Μυστικά γραμματικής που πρέπει να γνωρίζει κάθε μικρός επιχειρηματίας

Η καθαρή γραφή είναι ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους για να χτίσετε εμπιστοσύνη με πελάτες, συνεργάτες, δανειστές και προμηθευτές. Η γραμματική δεν αφορά το να ακούγεστε τυπικοί για χάρη της τυπικότητας. Αφορά το να κάνετε το μήνυμά σας πιο εύκολο στην κατανόηση, πιο αξιόπιστο και πιο εύκολο στην πράξη.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η γραμματική εμφανίζεται παντού: σε emails, τιμολόγια, κείμενα ιστοσελίδων, αναρτήσεις στα κοινωνικά δίκτυα, συμβόλαια, προτάσεις προς πελάτες και έγγραφα σύστασης επιχείρησης. Όταν το κείμενο είναι καθαρό, η επιχείρηση φαίνεται οργανωμένη. Όταν είναι μπερδεμένο ή ατημέλητο, οι άνθρωποι το προσέχουν επίσης.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει πρακτικές συνήθειες γραμματικής που ενισχύουν την επικοινωνία χωρίς να σας μετατρέπουν σε καθηγητή γλωσσολογίας. Δεν χρειάζεστε τέλεια γραφή. Χρειάζεστε γραφή που είναι καθαρή, συνεπής και επαγγελματική.

Γιατί η γραμματική έχει σημασία στην επιχειρηματική επικοινωνία

Η γραμματική διαμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι αντιλαμβάνονται το brand σας. Ακόμη και μικρά λάθη μπορούν να αλλάξουν το νόημα, να δημιουργήσουν αμφιβολία ή να κάνουν ένα μήνυμα πιο δύσκολο στην ανάγνωση.

Η καλή γραμματική σάς βοηθά να:

• επικοινωνείτε πιο γρήγορα και με λιγότερες διορθώσεις
• παρουσιάζετε ένα πιο αξιόπιστο brand
• μειώνετε τις παρεξηγήσεις με πελάτες και προμηθευτές
• κάνετε τις προτάσεις και τις πολιτικές πιο εύκολες στην παρακολούθηση
• βελτιώνετε την αναγνωσιμότητα και τα ποσοστά μετατροπής της ιστοσελίδας σας

Αν ένας πελάτης συγκρίνει δύο επιχειρήσεις, εκείνη με το πιο καθαρό κείμενο συχνά φαίνεται πιο αξιόπιστη. Αυτό έχει σημασία είτε στέλνετε μια προσφορά, είτε δημοσιεύετε ένα άρθρο στο blog, είτε καταθέτετε έγγραφα σύστασης για μια νέα εταιρεία.

Τα πιο συνηθισμένα γραμματικά λάθη που κάνουν οι μικρές επιχειρήσεις

Ορισμένα λάθη εμφανίζονται τόσο συχνά, ώστε οι αναγνώστες σταματούν να τα παρατηρούν. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι είναι ακίνδυνα. Τα επαναλαμβανόμενα λάθη μπορούν ακόμη να κάνουν το κείμενο να φαίνεται βιαστικό ή πρόχειρο.

1. Λάθη συμφωνίας υποκειμένου-ρήματος

Ένα ενικό υποκείμενο χρειάζεται ενικό ρήμα και ένα πληθυντικό υποκείμενο χρειάζεται πληθυντικό ρήμα.

Λανθασμένο: Η ομάδα των συμβούλων παρέχουν υποστήριξη.

Σωστό: Η ομάδα των συμβούλων παρέχει υποστήριξη.

Όταν έχετε αμφιβολία, εντοπίστε το πραγματικό υποκείμενο της πρότασης πριν επιλέξετε το ρήμα.

2. Σύγχυση με την απόστροφο

Η απόστροφος χρησιμοποιείται συχνά λανθασμένα στην επιχειρηματική γραφή.

Χρησιμοποιήστε την για συντμήσεις και κτήση:

• it's = it is
• company's = που ανήκει σε μία εταιρεία
• customers' = που ανήκει σε πολλούς πελάτες

Μην χρησιμοποιείτε απόστροφο για να σχηματίσετε απλούς πληθυντικούς:

• invoices, όχι invoice's
• vendors, όχι vendor's

3. Αποσπασματικές προτάσεις

Τα αποσπάσματα μπορεί να λειτουργούν σε διαφημιστικά κείμενα, αλλά στην επίσημη γραφή μπορούν να δώσουν την αίσθηση ότι κάτι λείπει.

Απόσπασμα: Για τη βελτίωση της διατήρησης πελατών.

Ολοκληρωμένη πρόταση: Προσθέσαμε ένα σύστημα παρακολούθησης για τη βελτίωση της διατήρησης πελατών.

4. Φράσεις χωρίς σωστή στίξη

Οι φράσεις χωρίς σωστή στίξη εμφανίζονται όταν πολλές ιδέες στριμώχνονται σε μία πρόταση. Είναι δύσκολες στην ανάγνωση και ακόμη πιο δύσκολες στην επιμέλεια.

Αν μια πρόταση περιέχει πολλαπλές σκέψεις, χωρίστε τις ή συνδέστε τις με σωστή στίξη.

5. Μετατοπισμένοι προσδιορισμοί

Οι προσδιορισμοί πρέπει να βρίσκονται κοντά στις λέξεις που περιγράφουν.

Λανθασμένο: Στείλαμε ένα τιμολόγιο στον πελάτη με το λανθασμένο συνολικό ποσό.

Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν ο πελάτης να είχε το λανθασμένο συνολικό ποσό.

Σωστό: Στείλαμε στον πελάτη ένα τιμολόγιο με το λανθασμένο συνολικό ποσό.

6. Ασυνέπεια στην κεφαλαιοποίηση

Μια επιχείρηση μπορεί να φαίνεται ατημέλητη όταν η κεφαλαιοποίηση είναι τυχαία. Αποφασίστε ένα στυλ για τίτλους, επικεφαλίδες, επαγγελματικούς τίτλους και επωνυμίες, και εφαρμόστε το με συνέπεια σε όλη την ιστοσελίδα και τα έγγραφά σας.

Μυστικά γραμματικής που βελτιώνουν αμέσως την επιχειρηματική γραφή

Αυτοί δεν είναι προχωρημένοι κανόνες. Είναι συνήθειες που κάνουν μεγάλη διαφορά.

Γράφετε μικρότερες προτάσεις

Οι μικρές προτάσεις διαβάζονται πιο εύκολα. Μειώνουν την πιθανότητα λαθών γραμματικής και βοηθούν τους πολυάσχολους αναγνώστες να προχωρούν γρήγορα μέσα στο μήνυμά σας.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε πρόταση πρέπει να είναι πολύ μικρή. Συνδυάστε σύντομες και μεσαίου μήκους προτάσεις για έναν φυσικό ρυθμό.

Προτιμήστε την ενεργητική φωνή

Η ενεργητική φωνή κάνει το κείμενο άμεσο και καθαρό.

Παθητική: Η πρόταση εξετάστηκε από την ομάδα μας.

Ενεργητική: Η ομάδα μας εξέτασε την πρόταση.

Η ενεργητική φωνή συνήθως ακούγεται πιο δυνατή επειδή δείχνει ποιος έκανε τι.

Χρησιμοποιήστε μία ιδέα ανά παράγραφο

Μια παράγραφος πρέπει να έχει σαφή σκοπό. Αν εξηγείτε την τιμολόγηση, κρατήστε την τιμολόγηση σε ένα σημείο. Αν μιλάτε για προθεσμίες, τοποθετήστε το σε άλλη παράγραφο.

Αυτή η δομή κάνει το περιεχόμενο πιο εύκολο στο γρήγορο σκανάρισμα σε κινητές συσκευές και στο email.

Κόψτε τις περιττές λέξεις

Η επιχειρηματική γραφή συχνά φορτώνεται με περιττές εκφράσεις.

Αντί για:

• προκειμένου να
• λόγω του γεγονότος ότι
• αυτή τη στιγμή
• εφόσον επιθυμείτε

Χρησιμοποιήστε:

• για να
• επειδή
• τώρα
• αν θέλετε

Η απλή γλώσσα δεν είναι αδύναμη. Είναι αποδοτική.

Διαβάστε το μήνυμα μεγαλόφωνα

Αν μια πρόταση ακούγεται αδέξια όταν τη λέτε, πιθανότατα χρειάζεται διόρθωση. Η ανάγνωση μεγαλόφωνα βοηθά να εντοπίσετε:

• λέξεις που λείπουν
• επαναλαμβανόμενες λέξεις
• αδέξιες διατυπώσεις
• υπερβολικά μακρές προτάσεις

Αυτό είναι ένα από τα πιο απλά εργαλεία επιμέλειας.

Γραμματική και αξιοπιστία του brand

Κάθε σημείο επαφής με τον πελάτη στέλνει ένα μήνυμα. Η γραμματική είναι μέρος αυτού του μηνύματος.

Ένα προσεγμένο μήνυμα υποδηλώνει:

• προσοχή στη λεπτομέρεια
• επιχειρησιακή πειθαρχία
• σεβασμό προς τον αναγνώστη
• αυτοπεποίθηση στην επιχείρηση

Αυτό έχει σημασία σε περιβάλλοντα υψηλής εμπιστοσύνης. Ένας δανειστής που εξετάζει τα έγγραφά σας, ένας πελάτης που διαβάζει την πρότασή σας ή ένας νέος πελάτης που περιηγείται στην ιστοσελίδα σας χρησιμοποιούν την ποιότητα της γραφής ως έναν από τους παράγοντες στη λήψη της απόφασής τους.

Αν ξεκινάτε μια εταιρεία, η γραμματική έχει σημασία και στα έγγραφα που δημιουργείτε κατά την ίδρυση και τη λειτουργία της. Το καταστατικό, οι συμφωνίες λειτουργίας, οι εσωτερικές πολιτικές, τα εγχειρίδια εργαζομένων και οι αποποιήσεις ευθύνης στην ιστοσελίδα επωφελούνται όλα από ακριβή γλώσσα. Η καθαρή γραφή βοηθά να αποφευχθεί η σύγχυση αργότερα.

Συμβουλές γραμματικής για emails

Το email είναι συχνά το πρώτο σημείο όπου οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χάνουν αξιοπιστία λόγω πρόχειρης γραφής. Μερικοί απλοί κανόνες μπορούν να βελτιώσουν άμεσα τα αποτελέσματα.

Ξεκινήστε με σαφές θέμα

Η γραμμή θέματος πρέπει να λέει στον αναγνώστη ακριβώς για ποιο θέμα αφορά το email.

Καλές επιλογές:

• Ερώτηση για το τιμολόγιο για τις υπηρεσίες Μαΐου
• Ενημερωμένη πρόταση για την αξιολόγησή σας
• Παρακολούθηση για τα έγγραφα σύστασης LLC

Κρατήστε το άνοιγμα απλό

Ξεκινήστε με το βασικό σημείο του email το συντομότερο δυνατό.

Αντί να ξεκινάτε με μακροσκελές εισαγωγικό κείμενο, πείτε γιατί γράφετε στην πρώτη ή στις δύο πρώτες προτάσεις.

Χρησιμοποιήστε σωστά τα ονόματα

Αν χρησιμοποιείτε όνομα ή τίτλο, γράψτε το σωστά και ταιριάξτε το επίπεδο τυπικότητας που χρησιμοποίησε το άλλο άτομο μαζί σας. Ένα μικρό λάθος σε ένα όνομα μπορεί να φαίνεται αμελές, ακόμη κι αν το υπόλοιπο email είναι καλογραμμένο.

Κλείστε με ένα σαφές επόμενο βήμα

Μην κρύβετε το κάλεσμα για δράση. Πείτε στον αναγνώστη ακριβώς τι θέλετε να κάνει στη συνέχεια.

Παραδείγματα:

• Παρακαλώ απαντήστε μέχρι την Παρασκευή με την προτιμώμενη ώρα σας.
• Ελέγξτε το επισυναπτόμενο προσχέδιο και στείλτε σχόλια έως την Τρίτη.
• Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση χρέωσης ώστε να ολοκληρώσουμε το τιμολόγιο.

Συμβουλές γραμματικής για ιστοσελίδες και διαφημιστικά κείμενα

Η γραφή για ιστοσελίδες έχει διαφορετικό ρόλο από τα επίσημα έγγραφα. Πρέπει να είναι καθαρή, πειστική και εύκολη στο σκανάρισμα.

Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες που λένε κάτι

Αδύναμη επικεφαλίδα: Περισσότερες πληροφορίες

Ισχυρότερη επικεφαλίδα: Τι περιλαμβάνει η υπηρεσία μας

Οι συγκεκριμένες επικεφαλίδες βοηθούν τους αναγνώστες να βρίσκουν πιο γρήγορα αυτό που χρειάζονται.

Κρατήστε τις παραγράφους σύντομες

Τα μεγάλα μπλοκ κειμένου μπορούν να κατακλύσουν τους επισκέπτες. Σε μια ιστοσελίδα, οι σύντομες παράγραφοι βελτιώνουν την αναγνωσιμότητα και κρατούν την προσοχή σε κίνηση.

Να είστε συνεπείς με τη στίξη και το στυλ

Αν μια σελίδα χρησιμοποιεί το κόμμα Oxford και μια άλλη όχι, η ασυνέπεια μπορεί να φαίνεται απρογραμμάτιστη. Δημιουργήστε έναν οδηγό στυλ για:

• κόμματα
• κεφαλαιοποίηση
• αριθμούς
• μορφή κουκκίδων
• στίξη στους τίτλους

Αποφύγετε τη φλυαρία όταν η σαφήνεια αρκεί

Το διαφημιστικό κείμενο λειτουργεί καλύτερα όταν είναι σίγουρο και συγκεκριμένο. Η γραμματική το υποστηρίζει αυτό κάνοντας το μήνυμα άμεσο.

Αντί για αόριστες υποσχέσεις, γράψτε συγκεκριμένα στοιχεία:

• πιο γρήγορη διαδικασία σύστασης
• διαφανής τιμολόγηση
• σαφής παρακολούθηση εγγράφων
• υποστήριξη για σύσταση και συμμόρφωση

Μια απλή διαδικασία επιμέλειας για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Δεν χρειάζεστε σύνθετη ροή εργασίας για να βελτιώσετε τη γραμματική. Χρησιμοποιήστε μια επαναλήψιμη διαδικασία.

Βήμα 1: Γράψτε γρήγορα το πρώτο προσχέδιο

Καταγράψτε πρώτα το μήνυμα. Μην σταματάτε κάθε λίγες λέξεις για να το τελειοποιήσετε. Ο στόχος είναι να αποτυπώσετε την ιδέα.

Βήμα 2: Ελέγξτε τη δομή

Δείτε αν η σειρά βγάζει νόημα. Βεβαιωθείτε ότι ο αναγνώστης μπορεί να ακολουθήσει τη λογική από την αρχή έως το τέλος.

Βήμα 3: Κάντε επιμέλεια για σαφήνεια

Αφαιρέστε περιττές λέξεις, χωρίστε μεγάλες προτάσεις και αντικαταστήστε αόριστη γλώσσα με συγκεκριμένη γλώσσα.

Βήμα 4: Ελέγξτε τη γραμματική και τη στίξη

Ψάξτε για λάθη συμφωνίας, αποστρόφους, κεφαλαιοποίηση και κόμματα.

Βήμα 5: Διαβάστε το όπως ένας πελάτης

Ρωτήστε αν το μήνυμα είναι εύκολο να γίνει κατανοητό με την πρώτη ανάγνωση. Αν όχι, απλοποιήστε το περισσότερο.

Εργαλεία που βοηθούν, αλλά δεν αντικαθιστούν την κρίση

Τα εργαλεία γραμματικής μπορούν να εντοπίσουν κοινά λάθη, ειδικά όταν γράφετε γρήγορα. Είναι χρήσιμα, αλλά δεν είναι τέλεια.

Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία για να εντοπίζετε προφανή λάθη. Έπειτα ελέγξτε εσείς το μήνυμα ως προς τον τόνο, την ακρίβεια και το ταίριασμα με το brand. Ένα εργαλείο μπορεί να σας πει ότι μια πρόταση είναι γραμματικά σωστή. Δεν μπορεί πάντα να σας πει αν η πρόταση είναι πειστική, νομικά ακριβής ή κατάλληλη για το κοινό σας.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία όταν γράφετε πολιτικές επιχείρησης, συμφωνητικά με πελάτες ή υλικό σχετικό με τη συμμόρφωση.

Γραμματικές συνήθειες που εξοικονομούν χρόνο μακροπρόθεσμα

Η δυνατή γραφή δεν αφορά την ατελείωτη επιμέλεια. Αφορά τη δημιουργία συνηθειών που μειώνουν τα λάθη πριν συμβούν.

Δοκιμάστε αυτές τις πρακτικές:

• χρησιμοποιείτε εγκεκριμένα πρότυπα για emails και προτάσεις
• κρατάτε οδηγό στυλ για το brand
• τυποποιείτε τα ονόματα υπηρεσιών και προϊόντων
• διατηρείτε λίστα με όρους που γράφονται συχνά λάθος
• ελέγχετε το σημαντικό κείμενο προς πελάτες πριν από τη δημοσίευση

Όσο πιο συνεπές γίνεται το σύστημα γραφής σας, τόσο λιγότερο χρόνο ξοδεύετε διορθώνοντας αποφεύξιμα προβλήματα.

Τελικές σκέψεις

Η γραμματική είναι ένα επιχειρηματικό πλεονέκτημα. Υποστηρίζει την αξιοπιστία, βελτιώνει τη σαφήνεια και βοηθά το μήνυμά σας να φτάσει όπως ακριβώς το είχατε σκοπό.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ο στόχος δεν είναι η τελειότητα. Ο στόχος είναι η επικοινωνία που είναι επαγγελματική, συνεπής και εύκολη στην εμπιστοσύνη. Είτε χτίζετε μια ιστοσελίδα, είτε στέλνετε ένα τιμολόγιο, είτε ετοιμάζετε έγγραφα σύστασης για μια νέα εταιρεία, η καθαρή γραμματική βοηθά την επιχείρησή σας να φαίνεται έτοιμη.

Γράφετε απλά. Κάνετε προσεκτική επιμέλεια. Έχετε τον αναγνώστη στο μυαλό σας. Αυτές οι τρεις συνήθειες κάνουν για την επιχειρηματική επικοινωνία περισσότερα από όσα συνειδητοποιούν οι περισσότεροι.