5 λόγοι για τους οποίους κάθε νέα μικρή επιχείρηση χρειάζεται ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα

Μια νέα επιχείρηση χρειάζεται κάτι περισσότερο από ένα εξαιρετικό προϊόν ή έναν καλοσχεδιασμένο ιστότοπο. Χρειάζεται επίσης έναν αξιόπιστο τρόπο για να απαντά σε κλήσεις, να δρομολογεί τα αιτήματα και να δημιουργεί μια επαγγελματική πρώτη εντύπωση. Για πολλούς ιδρυτές, το τηλέφωνο παραμένει ένας από τους σημαντικότερους τρόπους επικοινωνίας για πελάτες, προμηθευτές, δανειστές και συνεργάτες.

Αν ξεκινάτε μια νέα εταιρεία, ειδικά ενώ διαχειρίζεστε εργασίες σύστασης, όπως η εγγραφή μιας LLC ή μιας εταιρείας μέσω της Zenind, τα συστήματα επικοινωνίας πρέπει να αποτελούν μέρος του πλάνου σας από την πρώτη μέρα. Ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να λειτουργεί πιο αποδοτικά, να προβάλλει μια ισχυρότερη εικόνα και να υποστηρίζει την ανάπτυξη χωρίς περιττή πολυπλοκότητα.

Γιατί τα τηλεφωνικά συστήματα εξακολουθούν να έχουν σημασία

Το email, η συνομιλία και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι χρήσιμα, αλλά δεν αντικαθιστούν την άμεση φωνητική επικοινωνία. Κάποιοι πελάτες θέλουν γρήγορες απαντήσεις. Άλλοι χρειάζονται έναν άνθρωπο που θα επιλύσει ένα ζήτημα σε πραγματικό χρόνο. Μια χαμένη κλήση μπορεί να σημαίνει χαμένη πώληση, χαμένο ραντεβού ή απώλεια μιας μακροχρόνιας σχέσης.

Ένα σύγχρονο επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα βοηθά να λυθούν αυτά τα προβλήματα, δίνοντάς σας δομή. Αντί να βασίζεστε σε προσωπικές συσκευές και διάσπαρτους αριθμούς τηλεφώνου, μπορείτε να συγκεντρώσετε την επικοινωνία σε ένα σημείο και να κάνετε πιο εύκολο για τους ανθρώπους να βρίσκουν το σωστό άτομο τη σωστή στιγμή.

1. Βελτιώνει την παραγωγικότητα

Ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα μειώνει τον χρόνο που η ομάδα σας ξοδεύει διαχειριζόμενη κλήσεις, φωνητικά μηνύματα και επιστροφές κλήσεων. Λειτουργίες όπως η προώθηση κλήσεων, οι αυτόματοι διαχειριστές, οι κοινές ουρές κλήσεων, η μετατροπή φωνητικού μηνύματος σε email και η κλήση με εσωτερικά βοηθούν ώστε οι κλήσεις να εξυπηρετούνται πιο γρήγορα και πιο σταθερά.

Αυτό έχει σημασία γιατί οι μικρές επιχειρήσεις λειτουργούν συνήθως με περιορισμένους πόρους. Κάθε διακοπή επηρεάζει το άτομο που κάνει τη δουλειά. Όταν ένα τηλεφωνικό σύστημα δρομολογεί αποτελεσματικά τις κλήσεις, οι εργαζόμενοι ξοδεύουν λιγότερο χρόνο στο να φιλτράρουν χειροκίνητα τις κλήσεις και περισσότερο χρόνο στην εξυπηρέτηση πελατών, στο κλείσιμο πωλήσεων ή στην ολοκλήρωση των βασικών λειτουργιών.

Τα οφέλη στην παραγωγικότητα προκύπτουν επίσης από τη μείωση των κενών επικοινωνίας. Αν ένας πελάτης δεν μπορεί να βρει το σωστό τμήμα, μπορεί να κλείσει το τηλέφωνο και να προχωρήσει αλλού. Αν το προσωπικό σας δεν μπορεί να δει ποιος κάλεσε ή γιατί, μπορεί να χάσει χρόνο αναζητώντας αργότερα τις λεπτομέρειες. Ένα καλύτερο τηλεφωνικό σύστημα κρατά τις πληροφορίες οργανωμένες και μειώνει αυτή την τριβή.

2. Κάνει την επιχείρησή σας να φαίνεται πιο επαγγελματική

Οι πελάτες σχηματίζουν γνώμη πολύ γρήγορα. Αν καλέσουν και ακούσουν γραμμή που έχει αποσυνδεθεί, προσωπικό μήνυμα τηλεφωνητή ή ασυνεπείς απαντήσεις από διαφορετικά μέλη της ομάδας, μπορεί να αμφισβητήσουν αν η επιχείρηση είναι αρκετά εδραιωμένη ώστε να την εμπιστευτούν.

Ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα δίνει ακόμη και σε μια νέα εταιρεία την παρουσία μιας πιο ώριμης λειτουργίας. Λειτουργίες όπως ένας κεντρικός επαγγελματικός αριθμός, επαγγελματικοί χαιρετισμοί, δρομολόγηση μενού και εσωτερικά ανά τμήμα δημιουργούν μια πιο καθαρή εμπειρία για τον πελάτη. Δείχνουν ότι η εταιρεία είναι οργανωμένη, διαθέσιμη και έτοιμη να εξυπηρετήσει.

Ο επαγγελματισμός έχει σημασία σε κάθε κλάδο, αλλά είναι ιδιαίτερα σημαντικός για startups και επιχειρήσεις στα αρχικά στάδια που προσπαθούν να χτίσουν αξιοπιστία. Μια προσεγμένη εμπειρία κλήσεων μπορεί να βοηθήσει μια νέα μάρκα να ανταγωνιστεί μεγαλύτερες, πιο γνωστές εταιρείες.

3. Υποστηρίζει την ανάπτυξη χωρίς συνεχή αντικατάσταση

Πολλοί ιδρυτές ξεκινούν με την απλούστερη δυνατή διάταξη και θεωρούν ότι μπορούν να την αναβαθμίσουν αργότερα. Αυτή η προσέγγιση συχνά λειτουργεί μέχρι η επιχείρηση να αρχίσει να μεγαλώνει. Τότε το σύστημα επικοινωνίας γίνεται το σημείο συμφόρησης.

Ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα πρέπει να μπορεί να μεγαλώνει μαζί με την ομάδα σας. Αυτό σημαίνει να μπορείτε να προσθέτετε χρήστες, αριθμούς ή τοποθεσίες χωρίς να ξαναχτίζετε ολόκληρη τη ρύθμιση. Σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να προσαρμόζετε τις ροές κλήσεων καθώς εξελίσσεται η επιχείρησή σας, είτε προσθέτετε υποστήριξη πελατών, ομάδα πωλήσεων, πεδία εργασίας ή ένα δεύτερο γραφείο.

Η επεκτασιμότητα είναι σημαντική επειδή η ανάπτυξη σπάνια συμβαίνει με απολύτως προβλέψιμο τρόπο. Μπορεί να προσλάβετε νωρίτερα από το αναμενόμενο, να επεκταθείτε σε νέα αγορά ή να χρειαστείτε προσωρινή κάλυψη σε μια περίοδο αυξημένης ζήτησης. Ένα ευέλικτο σύστημα κάνει αυτές τις αλλαγές πιο εύκολες στη διαχείριση.

4. Βελτιώνει την εξυπηρέτηση πελατών

Οι πελάτες εκτιμούν την ταχύτητα ανταπόκρισης. Αν καλέσουν με μια απορία, θέλουν τη βεβαιότητα ότι κάποιος θα απαντήσει, θα αναλάβει την υπόθεση και θα προχωρήσει μέχρι την ολοκλήρωση. Ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα σας βοηθά να προσφέρετε αυτή την εμπειρία πιο σταθερά.

Μερικές από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες για την εξυπηρέτηση πελατών είναι οι εξής:

• Δρομολόγηση κλήσεων με βάση το τμήμα, την ώρα ή τη διαθεσιμότητα
• Μηνύματα τηλεφωνητή που αποστέλλονται στο email για ταχύτερη παρακολούθηση
• Ομάδες κλήσης ώστε περισσότερα άτομα να μπορούν να λάβουν την ίδια κλήση
• Ρυθμίσεις ωραρίου λειτουργίας ώστε οι κλήσεις εκτός ωραρίου να χειρίζονται κατάλληλα
• Ιστορικό κλήσεων και αρχεία καταγραφής για την παρακολούθηση των αναπάντητων ή ολοκληρωμένων επαφών

Αυτά τα εργαλεία κάνουν πιο εύκολη την άμεση ανταπόκριση και βοηθούν να αποφεύγονται χαμένες ευκαιρίες. Επίσης, βοηθούν την ομάδα σας να διατηρεί αρχείο επαφών με πελάτες, κάτι χρήσιμο για την παρακολούθηση πωλήσεων, την επίλυση υποστήριξης και την ποιότητα εξυπηρέτησης.

Σε πολλές επιχειρήσεις, η ταχύτητα και η σαφήνεια είναι αυτά που ξεχωρίζουν μια καλή εμπειρία πελάτη από μια απογοητευτική. Ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα σάς δίνει τα εργαλεία για να παραμένετε άμεσοι ακόμη και όταν ο φόρτος εργασίας αυξάνεται.

5. Προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία για τη σύγχρονη εργασία

Οι σημερινές ομάδες σπάνια εργάζονται μόνο από ένα σημείο. Οι εργαζόμενοι μπορεί να είναι απομακρυσμένοι, σε υβριδικό μοντέλο, να ταξιδεύουν ή να μοιράζονται μεταξύ γραφείων και χώρων εργασίας. Ένα τηλεφωνικό σύστημα που έχει σχεδιαστεί για παλαιότερα περιβάλλοντα γραφείου μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα όταν η ομάδα σας είναι κατανεμημένη.

Τα σύγχρονα συστήματα είναι σχεδιασμένα για ευελιξία. Μπορούν να υποστηρίξουν επιτραπέζια τηλέφωνα, εφαρμογές για κινητά, πρόσβαση από υπολογιστή και διαχείριση κλήσεων εξ αποστάσεως, ώστε η ομάδα σας να παραμένει συνδεδεμένη από διαφορετικές τοποθεσίες. Αυτή η ευελιξία είναι πολύτιμη για ιδρυτές που χτίζουν μια επιχείρηση ενώ διαχειρίζονται λειτουργίες, πωλήσεις και εξυπηρέτηση πελατών από περισσότερα από ένα περιβάλλοντα.

Αυτό βοηθά επίσης στη διατήρηση της επιχειρησιακής συνέχειας. Αν ένας εργαζόμενος είναι άρρωστος, ταξιδεύει ή εργάζεται εκτός γραφείου, οι κλήσεις μπορούν να εξακολουθούν να δρομολογούνται σωστά. Η επιχείρησή σας δεν χρειάζεται να σταματά επειδή ένα άτομο δεν είναι διαθέσιμο.

Τι να αναζητήσετε σε ένα σύγχρονο επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα

Δεν είναι όλα τα συστήματα ίδια. Πριν επιλέξετε ένα, σκεφτείτε πώς λειτουργεί πραγματικά η επιχείρησή σας και τι περιμένουν οι πελάτες σας.

Χρήσιμες λειτουργίες που αξίζει να αξιολογήσετε περιλαμβάνουν:

• Εύκολη εγκατάσταση και διαχείριση
• Κανόνες προώθησης και δρομολόγησης κλήσεων
• Μεταγραφή τηλεφωνητή ή αποστολή φωνητικού μηνύματος στο email
• Αυτόματο μενού και επιλογές
• Υποστήριξη για πολλούς χρήστες και εσωτερικά
• Πρόσβαση από κινητό και υπολογιστή
• Αναλυτικά στοιχεία και αναφορές κλήσεων
• Αξιόπιστη υποστήριξη πελατών

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας σας, τον προϋπολογισμό σας και τις ανάγκες επικοινωνίας σας. Ένας μοναχικός ιδρυτής μπορεί να θέλει πάνω απ’ όλα απλότητα. Μια αναπτυσσόμενη ομάδα μπορεί να χρειάζεται ισχυρότερη δρομολόγηση, κοινές γραμμές και διοικητικούς ελέγχους. Σε κάθε περίπτωση, ο στόχος είναι ο ίδιος: να είναι εύκολο για τους πελάτες να επικοινωνούν με την επιχείρησή σας και για την ομάδα σας να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά.

Πότε να αναβαθμίσετε

Αν κάποια από τα παρακάτω σας ακούγονται γνώριμα, ίσως είναι ώρα να εγκαταλείψετε μια ξεπερασμένη διάταξη:

• Χάνετε κλήσεις επειδή κανείς δεν ξέρει ποιος πρέπει να απαντήσει
• Οι πελάτες παραπονιούνται για τον τηλεφωνητή ή για αργούς χρόνους απόκρισης
• Τα μέλη της ομάδας χρησιμοποιούν διαφορετικούς αριθμούς και ασυνεπείς χαιρετισμούς
• Δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε τη δραστηριότητα των κλήσεων με χρήσιμο τρόπο
• Η τρέχουσα ρύθμιση δεν υποστηρίζει απομακρυσμένη ή υβριδική εργασία
• Η προσθήκη νέου χρήστη ή γραμμής φαίνεται περίπλοκη

Όταν η επικοινωνία αρχίζει να δημιουργεί τριβές αντί να τις μειώνει, το σύστημα δεν υποστηρίζει πλέον την επιχείρησή σας. Η έγκαιρη αναβάθμιση είναι συνήθως ευκολότερη από το να περιμένετε μέχρι να αρχίσει να επηρεάζεται η εμπειρία του πελάτη.

Ένα πρακτικό πλάνο υλοποίησης για νέες επιχειρήσεις

Αν χτίζετε μια νέα εταιρεία, βάλτε τη ρύθμιση του τηλεφωνικού συστήματος στη λίστα εκκίνησής σας, μαζί με τη σύσταση της επιχείρησης και τον επιχειρησιακό προγραμματισμό.

Ένα απλό πλάνο υλοποίησης μοιάζει ως εξής:

1. Αποφασίστε πώς θέλετε να επικοινωνούν οι πελάτες μαζί σας.
2. Χαρτογραφήστε τη ροή κλήσεων για πωλήσεις, υποστήριξη, τιμολόγηση και γενικά αιτήματα.
3. Επιλέξτε χαιρετισμούς και μηνύματα αναμονής που αντικατοπτρίζουν το brand σας.
4. Ορίστε το ωράριο λειτουργίας και τη δρομολόγηση εκτός ωραρίου.
5. Αναθέστε τις αρμοδιότητες τηλεφωνητή και επιστροφής κλήσεων.
6. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας στο πώς να χειρίζεται τις κλήσεις με συνέπεια.
7. Ελέγξτε τις αναπάντητες κλήσεις και τα ζητήματα δρομολόγησης μετά την έναρξη.

Αυτή η διαδικασία δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Αυτό που έχει σημασία είναι να χτίσετε ένα σύστημα που υποστηρίζει τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρησή σας τώρα και μπορεί να προσαρμοστεί καθώς μεγαλώνετε.

Το συμπέρασμα

Ένα σύγχρονο τηλεφωνικό σύστημα είναι κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο γραφείου. Είναι βασικό μέρος του τρόπου με τον οποίο η επιχείρησή σας επικοινωνεί, ανταποκρίνεται και αναπτύσσεται. Μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα, να ενισχύσει την επαγγελματική σας εικόνα, να υποστηρίξει την κλιμάκωση, να βελτιώσει την εξυπηρέτηση πελατών και να κάνει την ομάδα σας πιο ευέλικτη.

Για τους ιδρυτές που λανσάρουν μια νέα επιχείρηση στις ΗΠΑ, ο σχεδιασμός της επικοινωνίας πρέπει να γίνεται νωρίς, όχι αφού εμφανιστούν τα προβλήματα. Μαζί με τη σύσταση της εταιρείας, το τραπεζικό σκέλος και τη συμμόρφωση, η ρύθμιση του τηλεφώνου σας θα πρέπει να αποτελεί μέρος των θεμελίων πάνω στα οποία χτίζετε.

Όταν η επιχείρησή σας είναι εύκολο να τη βρει κανείς, είναι πιο εύκολο να την εμπιστευτεί, πιο εύκολο να συνεργαστεί κανείς μαζί της και πιο εύκολο να αναπτυχθεί.