10 εργαλεία cloud που πρέπει να εξετάσει κάθε αναπτυσσόμενη μικρή επιχείρηση

Η ανάπτυξη μιας επιχείρησης σπάνια συμβαίνει μέσα από μία και μόνο καθοριστική στιγμή. Συνήθως, η ανάπτυξη έρχεται όταν μειώνεται η τριβή: ταχύτερη επικοινωνία, πιο ξεκάθαρες ροές εργασίας, καλύτερη ορατότητα στα οικονομικά και συστήματα που επιτρέπουν σε μια μικρή ομάδα να κάνει τη δουλειά μιας πολύ μεγαλύτερης.

Τα εργαλεία cloud είναι κεντρικά σε αυτή τη διαδικασία. Επειδή είναι προσβάσιμα από οπουδήποτε, ενημερώνονται εύκολα και είναι σχεδιασμένα για συνεργασία, βοηθούν τους ιδρυτές και τις ομάδες να παραμένουν οργανωμένοι χωρίς να επενδύουν σε βαριά υποδομή. Για νέους επιχειρηματίες, αυτή η ευελιξία έχει σημασία. Αν βρίσκεστε στα πρώτα στάδια δημιουργίας της εταιρείας σας, το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει με υποστήριξη στη σύσταση και στη συμμόρφωση, ενώ το cloud λογισμικό βοηθά να λειτουργείτε πιο αποδοτικά τις καθημερινές σας εργασίες.

Αυτός ο οδηγός αναλύει 10 εργαλεία cloud που μπορούν να υποστηρίξουν την ανάπτυξη σε λειτουργίες, οικονομικά, διαχείριση πελατών, επικοινωνία και υλοποίηση έργων. Ο στόχος δεν είναι να χρησιμοποιήσετε κάθε διαθέσιμο εργαλείο. Ο στόχος είναι να επιλέξετε το σωστό σύνολο εργαλείων για το στάδιο της επιχείρησής σας και να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας που μπορεί να κλιμακωθεί.

Γιατί τα εργαλεία cloud έχουν σημασία για την ανάπτυξη της επιχείρησης

Το παραδοσιακό λογισμικό συχνά απαιτούσε τοπική εγκατάσταση, ακριβό υλικό και περίπλοκη συντήρηση. Οι πλατφόρμες cloud άλλαξαν αυτό το μοντέλο. Σήμερα, μια επιχείρηση μπορεί να διαχειρίζεται έγγραφα, έργα, λογιστική, αποθήκευση, σχέσεις με πελάτες και συναντήσεις από έναν browser ή μια εφαρμογή κινητού.

Τα οφέλη είναι πρακτικά:

• Χαμηλότερο αρχικό κόστος σε σύγκριση με τα τοπικά συστήματα
• Ευκολότερη συνεργασία σε απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες
• Αυτόματες ενημερώσεις και βελτιώσεις ασφάλειας από τους παρόχους
• Ταχύτερη ένταξη νέων εργαζομένων
• Καλύτερη πρόσβαση σε δεδομένα από πολλαπλές συσκευές
• Μεγαλύτερη ευελιξία καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται

Για τις μικρές επιχειρήσεις, αυτά τα πλεονεκτήματα μπορούν να επηρεάσουν άμεσα την κερδοφορία. Λιγότερος χρόνος σε διοικητικές εργασίες σημαίνει περισσότερο χρόνο για πωλήσεις, εξυπηρέτηση και ανάπτυξη προϊόντων.

Πώς να επιλέξετε το σωστό cloud stack

Πριν επιλέξετε εργαλεία, ορίστε το πρόβλημα που θέλετε να λύσετε. Μια εφαρμογή cloud πρέπει να βελτιώνει μια συγκεκριμένη ροή εργασίας, όχι να προσθέτει επιπλέον πολυπλοκότητα.

Ρωτήστε τα εξής:

• Ποιες εργασίες καταναλώνουν τον περισσότερο χρόνο κάθε εβδομάδα;
• Πού συμβαίνουν συχνότερα τα λάθη;
• Ποια συστήματα πρέπει να είναι προσβάσιμα από περισσότερα από ένα άτομα;
• Ποιες πληροφορίες πρέπει να είναι διαθέσιμες και εν κινήσει;
• Ποια εργαλεία χρειάζεται να συνδέονται μεταξύ τους;

Το καλύτερο stack είναι συνήθως λιτό, ολοκληρωμένο και εύκολο στη συντήρηση. Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία για startups και μικρές επιχειρήσεις που χρειάζεται να κινούνται γρήγορα χωρίς να χτίσουν μεγάλο τμήμα IT.

1. Microsoft 365

Το Microsoft 365 είναι μία από τις πιο συνηθισμένες cloud σουίτες παραγωγικότητας για επαγγελματικούς χρήστες. Συνδυάζει γνωστά εργαλεία όπως Word, Excel, PowerPoint, Outlook και αποθήκευση στο cloud σε ένα ενιαίο οικοσύστημα.

Γιατί βοηθά:

• Υποστηρίζει τη δημιουργία εγγράφων και την κοινή χρήση αρχείων
• Κάνει τη διαχείριση email και προγραμματισμού πιο εύκολη
• Προσφέρει λειτουργίες συνεργασίας για ομάδες που εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες
• Κλιμακώνεται από ατομική χρήση έως μεγαλύτερους οργανισμούς

Για επιχειρήσεις που βασίζονται σε υπολογιστικά φύλλα, προτάσεις, συμβόλαια και εσωτερική επικοινωνία, το Microsoft 365 μπορεί να αποτελέσει τον πυρήνα της καθημερινής λειτουργίας.

2. Google Workspace

Το Google Workspace προσφέρει μια εναλλακτική με προτεραιότητα στο cloud και έμφαση στη συνεργασία. Τα Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail και Calendar συνεργάζονται καλά μεταξύ τους και είναι εύκολα στην υιοθέτηση από τις ομάδες.

Γιατί βοηθά:

• Η ταυτόχρονη επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο μειώνει τα προβλήματα ελέγχου εκδόσεων
• Οι απλές ρυθμίσεις κοινής χρήσης κάνουν τη συνεργασία γρήγορη
• Ισχυρή ροή εργασίας μέσα από browser για κατανεμημένες ομάδες
• Εύκολο στη χρήση για ομάδες με διαφορετικά επίπεδα τεχνικών γνώσεων

Το Google Workspace ταιριάζει συχνά σε επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, agencies και startups που χρειάζονται ταχύτητα και απλότητα περισσότερο από πολύπλοκο desktop λογισμικό.

3. Dropbox

Το Dropbox είναι μια πλατφόρμα αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων στο cloud που βοηθά τις επιχειρήσεις να διατηρούν τα έγγραφα οργανωμένα και προσβάσιμα. Παρότι πολλά εργαλεία προσφέρουν πλέον αποθήκευση, το Dropbox παραμένει δημοφιλές για την απλότητα και την αξιοπιστία του στον συγχρονισμό αρχείων.

Γιατί βοηθά:

• Συγκεντρώνει τα αρχεία σε ένα κοινόχρηστο σημείο
• Υποστηρίζει ιστορικό εκδόσεων και επαναφορά
• Κάνει ευκολότερη την ασφαλή κοινή χρήση μεγάλων αρχείων
• Λειτουργεί καλά για ομάδες που διαχειρίζονται δημιουργικά assets, συμβόλαια ή εσωτερική τεκμηρίωση

Αν η επιχείρησή σας δυσκολεύεται με αρχεία διασκορπισμένα σε προσωπικές συσκευές και αλληλογραφία μέσω email, μια ειδική πλατφόρμα cloud storage μπορεί να βελτιώσει τον έλεγχο και να μειώσει τον κίνδυνο.

4. QuickBooks Online

Η οικονομική ορατότητα είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη. Το QuickBooks Online βοηθά τις μικρές επιχειρήσεις να διαχειρίζονται την τήρηση βιβλίων, την τιμολόγηση, τα έξοδα, ροές εργασίας που σχετίζονται με τη μισθοδοσία και τις αναφορές σε ένα περιβάλλον cloud.

Γιατί βοηθά:

• Παρακολουθεί έσοδα και έξοδα σε πραγματικό χρόνο
• Απλοποιεί την τιμολόγηση και την παρακολούθηση πληρωμών
• Βοηθά τους ιδιοκτήτες να κατανοούν την ταμειακή ροή
• Κάνει την περίοδο των φόρων λιγότερο αγχωτική με πιο καθαρά αρχεία

Μια πλατφόρμα λογιστικής στο cloud είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν μια επιχείρηση αρχίζει να προσλαμβάνει, να πληρώνει συνεργάτες ή να διαχειρίζεται πιο συχνές συναλλαγές.

5. FreshBooks

Το FreshBooks είναι μια ακόμη επιλογή για λογιστική στο cloud, ιδιαίτερα δημοφιλής σε freelancers, συμβούλους και επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών. Εστιάζει στην τιμολόγηση, την καταγραφή χρόνου, τα έξοδα και την απλή οικονομική διαχείριση.

Γιατί βοηθά:

• Δημιουργεί και αποστέλλει εύκολα επαγγελματικά τιμολόγια
• Η ενσωματωμένη παρακολούθηση εξόδων μειώνει τη χειροκίνητη εργασία
• Η καταγραφή χρόνου υποστηρίζει χρέωση ανά ώρα
• Είναι σχεδιασμένο για χρήστες χωρίς λογιστικό υπόβαθρο

Οι επιχειρήσεις που βασίζονται στην εξυπηρέτηση πελατών συχνά χρειάζονται ένα απλό οικονομικό σύστημα που δεν απαιτεί απότομη καμπύλη εκμάθησης. Το FreshBooks μπορεί να καλύψει πολύ καλά αυτόν τον ρόλο.

6. Salesforce

Καθώς μια επιχείρηση μεγαλώνει, τα δεδομένα πελατών γίνονται πιο πολύτιμα. Το Salesforce είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης σχέσεων με πελάτες στο cloud, σχεδιασμένη για να βοηθά τις ομάδες να παρακολουθούν leads, να διαχειρίζονται τα sales pipelines και να οργανώνουν τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες.

Γιατί βοηθά:

• Συγκεντρώνει στοιχεία επαφών και λογαριασμών
• Παρακολουθεί τις ευκαιρίες σε όλο τον κύκλο πωλήσεων
• Υποστηρίζει παραμετροποίηση ροών εργασίας για διαφορετικές ομάδες
• Βοηθά τη διοίκηση να προβλέπει τα έσοδα με μεγαλύτερη ακρίβεια

Το Salesforce είναι ισχυρό, αλλά μπορεί επίσης να είναι πιο περίπλοκο από όσο χρειάζονται ορισμένες μικρές επιχειρήσεις. Είναι ιδανικό όταν η διαδικασία πωλήσεων έχει αρκετό όγκο ή πολυπλοκότητα ώστε να δικαιολογεί ένα πιο προηγμένο CRM.

7. HubSpot CRM

Το HubSpot CRM είναι μια ισχυρή cloud-based επιλογή για επιχειρήσεις που θέλουν έναν πιο απλό τρόπο να διαχειρίζονται leads και την επικοινωνία με πελάτες. Συχνά είναι ελκυστικό για startups και αναπτυσσόμενες ομάδες επειδή μπορεί να ξεκινήσει απλά και να επεκταθεί με τον χρόνο.

Γιατί βοηθά:

• Τα δωρεάν και επί πληρωμή επίπεδα κάνουν ευκολότερη την υιοθέτηση
• Συνδυάζει παρακολούθηση επαφών με εργαλεία μάρκετινγκ και πωλήσεων
• Υποστηρίζει αυτοματοποίηση email και ορατότητα του pipeline
• Ενσωματώνεται καλά με πολλά συστήματα μικρών επιχειρήσεων

Για ιδρυτές που θέλουν ένα σημείο για να διαχειρίζονται inbound leads, follow-ups και δραστηριότητες μάρκετινγκ, το HubSpot CRM αξίζει σοβαρή εξέταση.

8. Asana

Η διαχείριση έργων συχνά γίνεται το πρώτο bottleneck σε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση. Το Asana βοηθά τις ομάδες να αναθέτουν εργασίες, να οργανώνουν προθεσμίες και να παρακολουθούν την πρόοδο σε διάφορα έργα.

Γιατί βοηθά:

• Κάνει ξεκάθαρη την ευθύνη και τις προθεσμίες
• Μειώνει τις χαμένες εργασίες και την επαναληπτική προσπάθεια
• Παρέχει ορατότητα σε όλα τα τμήματα
• Λειτουργεί καλά για επαναλαμβανόμενες ροές εργασίας και διατμηματικά έργα

Το Asana είναι πολύτιμο όταν μια ομάδα έχει ξεπεράσει τις ανεπίσημες λίστες εργασιών. Αν διαχειρίζεστε πελάτες, λανσαρίσματα προϊόντων ή εσωτερικές λειτουργίες, ένα δομημένο εργαλείο έργων μπορεί να βελτιώσει την υπευθυνότητα.

9. Slack

Η επικοινωνία μπορεί είτε να επιταχύνει μια αναπτυσσόμενη εταιρεία είτε να δημιουργήσει συνεχή διακοπή. Το Slack προσφέρει κανάλια μηνυμάτων στο cloud που μπορούν να μειώσουν την υπερφόρτωση email και να κάνουν την επικοινωνία της ομάδας πιο οργανωμένη.

Γιατί βοηθά:

• Κρατά τις συζητήσεις ομαδοποιημένες ανά θέμα ή ομάδα
• Υποστηρίζει κοινή χρήση αρχείων και ενσωματώσεις
• Λειτουργεί καλά για γρήγορες αποφάσεις και ενημερώσεις προόδου
• Βοηθά τις απομακρυσμένες ομάδες να παραμένουν συνδεδεμένες σε πραγματικό χρόνο

Το Slack είναι πιο αποτελεσματικό όταν χρησιμοποιείται με σαφείς κανόνες. Χωρίς δομή, μπορεί να γίνει θορυβώδες. Με τις σωστές συνήθειες, μπορεί να γίνει κεντρικός κόμβος συνεργασίας.

10. Zoom

Οι εικονικές συναντήσεις παραμένουν απαραίτητες για πωλήσεις, προσλήψεις, εξυπηρέτηση πελατών και εσωτερική συνεργασία. Το Zoom παραμένει μία από τις πιο διαδεδομένες πλατφόρμες συναντήσεων στο cloud επειδή είναι απλό, αξιόπιστο και οικείο.

Γιατί βοηθά:

• Κάνει εύκολο τον προγραμματισμό συναντήσεων με πελάτες και ομάδες
• Υποστηρίζει κοινή χρήση οθόνης και καταγραφή
• Λειτουργεί καλά για συνεντεύξεις, παρουσιάσεις και εκπαίδευση
• Κλιμακώνεται από ατομικές κλήσεις έως μεγαλύτερες συνεδρίες

Για τις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις, η αξία του Zoom δεν είναι μόνο η ευκολία. Είναι η ταχύτητα. Μπορείτε να συναντηθείτε, να παρουσιάσετε, να αποφασίσετε και να προχωρήσετε χωρίς τις καθυστερήσεις που φέρνει το ταξίδι ή η πολυπλοκότητα στον προγραμματισμό.

Προαιρετικά πρόσθετα που αξίζει να εξετάσετε

Ανάλογα με το επιχειρηματικό σας μοντέλο, μπορεί επίσης να χρειαστείτε εξειδικευμένα εργαλεία για αυτοματοποίηση, προγραμματισμό, υποστήριξη πελατών ή ανάπτυξη ροών εργασίας. Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Εργαλεία φόρμας και ερευνών στο cloud για τη συλλογή πληροφοριών
• Πλατφόρμες αυτοματοποίησης που συνδέουν εφαρμογές και μειώνουν την επαναλαμβανόμενη εργασία
• Συστήματα help desk για ομάδες υποστήριξης πελατών
• Online εργαλεία προγραμματισμού για επιχειρήσεις που βασίζονται σε ραντεβού
• Low-code πλατφόρμες για εσωτερικές εφαρμογές ροής εργασίας

Αυτά τα εργαλεία δεν είναι απαραίτητα, αλλά μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικά κέρδη αποδοτικότητας όταν επιλεγούν προσεκτικά.

Πώς τα εργαλεία cloud υποστηρίζουν μια αναπτυσσόμενη εταιρεία

Ένα ισχυρό cloud stack δεν εξοικονομεί μόνο χρόνο. Βοηθά επίσης να χτιστεί λειτουργική πειθαρχία.

Όταν η σύσταση της επιχείρησης, η συμμόρφωση, τα αρχεία, τα οικονομικά και τα συστήματα πελατών είναι οργανωμένα, η επιχείρησή σας γίνεται πιο εύκολη στη διαχείριση και πιο εύκολη στην κλιμάκωση. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νέους ιδρυτές που εξακολουθούν να χτίζουν τα θεμέλια της εταιρείας.

Το Zenind υποστηρίζει τη σύσταση και τη συμμόρφωση επιχειρήσεων, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην ανάπτυξη, ενώ τα εργαλεία cloud σας βοηθούν να λειτουργείτε την επιχείρηση πιο αποτελεσματικά μετά την έναρξη. Ο συνδυασμός σωστής νομικής οργάνωσης και πρακτικών συστημάτων λογισμικού σας δίνει μια ισχυρότερη βάση για επέκταση.

Συμβουλές υλοποίησης για μικρές ομάδες

Η εισαγωγή cloud λογισμικού είναι πιο εύκολη όταν κρατάτε τη διαδικασία απλή.

• Ξεκινήστε με ένα πεδίο προβλήματος, όχι με πέντε ταυτόχρονα
• Τυποποιήστε τις ονομασίες και τις δομές αρχείων
• Ορίστε προσεκτικά τα δικαιώματα πρόσβασης
• Εκπαιδεύστε την ομάδα στο πώς πρέπει να χρησιμοποιείται το εργαλείο
• Επανεξετάστε τη χρήση μετά από 30 έως 60 ημέρες και αφαιρέστε ό,τι δεν χρειάζεται

Η καλή υλοποίηση έχει την ίδια σημασία με την επιλογή εργαλείων. Το καλύτερο λογισμικό αποτυγχάνει αν κανείς δεν το χρησιμοποιεί με συνέπεια.

Τελικές σκέψεις

Τα καλύτερα εργαλεία cloud για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση είναι εκείνα που μειώνουν την τριβή, βελτιώνουν την ορατότητα και βοηθούν την ομάδα σας να ενεργεί πιο γρήγορα. Για πολλές εταιρείες, αυτό σημαίνει συνδυασμό λογισμικού παραγωγικότητας, αποθήκευσης, λογιστικής, CRM, διαχείρισης έργων και εργαλείων επικοινωνίας σε ένα εστιασμένο stack.

Δεν χρειάζεστε την πιο ακριβή πλατφόρμα. Χρειάζεστε τον σωστό συνδυασμό για το επιχειρηματικό σας μοντέλο, το μέγεθος της ομάδας σας και το στάδιο ανάπτυξης. Ξεκινήστε από τις ροές εργασίας που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία, επιλέξτε εργαλεία που ενσωματώνονται καλά μεταξύ τους και χτίστε πάνω σε αυτό. Αυτή η προσέγγιση δίνει στην επιχείρησή σας τη δομή που χρειάζεται για να κλιμακωθεί με αυτοπεποίθηση.