Συμβουλές Διαχείρισης Χρόνου για την Επιστροφή στο Σχολείο για Απασχολημένους Επιχειρηματίες

Η περίοδος της επιστροφής στο σχολείο συχνά δημιουργεί ένα σπάνιο παράθυρο προβλεψιμότητας για τους επιχειρηματίες, ειδικά για ιδρυτές που εργάζονται από το σπίτι ή ισορροπούν ανάμεσα στην ανάπτυξη της επιχείρησης και τις οικογενειακές ευθύνες. Η σχολική μέρα ανοίγει ένα μπλοκ ήσυχων ωρών που μπορεί να αξιοποιηθεί για συγκεντρωμένη εργασία, προγραμματισμό και εκείνες τις επιχειρηματικές εργασίες που είναι δύσκολο να ολοκληρωθούν σε σύντομα διαστήματα.

Αυτός ο επιπλέον χώρος μπορεί να είναι πολύτιμος, αλλά μόνο αν χρησιμοποιηθεί με πρόθεση. Χωρίς ένα σαφές σύστημα, οι ώρες της σχολικής ημέρας χάνονται σε emails, διακοπές και εργασίες χαμηλής προτεραιότητας. Με τη σωστή προσέγγιση, μπορείτε να μετατρέψετε αυτή την περίοδο σε μία από τις πιο παραγωγικές του έτους.

Για τους επιχειρηματίες, ειδικά για όσους ξεκινούν ή διαχειρίζονται μια εταιρεία, η διαχείριση χρόνου δεν αφορά μόνο το να κάνετε περισσότερα. Αφορά το να σημειώνετε σταθερή πρόοδο στην εργασία που πραγματικά αναπτύσσει την επιχείρηση: εξυπηρέτηση πελατών, λειτουργίες, σχεδιασμό, marketing, συμμόρφωση και στρατηγικές αποφάσεις.

Γιατί η περίοδος της επιστροφής στο σχολείο είναι καλή στιγμή για επανεκκίνηση

Η μετάβαση σε ένα σχολικό πρόγραμμα αλλάζει φυσικά τον ρυθμό της ημέρας. Τα πρωινά μπορεί να γίνουν πιο ήσυχα. Το μεσημέρι μπορεί να είναι πιο ελεύθερο. Τα βράδια ίσως χρειάζεται να παραμείνουν ευέλικτα για εργασίες για το σπίτι, αθλητισμό και οικογενειακό χρόνο. Αυτή η αλλαγή δημιουργεί μια καλή ευκαιρία να ξανασκεφτείτε πώς γίνεται η εργασία.

Αντί να προσπαθείτε να διατηρήσετε την ίδια χαλαρή ρουτίνα, χρησιμοποιήστε αυτή την περίοδο για να χτίσετε μια δομή που ταιριάζει στη σημερινή σας ζωή. Ένα πιο καθορισμένο πρόγραμμα μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Μειώσετε την κόπωση από τις αποφάσεις
• Εστιάσετε σε επιχειρηματικές εργασίες υψηλής αξίας
• Αποφύγετε τη συνεχή εναλλαγή πλαισίου
• Κάνετε χώρο για οικογενειακό χρόνο χωρίς να αισθάνεστε πίσω
• Χτίσετε μια ρουτίνα που είναι πιο εύκολο να διατηρηθεί μακροπρόθεσμα

Αν επίσης ιδρύετε μια επιχείρηση, χειρίζεστε καταθέσεις εγγράφων ή παρακολουθείτε υποχρεώσεις συμμόρφωσης, η δομή αποκτά ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Η διοικητική εργασία μπορεί να καταναλώσει αθόρυβα ολόκληρη ημέρα αν δεν οργανωθεί σε μια σαφή διαδικασία.

1. Ξεκινήστε από τις πιο σημαντικές προτεραιότητές σας

Η διαχείριση χρόνου ξεκινά με σαφήνεια. Πριν δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα, αποφασίστε τι αξίζει πρώτα την προσοχή σας.

Φτιάξτε μια λίστα με τις εργασίες που ανταγωνίζονται για τον χρόνο σας και στη συνέχεια χωρίστε τες σε τρεις ομάδες:

• Επείγουσες εργασίες που πρέπει να γίνουν σύντομα
• Σημαντικές εργασίες που προωθούν την επιχείρηση
• Ρουτίνας εργασίες που μπορούν να περιμένουν, να ομαδοποιηθούν ή να ανατεθούν

Ο στόχος δεν είναι να κάνετε κάθε εργασία να φαίνεται ίδια. Ο στόχος είναι να προστατεύσετε τις καλύτερες ώρες σας για την εργασία με τη μεγαλύτερη απόδοση.

Για πολλούς επιχειρηματίες, η εργασία υψηλότερης αξίας περιλαμβάνει επικοινωνία πωλήσεων, ανάπτυξη προϊόντων, επικοινωνία με πελάτες, στρατηγικό σχεδιασμό και οικονομικό έλεγχο. Αν η επιχείρησή σας είναι νέα, αυτό μπορεί επίσης να περιλαμβάνει βήματα σύστασης, οργάνωση εγγράφων και προθεσμίες συμμόρφωσης που δεν πρέπει να χαθούν.

2. Δημιουργήστε ένα εβδομαδιαίο πλάνο πριν ξεκινήσει η εβδομάδα

Ένα ισχυρό εβδομαδιαίο πλάνο κάνει τις καθημερινές αποφάσεις πολύ πιο εύκολες. Αντί να αντιδράτε σε ό,τι εμφανίζεται πρώτο, μπορείτε να κατανείμετε την εργασία στο σωστό σημείο της εβδομάδας εκ των προτέρων.

Στην αρχή κάθε εβδομάδας, αφιερώστε 15 έως 30 λεπτά για να σχεδιάσετε:

• Τους τρεις βασικούς επιχειρηματικούς σας στόχους για την εβδομάδα
• Συναντήσεις ή ραντεβού που δεν μπορούν να μετακινηθούν
• Μπλοκ συγκεντρωμένης εργασίας για έργα που απαιτούν συγκέντρωση
• Χρόνο για διοικητικές εργασίες, όπως email, τιμολόγηση και παρακολούθηση
• Προσωπικές και οικογενειακές υποχρεώσεις που επηρεάζουν τη διαθεσιμότητά σας

Αυτό δεν χρειάζεται να είναι ένα άκαμπτο πρόγραμμα. Στην πραγματικότητα, η ευελιξία είναι σημαντική. Ο σκοπός είναι να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο που να αποτρέπει το να καταλαμβάνεται η ημέρα σας από τυχαίες εργασίες.

Αν γνωρίζετε ότι η παραλαβή από το σχολείο γίνεται σε σταθερή ώρα, χτίστε γύρω από αυτό. Αν τα πρωινά είναι το καλύτερο παράθυρο συγκέντρωσης, προστατέψτε τα για εργασίες που απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή. Όταν το πρόγραμμά σας αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα, είναι πολύ λιγότερο πιθανό να αισθάνεστε ότι μένετε συνεχώς πίσω.

3. Ομαδοποιήστε παρόμοιες εργασίες

Ένας από τους απλούστερους τρόπους να εξοικονομήσετε χρόνο είναι να σταματήσετε να μεταπηδάτε όλη μέρα ανάμεσα σε άσχετες εργασίες.

Η ομαδοποίηση εργασιών σημαίνει ότι συγκεντρώνετε παρόμοια εργασία στο ίδιο χρονικό μπλοκ. Για παράδειγμα:

• Απαντήστε σε όλα τα emails σε δύο καθορισμένες ώρες κάθε μέρα
• Προγραμματίστε όλο το περιεχόμενο κοινωνικών δικτύων σε μία συνεδρία
• Χειριστείτε τα λογιστικά σε ένα εβδομαδιαίο μπλοκ
• Κάντε τηλεφωνήματα σε πελάτες ή προμηθευτές το ένα μετά το άλλο
• Ελέγξτε έγγραφα και εγκρίνετε φόρμες σε μία συγκεντρωμένη συνεδρία

Αυτή η προσέγγιση μειώνει την πνευματική τριβή. Κάθε φορά που αλλάζετε από τη συγγραφή στη χρέωση, στην υποστήριξη πελατών και στον σχεδιασμό, ο εγκέφαλός σας πρέπει να επανεκκινήσει. Η ομαδοποίηση μειώνει αυτόν τον χαμένο χρόνο μετάβασης.

Για επιχειρηματίες με περιορισμένο παράθυρο κατά τη σχολική ημέρα, η ομαδοποίηση μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στο να νιώθετε απασχολημένοι και στο να ολοκληρώνετε ουσιαστική εργασία.

4. Αναθέστε ό,τι δεν χρειάζεται την προσοχή σας

Αν μια εργασία δεν απαιτεί τη δική σας κρίση, την εμπειρία σας ή την προσωπική σας πινελιά, μπορεί να είναι καλός υποψήφιος για ανάθεση.

Αυτό μπορεί να σημαίνει:

• Ανάθεση ρουτινών διοικητικών εργασιών σε έναν virtual assistant
• Να χειρίζεται ένας συνεργάτης ή μέλος της ομάδας απλά θελήματα
• Εξωτερική ανάθεση λογιστικής ή σχεδιαστικών εργασιών
• Χρήση λογισμικού για αυτοματοποίηση προγραμματισμού, υπενθυμίσεων ή τιμολόγησης
• Ζητώντας από μέλη της οικογένειας να στηρίξουν πρακτικά τη ρουτίνα του σπιτιού

Η ανάθεση δεν αφορά το να κάνετε λιγότερα ως επιχειρηματίας. Αφορά το να διατηρείτε τον χρόνο σας για εργασία που μόνο εσείς μπορείτε να κάνετε.

Πολλοί ιδρυτές καθυστερούν να αναθέσουν επειδή πιστεύουν ότι θα χρειαστεί πολύς χρόνος να εξηγήσουν την εργασία. Στην πράξη, η πρώτη μεταβίβαση συχνά δημιουργεί περισσότερο χρόνο από όσο κοστίζει. Μόλις τεκμηριωθεί μια ρουτίνα εργασία, γίνεται ευκολότερο να επαναληφθεί και πιο εύκολο να βελτιωθεί.

5. Προστατέψτε τα μπλοκ βαθιάς εργασίας

Η βαθιά εργασία είναι ο χρόνος που αφιερώνετε σε εργασίες που απαιτούν πραγματική συγκέντρωση. Αυτά είναι τα έργα που συνήθως έχουν τη μεγαλύτερη σημασία, αλλά είναι και τα πιο εύκολα να διακοπούν.

Για να προστατεύσετε τη συγκέντρωσή σας:

• Προγραμματίστε αδιάκοπα μπλοκ στο ημερολόγιό σας
• Σιγήστε τις ειδοποιήσεις κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων
• Έχετε τον χώρο εργασίας σας έτοιμο πριν ξεκινήσει το μπλοκ
• Θέστε ένα σαφές τέλος στην εργασία ώστε να μην επεκτείνεται άπειρα
• Ενημερώστε τους άλλους πότε δεν είστε διαθέσιμοι, εκτός αν υπάρχει πραγματική ανάγκη έκτακτης ανάγκης

Ακόμη και ένα ή δύο προστατευμένα μπλοκ κάθε σχολική ημέρα μπορούν να παράγουν ουσιαστική πρόοδο. Μια συγκεντρωμένη συνεδρία 90 λεπτών μπορεί συχνά να ολοκληρώσει περισσότερα από ένα αποσπασματικό απόγευμα με έλεγχο μηνυμάτων.

6. Χρησιμοποιήστε τις σχολικές ώρες για την πιο δύσκολη επιχειρηματική εργασία

Δεν είναι όλες οι ώρες εξίσου πολύτιμες. Ο χρόνος όταν το σπίτι είναι ήσυχο ίσως είναι καλύτερο να χρησιμοποιηθεί για εργασίες που χρειάζονται συγκέντρωση και κρίση.

Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε τις σχολικές ώρες για:

• Συγγραφή προτάσεων ή περιεχομένου
• Σχεδιασμό στρατηγικής λανσαρίσματος
• Έλεγχο οικονομικών
• Προετοιμασία νομικών ή συμμορφωτικών εγγράφων
• Οργάνωση λειτουργιών και συστημάτων
• Εργασία πάνω σε βελτιώσεις προϊόντων ή υπηρεσιών

Κρατήστε τις εργασίες χαμηλότερης ενέργειας για αργότερα μέσα στην ημέρα, αν είναι δυνατόν. Επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες, σύντομα τηλεφωνήματα παρακολούθησης και ρουτινιαίες ενημερώσεις μπορούν συχνά να γίνουν σε μικρότερα χρονικά παράθυρα.

Ένας απλός κανόνας βοηθάει: χρησιμοποιήστε τις καλύτερες ώρες σας για εργασία που θα ήταν πιο δύσκολο να γίνει με περισπασμούς.

7. Αφήστε χώρο για διαλείμματα και οικογενειακές μεταβάσεις

Τα προγράμματα της επιστροφής στο σχολείο μπορεί να είναι απαιτητικά και είναι δελεαστικό να γεμίσετε κάθε διαθέσιμο λεπτό με εργασία. Αυτό συνήθως γυρίζει μπούμερανγκ.

Τα σύντομα διαλείμματα έχουν σημασία επειδή σας βοηθούν να επανεκκινήσετε πνευματικά και να αποτρέψετε την εξουθένωση. Επίσης, κάνουν ευκολότερη τη μετάβαση από τη λειτουργία εργασίας στη λειτουργία οικογένειας χωρίς να αισθάνεστε βιασμένοι.

Προγραμματίστε περιθώριο χρόνου για:

• Πρωινή αποχώρηση και παραλαβή από το σχολείο
• Γεύματα και διαλείμματα κίνησης
• Απρόβλεπτες οικογενειακές ανάγκες
• Τακτοποίηση και προγραμματισμό στο τέλος της ημέρας
• Λίγα λεπτά για να απομακρυνθείτε πριν από την επόμενη εργασία

Ένα βιώσιμο πρόγραμμα είναι καλύτερο από ένα υπερβολικά φιλόδοξο. Αν η ρουτίνα σας είναι υπερβολικά γεμάτη, γίνεται δυσκολότερο να παραμείνετε συνεπείς όταν η πραγματική ζωή παρεμβαίνει, κάτι που πάντα συμβαίνει.

8. Διατηρήστε την επιχείρησή σας οργανωμένη με συστήματα

Η καλή διαχείριση χρόνου δεν αφορά μόνο την πειθαρχία. Αφορά επίσης τα συστήματα.

Όσο πιο οργανωμένη είναι η επιχείρησή σας, τόσο λιγότερο χρόνο χάνετε ψάχνοντας, επαναλαμβάνοντας και διορθώνοντας. Χτίστε συστήματα γύρω από την εργασία που κάνετε κάθε εβδομάδα:

• Χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες
• Αποθηκεύστε έγγραφα σε φακέλους με σαφείς ετικέτες
• Παρακολουθείτε προθεσμίες σε ένα ημερολόγιο ή εργαλείο έργου
• Τυποποιήστε απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις πελατών
• Κρατήστε μια συνεχόμενη λίστα εργασιών ώστε να μη χάνεται τίποτα

Αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία για επιχειρηματίες που διαχειρίζονται σύσταση εταιρείας και συμμόρφωση. Σημαντικά στοιχεία όπως κρατικές καταθέσεις, ετήσιες εκθέσεις και αρχεία ιδιοκτησίας δεν πρέπει ποτέ να εξαρτώνται μόνο από τη μνήμη.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι γύρω από τη σύσταση και τη συνεχή συμμόρφωση, ώστε να ξοδεύουν λιγότερο χρόνο κυνηγώντας διοικητικές λεπτομέρειες και περισσότερο χρόνο χτίζοντας την επιχείρηση.

9. Ελέγχετε τις προθεσμίες πριν γίνουν επείγουσες

Οι ρουτίνες της σχολικής χρονιάς μπορούν να κάνουν τον χρόνο να φαίνεται πιο ελεγχόμενος, αλλά οι επιχειρηματικές προθεσμίες εξακολουθούν να κινούνται γρήγορα.

Ορίστε μια σταθερή ώρα κάθε εβδομάδα για να ελέγχετε:

• Προθεσμίες καταθέσεων
• Υποχρεώσεις προς πελάτες
• Ημερομηνίες συμβολαίων
• Προγράμματα πληρωμών
• Εργασίες φορολογίας και λογιστικής
• Υποχρεώσεις συμμόρφωσης

Ένας εβδομαδιαίος έλεγχος αποτρέπει μικρά ζητήματα από το να γίνουν ακριβά προβλήματα. Είναι πολύ πιο εύκολο να ολοκληρώσετε μια εργασία νωρίς παρά να τρέχετε όταν η προθεσμία είναι ήδη κοντά.

Αν διαχειρίζεστε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, αυτή η συνήθεια σας βοηθά επίσης να βλέπετε από πού θα προκύψει το επόμενο σημείο συμφόρησης. Αυτό κάνει τον προγραμματισμό πιο ρεαλιστικό και μειώνει το άγχος της τελευταίας στιγμής.

10. Κλείστε την ημέρα με μια απλή ρουτίνα τερματισμού

Το τέλος της εργάσιμης ημέρας είναι εξίσου σημαντικό με την αρχή. Μια ρουτίνα τερματισμού σάς βοηθά να κλείνετε την εργασία καθαρά, ώστε να μην κουβαλάτε πνευματικά ανολοκλήρωτες εργασίες στον οικογενειακό χρόνο ή στο επόμενο πρωί.

Μια χρήσιμη ρουτίνα τερματισμού μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ανασκόπηση όσων ολοκληρώσατε
• Καταγραφή των ανολοκλήρωτων εργασιών για αύριο
• Έλεγχο του αυριανού ημερολογίου
• Τακτοποίηση του γραφείου ή του χώρου εργασίας σας
• Καθορισμό μιας προτεραιότητας για το επόμενο μπλοκ εργασίας

Αυτό σας δίνει καθαρότερο ξεκίνημα την επόμενη ημέρα και μειώνει την ανάγκη να ελέγχετε συνεχώς τη δουλειά μετά το ωράριο.

Κάνοντας τη σχολική χρονιά να λειτουργήσει για την επιχείρησή σας

Η περίοδος της επιστροφής στο σχολείο δεν είναι μόνο μια αλλαγή στο πρόγραμμα του σπιτιού. Είναι επίσης μια ευκαιρία να δημιουργήσετε έναν καλύτερο ρυθμό για την επιχείρησή σας.

Όταν γνωρίζετε τις προτεραιότητές σας, σχεδιάζετε την εβδομάδα σας εκ των προτέρων, ομαδοποιείτε παρόμοιες εργασίες και προστατεύετε τον χρόνο συγκέντρωσής σας, οι σχολικές ώρες γίνονται πιο παραγωγικές. Όταν αναθέτετε ό,τι μπορείτε και χτίζετε αξιόπιστα συστήματα, η επιχείρησή σας γίνεται ευκολότερη στη διαχείριση στην καθημερινότητα.

Το αποτέλεσμα δεν είναι μόνο καλύτερη διαχείριση χρόνου. Είναι μια επιχείρηση που φαίνεται πιο ελεγχόμενη, πιο βιώσιμη και πιο ευθυγραμμισμένη με τη ζωή που χτίζετε γύρω της.

Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία ή προσπαθείτε να διατηρήσετε τη διοίκηση της επιχείρησης υπό έλεγχο, αυτό το επίπεδο οργάνωσης μπορεί να κάνει πραγματική διαφορά. Όσο πιο καθαρό είναι το σύστημά σας, τόσο πιο εύκολο είναι να παραμένετε συνεπείς τους πολυάσχολους μήνες που έρχονται.