Τι σημαίνει η υπόθεση South Dakota v. Wayfair για τη συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων σήμερα

Η απόφαση South Dakota v. Wayfair άλλαξε τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις σκέφτονται τον φόρο πωλήσεων στις Ηνωμένες Πολιτείες. Πριν από την απόφαση, πολλοί online πωλητές επικεντρώνονταν στο αν είχαν φυσική παρουσία σε μια πολιτεία. Μετά την απόφαση, οι πολιτείες απέκτησαν πολύ ευρύτερη εξουσία να απαιτούν από επιχειρήσεις εκτός πολιτείας να εισπράττουν και να αποδίδουν φόρο πωλήσεων όταν ξεπερνούν ορισμένα όρια που βασίζονται στις πωλήσεις.

Για ιδρυτές, eCommerce brands και αναπτυσσόμενες εταιρείες, το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: η συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων δεν περιορίζεται πλέον στην πολιτεία όπου έχει την έδρα της μια επιχείρηση. Αν η εταιρεία σας πουλάει σε πολλές πολιτείες, η απόφαση Wayfair μπορεί να επηρεάσει το πού χρειάζεται να εγγραφείτε, να εισπράττετε, να υποβάλλετε δηλώσεις και να αποδίδετε φόρους.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τι άλλαξε η απόφαση, τι σημαίνει economic nexus, πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να αξιολογήσουν τον κίνδυνο και πώς να χτίσουν μια πρακτική διαδικασία συμμόρφωσης που υποστηρίζει την ανάπτυξη αντί να τη φρενάρει.

Τι άλλαξε η απόφαση Wayfair

Η απόφαση Wayfair δεν αφορούσε τη δημιουργία του φόρου πωλήσεων από το μηδέν. Οι πολιτείες είχαν ήδη συστήματα φόρου πωλήσεων. Αυτό που άλλαξε ήταν το πρότυπο που χρησιμοποιείται για να κριθεί πότε μια επιχείρηση εκτός πολιτείας πρέπει να συμμετέχει σε αυτό το σύστημα.

Με την παλαιότερη προσέγγιση της φυσικής παρουσίας, μια επιχείρηση συνήθως χρειαζόταν γραφεία, εργαζόμενους, απόθεμα ή κάποια άλλη απτή παρουσία σε μια πολιτεία πριν υποχρεωθεί να εισπράττει εκεί φόρο πωλήσεων. Αυτός ο κανόνας είχε νόημα όταν το εμπόριο ήταν πιο τοπικό, αλλά έγινε πιο δύσκολο να εφαρμοστεί καθώς επεκτάθηκαν οι online πωλήσεις.

Η Wayfair μετέφερε το επίκεντρο στην οικονομική δραστηριότητα. Με άλλα λόγια, μια πολιτεία μπορεί να απαιτήσει από μια επιχείρηση να εισπράττει φόρο πωλήσεων με βάση τον όγκο πωλήσεων ή τον αριθμό συναλλαγών που έχει με πελάτες σε αυτή την πολιτεία, ακόμη και αν η επιχείρηση δεν έχει γραφείο ή αποθήκη εκεί.

Αυτή η αλλαγή έχει σημασία επειδή οι σύγχρονες επιχειρήσεις συχνά προσεγγίζουν πελάτες σε όλη τη χώρα από μία μόνο τοποθεσία. Ένα brand μπορεί να βρεθεί να έχει φορολογικές υποχρεώσεις σε πολλές πολιτείες χωρίς να ανοίξει ποτέ επιπλέον γραφείο.

Κατανόηση του nexus

Το nexus είναι η σύνδεση μεταξύ μιας επιχείρησης και μιας πολιτείας που μπορεί να δημιουργήσει φορολογικές υποχρεώσεις. Αν μια επιχείρηση έχει nexus σε μια πολιτεία, μπορεί να χρειάζεται να εγγραφεί, να εισπράττει τον κατάλληλο φόρο, να υποβάλλει δηλώσεις και να τηρεί αρχεία.

Υπάρχουν δύο βασικές μορφές nexus που πρέπει να κατανοήσετε:

• Physical nexus: δημιουργείται από φυσική παρουσία, όπως γραφείο, εργαζόμενο, απόθεμα ή κατάστημα.
• Economic nexus: δημιουργείται όταν μια επιχείρηση φτάσει το όριο πωλήσεων ή συναλλαγών μιας πολιτείας.

Η Wayfair έκανε το economic nexus το κύριο ζήτημα για πολλούς remote sellers. Αυτό σημαίνει ότι μια επιχείρηση μπορεί να οφείλει υποχρεώσεις συμμόρφωσης με τον φόρο πωλήσεων σε πολιτείες όπου δεν έχει καμία φυσική εγκατάσταση.

Γιατί έχει σημασία το economic nexus

Το economic nexus άλλαξε το βάρος συμμόρφωσης για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, ειδικά για εταιρείες που βασίζονται σε eCommerce, online marketplaces και direct-to-consumer πωλήσεις.

Μια επιχείρηση μπορεί να ενεργοποιήσει economic nexus υπερβαίνοντας ένα χρηματικό όριο, ένα όριο συναλλαγών ή και τα δύο. Οι πολιτείες ορίζουν τους δικούς τους κανόνες, και αυτοί οι κανόνες μπορεί να διαφέρουν σημαντικά.

Συνήθεις διαφορές περιλαμβάνουν:

• Διαφορετικά όρια πωλήσεων από πολιτεία σε πολιτεία
• Διαφορετικά όρια συναλλαγών από πολιτεία σε πολιτεία
• Διαφορετικές περίοδοι μέτρησης, όπως το τρέχον έτος, το προηγούμενο έτος ή κυλιόμενοι 12 μήνες
• Διαφορετικές προθεσμίες εγγραφής αφού δημιουργηθεί το nexus
• Διαφορετικούς κανόνες για πωλήσεις μέσω marketplace και απαλλασσόμενες συναλλαγές

Επειδή οι κανόνες δεν είναι ενιαίοι, οι επιχειρήσεις δεν μπορούν να βασιστούν σε ένα ενιαίο εθνικό όριο. Η συμμόρφωση απαιτεί παρακολούθηση της δραστηριότητας πολιτεία με πολιτεία.

Ποιους τύπους επιχειρήσεων επηρεάζει περισσότερο

Η Wayfair επηρεάζει σχεδόν κάθε επιχείρηση που πουλά σε πολλές πολιτείες, αλλά ορισμένα μοντέλα αντιμετωπίζουν μεγαλύτερη πολυπλοκότητα από άλλα.

Πωλητές eCommerce

Οι online retailers συχνά φτάνουν γρήγορα σε πελάτες σε πολλές πολιτείες. Μια αύξηση πωλήσεων από προωθητική ενέργεια, λανσάρισμα προϊόντος ή περίοδο αιχμής μπορεί να δημιουργήσει nexus σε μέρη που η επιχείρηση δεν περίμενε.

Πωλητές marketplace

Οι επιχειρήσεις που πωλούν μέσω τρίτων marketplaces μπορεί να χρειάζεται να κατανοήσουν πώς εφαρμόζονται οι νόμοι περί marketplace facilitator. Σε ορισμένες πολιτείες, ο φόρος εισπράττεται από την πλατφόρμα. Σε άλλες, ο πωλητής μπορεί να εξακολουθεί να έχει υποχρεώσεις αναφοράς ή να χρειάζεται να παρακολουθεί ξεχωριστά τις πωλήσεις μέσω marketplace και τις άμεσες πωλήσεις.

Επιχειρήσεις συνδρομών

Οι ψηφιακές συνδρομές, οι επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες και τα SaaS μοντέλα μπορεί να αντιμετωπίζουν σύνθετα ερωτήματα φορολογητέας ύλης ανάλογα με τη νομοθεσία της πολιτείας, την κατηγοριοποίηση του προϊόντος και τη δομή χρέωσης.

Κατασκευαστές και χονδρέμποροι που επεκτείνονται σε άμεσες πωλήσεις

Μια επιχείρηση που παραδοσιακά πουλούσε μέσω διανομέων μπορεί να αντιμετωπίσει νέα ζητήματα φόρου πωλήσεων όταν αρχίσει να πουλά απευθείας σε πελάτες σε πολλές πολιτείες.

Startups και αναπτυσσόμενες μικρές επιχειρήσεις

Οι εταιρείες σε πρώιμο στάδιο συχνά επικεντρώνονται πρώτα στην ανάπτυξη και μετά στη συμμόρφωση. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να δημιουργήσει αποφεύξιμη έκθεση αν οι πωλήσεις επιταχυνθούν πιο γρήγορα από τα συστήματα παρακολούθησης φόρων.

Συνήθεις κίνδυνοι συμμόρφωσης μετά τη Wayfair

Οι μεγαλύτεροι κίνδυνοι που σχετίζονται με τη Wayfair σπάνια είναι δραματικοί την πρώτη μέρα. Συνήθως συσσωρεύονται με τον χρόνο.

Παράλειψη ενός ορίου nexus

Αν μια επιχείρηση δεν παρακολουθεί τις πωλήσεις ανά πολιτεία, μπορεί να μη συνειδητοποιήσει ότι έχει ξεπεράσει ένα όριο μέχρι μήνες αργότερα. Μέχρι τότε, μπορεί ήδη να έχει καθυστερήσει στην εγγραφή και στην είσπραξη.

Καθυστερημένη εγγραφή

Ορισμένες πολιτείες αναμένουν από τις επιχειρήσεις να εγγραφούν σύντομα μετά τη δημιουργία nexus. Η καθυστέρηση μπορεί να οδηγήσει σε αναδρομικούς φόρους, τόκους και πρόστιμα.

Χρέωση λανθασμένου συντελεστή

Οι συντελεστές φόρου πωλήσεων μπορεί να διαφέρουν ανά πολιτεία, κομητεία, πόλη και ειδική περιφέρεια. Η είσπραξη λανθασμένου συντελεστή μπορεί να προκαλέσει διαφωνίες με πελάτες και προβλήματα συμφωνίας λογαριασμών.

Υποβολή δηλώσεων στη λάθος δικαιοδοσία

Μια επιχείρηση μπορεί να εισπράττει σωστά τον φόρο αλλά να αποτυγχάνει να υποβάλει δήλωση στη σωστή πολιτεία ή να παραλείπει τοπικές υποχρεώσεις υποβολής.

Ελλιπής τήρηση αρχείων

Αν τα αρχεία δεν είναι οργανωμένα, μια εταιρεία μπορεί να δυσκολευτεί να αποδείξει πότε ξεκίνησε το nexus, ποιες πωλήσεις ήταν απαλλασσόμενες ή πώς υπολογίστηκε ο φόρος.

Λανθασμένη ταξινόμηση προϊόντων ή υπηρεσιών

Η φορολογησιμότητα ενός προϊόντος μπορεί να διαφέρει από πολιτεία σε πολιτεία. Η λάθος ταξινόμηση μπορεί να οδηγήσει σε υπο-είσπραξη ή υπερ-είσπραξη.

Πώς να διαπιστώσετε αν η επιχείρησή σας έχει nexus

Μια πρακτική αξιολόγηση nexus δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη, αλλά πρέπει να είναι συνεπής.

Ξεκινήστε εξετάζοντας:

• Πού έχει η επιχείρησή σας φυσική παρουσία
• Πού βρίσκονται εργαζόμενοι, συνεργάτες ή απόθεμα
• Από ποιες πολιτείες αγοράζουν οι πελάτες τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας
• Πόσα έσοδα δημιουργήσατε σε κάθε πολιτεία
• Πόσες συναλλαγές πραγματοποιήθηκαν σε κάθε πολιτεία
• Αν οι πωλήσεις μέσω marketplace περιλαμβάνονται στα σύνολά σας σύμφωνα με τους κανόνες της πολιτείας
• Αν τυχόν απαλλασσόμενες πωλήσεις πρέπει να υπολογίζονται ή να εξαιρούνται

Οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να εξετάζουν πώς μετρώνται τα όρια. Ορισμένες πολιτείες εξετάζουν τη δραστηριότητα του τρέχοντος έτους, ενώ άλλες χρησιμοποιούν κυλιόμενες περιόδους ή προηγούμενες ημερολογιακές περιόδους. Η μέθοδος μέτρησης μπορεί να αλλάξει το πότε μια επιχείρηση θεωρείται ότι έχει περάσει το όριο.

Επειδή οι λεπτομέρειες διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία, μια επιχείρηση θα πρέπει να αποφεύγει να κάνει υποθέσεις με βάση ό,τι λειτούργησε σε άλλη δικαιοδοσία.

Τι να κάνετε αφού ενεργοποιηθεί το nexus

Μόλις μια επιχείρηση διαπιστώσει ότι υπάρχει nexus, τα επόμενα βήματα πρέπει να γίνουν με μεθοδικό τρόπο.

1. Εγγραφείτε στη σχετική πολιτεία

Μια επιχείρηση γενικά χρειάζεται να εγγραφεί πριν αρχίσει να εισπράττει φόρο πωλήσεων εκεί. Η εγγραφή μπορεί να περιλαμβάνει την απόκτηση άδειας φόρου πωλήσεων ή αντίστοιχου λογαριασμού.

2. Ενημερώστε τις ρυθμίσεις φόρου

Τα συστήματα checkout, τα εργαλεία τιμολόγησης και το λογιστικό λογισμικό πρέπει να αντικατοπτρίζουν τους σωστούς φορολογικούς κανόνες για κάθε πολιτεία και τοπικότητα όπου η επιχείρηση πρέπει να εισπράττει φόρο.

3. Ξεκινήστε τη σωστή είσπραξη φόρου

Η επιχείρηση θα πρέπει να εισπράττει το σωστό ποσό φόρου στις φορολογητέες πωλήσεις από την απαιτούμενη ημερομηνία έναρξης.

4. Υποβάλλετε δηλώσεις έγκαιρα

Οι πολιτείες μπορεί να απαιτούν μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια υποβολή, ανάλογα με τον λογαριασμό και τον όγκο πωλήσεων. Ακόμη και αν δεν οφείλεται φόρος για μια περίοδο, οι κανόνες υποβολής μπορεί να εξακολουθούν να ισχύουν.

5. Συμφωνείτε τα αρχεία τακτικά

Οι αναφορές πωλήσεων, τα πιστοποιητικά απαλλαγής, οι δηλώσεις και τα αρχεία πληρωμών πρέπει να ελέγχονται σε σχέση με τα λογιστικά δεδομένα ώστε να εντοπίζονται έγκαιρα τα λάθη.

6. Επανεξετάζετε συνεχώς τα όρια

Το nexus δεν είναι μια εφάπαξ διαπίστωση. Η ανάπτυξη της επιχείρησης, οι εποχικές μεταβολές, τα νέα κανάλια και οι νέοι κανόνες των πολιτειών μπορούν όλα να αλλάξουν το τοπίο συμμόρφωσης.

Γιατί η πολυπολιτειακή συμμόρφωση γίνεται γρήγορα πολύπλοκη

Η πολυπλοκότητα της συμμόρφωσης μετά τη Wayfair δεν αφορά μόνο τον αριθμό των πολιτειών. Αφορά επίσης τον αριθμό των μεταβλητών παραγόντων.

Μια επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται να διαχειρίζεται:

• Διαφορετικούς κανόνες ορίων σε κάθε πολιτεία
• Διαφορετικά ημερολόγια και προθεσμίες υποβολής
• Τοπικούς φόρους που προστίθενται πάνω στον κρατικό φόρο
• Διαφορές φορολογησιμότητας ανά κατηγορία προϊόντος
• Διαφορετική μεταχείριση marketplace και direct sales
• Τεκμηρίωση απαλλαγών και υποστήριξη σε περίπτωση ελέγχου
• Ρύθμιση λογισμικού σε checkout, ERP και λογιστικά συστήματα

Για μια αναπτυσσόμενη εταιρεία, αυτές οι υποχρεώσεις μπορούν να καταναλώσουν χρόνο που θα έπρεπε να αφιερώνεται στις πωλήσεις, στις προσλήψεις και στην ανάπτυξη προϊόντων. Γι’ αυτό πολλές επιχειρήσεις ωφελούνται από το να χτίσουν διαδικασίες συμμόρφωσης νωρίς, αντί να περιμένουν μέχρι τα φορολογικά ζητήματα να γίνουν επείγοντα.

Πώς το Zenind υποστηρίζει ιδρυτές και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις

Το Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να δημιουργούν και να διατηρούν μια συμμορφούμενη εταιρεία από την αρχή. Αν και η Wayfair είναι θέμα φόρου πωλήσεων, εντάσσεται σε μια ευρύτερη νοοτροπία συμμόρφωσης: όταν μια επιχείρηση αρχίζει να αναπτύσσεται, ο ιδιοκτήτης χρειάζεται συστήματα που υποστηρίζουν την εγγραφή, την οργάνωση και τις συνεχείς απαιτήσεις.

Για τους ιδρυτές, αυτό σημαίνει:

• Να διατηρούν οργανωμένες τις εργασίες σύστασης και συμμόρφωσης της εταιρείας
• Να παραμένουν ενήμεροι για σημαντικές δηλώσεις και προθεσμίες
• Να χτίζουν μια δομή που υποστηρίζει την ανάπτυξη σε πολλές πολιτείες
• Να μειώνουν την πιθανότητα να χαθούν εργασίες συμμόρφωσης καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει

Αν η εταιρεία σας επεκτείνεται πέρα από την home state σας, τα ισχυρά διοικητικά συστήματα έχουν σημασία. Η σύσταση είναι μόνο το πρώτο βήμα. Η συνεχής συμμόρφωση είναι αυτό που κάνει την ανάπτυξη βιώσιμη.

Πρακτική λίστα συμμόρφωσης

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα για να μείνετε μπροστά από τις υποχρεώσεις που σχετίζονται με τη Wayfair:

• Παρακολουθείτε πωλήσεις και συναλλαγές ανά πολιτεία
• Ελέγχετε τακτικά τη φυσική παρουσία και την απομακρυσμένη δραστηριότητα
• Συγκρίνετε τη δραστηριότητα με τα όρια nexus κάθε πολιτείας
• Επιβεβαιώνετε αν οι πωλήσεις μέσω marketplace περιλαμβάνονται
• Εγγράφεστε άμεσα όταν δημιουργηθεί nexus
• Ρυθμίζετε σωστά το λογισμικό φόρου
• Τηρείτε πιστοποιητικά απαλλαγής και υποστηρικτικά αρχεία
• Συμφωνείτε τον φόρο που εισπράχθηκε με τις δηλώσεις που υποβλήθηκαν
• Παρακολουθείτε συνεχώς τις αλλαγές στη νομοθεσία

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Οι κανόνες του φόρου πωλήσεων μπορεί να είναι τεχνικοί και τα λάθη μπορεί να είναι δαπανηρά. Η επαγγελματική υποστήριξη είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν:

• Η επιχείρησή σας πουλά σε πολλές πολιτείες
• Δεν είστε βέβαιοι πότε ξεκίνησε το nexus
• Έχετε μεικτή φορολογησιμότητα προϊόντων ή υπηρεσιών
• Η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί τόσο marketplace όσο και direct sales κανάλια
• Επεκτείνεστε γρήγορα και χρειάζεστε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία συμμόρφωσης

Ένας εξειδικευμένος λογιστής, φοροτεχνικός ή πάροχος υπηρεσιών συμμόρφωσης μπορεί να σας βοηθήσει να ερμηνεύσετε τους κανόνες των πολιτειών, να ρυθμίσετε τις δηλώσεις και να μειώσετε την πιθανότητα αποφεύξιμων λαθών.

Τελικές σκέψεις

Η South Dakota v. Wayfair αναδιαμόρφωσε τη συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων δίνοντας στις πολιτείες μεγαλύτερη εξουσία να απαιτούν από επιχειρήσεις εκτός πολιτείας να εισπράττουν φόρο με βάση την οικονομική δραστηριότητα. Για τις σύγχρονες εταιρείες, αυτό σημαίνει ότι οι υποχρεώσεις φόρου πωλήσεων μπορούν να προκύψουν πολύ πριν μια επιχείρηση αποκτήσει φυσική παρουσία σε μια πολιτεία.

Η καλύτερη απάντηση δεν είναι η εικασία. Είναι η προσεκτική παρακολούθηση της δραστηριότητας, η κατανόηση του πού υπάρχει nexus, η έγκαιρη εγγραφή και η οργανωμένη τήρηση αρχείων. Οι επιχειρήσεις που ενσωματώνουν τη συμμόρφωση στη λειτουργία τους θα είναι σε καλύτερη θέση να αναπτυχθούν χωρίς να δημιουργούν αποφεύξιμο φορολογικό κίνδυνο.

Καθώς η εταιρεία σας επεκτείνεται, το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι με τις θεμελιώδεις εργασίες συμμόρφωσης που υποστηρίζουν τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.