Απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων στο Wisconsin για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς: Πώς να πληροίτε τις προϋποθέσεις, να υποβάλλετε αίτηση και να παραμένετε συμμορφωμένοι

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί στο Wisconsin συχνά υποθέτουν ότι η ομοσπονδιακή απαλλαγή από τον φόρο καλύπτει αυτόματα κάθε κρατικό φορολογικό ζήτημα. Στην πράξη, η απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων στο Wisconsin έχει δικούς της κανόνες, δική της γραφειοκρατία και δικούς της κινδύνους συμμόρφωσης. Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να απαλλάσσεται από τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος και παρ' όλα αυτά να χρειάζεται να κάνει ξεχωριστά βήματα πριν πραγματοποιήσει αγορές χωρίς φόρο ή πριν αντιμετωπίσει ορισμένες πωλήσεις συγκέντρωσης πόρων ως απαλλασσόμενες.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργεί η απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων στο Wisconsin για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, ποιοι πληρούν τις προϋποθέσεις, ποια έντυπα χρησιμοποιούνται και πώς να αποφεύγετε τα πιο συνηθισμένα λάθη.

Τι σημαίνει η απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων στο Wisconsin

Στο Wisconsin, η απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων και χρήσης δεν βασίζεται σε μια γενική ένδειξη μη κερδοσκοπικού οργανισμού. Ο οργανισμός πρέπει να υπάγεται σε κανόνα που επιτρέπει να αγοράζει ορισμένα είδη χωρίς φόρο πωλήσεων ή να πραγματοποιεί ορισμένες πωλήσεις χωρίς να εισπράττει φόρο.

Για πολλούς οργανισμούς που πληρούν τις προϋποθέσεις, τα δύο σημαντικότερα εργαλεία είναι:

• Ένας αριθμός Πιστοποιητικού Απαλλαγής Καθεστώτος (Certificate of Exempt Status, CES) που εκδίδεται από το Wisconsin Department of Revenue
• Ένα συμπληρωμένο πιστοποιητικό απαλλαγής, όπως το Έντυπο S-211 ή S-211E

Αυτά τα εργαλεία βοηθούν έναν πωλητή να τεκμηριώσει γιατί μια συναλλαγή απαλλάσσεται. Επίσης, βοηθούν τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό να αποδείξει ότι δικαιούται την απαλλαγή, αν η αγορά αμφισβητηθεί αργότερα.

Η ομοσπονδιακή απαλλαγή και η απαλλαγή του Wisconsin δεν είναι το ίδιο

Μία από τις πιο συνηθισμένες παρανοήσεις είναι ότι μια ομοσπονδιακή επιστολή καθορισμού 501(c)(3) δημιουργεί αυτόματα πλήρη κρατική απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων. Δεν το κάνει.

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί ακόμη να χρειάζεται να:

• Υποβάλει αίτηση για αριθμό CES στο Wisconsin
• Παρουσιάζει πιστοποιητικό απαλλαγής όταν πραγματοποιεί αγορές
• Παρακολουθεί αν οι πωλήσεις συγκέντρωσης πόρων πληρούν τις προϋποθέσεις περιστασιακής πώλησης
• Διατηρεί λεπτομερή αρχεία για να τεκμηριώνει τις απαλλασσόμενες συναλλαγές

Η πολιτεία εξετάζει το δικό της καταστατικό και τους διοικητικούς κανόνες, όχι μόνο την ταξινόμηση της IRS.

Ποιοι πληρούν τις προϋποθέσεις για απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων στο Wisconsin

Το Wisconsin χορηγεί απαλλαγές αγορών σε ορισμένους οργανισμούς, αλλά δεν πληροί κάθε μη κερδοσκοπικός οργανισμός τις προϋποθέσεις.

Οργανισμοί που ενδέχεται να πληρούν τις προϋποθέσεις περιλαμβάνουν:

• Μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που απαλλάσσονται από τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος βάσει του άρθρου 501(c)(3) και διαθέτουν επιστολή καθορισμού της IRS
• Εκκλησίες και θρησκευτικούς οργανισμούς που πληρούν τις απαιτήσεις του 501(c)(3), ακόμη κι αν δεν υποχρεούνται να λάβουν επιστολή καθορισμού από την IRS
• Ομοσπονδιακές κυβερνητικές μονάδες
• Κυβερνητικές μονάδες του Wisconsin, συμπεριλαμβανομένων των κομητειών, πόλεων, χωριών, κωμοπόλεων και σχολικών περιφερειών
• Ομοσπονδιακά αναγνωρισμένες φυλές ή ομάδες Ιθαγενών Αμερικανών στο Wisconsin

Δεν είναι κάθε μη κερδοσκοπικός οργανισμός επιλέξιμος για αριθμό CES. Παραδείγματα που γενικά δεν πληρούν τις προϋποθέσεις περιλαμβάνουν:

• Πολιτικές οργανώσεις
• Εμπορικά επιμελητήρια
• Οργανώσεις επιχειρήσεων και συνδικάτων
• Αδελφότητες ή ψυχαγωγικές ομάδες
• Επαγγελματικές ενώσεις
• Κοινωνικούς συλλόγους

Αν ένας οργανισμός δεν εμπίπτει στις κατηγορίες που αναγνωρίζει το Wisconsin, δεν πρέπει να υποθέτει ότι μπορεί να αγοράζει χωρίς φόρο μόνο και μόνο επειδή έχει μορφή μη κερδοσκοπικού οργανισμού.

Ο αριθμός Certificate of Exempt Status

Ένας αριθμός CES βοηθά τους λιανοπωλητές να αναγνωρίζουν τους επιλέξιμους οργανισμούς που μπορούν να πραγματοποιούν απαλλασσόμενες αγορές στο Wisconsin.

Σημαντικά σημεία που πρέπει να θυμάστε:

• Το Wisconsin εκδίδει αριθμούς CES σε οργανισμούς που πληρούν τις προϋποθέσεις
• Ο τρέχων αριθμός CES είναι ένας 15ψήφιος αριθμός που αρχίζει με 008
• Οι παλαιότεροι 6ψήφιοι αριθμοί CES δεν είναι πλέον έγκυροι
• Αν ένας οργανισμός θεωρεί ότι πληροί τις προϋποθέσεις αλλά δεν έλαβε ποτέ τον ενημερωμένο αριθμό, θα πρέπει να επικοινωνήσει με το Department of Revenue ή να υποβάλει ξανά αίτηση

Ένας έγκυρος αριθμός CES είναι ιδιαίτερα χρήσιμος όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός αγοράζει προμήθειες, εξοπλισμό ή άλλα φορολογητέα είδη για εγκεκριμένη απαλλασσόμενη χρήση.

Πώς να υποβάλετε αίτηση για αριθμό CES

Για να υποβάλει αίτηση για αριθμό CES, ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός συνήθως συμπληρώνει το Έντυπο S-103, Application for Wisconsin Sales and Use Tax Certificate of Exempt Status.

Η αίτηση θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τη νομική επωνυμία του οργανισμού και τα στοιχεία επικοινωνίας
• Πληροφορίες για το ομοσπονδιακό φορολογικό του καθεστώς
• Αντίγραφο της επιστολής καθορισμού 501(c)(3) της IRS, όταν απαιτείται

Ορισμένοι οργανισμοί, όπως εκκλησίες και θρησκευτικοί οργανισμοί που πληρούν τις απαιτήσεις του 501(c)(3), δεν υποχρεούνται να προσκομίσουν επιστολή καθορισμού της IRS.

Μια πλήρης και ακριβής αίτηση έχει σημασία. Ελλιπείς πληροφορίες μπορούν να καθυστερήσουν την έγκριση και να προκαλέσουν καθυστερήσεις όταν ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός προσπαθεί να πραγματοποιήσει απαλλασσόμενες αγορές.

Πώς χρησιμοποιούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί τα πιστοποιητικά απαλλαγής

Όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός πραγματοποιεί μια απαλλασσόμενη αγορά, μπορεί να χρειαστεί να δώσει στον πωλητή ένα συμπληρωμένο πιστοποιητικό απαλλαγής αντί να πληρώσει φόρο πωλήσεων στο ταμείο.

Το Wisconsin επιτρέπει στους οργανισμούς να χρησιμοποιούν έντυπα όπως:

• S-211, Wisconsin Sales and Use Tax Exemption Certificate
• S-211E, Electronic Wisconsin Sales and Use Tax Exemption Certificate
• S-211-SST, η έκδοση του Streamlined Sales and Use Tax για το Wisconsin

Το πιστοποιητικό θα πρέπει να συμπληρώνεται προσεκτικά και να χρησιμοποιείται μόνο όταν η συναλλαγή πράγματι πληροί τις προϋποθέσεις.

Ένα έγκυρο πιστοποιητικό απαλλαγής συνήθως χρειάζεται τα ακόλουθα στοιχεία:

• Όνομα και διεύθυνση αγοραστή
• Είδος επιχείρησης ή οργανισμού
• Φορολογικά αναγνωριστικά στοιχεία ή άλλη αποδεκτή ταυτοποίηση
• Τον λόγο για τον οποίο η αγορά απαλλάσσεται
• Υπογραφή, εκτός αν το πιστοποιητικό παρέχεται ηλεκτρονικά

Ο πωλητής θα πρέπει να διατηρεί το πιστοποιητικό στα αρχεία του και ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα πρέπει επίσης να κρατά αντίγραφο.

Ο κανόνας των 90 ημερών για τους πωλητές

Οι κανόνες του Wisconsin αφορούν και τον πωλητή.

Αν ένας πωλητής αποκτήσει ένα πλήρως συμπληρωμένο πιστοποιητικό απαλλαγής εντός 90 ημερών από την ημερομηνία πώλησης, γενικά απαλλάσσεται από την ευθύνη να εισπράξει ή να καταβάλει τον φόρο για τη συγκεκριμένη συναλλαγή.

Αν δεν ληφθεί εγκαίρως πιστοποιητικό, ο πωλητής μπορεί να βασιστεί σε άλλα δεδομένα της συναλλαγής, εφόσον αυτά καταγράφηκαν και διατηρήθηκαν εντός 90 ημερών. Τα δεδομένα αυτά συνήθως περιλαμβάνουν:

• Όνομα αγοραστή και επαγγελματική διεύθυνση
• Αριθμό φορολογικού μητρώου ή άλλο αναγνωριστικό
• Είδος επιχείρησης
• Τον λόγο για την προβλεπόμενη απαλλαγή

Αν ο πωλητής εξακολουθεί να μην μπορεί να αποδείξει την απαλλαγή, μπορεί να οφείλονται φόρος, τόκοι ή πρόστιμα.

Πώς αντιμετωπίζονται οι πωλήσεις συγκέντρωσης πόρων

Οι αγορές ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού είναι μόνο η μία πλευρά. Πολλοί οργανισμοί πωλούν επίσης αγαθά ή υπηρεσίες κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων συγκέντρωσης πόρων. Ορισμένες από αυτές τις πωλήσεις μπορεί να απαλλάσσονται βάσει των κανόνων περιστασιακής πώλησης του Wisconsin, αλλά μόνο εφόσον πληρούνται συγκεκριμένες προϋποθέσεις.

Οι πωλήσεις ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού μπορεί να απαλλάσσονται αν ισχύουν όλα τα παρακάτω:

• Ο οργανισμός δεν διαθέτει και δεν υποχρεούται να διαθέτει άδεια πωλητή
• Ο οργανισμός δεν ασκεί εμπορική ή επιχειρηματική δραστηριότητα
• Ο οργανισμός δεν πραγματοποιεί εκδήλωση εισόδου που περιλαμβάνει ψυχαγωγία

Για το τεστ της εμπορικής ή επιχειρηματικής δραστηριότητας, το Wisconsin γενικά εξετάζει αν οι φορολογητέες πωλήσεις του οργανισμού είναι 50.000 $ ή λιγότερο μέσα στο ημερολογιακό έτος ή αν οι φορολογητέες πωλήσεις πραγματοποιούνται σε 75 ημέρες ή λιγότερες μέσα στο ημερολογιακό έτος.

Όταν εμπλέκονται εκδηλώσεις εισόδου, μετρούν μόνο οι πραγματικές ημέρες της εκδήλωσης, όχι οι ημέρες κατά τις οποίες πωλούνται τα εισιτήρια.

Αν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός υπερβεί αυτά τα όρια ή πραγματοποιεί δραστηριότητες εκτός των κανόνων περιστασιακής πώλησης, μπορεί να χρειάζεται άδεια πωλητή και να πρέπει να εισπράττει φόρο πωλήσεων για φορολογητέες πωλήσεις.

Γρήγορη αναφορά: Αγορές έναντι πωλήσεων

Θέμα	Τι καλύπτει	Βασικός κανόνας
Αγορές χωρίς φόρο	Αγορά προμηθειών, εξοπλισμού ή άλλων φορολογητέων ειδών	Χρησιμοποιήστε έγκυρο αριθμό CES ή πιστοποιητικό απαλλαγής
Πωλήσεις συγκέντρωσης πόρων	Πώληση φορολογητέων αγαθών ή υπηρεσιών σε εκδηλώσεις	Μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις περιστασιακής πώλησης μόνο εφόσον τηρούνται οι προϋποθέσεις του Wisconsin
Τεκμηρίωση	Απόδειξη ότι μια συναλλαγή απαλλάσσεται	Διατηρήστε πιστοποιητικά, αρχεία CES και δικαιολογητικά έγγραφα

Συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί

Πολλά προβλήματα απαλλαγής προκύπτουν από απλές υποθέσεις ή κακή τήρηση αρχείων.

Προσέξτε τα παρακάτω λάθη:

• Η υπόθεση ότι κάθε μη κερδοσκοπικός οργανισμός είναι αυτόματα απαλλαγμένος
• Η χρήση μιας ομοσπονδιακής επιστολής 501(c)(3) χωρίς έλεγχο των κανόνων του Wisconsin
• Η επίδειξη παρωχημένου 6ψήφιου αριθμού CES
• Η μη σωστή συμπλήρωση του Έντυπου S-103
• Η χρήση πιστοποιητικού απαλλαγής για αγορές που στην πραγματικότητα δεν απαλλάσσονται
• Η μη παρακολούθηση των ημερών πωλήσεων συγκέντρωσης πόρων και των ετήσιων φορολογητέων εσόδων
• Η λησμονιά ότι σε πολλές περιπτώσεις ο πωλητής χρειάζεται τεκμηρίωση εντός 90 ημερών

Αυτά τα λάθη μπορούν να προκαλέσουν καθυστερήσεις εγκρίσεων, απορρίψεις απαλλαγών ή ανεπιθύμητους φορολογικούς λογαριασμούς αργότερα.

Λίστα ελέγχου συμμόρφωσης για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς στο Wisconsin

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα ελέγχου για να παραμένετε οργανωμένοι:

1. Επιβεβαιώστε αν ο οργανισμός σας πληροί τις προϋποθέσεις σύμφωνα με τους κανόνες του Wisconsin.
2. Υποβάλετε αίτηση για αριθμό CES, αν ο οργανισμός είναι επιλέξιμος.
3. Φυλάξτε μαζί την επιστολή καθορισμού της IRS και τα κρατικά αρχεία σας.
4. Χρησιμοποιείτε το Έντυπο S-211 ή S-211E όταν κάνετε επιλέξιμες απαλλασσόμενες αγορές.
5. Ελέγχετε κάθε αγορά πριν διεκδικήσετε απαλλαγή.
6. Παρακολουθείτε τις ημέρες πωλήσεων συγκέντρωσης πόρων και τα φορολογητέα έσοδα καθ' όλη τη διάρκεια του έτους.
7. Παρακολουθείτε αν μια εκδήλωση αποτελεί περιστασιακή πώληση ή φορολογητέα δραστηριότητα πωλήσεων.
8. Διατηρείτε τα πιστοποιητικά απαλλαγής και τα σχετικά τιμολόγια στα μόνιμα αρχεία σας.

Πότε να επανεξετάσετε τη δομή σας

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα πρέπει να επανεξετάζει τη συμμόρφωσή του με τον φόρο πωλήσεων στο Wisconsin κάθε φορά που:

• Ξεκινά νέο πρόγραμμα συγκέντρωσης πόρων
• Επεκτείνεται σε διαδικτυακές πωλήσεις
• Προσθέτει εκδηλώσεις με εισιτήριο ή πωλήσεις εμπορευμάτων
• Αλλάζει τη νομική του μορφή ή το ομοσπονδιακό φορολογικό του καθεστώς
• Λαμβάνει ειδοποίηση από το Department of Revenue

Μια τέτοια επανεξέταση μπορεί να αποτρέψει αποφεύξιμα λάθη πριν μετατραπούν σε προβλήματα υποβολής.

Τελικό συμπέρασμα

Η απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων στο Wisconsin για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς είναι υπαρκτή, αλλά δεν είναι αυτόματη. Ένας οργανισμός που πληροί τις προϋποθέσεις πρέπει να χρησιμοποιεί τη σωστή διαδικασία της πολιτείας, να διατηρεί τη σωστή τεκμηρίωση και να χειρίζεται προσεκτικά τις πωλήσεις συγκέντρωσης πόρων. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να επιβεβαιώσετε έγκαιρα την επιλεξιμότητα, να υποβάλετε σωστά την αίτηση και να κρατάτε τα αρχεία οργανωμένα από την αρχή.

Για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που ιδρύονται, επεκτείνονται ή ενισχύουν τη διαδικασία συμμόρφωσής τους, ένα σαφές σύστημα υποβολής και τήρησης αρχείων κάνει τη διαχείριση της απαλλαγής πολύ πιο εύκολη με την πάροδο του χρόνου.