Εναλλακτική του Bench Bookkeeping: Πώς να επιλέξετε τη σωστή λύση για την επιχείρησή σας στις ΗΠΑ

Η επιλογή υποστήριξης λογιστικής είναι μία από τις πρώτες λειτουργικές αποφάσεις που διαμορφώνουν το πόσο σίγουρα μπορεί να αναπτυχθεί μια επιχείρηση. Οι ιδρυτές συχνά ξεκινούν με ένα απλό εργαλείο λογιστικής και στη συνέχεια συνειδητοποιούν ότι χρειάζονται περισσότερα από συγχρονισμό συναλλαγών και έναν πίνακα ελέγχου. Χρειάζονται ακριβή βιβλία, έγκαιρα κλεισίματα, καθαρές οικονομικές καταστάσεις και υποστήριξη που μειώνει το άγχος αντί να προσθέτει περισσότερη δουλειά.

Αν συγκρίνετε μια εναλλακτική του Bench bookkeeping, η σωστή επιλογή εξαρτάται από περισσότερα από την τιμή. Η καλύτερη λύση πρέπει να ταιριάζει στο στάδιο της επιχείρησής σας, στις απαιτήσεις συμμόρφωσης και στο πόση πρακτική βοήθεια θέλετε όταν έρθει η ώρα να συμφωνήσετε λογαριασμούς, να προετοιμαστείτε για την περίοδο φορολογίας ή να εξετάσετε τη μηνιαία απόδοση.

Για πολλές επιχειρήσεις στις ΗΠΑ, ειδικά για νέα LLC και εταιρείες, η συζήτηση για τη λογιστική πρέπει να περιλαμβάνει και τη σύσταση και τη συμμόρφωση. Ένα ισχυρό back office ξεκινά με σωστή εταιρική εγκατάσταση, και εκεί βοηθά το Zenind τους ιδρυτές να χτίσουν μια πιο οργανωμένη βάση.

Τι πρέπει πραγματικά να κάνει μια ισχυρή εναλλακτική του Bench

Μια υπηρεσία ή πλατφόρμα λογιστικής πρέπει να κάνει τη χρηματοοικονομική διαχείριση απλούστερη, όχι πιο περίπλοκη. Τουλάχιστον, θα πρέπει να σας βοηθά να:

• Κατηγοριοποιείτε με ακρίβεια τις συναλλαγές
• Συμφωνείτε λογαριασμούς τραπεζών, πιστωτικών καρτών και παρόχων πληρωμών
• Παράγετε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις
• Διατηρείτε τα βιβλία ενημερωμένα καθ' όλη τη διάρκεια του έτους
• Εντοπίζετε γρήγορα συναλλαγές χωρίς κατηγοριοποίηση ή ασυνήθιστες συναλλαγές
• Προετοιμάζετε αρχεία έτοιμα για φορολογική χρήση
• Σας δίνετε ορατότητα στις ταμειακές ροές και στην κερδοφορία
• Υποστηρίζετε ιστορικό καθαρισμό, αν τα βιβλία σας έχουν μείνει πίσω

Ο στόχος δεν είναι απλώς να καταγράφονται αριθμοί. Ο στόχος είναι να δημιουργούνται αξιόπιστα οικονομικά δεδομένα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πάρετε αποφάσεις.

Αν η τρέχουσα ρύθμισή σας σας λέει μόνο τι συνέβη αφού έχει ήδη περάσει ο μήνας, αυτό είναι ένδειξη ότι ίσως χρειάζεστε καλύτερη λύση.

Λογιστική με λογισμικό, πλήρη υπηρεσία ή υβριδική λύση;

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση το ίδιο επίπεδο βοήθειας στη λογιστική. Η καλύτερη εναλλακτική του Bench εξαρτάται από το πόση υποστήριξη θέλετε και πόσο σύνθετα είναι τα οικονομικά σας.

Λογιστική με έμφαση στο λογισμικό

Οι λύσεις που βασίζονται κυρίως στο λογισμικό ταιριάζουν καλά σε επιχειρήσεις πολύ πρώιμου σταδίου που έχουν απλές συναλλαγές και εσωτερική ομάδα πρόθυμη να διαχειριστεί τα βιβλία. Συνήθως παρέχουν πίνακες ελέγχου, εργαλεία κατηγοριοποίησης και τραπεζικές ροές δεδομένων.

Αυτό το μοντέλο μπορεί να λειτουργήσει καλά όταν:

• Ο όγκος συναλλαγών είναι χαμηλός
• Οι ροές εσόδων είναι απλές
• Κατανοείτε ήδη τα βασικά της λογιστικής
• Χρειάζεστε κυρίως ορατότητα και οργάνωση

Το μειονέκτημα είναι ότι το λογισμικό από μόνο του δεν αντικαθιστά την κρίση. Όταν οι συναλλαγές είναι ασυνήθιστες, οι λογαριασμοί χρειάζονται καθαρισμό ή προκύπτουν φορολογικά ερωτήματα, ίσως εξακολουθήσετε να χρειάζεστε εξωτερική βοήθεια.

Λογιστική πλήρους υπηρεσίας

Η λογιστική πλήρους υπηρεσίας είναι καλύτερη επιλογή όταν θέλετε μια ανθρώπινη ομάδα να αναλάβει την κατηγοριοποίηση, τη συμφωνία λογαριασμών, τα μηνιαία κλεισίματα και την αναφορά. Αυτό το μοντέλο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ιδρυτές που θέλουν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στη λειτουργία της επιχείρησης και λιγότερο χρόνο στην ανάγνωση καταστάσεων.

Αυτό το μοντέλο μπορεί να λειτουργήσει καλά όταν:

• Θέλετε ακρίβεια χωρίς να κάνετε εσείς τη δουλειά
• Τα βιβλία σας γίνονται ολοένα και πιο σύνθετα
• Χρειάζεστε τακτικές οικονομικές αναφορές
• Θέλετε υποστήριξη πριν η περίοδος φορολογίας γίνει αγχωτική

Ο συμβιβασμός είναι το κόστος. Η πλήρης υποστήριξη συνήθως κοστίζει περισσότερο, αλλά μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει ακριβό καθαρισμό αργότερα.

Υβριδική λογιστική

Η υβριδική λογιστική συνδυάζει λογισμικό με ανθρώπινη υποστήριξη. Συχνά αποτελεί την καλύτερη ισορροπία για αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις, επειδή προσφέρει και ορατότητα και εποπτεία.

Αυτό το μοντέλο μπορεί να λειτουργήσει καλά όταν:

• Θέλετε πρόσβαση σε λογισμικό μαζί με εξειδικευμένη βοήθεια
• Αναμένετε περισσότερες συναλλαγές με την πάροδο του χρόνου
• Χρειάζεστε συνεχή έλεγχο αλλά όχι πλήρως εξωτερικευμένο οικονομικό τμήμα
• Θέλετε μια πιο ομαλή μετάβαση από startup σε scale-up

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, η υβριδική υποστήριξη είναι η πιο πρακτική μακροπρόθεσμη λύση.

Ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε πριν αλλάξετε

Πριν απομακρυνθείτε από οποιονδήποτε πάροχο λογιστικής, συγκρίνετε την πραγματική ροή εργασίας και όχι μόνο το διαφημιστικό μήνυμα. Κάντε τις εξής ερωτήσεις:

• Ποιος κατηγοριοποιεί τις συναλλαγές;
• Πόσο συχνά κλείνουν τα βιβλία;
• Περιλαμβάνονται μηνιαίες συμφωνίες λογαριασμών;
• Ποιες οικονομικές αναφορές παρέχονται;
• Μπορείτε να υποστηρίξετε πολλαπλούς τραπεζικούς λογαριασμούς, κάρτες και παρόχους πληρωμών;
• Αναλαμβάνετε λογιστική εκ των υστέρων για προηγούμενες περιόδους;
• Πώς αποτυπώνονται η μισθοδοσία και οι πληρωμές προς συνεργάτες;
• Τι συμβαίνει αν τα βιβλία χρειάζονται καθαρισμό από προηγούμενους μήνες;
• Μπορώ να εξαγάγω εύκολα τα ιστορικά μου δεδομένα;
• Είναι η τιμολόγηση διαφανής ή υπάρχουν πρόσθετες χρεώσεις που εμφανίζονται αργότερα;

Ένας καλός πάροχος θα πρέπει να απαντά ξεκάθαρα. Αν οι απαντήσεις είναι ασαφείς, αυτό συνήθως αποτελεί προειδοποιητικό σημάδι.

Ποιο είναι το κόστος που κρύβεται πίσω από την τιμή

Μια χαμηλή διαφημιζόμενη τιμή δεν σημαίνει πάντα χαμηλότερο συνολικό κόστος. Ορισμένες επιχειρήσεις ανακαλύπτουν το πραγματικό έξοδο μόνο μετά την ένταξη.

Προσέξτε για:

• Τέλη έναρξης για μετεγκατάσταση ή καθαρισμό
• Επιπλέον χρεώσεις για λογιστική εκ των υστέρων
• Ξεχωριστή τιμολόγηση για αναφορές ή υποστήριξη φορολογίας
• Περιορισμένα κανάλια υποστήριξης
• Πρόσθετες χρεώσεις για πολλαπλές οντότητες ή λογαριασμούς
• Μακροχρόνια συμβόλαια που δυσκολεύουν την αποχώρηση

Η φθηνότερη επιλογή στα χαρτιά μπορεί να γίνει η πιο ακριβή αν προκαλεί καθυστερήσεις, λάθη ή μια επώδυνη μετάβαση την περίοδο της φορολογίας.

Πώς να μετακινηθείτε από το Bench χωρίς να χάσετε τον έλεγχο

Αν αποφασίσετε να περάσετε σε άλλη λύση λογιστικής, η μετάβαση πρέπει να είναι οργανωμένη και σκόπιμη. Ο στόχος είναι να αποφύγετε κενά στα αρχεία σας και να μην κάνετε διπλή δουλειά.

1. Ορίστε μια καθαρή ημερομηνία μετάβασης

Επιλέξτε μια ημερομηνία που, όταν είναι δυνατόν, να ευθυγραμμίζεται με το τέλος μήνα, το τέλος τριμήνου ή το τέλος οικονομικού έτους. Ένα καθαρό σημείο μετάβασης διευκολύνει τη σύγκριση παλαιών και νέων αρχείων.

2. Συγκεντρώστε όλα τα ιστορικά έγγραφα

Πριν αλλάξετε, συλλέξτε:

• Τραπεζικές καταστάσεις
• Καταστάσεις πιστωτικών καρτών
• Αναφορές παρόχων πληρωμών
• Προηγούμενες οικονομικές καταστάσεις
• Φορολογικές δηλώσεις και συνοδευτικά έγγραφα εργασίας
• Περιλήψεις μισθοδοσίας
• Συμβάσεις δανείων ή πιστώσεων

Η ύπαρξη των πηγών σε ένα σημείο θα κάνει τη μετεγκατάσταση ταχύτερη.

3. Εξάγετε τις αναφορές και το ιστορικό συναλλαγών σας

Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα παλαιότερα αρχεία που ίσως χρειαστείτε για φορολογία, δανεισμό ή εσωτερική ανασκόπηση. Δεν θα πρέπει να βασίζεστε σε μια πλατφόρμα παρόχου ως το μοναδικό αρχείο των εταιρικών σας δεδομένων.

4. Εξετάστε το chart of accounts

Ένα πιο καθαρό chart of accounts κάνει την αναφορά πιο εύκολη. Κατά τη μετάβαση, ελέγξτε αν οι κατηγορίες σας πρέπει να απλοποιηθούν, να συγχωνευθούν ή να μετονομαστούν ώστε οι μελλοντικές αναφορές να είναι πιο ευανάγνωστες.

5. Συμφωνήστε προσεκτικά τον πρώτο μήνα

Το πρώτο κλείσιμο μετά την αλλαγή είναι το πιο σημαντικό. Επαληθεύστε τα υπόλοιπα, ελέγξτε για διπλές εγγραφές και επιβεβαιώστε ότι οι αριθμοί της προηγούμενης περιόδου εξακολουθούν να συμφωνούν με τα αρχεία πηγής.

6. Διατηρήστε ίχνος ελέγχου

Αν τα βιβλία σας εξεταστούν ποτέ από CPA, δανειστή ή επενδυτή, θέλετε ένα καθαρό αρχείο για το τι άλλαξε και πότε. Η καλή λογιστική δεν είναι μόνο ακριβής, είναι και ιχνηλάσιμη.

Γιατί η σύσταση και η συμμόρφωση της επιχείρησης έχουν σημασία εδώ

Η λογιστική δεν λειτουργεί απομονωμένα. Λειτουργεί καλύτερα όταν η ίδια η επιχείρηση έχει συσταθεί σωστά και παραμένει σε καλή κατάσταση συμμόρφωσης.

Η νομική μορφή που επιλέγετε επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθείτε τα χρήματα, διαχειρίζεστε τους φόρους και διαχωρίζετε τα προσωπικά από τα επιχειρηματικά οικονομικά. Γι' αυτό οι ιδρυτές πρέπει να σκέφτονται τη δομή της εταιρείας, τις υπηρεσίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, την απόκτηση EIN και την ετήσια συμμόρφωση πριν μπουν πολύ βαθιά στις αποφάσεις λογιστικής.

Το Zenind βοηθά ιδρυτές στις ΗΠΑ να ιδρύσουν και να διατηρήσουν την επιχείρησή τους με υπηρεσίες σύστασης και συμμόρφωσης όπως:

• Σύσταση LLC και εταιρείας
• Υπηρεσίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Υποστήριξη EIN
• Υποστήριξη υποβολής ετήσιας αναφοράς
• Υπενθυμίσεις συμμόρφωσης και εργαλεία διαχείρισης επιχείρησης

Το Zenind δεν αντικαθιστά έναν λογιστή, αλλά βοηθά να δημιουργηθεί η νομική και διοικητική βάση που κάνει τη λογιστική πιο εύκολη στη διαχείριση.

Μια σωστά συσταθείσα εταιρεία με καλές συνήθειες συμμόρφωσης είναι λιγότερο πιθανό να αντιμετωπίσει αποφεύξιμα προβλήματα αργότερα. Αυτό σημαίνει καθαρότερα αρχεία, καλύτερο διαχωρισμό των οικονομικών και λιγότερες εκπλήξεις όταν έρθει η ώρα για φορολογική δήλωση ή αίτηση χρηματοδότησης.

Πότε έχει νόημα να αλλάξετε τώρα

Δεν χρειάζεται να περιμένετε μέχρι να μπερδευτούν τα βιβλία σας για να βελτιώσετε τη ρύθμισή σας. Η αλλαγή σε μια καλύτερη λύση μπορεί να έχει νόημα αν:

• Ξοδεύετε υπερβολικό χρόνο διορθώνοντας μόνοι σας συναλλαγές
• Οι αναφορές σας είναι πολύ αργές για να υποστηρίξουν τη λήψη αποφάσεων
• Χρειάζεστε βοήθεια για να καλύψετε προηγούμενους μήνες
• Έχετε πολλαπλές ροές εσόδων ή κανάλια πωλήσεων
• Προετοιμάζεστε να αντλήσετε κεφάλαια, να δανειστείτε ή να επεκταθείτε
• Ο τρέχων πάροχός σας δεν είναι διαφανής ως προς την τιμολόγηση ή το εύρος υπηρεσιών
• Θέλετε καθαρότερα αρχεία πριν από την περίοδο φορολογίας

Όσο νωρίτερα διορθώσετε τη διαδικασία, τόσο πιο εύκολο είναι να αποφύγετε τη συσσώρευση προβλημάτων.

Πώς να αξιολογήσετε τη σωστή λύση για την επιχείρησή σας

Μια ισχυρή εναλλακτική του Bench πρέπει να κρίνεται με βάση τα επιχειρηματικά αποτελέσματα και όχι μόνο τις λίστες χαρακτηριστικών. Ρωτήστε τον εαυτό σας αν η λύση θα σας βοηθήσει να απαντάτε γρήγορα και με ακρίβεια σε αυτά τα ερωτήματα:

• Πόσα χρήματα υπάρχουν αυτή τη στιγμή στην επιχείρηση;
• Ποιες δαπάνες είναι επαναλαμβανόμενες;
• Υπάρχουν συναλλαγές χωρίς κατηγοριοποίηση που χρειάζονται έλεγχο;
• Είναι η επιχείρηση κερδοφόρα από μήνα σε μήνα;
• Τα βιβλία είναι έτοιμα για φόρους και σχεδιασμό τέλους έτους;
• Μπορώ να εμπιστευτώ τους αριθμούς αρκετά ώστε να πάρω αποφάσεις;

Αν η απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα είναι όχι, η τρέχουσα ρύθμιση δεν κάνει αρκετά.

Τελικό συμπέρασμα

Η καλύτερη εναλλακτική του Bench bookkeeping είναι εκείνη που σας δίνει ακριβή βιβλία, αξιόπιστη υποστήριξη και μια ροή εργασίας που ταιριάζει στο στάδιο της επιχείρησής σας. Για ορισμένους ιδρυτές, αυτό σημαίνει απλό λογισμικό. Για άλλους, σημαίνει λογιστική πλήρους υπηρεσίας ή ένα υβριδικό μοντέλο με ανθρώπινη εποπτεία.

Καθώς συγκρίνετε επιλογές, θυμηθείτε ότι η λογιστική λειτουργεί καλύτερα όταν η εταιρεία σας έχει συσταθεί σωστά και παραμένει σε συμμόρφωση από την αρχή. Το Zenind βοηθά τους Αμερικανούς επιχειρηματίες να διαχειριστούν τη σύσταση και τη συνεχή συμμόρφωση, ώστε να μπορούν να χτίσουν πάνω σε μια πιο καθαρή λειτουργική βάση ενώ επιλέγουν τη σωστή υποστήριξη λογιστικής.

Συχνές ερωτήσεις

Τι πρέπει να αναζητήσω σε μια εναλλακτική του Bench;

Αναζητήστε ακριβή κατηγοριοποίηση, τακτικές συμφωνίες λογαριασμών, σαφείς αναφορές, υποστήριξη για εκκρεμή βιβλία, διαφανή τιμολόγηση και ένα μοντέλο υπηρεσίας που ταιριάζει στο στάδιο της επιχείρησής σας.

Είναι το λογισμικό αρκετό για τη λογιστική;

Το λογισμικό μπορεί να είναι αρκετό για πολύ απλές επιχειρήσεις, αλλά πολλές εταιρείες τελικά χρειάζονται ανθρώπινο έλεγχο, υποστήριξη κλεισίματος μήνα ή βοήθεια με καθαρισμό και ετοιμότητα για φορολογία.

Μπορεί το Zenind να αναλάβει λογιστική;

Το Zenind επικεντρώνεται στη σύσταση επιχειρήσεων στις ΗΠΑ και στην υποστήριξη συμμόρφωσης. Βοηθά τους ιδρυτές να χτίσουν τη σωστή βάση, αλλά δεν αποτελεί υποκατάστατο μιας υπηρεσίας λογιστικής.

Πότε πρέπει να αλλάξω πάροχο λογιστικής;

Αλλάξτε όταν η τρέχουσα ρύθμισή σας σας κοστίζει πολύ χρόνο, σας δίνει αναξιόπιστες αναφορές ή κάνει την προετοιμασία φορολογίας πιο δύσκολη από ό,τι θα έπρεπε.