10 forretningsfraser gründere bør erstatte for tydeligere og mer profesjonell skriving

Klar forretningsskriving er et konkurransefortrinn. Enten du starter et LLC, driver et aksjeselskap eller håndterer kundekommunikasjon for en voksende oppstart, former ordene du velger hvordan folk oppfatter virksomheten din. Et budskap som er direkte, gjennomarbeidet og menneskelig, kan bygge tillit. Et budskap som er rotete, altfor formelt eller uklart, kan skape forvirring akkurat når tydelighet er viktigst.

For nye bedriftsledere er skriving ikke bare en støttende ferdighet. Det er en del av hvordan du selger, forklarer, bekrefter og løser problemer. Hver e-post til en kunde, hvert internt notat, hver melding til en leverandør og hver oppfølgingsmelding forteller leseren noe om selskapet ditt. Hvis skrivingen din høres utdatert eller stiv ut, kan virksomheten din fremstå som vanskeligere å samarbeide med enn den egentlig er.

Dette er spesielt viktig for gründere og små team som samtidig håndterer etablering, etterlevelse, drift og kundeservice. Når du jobber raskt, er det lett å falle tilbake på uttrykk som høres offisielle ut, men som gir liten verdi. Resultatet er tekst som føles generisk i stedet for selvsikker.

Nedenfor finner du 10 vanlige uttrykk som svekker forretningsskriving, sammen med bedre alternativer og praktisk veiledning for å velge språk som gjenspeiler et moderne og tillitvekkende selskap.

Hvorfor klar forretningsskriving betyr noe

Sterk skriving hjelper virksomheten din på flere måter:

• Den reduserer misforståelser.
• Den hjelper kundene å handle raskere.
• Den får selskapet til å virke organisert og troverdig.
• Den sparer tid for teamet ditt.
• Den forbedrer tonen i vanskelige samtaler.

For en bedriftseier er tydelighet ikke en kosmetisk preferanse. Det er operasjonell effektivitet. Jo klarere du kan kommunisere retningslinjer, tidsfrister, neste steg og forventninger, desto færre frem-og-tilbake-meldinger trenger du.

Derfor er det mer enn en stiløvelse å bytte ut utdaterte uttrykk. Det er en måte å gjøre kommunikasjonen enklere å lese og enklere å stole på.

1. «Vennligst vær oppmerksom på»

Dette uttrykket er vanlig i formelle e-poster og meldinger, men det tilfører ofte avstand uten å tilføre informasjon.

I stedet for å skrive:

Vennligst vær oppmerksom på at betalingen din er forsinket.

Prøv:

Betalingen din er forsinket.

Eller, hvis meldingen trenger en mildere tone:

Betalingen din er nå forfalt. Send den inn innen fredag.

Direkte skriving er ikke uhøflig når den er respektfull. I de fleste forretningssammenhenger foretrekker leserne en kort setning som forteller dem nøyaktig hva som skjer.

2. «Kindly»

«Kindly» kan ofte høres utdatert eller altfor høytidelig ut i moderne forretningskommunikasjon. I mange tilfeller er «vær så snill» enklere og mer naturlig.

I stedet for:

Kindly gjennomgå det vedlagte dokumentet.

Bruk:

Vennligst gjennomgå det vedlagte dokumentet.

Budskapet er det samme, men tonen er renere og mer oppdatert. For gründere som kommuniserer med kunder, leverandører eller samarbeidspartnere, fungerer naturlig språk som regel bedre enn opphøyet språk.

3. «Please do not hesitate to contact me»

Dette uttrykket ble populært fordi det høres høflig ut, men det er blitt så kjent at det lett kan føles generisk. Det tilfører ikke mye verdi og kan få meldingen til å virke formelaktig.

I stedet for:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Prøv:

Hvis du har spørsmål, ta gjerne kontakt.

Eller:

Ta kontakt hvis du trenger noe.

Kortere formuleringer er ofte varmere fordi de høres ut som noe et ekte menneske ville si. Det er viktig når du prøver å skape en profesjonell, men tilgjengelig merkevare-stemme.

4. «Under separate cover»

Dette er en gammeldags måte å si at noe blir sendt separat på. I praksis er det som regel unødvendig.

I stedet for:

Den signerte avtalen sendes under separate cover.

Bruk:

Den signerte avtalen sendes separat.

Eller:

Jeg sender den signerte avtalen i en separat e-post.

Moderne forretningskommunikasjon bør gjøre leveringsmåten tydelig. Hvis du sender et dokument med e-post, post eller bud, si det rett frem.

5. «Enclosed please find»

Dette uttrykket er stivt og vanligvis overflødig. Hvis du legger ved en fil eller inkluderer et dokument, forstår leseren allerede at du sender det.

I stedet for:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Bruk:

Vedlagt er vår oppdaterte driftsavtale.

Eller:

Jeg har lagt ved vår oppdaterte driftsavtale.

Hvis du sender en fysisk pakke, fungerer en enkel formulering fortsatt:

Inkludert i dette brevet er det signerte skjemaet.

Målet er å redusere friksjon. Leseren skal ikke måtte jobbe for å forstå hvor dokumentet er eller hvorfor det er der.

6. «Ovennevnte» eller «nevnt ovenfor»

Disse uttrykkene tvinger leseren til å lete andre steder i meldingen for å forstå hva du mener. Det bryter flyten og skaper unødvendig arbeid.

I stedet for:

Når det gjelder ovennevnte sak, vennligst gjennomgå dokumentene.

Bruk:

Når det gjelder LLC-registreringen din, vennligst gjennomgå dokumentene.

Eller vær enda mer spesifikk:

Vennligst gjennomgå dokumentene knyttet til LLC-registreringen din i Texas.

Spesifisitet forbedrer forståelsen. Det hjelper også når e-postene dine videresendes, søkes opp senere eller leses utenfor rekkefølge. Leseren skal kunne forstå temaet uten å lete gjennom meldingen.

7. «Vennligst merk at»

Dette uttrykket signaliserer ofte at viktig informasjon kommer, men det kan få setningen til å virke oppblåst. I mange tilfeller kan du bare si faktum.

I stedet for:

Vennligst merk at innleveringsfristen er neste mandag.

Bruk:

Innleveringsfristen er neste mandag.

Hvis du vil understreke viktigheten, bruk formatering eller struktur i stedet for fyllord. For eksempel:

Viktig: Innleveringsfristen er neste mandag.

Eller:

Innleveringsfristen er neste mandag, og for sene innsendinger kan behandlingen bli forsinket.

Poenget er å varsle leseren, ikke å kunngjøre at du varsler.

8. «Med respekt» i feil sammenheng

«Med respekt» kan passe i svært formelle sammenhenger, men det høres ofte for stivt ut i vanlige forretningsmeldinger, særlig når det brukes som avslutning eller for å myke opp en uenighet.

I stedet for:

Med respekt kan vi ikke godkjenne forespørselen din.

Bruk:

Vi kan ikke godkjenne forespørselen din på dette tidspunktet.

Hvis tonen må være høflig, la setningsstrukturen bære det, i stedet for et seremoniøst avslutningsord. Respekt vises gjennom kvaliteten på forklaringen, ikke gjennom dekorativt språk.

9. «Jeg videresender dette til deg» når «sender» er nok

I e-post har «videresende» en spesifikk betydning: å sende videre en melding eller fil som opprinnelig ble mottatt fra noen andre. I andre sammenhenger bruker folk det når de egentlig mener «sender». Det kan skape forvirring.

I stedet for:

Jeg videresender fakturaen til deg.

Bruk ett av disse alternativene når det passer:

Jeg sender fakturaen til deg.

Jeg har lagt ved fakturaen.

Jeg deler fakturaen nedenfor.

Velg verbet som samsvarer med det du faktisk gjør. Presise verb gjør kommunikasjonen enklere å stole på.

10. «Yours very truly» og andre utdaterte avslutninger

Tradisjonelle brevavslutninger brukes fortsatt i enkelte bransjer, men mange av dem fremstår nå som gammeldagse. Hvis du skriver til kunder, leverandører eller samarbeidspartnere i en moderne forretningskontekst, er en enklere avslutning som regel bedre.

I stedet for:

Yours very truly,

Bruk:

Med vennlig hilsen,

Eller:

Vennlig hilsen,

Eller:

Takk,

Den beste avslutningen avhenger av forholdet og formålet med meldingen. En kort og naturlig avslutning føles som regel mer selvsikker enn en formell frase som hører til en annen tid.

Hvordan gründere kan bygge en tydeligere skrivestil

Å erstatte noen svake uttrykk er en god start, men klar skriving handler egentlig om vaner. Hvis du vil at forretningskommunikasjonen din skal høres mer profesjonell ut, bør du fokusere på disse prinsippene.

Bruk korte setninger når det er mulig

Korte setninger er lettere å lese, spesielt på mobil. De gjør også meldingen mer besluttsom.

Sammenlign disse to versjonene:

Vi ønsket å informere deg om at vi, for å fullføre prosessen, trenger den endelige signerte dokumentasjonen så snart det passer for deg.

Send den endelige signerte dokumentasjonen innen fredag.

Den andre versjonen er enklere å forstå og vanskeligere å misforstå.

Sett hovedpoenget tidlig

Ikke begrav forespørselen, fristen eller oppdateringen midt i et langt avsnitt. Start med den viktige informasjonen.

Eksempel:

EIN-søknaden din er sendt inn. Vi oppdaterer deg når IRS har behandlet den.

Leserne setter pris på å få konklusjonen først.

Bruk presise substantiv og verb

Ord som «ting», «sak» og «informasjon» kan svekke skrivingen hvis de brukes for ofte. Klar skriving bruker eksakte begreper.

I stedet for:

Vi må gjennomgå tingen du sendte.

Bruk:

Vi må gjennomgå driftsavtalen du sendte.

Presist språk reduserer frem-og-tilbake og får selskapet ditt til å virke mer strukturert.

Kutt unødvendige fyllord

Mange forretningssetninger blir sterkere når du fjerner ord som ikke er nødvendige, for eksempel:

• veldig
• bare
• egentlig
• faktisk
• vennligst vær oppmerksom på
• på dette tidspunktet

Det betyr ikke at du skal skrive kaldt eller robotaktig. Det betyr at hvert ord skal gjøre nyttig arbeid.

Tilpass tonen til situasjonen

En god forretningsskribent høres ikke lik ut i hver eneste melding. En betalingspåminnelse, en velkomstmelding og en samsvarsmelding bør ikke ha identisk tone.

For eksempel:

• En velkomstmelding kan høres vennlig og oppmuntrende ut.
• En påminnelse om etterlevelse bør høres tydelig og profesjonell ut.
• Et svar i en tvist bør høres rolig og saklig ut.

Tone er en forretningsbeslutning. Den påvirker hvordan folk tolker meldingen din og hvordan de føler om merkevaren din.

En enkel redigeringssjekkliste for forretnings-e-poster

Før du sender en viktig e-post, gå gjennom denne sjekklisten:

• Er hovedpoenget tydelig i de første én eller to setningene?
• Har jeg fjernet utdaterte eller altfor formelle uttrykk?
• Er hver setning nødvendig?
• Sa jeg nøyaktig hva jeg trenger fra leseren?
• Er tonen profesjonell, men menneskelig?
• Ville denne meldingen fortsatt gi mening hvis den ble lest raskt?

Hvis svaret på noen av disse er nei, bør du redigere før du sender.

Hvorfor dette betyr noe for nye bedriftsledere

Når du starter et selskap, bidrar hver detalj til troverdigheten din. Etableringsdokumentene dine, kundeservice-e-poster, interne notater og oppfølgingsmeldinger utgjør alle en del av opplevelsen folk har av virksomheten din.

Et godt drevet selskap trenger ikke å høres storslått ut. Det trenger å høres tydelig, pålitelig og lett å samarbeide med.

Derfor er enkel skriving ofte den beste skrivingen. Den viser at du respekterer leserens tid. Den reduserer forvirring. Den hjelper selskapet ditt å fremstå som mer kompetent og responsivt.

Hvis du bygger en ny virksomhet, enten som LLC, aksjeselskap eller ideell organisasjon, vil kommunikasjonsvanene du etablerer nå forme hvordan selskapet fungerer senere. Klar skriving støtter bedre beslutninger, renere prosesser og sterkere relasjoner med kunder og partnere.

Avsluttende tanker

God forretningsskriving handler ikke om å høres imponerende ut. Det handler om å gjøre kommunikasjonen enkel å forstå.

Ved å erstatte utdaterte, formelle eller ordrike uttrykk med vanlig språk, gjør du meldingene dine sterkere og virksomheten din mer troverdig. Det gjelder enten du sender en påminnelse om etterlevelse, bekrefter en innlevering, svarer en kunde eller koordinerer med en leverandør.

Den beste forretningsskrivingen er direkte, respektfull og enkel å handle på. Hvis en setning ikke hjelper leseren videre, bør den sannsynligvis kortes ned, forenkles eller fjernes.

For voksende selskaper lønner den disiplinen seg hver dag.