Πώς να δημιουργήσετε μια αξιόπιστη ομάδα για την επιχείρησή σας από το σπίτι

Όταν μια επιχείρηση από το σπίτι ξεκινά, ο ιδρυτής συνήθως κάνει τα πάντα. Πωλήσεις, λογιστική, υποστήριξη πελατών, μάρκετινγκ, διοικητικές εργασίες και ακόμη και καθαριότητα μπορεί να βρίσκονται όλα στο ίδιο γραφείο. Αυτό το επίπεδο ελέγχου μπορεί να είναι χρήσιμο στις πρώτες μέρες, αλλά δεν μπορεί να διαρκέσει για πάντα.

Κάποια στιγμή, η ανάπτυξη δημιουργεί ένα νέο πρόβλημα: οι ώρες της ημέρας δεν επαρκούν. Αν θέλετε η επιχείρησή σας να συνεχίσει να επεκτείνεται χωρίς εξουθένωση, χρειάζεστε υποστήριξη. Αυτή η υποστήριξη μπορεί να προέρχεται από εργολάβους, freelancers, εικονικούς βοηθούς, εργαζομένους μερικής απασχόλησης ή εξειδικευμένους παρόχους υπηρεσιών. Ο σωστός συνδυασμός εξαρτάται από το στάδιο ανάπτυξης, τον προϋπολογισμό σας και το είδος της δουλειάς που κάνετε.

Για πολλούς μικροεπιχειρηματίες, το ζήτημα δεν είναι αν πρέπει να ζητήσουν βοήθεια. Το πραγματικό ζήτημα είναι να αποφασίσουν τι να αναθέσουν, τι να διαφυλάξουν και πώς να δημιουργήσουν μια ομάδα χωρίς να χάσουν την ταυτότητα της επιχείρησης.

Γιατί οι επιχειρήσεις από το σπίτι χρειάζονται υποστήριξη

Μια επιχείρηση από το σπίτι συνήθως ξεκινά με χαμηλά πάγια έξοδα και πολλή προσωπική προσπάθεια. Αυτό είναι πλεονέκτημα, αλλά μπορεί επίσης να γίνει εμπόδιο. Όταν ο ιδρυτής χειρίζεται κάθε εργασία, η επιχείρηση εξαρτάται υπερβολικά από ένα άτομο. Αν αυτό το άτομο αρρωστήσει, υπερφορτωθεί ή αποσπαστεί, οι λειτουργίες επιβραδύνονται.

Η υποστήριξη γίνεται απαραίτητη όταν:

• Τα ερωτήματα πελατών συσσωρεύονται πιο γρήγορα από ό,τι μπορούν να απαντηθούν
• Η λογιστική και οι φορολογικές εργασίες αφαιρούν χρόνο από εργασίες που φέρνουν έσοδα
• Το μάρκετινγκ και η παραγωγή περιεχομένου είναι ασυνεπή
• Οι παραγγελίες, τα έργα ή το πελατειακό έργο ξεπερνούν αυτό που μπορεί να διαχειριστεί ένα άτομο
• Η διοικητική εργασία αρχίζει να παραγκωνίζει τη στρατηγική λήψη αποφάσεων

Ο στόχος δεν είναι να παραδώσετε τα πάντα σε άλλους. Ο στόχος είναι να απελευθερώσετε τον χρόνο σας για την εργασία που πραγματικά οδηγεί σε ανάπτυξη.

Τι να κρατήσετε εσωτερικά

Δεν πρέπει να ανατίθεται κάθε εργασία σε τρίτους. Οι καλύτεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων από το σπίτι διατηρούν τον έλεγχο της εργασίας που ορίζει την εταιρεία και δημιουργεί τις ισχυρότερες σχέσεις με τους πελάτες.

Συνήθεις εργασίες που αξίζει να παραμείνουν εσωτερικά είναι οι εξής:

• Κύριες συζητήσεις πωλήσεων
• Μεγάλες επιχειρηματικές αποφάσεις
• Η φωνή και τα μηνύματα του brand
• Ανάπτυξη προϊόντος ή υπηρεσίας
• Στρατηγική σχέσεων με πελάτες
• Τελικός έλεγχος βασικών παραδοτέων

Αυτές οι λειτουργίες συχνά περιέχουν τη γνώση που κάνει την επιχείρηση μοναδική. Αν αναθέσετε τα λάθος καθήκοντα πολύ νωρίς, μπορεί να αποδυναμώσετε το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα.

Τι να αναθέσετε πρώτο

Αν δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε, αρχίστε με την εργασία που είναι σημαντική αλλά όχι κεντρική στην τεχνογνωσία σας.

Συνηθισμένοι πρώτοι στόχοι ανάθεσης είναι οι εξής:

• Λογιστική υποστήριξη και μισθοδοσία
• Συνήθεις διοικητικές εργασίες
• Βασικός σχεδιασμός ή μορφοποίηση περιεχομένου
• Προγραμματισμός ραντεβού
• Εισαγωγή δεδομένων και διαχείριση αρχείων
• Υποστήριξη πελατών σε περιόδους αιχμής
• Προγραμματισμός αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Συντήρηση ιστοτόπου και τεχνικές ενημερώσεις

Αυτές οι εργασίες συχνά καταναλώνουν πολύ χρόνο χωρίς να αυξάνουν άμεσα τα έσοδα. Η ανάθεσή τους μπορεί να προσφέρει άμεση ανακούφιση και να βελτιώσει τη συνέπεια.

Επιλέξτε το σωστό μοντέλο υποστήριξης

Δεν υπάρχει μία σωστή μέθοδος για τη δημιουργία μιας ομάδας. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από την εργασία και από το πόσο έλεγχο χρειάζεστε.

Εργολάβοι και freelancers

Οι ανεξάρτητοι εργολάβοι είναι χρήσιμοι όταν χρειάζεστε εξειδικευμένη βοήθεια χωρίς μακροπρόθεσμη δέσμευση. Συχνά αποτελούν καλή επιλογή για σχεδιασμό, συγγραφή κειμένων, λογιστική, μάρκετινγκ και τεχνική εργασία.

Τα οφέλη των εργολάβων περιλαμβάνουν:

• Ευέλικτο κόστος
• Ευκολότερη κλιμάκωση προς τα πάνω ή προς τα κάτω
• Πρόσβαση σε εξειδικευμένη τεχνογνωσία
• Λιγότερο διοικητικό βάρος σε σχέση με τους εργαζομένους

Η αντιστάθμιση είναι ότι οι εργολάβοι συνήθως εργάζονται με πολλούς πελάτες. Μπορεί να χρειαστείτε ισχυρότερη επικοινωνία, πιο σαφείς προθεσμίες και πιο αναλυτικές οδηγίες.

Εικονικοί βοηθοί

Ένας εικονικός βοηθός μπορεί να αναλάβει επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες και να σας βοηθήσει να παραμένετε οργανωμένοι. Συχνά είναι μία από τις καλύτερες πρώτες προσλήψεις για μια επιχείρηση από το σπίτι, επειδή μειώνει την καθημερινή τριβή.

Οι εικονικοί βοηθοί μπορούν να βοηθήσουν με:

• Διαχείριση εισερχομένων email
• Συντονισμό ημερολογίου
• Οργάνωση αρχείων
• Παρακολούθηση πελατών
• Έρευνα και απλή αναφορά

Εργαζόμενοι

Η πρόσληψη εργαζομένων έχει νόημα όταν η εργασία είναι συνεχής, στενά ενσωματωμένη ή πολύ κρίσιμη για να παραμείνει εξωτερική. Οι εργαζόμενοι μπορεί να είναι η σωστή επιλογή όταν η επιχείρησή σας έχει αρκετή επαναλαμβανόμενη εργασία ώστε να δικαιολογεί μισθοδοσία, εκπαίδευση και υποχρεώσεις συμμόρφωσης.

Πριν προσλάβετε εργαζομένους, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε:

• Υποχρεώσεις μισθοδοσίας
• Απαιτήσεις φορολογίας εργασίας
• Κρατικούς και ομοσπονδιακούς εργατικούς κανόνες
• Ζητήματα ασφάλισης εργατικών ατυχημάτων
• Τοπικά θέματα εγγραφής επιχείρησης και αδειοδότησης

Επαγγελματίες παρόχοι υπηρεσιών

Ορισμένες εργασίες είναι καλύτερο να αφήνονται σε ειδικούς όπως λογιστές, δικηγόρους, εγγεγραμμένους αντιπροσώπους και παρόχους συμμόρφωσης. Αυτές οι υπηρεσίες μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφύγετε δαπανηρά λάθη σε τομείς όπου η ακρίβεια έχει μεγαλύτερη σημασία από την ταχύτητα.

Πώς να αποφασίσετε τι ανήκει εκτός της επιχείρησής σας

Ένας πρακτικός τρόπος για να αποφασίσετε αν κάτι πρέπει να ανατεθεί είναι να κάνετε τρεις ερωτήσεις:

1. Είναι αυτή η εργασία απαραίτητη, αλλά όχι κεντρική στη μοναδική μου αξία;
2. Μπορεί κάποιος άλλος να την εκτελέσει καλά με σαφείς οδηγίες;
3. Η ανάθεσή της θα μου επιστρέψει χρόνο που μπορώ να χρησιμοποιήσω για εργασία υψηλότερης αξίας;

Αν η απάντηση και στις τρεις είναι ναι, τότε η εργασία είναι πιθανότατα καλή υποψήφια για ανάθεση.

Ένα άλλο χρήσιμο τεστ είναι να συγκρίνετε το κόστος της ανάθεσης με το κόστος του δικού σας χρόνου. Αν ξοδεύετε ώρες σε διοικητική εργασία που θα μπορούσε να γίνει πιο αποτελεσματικά από κάποιον άλλο, το πραγματικό κόστος ίσως δεν είναι ο πάροχος υπηρεσιών. Το πραγματικό κόστος μπορεί να είναι η ανάπτυξη που καθυστερείτε.

Προστατεύστε τις σχέσεις με τους πελάτες και τη γνώση σας

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να παραδίδετε πάρα πολλά, πολύ νωρίς. Αν ένας freelancer ή προμηθευτής γίνει το κύριο σημείο επαφής για τους καλύτερους πελάτες σας, μπορεί να χάσετε την ορατότητα στη σχέση. Αν ένας εργολάβος μάθει την ακριβή διαδικασία σας χωρίς κατάλληλα όρια, μπορεί να αποδυναμώσετε τα στοιχεία της επιχείρησης που σας δίνουν πλεονέκτημα.

Για να το αποφύγετε, τεκμηριώστε καθαρά τους ρόλους και κρατήστε τον έλεγχο των εξής:

• Άμεσες σχέσεις με πελάτες
• Στρατηγική τιμολόγησης
• Κεντρική επιχειρηματική στρατηγική
• Εμπιστευτικές διαδικασίες
• Ιδιοκτησία λογαριασμών και πρόσβαση σύνδεσης

Η καλή ανάθεση δεν είναι το ίδιο με το να εξαφανιστείτε από την επιχείρηση. Χρειάζεστε ακόμη εποπτεία, πρότυπα και τακτικό έλεγχο.

Δημιουργήστε συστήματα πριν δημιουργήσετε προσωπικό

Η πρόσληψη ανθρώπων χωρίς καλά συστήματα μπορεί να δημιουργήσει περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει. Πριν επεκτείνετε την ομάδα σας, καταγράψτε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί πραγματικά η επιχείρησή σας.

Χρήσιμα συστήματα περιλαμβάνουν:

• Τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας
• Checklist για επαναλαμβανόμενες εργασίες
• Πρότυπα για email και επικοινωνία με πελάτες
• Κανόνες ονομασίας και οργάνωσης φακέλων
• Ένα απλό workflow για εγκρίσεις και προθεσμίες

Τα συστήματα μειώνουν τον χρόνο εκπαίδευσης και διευκολύνουν την αντικατάσταση ή την επέκταση των μελών της ομάδας στο μέλλον. Επίσης, κάνουν την επιχείρησή σας πιο εύκολη στη διαχείριση αν χρειαστεί να απομακρυνθείτε για κάποιο διάστημα.

Διαχειριστείτε με βάση τα αποτελέσματα, όχι μόνο τη δραστηριότητα

Οι καλύτερες ομάδες δεν διοικούνται με συνεχή επίβλεψη. Διοικούνται με σαφείς προσδοκίες και μετρήσιμα αποτελέσματα.

Εστιάστε σε:

• Προθεσμίες
• Πρότυπα ποιότητας
• Χρόνους απόκρισης
• Ικανοποίηση πελατών
• Ποσοστά ακρίβειας
• Έσοδα ή αποτελέσματα δημιουργίας leads όπου αυτό είναι σχετικό

Αν η ποιότητα της εργασίας πέσει, αντιμετωπίστε το ζήτημα γρήγορα και άμεσα. Αυτό είναι πιο εύκολο όταν οι αρμοδιότητες είναι ορισμένες και η απόδοση παρακολουθείται από την αρχή.

Θέστε τις προσδοκίες επικοινωνίας από νωρίς

Οι μικρές ομάδες συχνά αποτυγχάνουν επειδή η επικοινωνία είναι ασαφής, όχι επειδή η εργασία είναι αδύνατη. Ακόμη και ένα απλό εξωτερικό σχήμα ανάθεσης πρέπει να έχει σαφείς κανόνες για το πώς ανατίθεται και ελέγχεται η εργασία.

Καθορίστε:

• Προτιμώμενα κανάλια επικοινωνίας
• Αναμενόμενους χρόνους ανταπόκρισης
• Τοποθεσίες κοινής χρήσης αρχείων
• Όρια αναθεωρήσεων
• Βήματα κλιμάκωσης για επείγοντα ζητήματα

Όσο πιο κατανεμημένη γίνεται η ομάδα σας, τόσο πιο σημαντική γίνεται αυτή η δομή.

Κρατήστε τη συμμόρφωση στο επίκεντρο καθώς αναπτύσσεστε

Καθώς η επιχείρησή σας από το σπίτι μεγαλώνει, οι νομικές και διοικητικές σας ευθύνες μπορεί να αλλάξουν. Τη στιγμή που φέρνετε βοήθεια, ανοίγετε δεύτερη τοποθεσία ή αρχίζετε να δραστηριοποιείστε σε πολλαπλές πολιτείες, οι υποχρεώσεις συμμόρφωσης μπορεί να γίνουν πιο σύνθετες.

Εδώ έχει σημασία μια σταθερή επιχειρηματική βάση. Η σωστή σύσταση, η υποστήριξη εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και οι συνεχείς υπενθυμίσεις συμμόρφωσης βοηθούν τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι ενώ επικεντρώνονται στις λειτουργίες. Η Zenind υποστηρίζει επιχειρηματίες βοηθώντας τους να ιδρύσουν και να διατηρήσουν αμερικανικές επιχειρηματικές οντότητες, κάτι που μπορεί να κάνει τη διαδικασία ανάπτυξης πιο διαχειρίσιμη από την αρχή.

Αν σχεδιάζετε να κλιμακωθείτε, αξίζει να βεβαιωθείτε ότι η δομή της οντότητάς σας, τα αρχεία σας και οι δηλώσεις προς την πολιτεία είναι σε τάξη πριν μεγαλώσει περισσότερο η ομάδα.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Ακόμη και ισχυροί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να κάνουν λάθη ανάθεσης που θα μπορούσαν να αποφευχθούν. Προσέξτε τα εξής:

• Πρόσληψη βοήθειας πριν οριστεί η διαδικασία
• Ανάθεση βασικής στρατηγικής πολύ νωρίς
• Επιλογή της φθηνότερης λύσης αντί της σωστής λύσης
• Παράλειψη τεκμηρίωσης των προσδοκιών
• Αγνόηση της ασφάλειας και του ελέγχου πρόσβασης
• Διατήρηση υπερβολικού φόρτου εργασίας για τον εαυτό σας μέχρι να επέλθει εξουθένωση

Λίγος σχεδιασμός μπορεί να αποτρέψει ακριβή επανεκτέλεση αργότερα.

Ένα πρακτικό μονοπάτι ανάπτυξης για επιχειρήσεις από το σπίτι

Αν χτίζετε από ένα γραφείο στο σπίτι, μια απλή πορεία ανάπτυξης συνήθως μοιάζει ως εξής:

1. Ξεκινήστε με την κύρια εργασία που μόνο εσείς μπορείτε να κάνετε καλά.
2. Εντοπίστε τις επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες.
3. Αναθέστε πρώτα την υποστήριξη χαμηλού ρίσκου.
4. Προσθέστε εξειδικευμένους εργολάβους καθώς αυξάνονται οι ανάγκες.
5. Χρησιμοποιήστε συστήματα και τεκμηρίωση για να μειώσετε τις τριβές.
6. Προσλάβετε εργαζομένους μόνο όταν η επαναλαμβανόμενη ζήτηση το δικαιολογεί.
7. Διατηρήστε ενημερωμένες τις λεπτομέρειες συμμόρφωσης και σύστασης καθώς η επιχείρηση επεκτείνεται.

Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να παραμένετε ευέλικτοι ενώ χτίζετε σταδιακά μεγαλύτερη ικανότητα.

Τελικές σκέψεις

Μια επιχείρηση από το σπίτι δεν χρειάζεται να παραμείνει μικρή μόνο και μόνο επειδή ξεκίνησε με ένα άτομο στο τραπέζι της κουζίνας. Με τη σωστή υποστήριξη, μπορείτε να διατηρήσετε την ευελιξία μιας λιτής λειτουργίας ενώ δημιουργείτε τη δομή που χρειάζεται για μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Το κλειδί είναι να αναθέτετε με σύνεση. Κρατήστε την εργασία που ορίζει την επιχείρησή σας. Αναθέστε την εργασία που σας απορροφά χρόνο και ενέργεια. Βάλτε συστήματα σε λειτουργία πριν προσθέσετε περισσότερους ανθρώπους. Και βεβαιωθείτε ότι η βάση της επιχείρησής σας είναι σταθερή καθώς αναπτύσσεστε.

Αυτός ο συνδυασμός σας δίνει περισσότερα από βοήθεια. Σας δίνει χώρο για να χτίσετε.