Ihr Unternehmen organisiert und glaubwürdig wirken.
• Es spart Ihrem Team Zeit.
• Es verbessert den Ton schwieriger Gespräche.

Für einen Unternehmensinhaber ist Klarheit keine Frage des Stils, sondern der Effizienz. Je klarer Sie Richtlinien, Zeitpläne, nächste Schritte und Erwartungen kommunizieren können, desto weniger Rückfragen entstehen.

Deshalb ist das Ersetzen veralteter Formulierungen mehr als nur eine Stilübung. Es ist eine Möglichkeit, Ihre Kommunikation leichter lesbar und vertrauenswürdiger zu machen.

1. „Please be advised“

Diese Formulierung ist in formellen E-Mails und Mitteilungen üblich, fügt aber meist Distanz hinzu, ohne wirklich Information zu liefern.

Statt zu schreiben:

Please be advised that your payment is overdue.

schreiben Sie lieber:

Your payment is overdue.

Oder, wenn der Ton etwas weicher sein soll:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

Direkte Sprache ist nicht unhöflich, wenn sie respektvoll ist. In den meisten geschäftlichen Situationen bevorzugen Leser einen kurzen Satz, der genau sagt, was los ist.

2. „Kindly“

„Kindly“ klingt in moderner Geschäftskommunikation oft altmodisch oder übermäßig zeremoniell. In vielen Fällen ist „please“ einfacher und natürlicher.

Statt:

Kindly review the attached document.

verwenden Sie:

Please review the attached document.

Die Botschaft bleibt gleich, aber der Ton wirkt klarer und zeitgemäßer. Für Gründer, die mit Kunden, Lieferanten oder Partnern kommunizieren, funktioniert natürliche Sprache meist besser als gehobene Formulierungen.

3. „Please do not hesitate to contact me“

Diese Formulierung wurde populär, weil sie höflich klingt, aber sie ist inzwischen so bekannt, dass sie oft generisch wirkt. Sie bringt wenig zusätzlichen Wert und lässt Ihre Nachricht schnell nach Standardtext klingen.

Statt:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

versuchen Sie:

If you have questions, please contact me.

Oder:

Reach out if you need anything.

Kürzere Formulierungen wirken oft wärmer, weil sie klingen, als würde ein echter Mensch sprechen. Das ist wichtig, wenn Sie eine professionelle, aber zugängliche Markenstimme aufbauen möchten.

4. „Under separate cover“

Diese Formulierung ist eine altmodische Art zu sagen, dass etwas separat gesendet wird. In der Praxis ist sie meist unnötig.

Statt:

The signed agreement is being sent under separate cover.

verwenden Sie:

The signed agreement is being sent separately.

Oder:

I will send the signed agreement in a separate email.

Moderne Geschäftskommunikation sollte den Zustellweg klar benennen. Wenn Sie ein Dokument per E-Mail, Post oder Kurier senden, sagen Sie das direkt.

5. „Enclosed please find“

Diese Formulierung wirkt steif und ist meist redundant. Wenn Sie eine Datei anhängen oder ein Dokument beifügen, versteht der Leser ohnehin, dass Sie es bereitstellen.

Statt:

Enclosed please find our updated operating agreement.

verwenden Sie:

Attached is our updated operating agreement.

Oder:

I have attached our updated operating agreement.

Wenn Sie ein physisches Paket senden, funktioniert eine direkte Formulierung ebenfalls:

Included with this letter is the signed form.

Das Ziel ist es, Reibung zu reduzieren. Leser sollten nicht erst umständlich herausfinden müssen, wo das Dokument ist oder warum es erwähnt wird.

6. „Above referenced“ oder „above captioned“

Diese Formulierungen zwingen Leser, an anderer Stelle in der Nachricht nachzusehen, was gemeint ist. Das unterbricht den Lesefluss und erzeugt unnötigen Aufwand.

Statt:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

verwenden Sie:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Oder noch spezifischer:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Genauigkeit verbessert das Verständnis. Außerdem hilft sie, wenn Ihre E-Mails weitergeleitet, später gesucht oder außerhalb ihres ursprünglichen Kontexts gelesen werden. Ein Leser sollte das Thema verstehen können, ohne im Text suchen zu müssen.

7. „Please note that“

Diese Formulierung signalisiert zwar, dass wichtige Informationen folgen, kann den Satz aber unnötig aufblähen. In vielen Fällen können Sie die Tatsache einfach direkt nennen.

Statt:

Please note that the filing deadline is next Monday.

verwenden Sie:

The filing deadline is next Monday.

Wenn Sie die Wichtigkeit betonen möchten, nutzen Sie Struktur oder Formatierung statt Füllwörter. Zum Beispiel:

Important: The filing deadline is next Monday.

Oder:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Es geht darum, den Leser aufmerksam zu machen, nicht darum, darauf hinzuweisen, dass Sie ihn aufmerksam machen.

8. „Respectfully“ im falschen Kontext

„Respectfully“ kann in sehr formellen Situationen passend sein, klingt aber in Routine-Geschäftsnachrichten oft zu steif, besonders wenn es als Schlussformel oder zur Abschwächung eines Widerspruchs verwendet wird.

Statt:

Respectfully, we cannot approve your request.

verwenden Sie:

We cannot approve your request at this time.

Wenn der Ton höflich bleiben soll, verlassen Sie sich auf den Satzbau und nicht auf ein feierliches Schlusswort. Respekt zeigt sich in der Qualität Ihrer Erklärung, nicht in dekorativer Sprache.

9. „I am forwarding this to you“ wenn „sending“ ausreicht

In E-Mails hat „forwarding“ eine konkrete Bedeutung: eine ursprünglich erhaltene Nachricht oder Datei weiterleiten. In anderen Kontexten wird das Wort manchmal verwendet, obwohl eigentlich nur „sending“ gemeint ist. Das kann zu Verwirrung führen.

Statt:

I am forwarding the invoice to you.

verwenden Sie je nach Situation:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Wählen Sie das Verb, das wirklich zu Ihrer Handlung passt. Präzise Verben machen Ihre Kommunikation glaubwürdiger.

10. „Yours very truly“ und andere veraltete Schlussformeln

Traditionelle Briefschlüsse tauchen noch in manchen Branchen auf, wirken heute aber oft altmodisch. Wenn Sie an Kunden, Lieferanten oder Partner in einem modernen Geschäftskontext schreiben, ist eine einfachere Schlussformel meist besser.

Statt:

Yours very truly,

verwenden Sie:

Sincerely,

Oder:

Best,

Oder:

Thank you,

Die beste Schlussformel hängt von der Beziehung und dem Zweck der Nachricht ab. Ein kurzer, natürlicher Abschluss wirkt meist souveräner als eine formelle Formulierung aus einer anderen Zeit.

Wie Gründer einen klareren Schreibstil entwickeln können

Das Ersetzen einiger schwacher Formulierungen ist ein guter Anfang, aber klares Schreiben ist vor allem eine Frage der Gewohnheit. Wenn Ihre Geschäftskommunikation professioneller klingen soll, konzentrieren Sie sich auf diese Grundsätze.

Verwenden Sie möglichst kurze Sätze

Kurze Sätze sind leichter zu lesen, besonders auf Mobilgeräten. Sie machen Ihre Nachricht außerdem entschlossener.

Vergleichen Sie diese beiden Versionen:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

Die zweite Version ist leichter zu verstehen und schwerer misszuverstehen.

Stellen Sie den Hauptpunkt früh in den Text

Verstecken Sie die Anfrage, Frist oder Aktualisierung nicht in der Mitte eines langen Absatzes. Beginnen Sie mit den wichtigen Informationen.

Beispiel:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Leser schätzen es, wenn die Kernaussage zuerst kommt.

Verwenden Sie präzise Nomen und Verben

Wörter wie „thing“, „matter“ und „information“ können das Schreiben schwächen, wenn sie zu häufig verwendet werden. Klarer Text nutzt exakte Begriffe.

Statt:

We need to review the thing you sent.

verwenden Sie:

We need to review the operating agreement you sent.

Präzise Sprache reduziert Rückfragen und lässt Ihr Unternehmen organisierter wirken.

Streichen Sie unnötige Füllwörter

Viele geschäftliche Sätze werden stärker, wenn Sie überflüssige Wörter entfernen, zum Beispiel:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

Das bedeutet nicht, dass Sie kalt oder roboterhaft schreiben sollen. Es bedeutet, dass jedes Wort einen Zweck erfüllen sollte.

Passen Sie den Ton an die Situation an

Ein guter Geschäftsschreiber klingt nicht in jeder Nachricht gleich. Eine Zahlungsmahnung, eine Willkommensnachricht und eine Compliance-Mitteilung sollten nicht denselben Ton haben.

Zum Beispiel:

• Eine Willkommensnachricht darf freundlich und ermutigend klingen.
• Eine Compliance-Erinnerung sollte klar und professionell sein.
• Eine Antwort auf eine Streitfrage sollte ruhig und sachlich klingen.

Ton ist eine Geschäftsentscheidung. Er beeinflusst, wie Menschen Ihre Nachricht interpretieren und wie sie Ihr Unternehmen wahrnehmen.

Eine einfache Checkliste für geschäftliche E-Mails

Bevor Sie eine wichtige E-Mail senden, prüfen Sie sie anhand dieser Checkliste:

• Ist der Hauptpunkt in den ersten ein oder zwei Sätzen klar?
• Habe ich veraltete oder zu formelle Formulierungen entfernt?
• Ist jeder Satz notwendig?
• Habe ich genau gesagt, was ich vom Leser brauche?
• Ist der Ton professionell, aber menschlich?
• Würde die Nachricht auch beim schnellen Lesen noch Sinn ergeben?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Nein beantworten, überarbeiten Sie den Text vor dem Senden.

Warum das für neue Unternehmer wichtig ist

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, trägt jedes Detail zu Ihrer Glaubwürdigkeit bei. Ihre Gründungsunterlagen, E-Mails an Kunden, interne Notizen und Follow-up-Nachrichten sind Teil der Erfahrung, die Menschen mit Ihrem Unternehmen machen.

Ein gut geführtes Unternehmen muss nicht großspurig klingen. Es muss klar, zuverlässig und angenehm in der Zusammenarbeit sein.

Deshalb ist einfache Sprache oft die beste Sprache. Sie zeigt, dass Sie die Zeit des Lesers respektieren. Sie reduziert Verwirrung. Sie hilft Ihrem Unternehmen, kompetenter und reaktionsschneller zu wirken.

Wenn Sie ein neues Unternehmen aufbauen, ob als LLC, Corporation oder Nonprofit, prägen die Kommunikationsgewohnheiten, die Sie jetzt entwickeln, später die Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Klare Sprache unterstützt bessere Entscheidungen, sauberere Abläufe und stärkere Beziehungen zu Kunden und Partnern.

Abschließende Gedanken

Gutes Business Writing geht nicht darum, beeindruckend zu klingen. Es geht darum, Kommunikation mühelos verständlich zu machen.

Indem Sie veraltete, formelle oder umständliche Formulierungen durch einfache Sprache ersetzen, machen Sie Ihre Nachrichten stärker und Ihr Unternehmen glaubwürdiger. Das gilt, wenn Sie eine Compliance-Erinnerung versenden, eine Einreichung bestätigen, auf einen Kunden reagieren oder sich mit einem Lieferanten abstimmen.

Das beste Business Writing ist direkt, respektvoll und leicht umzusetzen. Wenn ein Satz dem Leser nicht hilft, voranzukommen, sollte er wahrscheinlich gekürzt, vereinfacht oder gestrichen werden.

Für wachsende Unternehmen zahlt sich diese Disziplin jeden Tag aus.