Бос емес кәсіпкерлерге арналған мектепке дайындық кезіндегі уақытты басқару кеңестері

Мектепке дайындық маусымы кәсіпкерлер үшін, әсіресе үйден жұмыс істейтін немесе бизнес құруды отбасы міндеттерімен қатар алып жүретін негізін қалаушылар үшін, сирек кездесетін болжамды уақыт терезесін қалыптастырады. Мектеп күні зейін қойып жұмыс істеуге, жоспар құруға және қысқа аралықтарда аяқтау қиын бизнес міндеттеріне арнауға болатын тыныш сағаттар блогын ашады.

Бұл қосымша уақыт құнды болуы мүмкін, бірақ тек оны саналы түрде пайдаланғанда ғана. Айқын жүйе болмаса, мектеп кезіндегі сағаттар электрондық хаттарға, араласуларға және төмен басымдықтағы жұмысқа жұмсалып кетеді. Дұрыс тәсілмен бұл маусымды жылдың ең өнімді кезеңдерінің біріне айналдыруға болады.

Бизнес иелері үшін, әсіресе компания құрып жатқан немесе басқарып жүргендер үшін, уақытты басқару тек көбірек жұмыс істеу туралы емес. Бұл бизнесті шынымен өсіретін жұмыстарда тұрақты ілгерілеу туралы: клиенттерге қызмет көрсету, операциялар, жоспарлау, маркетинг, сәйкестік және стратегиялық шешімдер.

Неліктен мектеп маусымы қайта қарауға жақсы уақыт

Мектеп кестесіне көшу күн тәртібінің ырғағын табиғи түрде өзгертеді. Таңертең тынышырақ болуы мүмкін. Түскі уақыт көбірек бос болуы мүмкін. Кешке үй тапсырмасы, спорт және отбасы уақыты үшін икемділік қажет болуы мүмкін. Бұл өзгеріс жұмыстың қалай орындалатынын қайта ойластыруға жақсы мүмкіндік береді.

Бұрынғыдай бейберекет тәртіпті сақтауға тырысудың орнына, осы маусымды қазіргі өміріңізге сай құрылым құру үшін пайдаланыңыз. Нақтырақ кесте сізге мыналарға көмектеседі:

• Шешім қабылдаудан болатын шаршауды азайтуға
• Бизнестегі жоғары құнды міндеттерге назар аударуға
• Үнемі контекст ауыстырудан сақтануға
• Отбасы уақытына орын қалдырып, артта қалу сезімін болдырмауға
• Ұзақ мерзімде сақтауға оңайырақ әдет қалыптастыруға

Егер сіз сонымен бірге бизнес құрып, құжат тапсырып немесе сәйкестік міндеттерін бақылап жүрсеңіз, құрылымның маңызы одан да артады. Әкімшілік жұмыс анық процесс болмаса, бір күннің өзін толық алып қоюы мүмкін.

1. Ең маңызды басымдықтарыңыздан бастаңыз

Уақытты басқару айқындықтан басталады. Кесте құрастырмас бұрын, қандай істер алдымен назар аударуға лайық екенін анықтаңыз.

Уақытыңызға таласып тұрған міндеттердің тізімін жасаңыз да, оларды үш топқа бөліңіз:

• Жақын арада орындалуы тиіс шұғыл міндеттер
• Бизнесті алға жылжытатын маңызды міндеттер
• Күте тұратын, топтастырылып орындалатын немесе басқаға берілуі мүмкін күнделікті міндеттер

Мақсат әр міндетті тең етіп көрсету емес. Мақсат - ең жақсы сағаттарыңызды ең жоғары қайтарым беретін жұмысқа сақтау.

Көптеген кәсіпкерлер үшін ең құнды жұмысқа сату бойынша байланыс орнату, өнім әзірлеу, клиенттермен қарым-қатынас, стратегиялық жоспарлау және қаржылық шолу кіреді. Егер сіздің бизнесіңіз жаңа болса, бұған құрылу қадамдары, құжаттарды реттеу және кейінге қалдырылмауы тиіс сәйкестік мерзімдері де кіруі мүмкін.

2. Аптаны бастамай тұрып апталық жоспар құрыңыз

Мықты апталық жоспар күнделікті шешімдерді әлдеқайда жеңілдетеді. Күніне кездейсоқ келетін нәрсеге жауап беріп отырмай, жұмысты аптаның дұрыс бөлігіне алдын ала бөле аласыз.

Аптаның басында 15-30 минут бөліп, мына нәрселерді белгілеңіз:

• Аптаға арналған бизнестегі негізгі үш мақсатыңыз
• Көшірілмейтін кездесулер немесе қабылдаулар
• Терең шоғырлануды қажет ететін жобаларға арналған уақыт блоктары
• Электрондық хаттар, шот-фактуралар және кейінгі әрекеттерге арналған әкімшілік уақыт
• Қолжетімділігіңізге әсер ететін жеке және отбасы міндеттері

Бұл қатаң кесте болудың қажеті жоқ. Шын мәнінде, икемділік маңызды. Мәселе - күніңізді кездейсоқ істердің жұтып қоюынан сақтайтын құрылым құруда.

Егер мектептен баланы алып кету белгілі бір уақытта болса, соған қарай жоспар құрыңыз. Егер таңертең сіздің ең өнімді уақытыңыз болса, оны аса назар қажет ететін жұмыс үшін қорғаңыз. Кестеңіз шынайы өмірді көрсетсе, үнемі артта қалғандай сезіну ықтималдығы әлдеқайда азаяды.

3. Ұқсас міндеттерді топтастырып орындаңыз

Уақытты үнемдеудің ең қарапайым жолдарының бірі - күні бойы әртүрлі міндеттер арасында үнемі ауыспау.

Міндеттерді топтастыру дегеніміз - ұқсас жұмыстарды бір уақыт блогына жинау. Мысалы:

• Барлық электрондық хаттарға күніне екі белгіленген уақытта жауап беру
• Барлық әлеуметтік желі мазмұнын бір отырыста жоспарлау
• Бухгалтерлік есепті аптасына бір блокта жүргізу
• Клиенттерге немесе жеткізушілерге қоңырауларды қатарынан жасау
• Құжаттарды қарап, формаларды бір шоғырланған сессияда бекіту

Бұл тәсіл ойдағы кедергіні азайтады. Жазудан есеп айырысуға, клиентке қолдаудан жоспарлауға өткен сайын, ми қайта бейімделуі керек болады. Топтастыру сол босқа кететін ауысу уақытын қысқартады.

Мектеп сағаты шектеулі кәсіпкерлер үшін топтастыру бос емес сияқты көрінудің орнына, шынымен маңызды жұмыс атқаруға көмектеседі.

4. Сіздің назарыңызды қажет етпейтін нәрсені тапсырыңыз

Егер қандай да бір міндет сіздің шешіміңізді, тәжірибеңізді немесе жеке қатысуыңызды қажет етпесе, ол басқаға беру үшін жақсы үміткер болуы мүмкін.

Мұндай міндеттер мыналар болуы мүмкін:

• Күнделікті әкімшілік жұмысты виртуалды ассистентке беру
• Қарапайым шаруаларды серіктеске немесе команда мүшесіне тапсыру
• Бухгалтерлік есепті немесе дизайн жұмысын аутсорсингке беру
• Жоспарлау, еске салу немесе шоттандыруды автоматтандыратын бағдарламаны пайдалану
• Отбасы мүшелерінен үй ішіндегі тәртіпті практикалық түрде қолдауды сұрау

Тапсыру дегеніміз бизнес иесі ретінде аз жұмыс істеу емес. Бұл сіз ғана істей алатын жұмысқа уақытыңызды сақтау.

Көптеген негізін қалаушылар міндетті түсіндіру ұзаққа созылады деп ойлап, тапсыруды кейінге қалдырады. Іс жүзінде алғашқы беру көбіне оған кеткен уақыттан көп уақытты үнемдейді. Рутиналық міндет құжатталған соң, оны қайталау да, жетілдіру де оңай болады.

5. Терең жұмыс блоктарын қорғаңыз

Терең жұмыс - бұл шынайы шоғырлануды қажет ететін міндеттерге бөлінген уақыт. Бұлар әдетте ең маңызды жобалар, бірақ сонымен бірге оларды үзу де ең оңай.

Фокусыңызды қорғау үшін:

• Күнтізбеңізге үзіліссіз уақыт блоктарын қойыңыз
• Сол кезде хабарландыруларды өшіріңіз
• Блок басталғанға дейін жұмыс орныңызды дайындап қойыңыз
• Міндеттің шексіз созылып кетпеуі үшін нақты аяқталу уақытын белгілеңіз
• Шұғыл жағдай болмаса, қолжетімсіз екеніңізді адамдарға алдын ала айтыңыз

Мектеп күніндегі бір-екі қорғалған блоктың өзі елеулі ілгерілеу бере алады. 90 минуттық шоғырланған сессия көбіне хабарламаларды қарап отыратын шашыраңқы түстен кейінгі уақыттан көбірек нәтиже береді.

6. Мектеп сағаттарын ең қиын бизнес жұмысына пайдаланыңыз

Барлық сағаттардың құны бірдей емес. Үй тыныш болатын уақыт назар мен пайымдауды қажет ететін міндеттерге ең жақсысы болуы мүмкін.

Мектеп сағатын мына жұмыстарға арнауды ойластырыңыз:

• Ұсыныстар немесе мазмұн жазу
• Іске қосу стратегиясын жоспарлау
• Қаржыны шолу
• Заңдық немесе сәйкестік құжаттарын дайындау
• Операциялар мен жүйелерді реттеу
• Өнімді немесе қызметті жақсарту бойынша жұмыс

Төмен энергия қажет ететін міндеттерді мүмкін болса күннің кейінгі бөлігіне қалдырыңыз. Қайталаушы әкімшілік жұмыс, қысқа кейінгі қоңыраулар және қалыпты жаңартуларды көбіне шағын уақыт аралықтарында орындауға болады.

Қарапайым қағида пайдалы: ең жақсы сағаттарыңызды алаңдаушылық кезінде орындау ең қиын болатын жұмысқа жұмсаңыз.

7. Үзілістер мен отбасы ауысуларына орын қалдырыңыз

Мектеп маусымындағы кесте тар болуы мүмкін, сондықтан қолжетімді әр минутты жұмыспен толтыруға азғыру бар. Бұл әдетте кері нәтиже береді.

Қысқа үзілістер маңызды, өйткені олар ойды қайта жинауға және шаршауды болдырмауға көмектеседі. Сондай-ақ олар жұмыстан отбасылық режимге немесе керісінше асықпай ауысуды жеңілдетеді.

Мына нәрселер үшін буфер уақытын қосыңыз:

• Мектепке апару және алып кету
• Тамақ ішу және қозғалу үзілістері
• Күтпеген отбасы қажеттіліктері
• Күн соңындағы реттеу және жоспарлау
• Келесі міндетке өтпей тұрып бірнеше минут демалу

Ұзаққа созылатын тұрақты кесте шамадан тыс амбициялы кестеден жақсы. Егер тәртібіңіз тым тығыз болса, өмір кедергі келтіргенде оны сақтау қиындайды, ал ол үнемі болады.

8. Бизнесіңізді жүйелер арқылы реттеңіз

Уақытты жақсы басқару тек тәртіпке ғана байланысты емес. Ол жүйелерге де байланысты.

Бизнесіңіз неғұрлым реттелген болса, соншалықты іздеуге, қайталауға және түзетуге аз уақыт жұмсайсыз. Апта сайын істейтін жұмысыңызға арналған жүйелер құрыңыз:

• Қайталаушы процестерге чек-парақтар пайдаланыңыз
• Құжаттарды анық белгіленген қалталарда сақтаңыз
• Мерзімдерді бір күнтізбе немесе жобаны басқару құралында бақылаңыз
• Клиенттердің жиі қоятын сұрақтарына стандартты жауаптар дайындаңыз
• Ештеңе жоғалмас үшін ағымдағы тапсырмалар тізімін жүргізіңіз

Бұл әсіресе бизнес құру және сәйкестік мәселелерін қолға алған кәсіпкерлер үшін маңызды. Мемлекеттік өтінімдер, жылдық есептер және иелік жазбалары сияқты маңызды нәрселер ешқашан тек есте сақтауға сүйенбеуі тиіс.

Zenind кәсіпкерлерге құрылу және ағымдағы сәйкестік бойынша реттелген күйде қалуға көмектеседі, осылайша олар әкімшілік ұсақ-түйектерді қуалауға аз уақыт, ал бизнесті дамытуға көп уақыт жұмсай алады.

9. Мерзімдер шұғыл болмай тұрып оларды тексеріп отырыңыз

Мектеп жылындағы тәртіп уақытты көбірек бақылауда ұстағандай сездіруі мүмкін, бірақ бизнес мерзімдері бәрібір жылдам жылжиды.

Аптасына бір рет мыналарды қарап шығуға тұрақты уақыт белгілеңіз:

• Құжат тапсыру мерзімдері
• Клиент алдындағы міндеттемелер
• Келісімшарт даталары
• Төлем кестелері
• Салық және бухгалтерлік міндеттер
• Сәйкестік міндеттері

Апталық шолу кіші мәселелердің қымбат проблемаға айналуына жол бермейді. Мерзім жақындаған кезде сабылудан гөрі, міндетті ертерек аяқтау әлдеқайда оңай.

Егер сіз өсіп келе жатқан бизнесті басқарып жүрсеңіз, бұл әдет келесі тар орынның қайдан шығатынын көруге де көмектеседі. Бұл жоспарлауды шынайырақ етеді және соңғы сәттегі күйзелісті азайтады.

10. Күнді қарапайым аяқтау рәсімімен жабыңыз

Жұмыс күнінің соңы оның басы сияқты маңызды. Аяқтау рәсімі жұмысты анық жабуға көмектеседі, сондықтан сіз аяқталмаған істерді кешке немесе келесі таңға ойша алып жүрмейсіз.

Пайдалы аяқтау рәсімі мыналарды қамтуы мүмкін:

• Не бітіргеніңізді шолу
• Ертеңге қалған тапсырмаларды жазып алу
• Ертеңгі күнтізбені тексеру
• Үстеліңізді немесе жұмыс орныңызды реттеу
• Келесі жұмыс блогы үшін бір басымдық белгілеу

Бұл келесі күні таза бастауыңызға көмектеседі және жұмыстан кейін де хаттарды қайта-қайта тексергіңіз келетін әдетті азайтады.

Мектеп жылын бизнесіңізге тиімді пайдалану

Мектепке дайындық маусымы тек үй ішіндегі кестенің өзгеруі ғана емес. Ол сондай-ақ бизнесіңіз үшін жақсы ырғақ құруға мүмкіндік береді.

Егер басымдықтарыңызды білсеңіз, аптаңызды алдын ала жоспарласаңыз, ұқсас жұмыстарды топтастырсаңыз және фокус уақытын қорғасаңыз, мектеп сағаттары әлдеқайда өнімді болады. Егер тапсыра алатын нәрсені басқаға беріп, сенімді жүйелер құрсаңыз, бизнесіңізді күнделікті басқару жеңілдейді.

Нәтижесінде тек уақытты жақсы басқару ғана емес. Бұл сондай-ақ өзін көбірек бақылауда сезінетін, ұзаққа шыдайтын және сіз құрып жатқан өмірге жақсырақ сай келетін бизнес.

Егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз немесе бизнес әкімшілігін бақылауда ұстауға тырыссаңыз, мұндай ұйымдасу шынымен үлкен айырмашылық жасай алады. Жүйеңіз неғұрлым анық болса, алда тұрған қарбалас айларда соғұрлым тұрақты болу оңайырақ.