Әрбір жаңа шағын бизнеске неге заманауи телефон жүйесі қажет: 5 себеп

Жаңа бизнеске тамаша өнім немесе әсемделген веб-сайт қана емес, қоңырауларға жауап беру, сұрауларды дұрыс бағыттау және кәсіби алғашқы әсер қалдыру үшін сенімді тәсіл де қажет. Көптеген құрылтайшылар үшін телефон әлі де клиенттердің, жеткізушілердің, несие берушілердің және серіктестердің байланысатын ең маңызды арналардың бірі болып қала береді.

Егер сіз жаңа компанияны іске қосып жатсаңыз, әсіресе Zenind арқылы LLC немесе корпорацияны тіркеу сияқты құрылтай міндеттерін қатар атқарып жүрсеңіз, байланыс жүйелері алғашқы күннен бастап жоспардың бір бөлігі болуы тиіс. Заманауи телефон жүйесі бизнесіңіздің тиімдірек жұмыс істеуіне, беделдірақ көрінуіне және қажетсіз күрделілік қоспай өсуіне көмектесе алады.

Неліктен телефон жүйелері әлі де маңызды

Электрондық пошта, чат және әлеуметтік медиа пайдалы, бірақ олар тікелей дауыстық байланысты алмастырмайды. Кейбір клиенттерге жылдам жауап керек. Басқаларына мәселені нақты уақытта шешетін адам қажет. Қабылданбай қалған қоңырау дегеніміз - жіберілген сату, жіберілген кездесу немесе жоғалған ұзақ мерзімді қарым-қатынас болуы мүмкін.

Заманауи бизнес телефон жүйесі осы мәселелерді құрылым беру арқылы шешеді. Жеке құрылғылар мен шашыраңқы телефон нөмірлеріне сүйенудің орнына, сіз байланыс арнасын орталықтандырып, адамдарға дұрыс уақытта дұрыс адамға жетуді жеңілдете аласыз.

1. Ол өнімділікті арттырады

Заманауи телефон жүйесі сіздің командаңыздың қоңырауларды, дауыстық хабарламаларды және қайта қоңырау шалуды үйлестіруге кетіретін уақытын қысқартады. Қоңырауды қайта бағыттау, авто-жауап беруші, ортақ қоңырау кезектері, дауыстық поштаны электрондық поштаға жіберу және ішкі нөмірлер арқылы теру сияқты мүмкіндіктер қоңыраулардың тезірек әрі біркелкі өңделуіне көмектеседі.

Бұл маңызды, өйткені шағын бизнес әдетте аз ресурспен жұмыс істейді. Әрбір үзіліс жұмыс істеп жатқан адамға әсер етеді. Қоңырауларды тиімді бағыттайтын жүйе қызметкерлердің қоңырауларды қолмен сүзгілеуге кетіретін уақытын азайтады да, клиенттерге қызмет көрсетуге, сатуды жабуға немесе негізгі операцияларды орындауға көбірек уақыт қалдырады.

Өнімділіктің артуы байланыс үзілімдерінің азаюынан да көрінеді. Егер клиент дұрыс бөлімге жете алмаса, ол телефонды қойып, әрі қарай кетуі мүмкін. Егер қызметкерлер қоңырау шалған адамның кім екенін немесе не үшін хабарласқанын көре алмаса, кейін мәлімет іздеуге уақыт жоғалтады. Жақсырақ телефон жүйесі ақпаратты ретке келтіріп, осы кедергіні азайтады.

2. Ол бизнесіңізді кәсібирек көрсетеді

Клиенттер пікірді тез қалыптастырады. Егер олар қоңырау шалып, ажыратылған желіні, жеке дауыстық пошта сәлемін немесе әртүрлі команда мүшелерінен келетін үйлесімсіз жауаптарды естісе, бизнестің сенуге тұрарлық деңгейде қалыптасқан-калыптаспағанына күмәндануы мүмкін.

Заманауи телефон жүйесі жаңа компанияға да жетілген ұйымдай көрінуге мүмкіндік береді. Негізгі бизнес нөмірі, кәсіби сәлемдесулер, мәзір арқылы бағыттау және бөлімге арналған ішкі нөмірлер сияқты мүмкіндіктер клиент тәжірибесін анағұрлым жинақы етеді. Олар компанияның ұйымшыл, қолжетімді және қызмет көрсетуге дайын екенін білдіреді.

Кәсібилік кез келген салада маңызды, бірақ бедел жинауға тырысып жатқан стартаптар мен ерте кезеңдегі бизнес үшін ерекше мәнге ие. Жинақы қоңырау тәжірибесі жаңа брендке ірі әрі танымал компаниялармен бәсекелесуге көмектесе алады.

3. Ол тұрақты ауыстырусыз өсуге мүмкіндік береді

Көптеген құрылтайшылар ең қарапайым шешімнен бастау алып, кейін жаңартуға болады деп ойлайды. Бұл тәсіл бизнес өсіп басталғанға дейін жиі жұмыс істейді. Содан кейін байланыс жүйесі тар орынға айналады.

Заманауи телефон жүйесі командаңызбен бірге өсе алуы тиіс. Бұл бүкіл орнатуды қайта жасамай-ақ пайдаланушыларды, нөмірлерді немесе орындарды қоса алуды білдіреді. Сондай-ақ тұтынушыларға қолдау көрсету, сату қызметі, далалық топтар немесе екінші кеңсе қосылған сайын, қоңырау ағынын реттеу мүмкіндігін де қамтиды.

Масштабталу маңызды, өйткені өсу сирек дәл жоспарланғандай жүреді. Сіз күткеннен ертерек қызметкер жалдауыңыз, жаңа нарыққа шығуыңыз немесе қарбалас маусымда уақытша қолдауды қажет етуіңіз мүмкін. Икемді жүйе мұндай өзгерістерді басқаруды жеңілдетеді.

4. Ол клиенттерге қызмет көрсетуді жақсартады

Клиенттер жауаптылықты бағалайды. Егер олар сұрақпен қоңырау шалса, біреудің жауап беретініне, істі өз мойнына алатынына және соңына дейін жеткізетініне сенгісі келеді. Заманауи телефон жүйесі бұл тәжірибені тұрақтырақ жеткізуге көмектеседі.

Клиенттерге қызмет көрсету үшін ең пайдалы мүмкіндіктердің кейбірі:

• Бөлім, уақыт немесе қолжетімділікке қарай қоңырауды бағыттау
• Жылдамырақ кері байланыс үшін дауыстық хабарламаларды электрондық поштаға жіберу
• Бір қоңырауды бірнеше адам қабылдай алатын ring group
• Қоңырауларды жұмыс уақыты аяқталғаннан кейін дұрыс өңдеу үшін жұмыс уақыты параметрлері
• Өткізіліп алған немесе аяқталған қоңырауларды бақылауға арналған қоңырау тарихы мен журналдары

Бұл құралдар жылдам жауап беруді және мүмкіндіктерді жоғалтып алмауды жеңілдетеді. Олар сондай-ақ клиентпен байланыс жазбасын сақтауға көмектеседі, бұл сату бойынша кейінгі байланыс, қолдау мәселесін шешу және қызмет сапасы үшін пайдалы.

Көптеген бизнесте жылдамдық пен айқындық жақсы клиент тәжірибесі мен жағымсыз тәжірибенің арасындағы айырмашылықты жасайды. Заманауи телефон жүйесі жұмыс жүктемесі артса да, сізге жауапты болып қалуға қажетті құралдарды береді.

5. Ол заманауи жұмыс үшін көбірек икемділік береді

Бүгінгі командалар сирек бір ғана жерде жұмыс істейді. Қызметкерлер қашықтан, гибридті форматта, сапарда немесе кеңселер мен жұмыс орындары арасында бөлініп жұмыс істеуі мүмкін. Дәстүрлі кеңсе ортасына арналған телефон жүйесі командаңыз әр жерде орналасқан кезде қиындық тудыруы мүмкін.

Заманауи жүйелер икемділікке арналып жасалған. Олар стационарлы телефондарды, мобильді қосымшаларды, жұмыс үстелі арқылы қолжетімділікті және қашықтан қоңырау өңдеуді қолдай алады, сол арқылы командаңыз әртүрлі орыннан байланыста қала алады. Бұл бизнесті құрып жатқан, сонымен бірге операцияларды, сатуды және клиенттерге қолдауды бірнеше жерде басқаратын құрылтайшылар үшін өте маңызды.

Бұл бизнес үздіксіздігін сақтауға да көмектеседі. Қызметкер ауырып қалса, сапарға шықса немесе сыртта жұмыс істесе де, қоңыраулар дұрыс бағытталуды жалғастыра алады. Бір адам қолжетімсіз болғандықтан, бизнес тоқтап қалмайды.

Заманауи бизнес телефон жүйесінде нені іздеу керек

Барлық жүйе бірдей емес. Біреуін таңдаудың алдында, бизнесіңіздің нақты қалай жұмыс істейтінін және клиенттеріңіз не күтетінін ойлаңыз.

Бағалауға болатын пайдалы мүмкіндіктер мыналар:

• Оңай орнату және басқару
• Қоңырауды қайта бағыттау және бағыттау ережелері
• Дауыстық поштаны мәтінге көшіру немесе дауыстық поштаны электрондық поштаға жіберу
• Авто-жауап беруші және мәзір опциялары
• Бірнеше пайдаланушы мен ішкі нөмірлерді қолдау
• Мобильді және жұмыс үстелі арқылы қолжетімділік
• Қоңырау талдауы және есеп беру
• Сенімді клиенттік қолдау

Дұрыс таңдау компанияңыздың көлеміне, бюджетіне және байланыс қажеттіліктеріне байланысты. Жалғыз құрылтайшы үшін қарапайымдылық бірінші орында тұруы мүмкін. Өсіп келе жатқан командаға күштірек бағыттау, ортақ желілер және әкімшілік басқару құралдары қажет болуы мүмкін. Қалай болғанда да, мақсат бір: клиенттерге бизнесіңізге оңай хабарласуға және командаңызға тиімді жауап беруге мүмкіндік жасау.

Қашан жаңарту керек

Егер төмендегі жағдайлардың кез келгені таныс болса, ескірген жүйеден бас тартатын уақыт келген болуы мүмкін:

• Кімнің жауап беруі керегін ешкім білмегендіктен қоңырауларды өткізіп аласыз
• Клиенттер дауыстық пошта немесе ұзақ жауап беру уақыты туралы шағымданады
• Команда мүшелері әртүрлі нөмірлер мен үйлесімсіз сәлемдесулерді пайдаланады
• Сіз қоңырау белсенділігін пайдалы түрде бақылай алмайсыз
• Қазіргі жүйеңіз қашықтан немесе гибридті жұмысты қолдамайды
• Жаңа пайдаланушыны немесе желіні қосу тым күрделі

Байланыс көмектесудің орнына кедергі тудыра бастағанда, жүйе енді бизнесіңізді қолдап тұрған жоқ деген сөз. Жаңартуды ертерек жасау, әдетте, клиент тәжірибесі нашарлай бастағанша күтуден жеңілірек.

Жаңа бизнеске арналған практикалық іске қосу жоспары

Егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз, телефон жүйесін орнатуды бизнесіңізді құру және операциялық жоспарлаумен қатар іске қосу тізіміне қосыңыз.

Қарапайым іске қосу жоспары мынадай көрінеді:

1. Клиенттердің сізге қалай хабарласатынын шешіңіз.
2. Сату, қолдау, есеп айырысу және жалпы сұраулар үшін қоңырау ағынын жоспарлаңыз.
3. Брендіңізді көрсететін сәлемдесулер мен күту хабарламаларын таңдаңыз.
4. Жұмыс уақыты мен жұмыс уақытынан кейінгі бағыттауды орнатыңыз.
5. Дауыстық пошта мен қайта қоңырау шалу жауапкершілігін бөліңіз.
6. Командаңызды қоңырауларды біркелкі өңдеуге үйретіңіз.
7. Іске қосылғаннан кейін өткізіліп алған қоңыраулар мен бағыттау мәселелерін қарап шығыңыз.

Бұл үдеріс күрделі болмауы керек. Маңыздысы - қазіргі жұмыс тәсіліңізді қолдайтын және өскен сайын бейімделе алатын жүйе құру.

Қорытынды

Заманауи телефон жүйесі тек кеңсе құралы ғана емес. Ол бизнесіңіздің қалай байланысатынының, қалай жауап беретініңіздің және қалай өсетініңіздің негізгі бөлігі. Ол өнімділікті арттырып, кәсіби бейнеңізді күшейтіп, ауқымдалуды қолдап, клиенттерге қызмет көрсетуді жақсартып, командаңызды икемдірек ете алады.

Жаңа АҚШ бизнесін іске қосып жатқан құрылтайшылар үшін байланыс жоспары мәселелер туындағаннан кейін емес, ертерек жасалуы тиіс. Компанияны құру, банк қызметі және сәйкестік талаптарымен қатар, телефон жүйесін де салатын негізіңіздің бір бөлігі ретінде қарастыру керек.

Бизнесіңізге жету оңай болса, оған сену де, онымен жұмыс істеу де, оны өсіру де оңайырақ болады.