Mẹo quản lý thời gian mùa tựu trường dành cho doanh nhân bận rộn

Mùa tựu trường thường tạo ra một khoảng thời gian hiếm hoi có thể dự đoán trước đối với các doanh nhân, đặc biệt là những người sáng lập làm việc tại nhà hoặc vừa xây dựng doanh nghiệp vừa đảm nhiệm trách nhiệm gia đình. Ngày đi học mở ra một khung giờ yên tĩnh để tập trung làm việc, lập kế hoạch và xử lý những đầu việc kinh doanh khó hoàn thành trong các khoảng thời gian ngắn.

Khoảng thời gian đó có thể rất giá trị, nhưng chỉ khi được sử dụng có chủ đích. Nếu không có một hệ thống rõ ràng, những giờ trong ngày đi học sẽ trôi qua trong email, sự gián đoạn và các công việc ưu tiên thấp. Với cách tiếp cận đúng, bạn có thể biến giai đoạn này thành một trong những thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong năm.

Đối với chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang thành lập hoặc quản lý công ty, quản lý thời gian không chỉ là làm được nhiều việc hơn. Đó là việc tiến đều đặn trên những công việc thật sự giúp doanh nghiệp phát triển: chăm sóc khách hàng, vận hành, lập kế hoạch, tiếp thị, tuân thủ và các quyết định chiến lược.

Vì sao mùa tựu trường là thời điểm tốt để thiết lập lại

Sự chuyển sang lịch học tự nhiên làm thay đổi nhịp sinh hoạt trong ngày. Buổi sáng có thể yên tĩnh hơn. Giữa ngày có thể thoáng hơn. Buổi tối có thể cần linh hoạt cho bài tập về nhà, thể thao và thời gian gia đình. Sự thay đổi đó tạo ra một cơ hội tốt để suy nghĩ lại cách công việc được thực hiện.

Thay vì cố giữ nguyên một thói quen lỏng lẻo, hãy dùng giai đoạn này để xây dựng một cấu trúc phù hợp với cuộc sống hiện tại của bạn. Một lịch trình rõ ràng hơn có thể giúp bạn:

• Giảm mệt mỏi vì phải đưa ra quá nhiều quyết định
• Tập trung vào các công việc kinh doanh có giá trị cao
• Tránh liên tục phải chuyển đổi ngữ cảnh
• Dành thời gian cho gia đình mà không cảm thấy bị tụt lại phía sau
• Xây dựng một thói quen dễ duy trì lâu dài hơn

Nếu bạn cũng đang thành lập doanh nghiệp, xử lý hồ sơ hoặc theo dõi các nghĩa vụ tuân thủ, thì cấu trúc càng quan trọng hơn. Công việc hành chính có thể âm thầm chiếm trọn cả ngày nếu không được tổ chức thành một quy trình rõ ràng.

1. Bắt đầu từ những ưu tiên quan trọng nhất

Quản lý thời gian bắt đầu bằng sự rõ ràng. Trước khi xây dựng lịch làm việc, hãy xác định điều gì đáng được bạn ưu tiên trước tiên.

Hãy lập danh sách các công việc đang cạnh tranh thời gian của bạn, sau đó chia chúng thành ba nhóm:

• Công việc khẩn cấp cần làm sớm
• Công việc quan trọng giúp doanh nghiệp tiến lên
• Công việc thường lệ có thể chờ, gom lại hoặc giao cho người khác

Mục tiêu không phải là làm cho mọi việc đều quan trọng như nhau. Mục tiêu là bảo vệ những khung giờ tốt nhất của bạn cho các công việc mang lại giá trị cao nhất.

Với nhiều doanh nhân, công việc giá trị cao bao gồm tiếp cận bán hàng, phát triển sản phẩm, giao tiếp với khách hàng, lập kế hoạch chiến lược và rà soát tài chính. Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới, điều này cũng có thể bao gồm các bước thành lập, tổ chức tài liệu và những hạn chót tuân thủ không được bỏ lỡ.

2. Lập kế hoạch tuần trước khi tuần mới bắt đầu

Một kế hoạch tuần hiệu quả sẽ giúp việc ra quyết định hằng ngày trở nên dễ dàng hơn nhiều. Thay vì phản ứng với bất cứ thứ gì xuất hiện trước, bạn có thể phân bổ công việc vào đúng phần của tuần ngay từ đầu.

Vào đầu mỗi tuần, hãy dành 15 đến 30 phút để phác thảo:

• Ba mục tiêu kinh doanh quan trọng nhất trong tuần
• Các cuộc họp hoặc lịch hẹn không thể thay đổi
• Các khối thời gian làm việc sâu cho những dự án cần tập trung cao độ
• Thời gian cho email, xuất hóa đơn và theo dõi
• Các cam kết cá nhân và gia đình ảnh hưởng đến sự sẵn sàng của bạn

Điều này không cần phải là một lịch trình cứng nhắc. Thực tế, sự linh hoạt là rất quan trọng. Mục đích là tạo ra một khung làm việc ngăn ngày của bạn bị nuốt chửng bởi các nhiệm vụ ngẫu nhiên.

Nếu bạn biết giờ đón con là vào một thời điểm cố định, hãy xây dựng lịch xoay quanh thời điểm đó. Nếu buổi sáng là khoảng thời gian tập trung tốt nhất của bạn, hãy bảo vệ nó cho những công việc đòi hỏi nhiều chú ý hơn. Khi lịch của bạn phản ánh thực tế, bạn sẽ ít có cảm giác luôn bị tụt lại phía sau hơn.

3. Gom các công việc tương tự lại với nhau

Một trong những cách đơn giản nhất để tiết kiệm thời gian là ngừng chuyển qua lại giữa các loại công việc khác nhau trong cả ngày.

Gom việc theo nhóm nghĩa là kết hợp những công việc tương tự vào cùng một khung thời gian. Ví dụ:

• Trả lời toàn bộ email vào hai khung giờ cố định mỗi ngày
• Lên lịch toàn bộ nội dung mạng xã hội trong một buổi
• Xử lý sổ sách trong một khung giờ hằng tuần
• Gọi khách hàng hoặc nhà cung cấp liên tiếp nhau
• Rà soát tài liệu và phê duyệt biểu mẫu trong một phiên tập trung

Cách này giúp giảm ma sát tinh thần. Mỗi khi bạn chuyển từ viết lách sang thanh toán, từ hỗ trợ khách hàng sang lập kế hoạch, bộ não phải khởi động lại. Gom nhóm công việc sẽ giảm thời gian lãng phí đó.

Đối với doanh nhân có quỹ thời gian trong ngày đi học hạn chế, cách này có thể tạo ra sự khác biệt giữa cảm giác bận rộn và thực sự hoàn thành được việc quan trọng.

4. Ủy quyền những việc không cần đến bạn

Nếu một công việc không đòi hỏi phán đoán, chuyên môn hoặc dấu ấn cá nhân của bạn, đó có thể là ứng viên phù hợp để ủy quyền.

Điều đó có thể bao gồm:

• Giao công việc hành chính thường xuyên cho trợ lý ảo
• Nhờ đối tác hoặc thành viên nhóm xử lý các việc vặt đơn giản
• Thuê ngoài kế toán hoặc thiết kế
• Dùng phần mềm để tự động hóa lịch hẹn, nhắc việc hoặc xuất hóa đơn
• Nhờ các thành viên trong gia đình hỗ trợ những việc thực tế trong sinh hoạt

Ủy quyền không có nghĩa là làm ít đi với tư cách chủ doanh nghiệp. Đó là cách bảo toàn thời gian cho những công việc chỉ bạn mới làm được.

Nhiều người sáng lập trì hoãn việc ủy quyền vì nghĩ rằng sẽ mất quá nhiều thời gian để giải thích. Trên thực tế, lần bàn giao đầu tiên thường tiết kiệm thời gian nhiều hơn chi phí ban đầu. Khi một công việc thường lệ đã được ghi chép lại, nó sẽ dễ lặp lại và dễ cải thiện hơn.

5. Bảo vệ các khối thời gian làm việc sâu

Làm việc sâu là khoảng thời gian bạn dành cho những nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung thực sự. Đây là những dự án thường quan trọng nhất, nhưng cũng là những thứ dễ bị gián đoạn nhất.

Để bảo vệ sự tập trung của bạn:

• Lên lịch các khối thời gian không bị gián đoạn trên lịch
• Tắt thông báo trong những khoảng đó
• Chuẩn bị sẵn không gian làm việc trước khi bắt đầu
• Đặt giờ kết thúc rõ ràng để công việc không kéo dài vô tận
• Cho người khác biết khi nào bạn không sẵn sàng trừ trường hợp khẩn cấp thực sự

Chỉ cần một hoặc hai khối thời gian được bảo vệ mỗi ngày đi học cũng có thể tạo ra tiến bộ đáng kể. Một phiên tập trung 90 phút thường có thể làm được nhiều hơn cả một buổi chiều ngắt quãng vì phải liên tục kiểm tra tin nhắn.

6. Dùng giờ học để làm những việc kinh doanh khó nhất

Không phải mọi khung giờ đều có giá trị như nhau. Khoảng thời gian khi ngôi nhà yên tĩnh có thể được dùng tốt nhất cho những công việc cần tập trung và phán đoán.

Hãy cân nhắc dùng giờ học cho:

• Viết đề xuất hoặc nội dung
• Lập kế hoạch ra mắt
• Rà soát tài chính
• Chuẩn bị tài liệu pháp lý hoặc tuân thủ
• Tổ chức vận hành và hệ thống
• Cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ

Hãy để những công việc ít tốn năng lượng hơn cho cuối ngày nếu có thể. Các việc hành chính lặp lại, các cuộc gọi theo dõi ngắn và những cập nhật thường lệ thường có thể xử lý trong các khoảng thời gian nhỏ hơn.

Một nguyên tắc đơn giản sẽ giúp ích: hãy dùng những giờ tốt nhất của bạn cho những công việc sẽ khó làm nhất khi bị xao nhãng.

7. Dành chỗ cho nghỉ ngơi và các chuyển đổi gia đình

Lịch mùa tựu trường có thể rất chặt, và bạn dễ bị cám dỗ lấp kín mọi khoảng trống bằng công việc. Điều đó thường phản tác dụng.

Những khoảng nghỉ ngắn rất quan trọng vì chúng giúp bạn nạp lại tinh thần và ngăn kiệt sức. Chúng cũng giúp việc chuyển đổi giữa chế độ làm việc và chế độ gia đình trở nên dễ dàng hơn mà không thấy vội vàng.

Hãy chừa ra thời gian đệm cho:

• Đưa đón đến trường
• Ăn uống và vận động nhẹ
• Nhu cầu gia đình phát sinh bất ngờ
• Dọn dẹp cuối ngày và lên kế hoạch
• Vài phút để tạm ngắt trước công việc tiếp theo

Một lịch trình bền vững tốt hơn một lịch trình quá tham vọng. Nếu thói quen của bạn quá kín, sẽ khó duy trì khi cuộc sống thực tế xen vào, mà điều đó thì luôn xảy ra.

8. Giữ doanh nghiệp ngăn nắp bằng hệ thống

Quản lý thời gian tốt không chỉ là kỷ luật. Nó còn là hệ thống.

Doanh nghiệp của bạn càng được tổ chức tốt, bạn càng ít tốn thời gian tìm kiếm, lặp lại và sửa sai. Hãy xây dựng hệ thống cho những công việc bạn làm hằng tuần:

• Dùng danh sách kiểm tra cho các quy trình lặp lại
• Lưu tài liệu trong các thư mục được đặt tên rõ ràng
• Theo dõi hạn chót trong một lịch hoặc công cụ quản lý dự án duy nhất
• Chuẩn hóa câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp của khách hàng
• Giữ một danh sách việc cần làm liên tục để không bỏ sót

Điều này càng quan trọng hơn đối với các doanh nhân đang xử lý thành lập doanh nghiệp và tuân thủ. Những hạng mục quan trọng như hồ sơ nộp cho bang, báo cáo thường niên và hồ sơ sở hữu không bao giờ nên phụ thuộc vào trí nhớ.

Zenind giúp các doanh nhân giữ mọi thứ ngăn nắp trong quá trình thành lập và tuân thủ định kỳ, để họ dành ít thời gian hơn cho các chi tiết hành chính và nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng doanh nghiệp.

9. Rà soát hạn chót trước khi chúng trở nên khẩn cấp

Nhịp sinh hoạt năm học có thể khiến thời gian có vẻ được kiểm soát hơn, nhưng các hạn chót kinh doanh vẫn diễn ra rất nhanh.

Hãy đặt một thời điểm cố định mỗi tuần để rà soát:

• Hạn chót nộp hồ sơ
• Cam kết với khách hàng
• Ngày ký kết hợp đồng
• Lịch thanh toán
• Công việc thuế và sổ sách
• Trách nhiệm tuân thủ

Việc rà soát hằng tuần giúp những vấn đề nhỏ không biến thành vấn đề tốn kém. Hoàn thành một công việc sớm luôn dễ hơn việc phải chạy nước rút khi hạn chót đã cận kề.

Nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp đang phát triển, thói quen này cũng giúp bạn nhìn thấy nút thắt tiếp theo sẽ đến từ đâu. Điều đó làm cho việc lập kế hoạch thực tế hơn và giảm căng thẳng vào phút chót.

10. Kết thúc ngày làm việc bằng một thói quen đóng việc đơn giản

Kết thúc ngày làm việc quan trọng không kém lúc bắt đầu. Một thói quen đóng việc giúp bạn khép lại công việc một cách gọn gàng để không phải mang theo những việc còn dang dở vào thời gian gia đình hoặc sáng hôm sau.

Một thói quen đóng việc hữu ích có thể bao gồm:

• Rà soát những gì bạn đã hoàn thành
• Ghi lại các công việc chưa xong cho ngày mai
• Kiểm tra lịch của ngày hôm sau
• Dọn bàn làm việc hoặc không gian làm việc
• Xác định một ưu tiên cho khối làm việc tiếp theo

Điều này giúp bạn bắt đầu ngày hôm sau gọn hơn và giảm cảm giác muốn tiếp tục kiểm tra công việc sau giờ làm.

Biến năm học thành giai đoạn hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn

Mùa tựu trường không chỉ là sự thay đổi trong lịch sinh hoạt gia đình. Nó còn là cơ hội để tạo ra nhịp làm việc tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn biết rõ ưu tiên, lập kế hoạch tuần trước, gom các công việc tương tự lại và bảo vệ thời gian tập trung, những giờ học sẽ trở nên hiệu quả hơn. Khi bạn ủy quyền những việc có thể giao và xây dựng các hệ thống đáng tin cậy, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ quản lý hơn trong từng ngày.

Kết quả không chỉ là quản lý thời gian tốt hơn. Đó còn là một doanh nghiệp có cảm giác được kiểm soát hơn, bền vững hơn và phù hợp hơn với cuộc sống mà bạn đang xây dựng xung quanh nó.

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới hoặc cố gắng kiểm soát công việc hành chính doanh nghiệp, mức độ tổ chức đó có thể tạo ra khác biệt thực sự. Hệ thống của bạn càng rõ ràng, bạn càng dễ duy trì sự nhất quán trong những tháng bận rộn phía trước.