Өсіп келе жатқан шағын бизнес ескеруі керек 10 бұлттық құрал

Бизнесті өсіру көбіне бір сәттік серпіліске байланысты болмайды. Көбінесе өсу кедергілерді азайтудан басталады: жылдамырақ байланыс, айқынырақ жұмыс үдерістері, қаржыны жақсырақ бақылау және шағын командаға әлдеқайда үлкен ұжымның жұмысын атқаруға мүмкіндік беретін жүйелер.

Бұлттық құралдар осы үдерістің өзегінде тұр. Олар кез келген жерден қолжетімді, оңай жаңартылады және бірлесіп жұмыс істеуге бейімделген болғандықтан, негізін қалаушылар мен командаларға ауыр инфрақұрылымға инвестиция салмай-ақ тәртіпті сақтауға көмектеседі. Жаңа бизнес иелері үшін мұндай икемділік маңызды. Егер сіз компанияңызды құрудың бастапқы кезеңінде болсаңыз, Zenind компанияны тіркеу және сәйкестікке қолдау көрсетуге көмектесе алады, ал бұлттық бағдарламалық жасақтама күнделікті операцияларды тиімдірек жүргізуге жәрдемдеседі.

Бұл нұсқаулық операциялар, қаржы, тұтынушыларды басқару, байланыс және жобаларды іске асыру бағыттарында өсуді қолдай алатын 10 бұлттық құралды талдап береді. Мақсат барлық қолжетімді құралды пайдалану емес. Мақсат бизнесіңіздің кезеңіне сай дұрыс жиынтықты таңдап, ауқымдана алатын жұмыс үдерісін құру.

Неліктен бұлттық құралдар бизнес өсуі үшін маңызды

Дәстүрлі бағдарламалық жасақтама көбіне жергілікті орнатуды, қымбат жабдықты және күрделі техникалық қызмет көрсетуді талап ететін. Бұлтқа негізделген платформалар бұл тәсілді өзгертті. Қазір бизнес құжаттарды, жобаларды, есеп жүргізуді, файл сақтауды, клиенттік қатынастарды және кездесулерді браузер немесе мобильді қосымша арқылы басқара алады.

Артықшылықтары практикалық:

• Жергілікті жүйелермен салыстырғанда бастапқы шығын төмен
• Қашықтан немесе аралас форматта жұмыс істейтін командалар үшін бірлесіп жұмыс істеу жеңіл
• Провайдерлерден автоматты жаңарту мен қауіпсіздік жақсартулары келеді
• Жаңа қызметкерлерді тезірек бейімдеуге болады
• Бірнеше құрылғыдан деректерге қол жеткізу жақсырақ
• Бизнес өскен сайын икемділік жоғарырақ

Шағын бизнес үшін бұл артықшылықтар табыстылыққа тікелей әсер ете алады. Әкімшілік жұмысқа аз уақыт жұмсау сату, қызмет көрсету және өнім әзірлеуге көбірек уақыт бөлуге мүмкіндік береді.

Дұрыс бұлттық жиынтықты қалай таңдау керек

Құралдарды таңдаудан бұрын шешкіңіз келетін мәселені анықтаңыз. Бұлттық қолданба нақты бір жұмыс үдерісін жақсартуы керек, қосымша күрделілік қоспауы тиіс.

Мына сұрақтарды қойыңыз:

• Қандай тапсырмалар апта сайын ең көп уақыт алады?
• Қателер көбіне қай жерде пайда болады?
• Қай жүйелер бірнеше адамға қолжетімді болуы керек?
• Қандай ақпарат жолда жүргенде де қолжетімді болуы тиіс?
• Қандай құралдар бір-бірімен байланысуы керек?

Ең жақсы жиынтық әдетте ықшам, біріктірілген және қолдауға жеңіл болады. Бұл үлкен IT бөлімін құрмай-ақ жылдам қозғалу керек стартаптар мен шағын бизнес үшін маңызды.

1. Microsoft 365

Microsoft 365 - бизнес пайдаланушыларына арналған ең кең таралған бұлттық өнімділік жиынтықтарының бірі. Ол Word, Excel, PowerPoint, Outlook және бұлттық сақтауды бір экожүйеге біріктіреді.

Пайдасы:

• Құжат жасау мен файл бөлісуді қолдайды
• Электрондық пошта мен жоспарлауды басқаруды жеңілдетеді
• Әртүрлі жерде жұмыс істейтін командаларға бірлесіп жұмыс істеу мүмкіндігін береді
• Жалғыз пайдаланудан ірі ұйымдарға дейін ауқымдалады

Электрондық кестелерге, ұсыныстарға, келісімшарттарға және ішкі байланысқа тәуелді бизнес үшін Microsoft 365 күнделікті операциялардың негізіне айнала алады.

2. Google Workspace

Google Workspace - бірлесіп жұмыс істеуге бағытталған бұлтқа басымдық беретін балама. Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail және Calendar бір-бірімен жақсы жұмыс істейді және командалар үшін оңай енгізіледі.

Пайдасы:

• Нақты уақыттағы бірлескен өңдеу нұсқалармен байланысты мәселені азайтады
• Бөлісу баптаулары қарапайым болғандықтан, бірлесіп жұмыс істеу жылдам
• Таралған командалар үшін браузерге негізделген жұмыс үдерісі мықты
• Техникалық деңгейі әртүрлі командаларға оңай қолданылады

Google Workspace көбіне қызмет көрсету бизнесі, агенттіктер және күрделі жұмыс үстелі бағдарламаларынан гөрі жылдамдық пен қарапайымдылықты қажет ететін стартаптар үшін жақсы таңдау болады.

3. Dropbox

Dropbox - компанияларға құжаттарды реттеуге және қолжетімді ұстауға көмектесетін бұлттық сақтау және файл бөлісу платформасы. Қазір көптеген құралдар сақтау мүмкіндігін ұсынса да, Dropbox қарапайымдылығы және файлдарды сенімді синхрондауымен танымал болып қала береді.

Пайдасы:

• Файлдарды бір ортақ жерде орталықтандырады
• Нұсқалар тарихын және қалпына келтіруді қолдайды
• Үлкен файлдарды қауіпсіз бөлісуді жеңілдетеді
• Шығармашылық материалдармен, келісімшарттармен немесе ішкі құжаттамамен жұмыс істейтін командаларға жақсы

Егер бизнесіңізде файлдар жеке құрылғыларға және электрондық пошта тізбектеріне шашырап кетсе, арнайы бұлттық сақтау платформасы бақылауды күшейтіп, тәуекелді азайта алады.

4. QuickBooks Online

Қаржыны ашық бақылау өсу үшін аса маңызды. QuickBooks Online шағын бизнеске бухгалтерияны, шот-фактураны, шығындарды, жалақыға қатысты жұмыс үдерістерін және есептілікті бұлттық ортада басқаруға көмектеседі.

Пайдасы:

• Кіріс пен шығынды нақты уақытта қадағалайды
• Шот-фактура жасау мен төлемді қадағалауды жеңілдетеді
• Бизнес иелеріне ақша ағынын түсінуге көмектеседі
• Таза жазбалар арқылы салық маусымын жеңілдетеді

Бұлттық бухгалтерлік платформа әсіресе бизнес қызметкерлер жалдай бастағанда, мердігерлерге төлем жасағанда немесе транзакциялар жиілегенде пайдалы.

5. FreshBooks

FreshBooks - тағы бір бұлттық бухгалтерлік нұсқа, ол әсіресе фрилансерлер, кеңесшілер және қызмет көрсетуге негізделген бизнес арасында танымал. Ол шот-фактура, уақытты тіркеу, шығындар және қарапайым қаржылық басқаруға назар аударады.

Пайдасы:

• Кәсіби шот-фактураны оңай жасауға және жіберуге болады
• Кіріктірілген шығындарды тіркеу қол еңбегін азайтады
• Уақытты бақылау сағаттық есеп айырысуды қолдайды
• Бухгалтер емес адамдарға да түсінікті етіп жасалған

Клиентке қызмет көрсетуге тәуелді бизнестерге көбіне үйренуі қиын емес қарапайым қаржылық жүйе қажет болады. FreshBooks осы міндетті жақсы орындай алады.

6. Salesforce

Бизнес өскен сайын клиент деректері құнды бола түседі. Salesforce - бұлттық клиенттермен қарым-қатынасты басқару платформасы, ол командаларға келіп түскен өтінімдерді, сату құбырын және тұтынушымен өзара әрекеттесуді ұйымдастыруға көмектеседі.

Пайдасы:

• Байланыс және аккаунт ақпаратын орталықтандырады
• Мүмкіндіктерді сату кезеңі бойынша қадағалайды
• Әртүрлі командалар үшін жұмыс үдерістерін баптауға мүмкіндік береді
• Басшылыққа табысты дәлірек болжауға көмектеседі

Salesforce қуатты құрал, бірақ кейде ол шағын бизнеске қажеттіден күрделірек болуы мүмкін. Ол сату үдерісі жеткілікті көлемді немесе күрделі болғанда тиімді.

7. HubSpot CRM

HubSpot CRM - келіп түскен өтінімдер мен клиенттік байланысты басқарудың жеңілірек бұлттық нұсқасын қалайтын компаниялар үшін мықты таңдау. Ол жиі стартаптар мен өсіп келе жатқан командаларға тартымды, өйткені оны қарапайым күйде бастап, уақыт өте кеңейтуге болады.

Пайдасы:

• Тегін және ақылы деңгейлер енгізуді жеңілдетеді
• Байланыс қадағалауын маркетинг және сату құралдарымен біріктіреді
• Электрондық пошта автоматтандыруы мен сату құбырының көрінісін қолдайды
• Көптеген шағын бизнес жүйелерімен жақсы интеграцияланады

Келіп түскен өтінімдерді, кейінгі хабарласуларды және маркетинг әрекеттерін бір жерде басқарғысы келетін негізін қалаушылар үшін HubSpot CRM байыппен қарауға тұрарлық.

8. Asana

Жобаларды басқару көбіне өсіп келе жатқан бизнестегі алғашқы тар орынға айналады. Asana командаларға жұмысты бөлуге, мерзімдерді ұйымдастыруға және жобалар бойынша ілгерілеуді бақылауға көмектеседі.

Пайдасы:

• Жауапкершілік пен орындау мерзімін айқындайды
• Ұмыт қалған тапсырмалар мен қайталанған еңбекті азайтады
• Бөлімдер арасындағы көріністі қамтамасыз етеді
• Қайталанатын жұмыс үдерістері мен кросс-функционал жобаларға жақсы

Команда бейресми тапсырмалар тізімінен асып кеткен кезде Asana пайдалы болады. Егер сіз клиенттерді, өнімді іске қосуларды немесе ішкі операцияларды басқарып жүрсеңіз, құрылымдалған жобалық құрал жауапкершілікті күшейте алады.

9. Slack

Байланыс өсіп келе жатқан компанияны жылдамдата алады немесе үнемі алаңдататын нәрсеге айналуы мүмкін. Slack бұлттық хабар алмасу арналарын ұсынады, олар электрондық пошта жүктемесін азайтып, командаішілік байланысты ретке келтіреді.

Пайдасы:

• Әңгімелерді тақырып немесе команда бойынша топтастырады
• Файл алмасу мен интеграцияларды қолдайды
• Жылдам шешімдер мен күй жаңартулары үшін ыңғайлы
• Қашықтан жұмыс істейтін командалардың нақты уақыт режимінде байланыста болуына көмектеседі

Slack ең тиімдісі нақты ережелермен қолданылғанда. Құрылымсыз болса, ол шулы ортаға айналуы мүмкін. Дұрыс әдеттермен ол бірлесіп жұмыс істеудің орталық хабына айналады.

10. Zoom

Виртуалды кездесулер сату, қызметкерлерді іріктеу, клиентке қызмет көрсету және ішкі бірлескен жұмыс үшін маңызды болып қала береді. Zoom - ең кең қолданылатын бұлттық кездесу платформаларының бірі, себебі ол қарапайым, сенімді және таныс.

Пайдасы:

• Клиенттік және командаішілік кездесулерді оңай жоспарлауға мүмкіндік береді
• Экранды бөлісу мен жазуды қолдайды
• Сұхбаттарға, демонстрацияларға және оқытуға жақсы
• Бір адамдық қоңыраулардан бастап ірі сессияларға дейін ауқымдалады

Өсіп келе жатқан бизнес үшін Zoom-ның құндылығы тек ыңғайлылықта емес. Оның басты артықшылығы - жылдамдық. Сіз сапарға шығу немесе күрделі кестелеу қажеттігінсіз кездесіп, таныстырып, шешім қабылдап, әрі қарай қозғала аласыз.

Қарастыруға тұрарлық қосымша құралдар

Бизнес үлгіңізге қарай, автоматтандыруға, жоспарлауға, клиенттерді қолдауға немесе жұмыс үдерісін дамытуға арналған арнайы құралдарды да қарастырғыңыз келуі мүмкін. Жиі кездесетін мысалдар:

• Ақпарат жинауға арналған бұлттық формалар мен сауалнама құралдары
• Қосымшаларды байланыстырып, қайталанатын жұмысты азайтатын автоматтандыру платформалары
• Клиенттерге қолдау көрсету топтарына арналған help desk жүйелері
• Кездесу негізіндегі бизнестерге арналған онлайн жоспарлау құралдары
• Ішкі жұмыс үдерісі қосымшаларына арналған low-code платформалар

Бұл құралдар міндетті емес, бірақ мұқият таңдалса, айтарлықтай тиімділік әкелуі мүмкін.

Бұлттық құралдар өсіп келе жатқан компанияға қалай көмектеседі

Күшті бұлттық жиынтық тек уақытты үнемдемейді. Ол операциялық тәртіпті қалыптастыруға көмектеседі.

Компанияны тіркеу, сәйкестік, файлдар, қаржы және клиент жүйелері реттелген болса, бизнесті басқару да, ауқымын кеңейту де жеңілдейді. Бұл әсіресе компанияның негізін енді қалалап жатқан жаңа негізін қалаушылар үшін маңызды.

Zenind бизнесіңізді құру және сәйкестікті қамтамасыз етуге қолдау көрсетеді, осылайша сіз іске қосылғаннан кейін бизнесті тиімді басқаруға көмектесетін бұлттық құралдарға сүйене аласыз. Дұрыс құқықтық негіз бен практикалық бағдарламалық жүйелердің үйлесімі кеңеюге берік база жасайды.

Шағын командаларға арналған енгізу кеңестері

Бұлттық бағдарламалық жасақтаманы енгізу процесі қарапайым болғанда әлдеқайда жеңіл өтеді.

• Бірден бес мәселені емес, бір ғана проблемалық аймақты таңдаңыз
• Атау беру ережелері мен файл құрылымдарын стандарттаңыз
• Қолжетімділік рұқсаттарын мұқият баптаңыз
• Команданы құралды қалай пайдалану керегіне үйретіңіз
• 30-60 күннен кейін қолдануды қарап, қажетсіз нәрсені алып тастаңыз

Жақсы енгізу құрал таңдауы сияқты маңызды. Оны ешкім тұрақты пайдаланбаса, ең жақсы бағдарламалық жасақтама да нәтиже бермейді.

Қорытынды ойлар

Бизнесті өсіруге арналған ең жақсы бұлттық құралдар - кедергіні азайтатын, көріністі арттыратын және командаңызға жылдамырақ әрекет етуге көмектесетін құралдар. Көптеген компаниялар үшін бұл өнімділік бағдарламаларын, сақтауды, бухгалтерияны, CRM-ді, жобаларды басқаруды және байланыс құралдарын ықшам жиынтыққа біріктіруді білдіреді.

Ең қымбат платформаны таңдаудың қажеті жоқ. Сізге бизнес үлгіңізге, команда көлеміне және өсу кезеңіне сай дұрыс үйлесім керек. Ең маңызды жұмыс үдерістерінен бастаңыз, бір-бірімен жақсы интеграцияланатын құралдарды таңдаңыз және соның негізінде дамыңыз. Осындай тәсіл бизнесіңізге сенімді түрде ауқымдануға қажет құрылымды береді.