Әр шағын бизнес иесі білуі тиіс грамматика құпиялары

Таза жазу клиенттердің, серіктестердің, кредиторлардың және жеткізушілердің сенімін арттырудың ең жылдам жолдарының бірі. Грамматика тек ресми көріну үшін қажет емес. Ол сіздің хабарыңызды түсінуді жеңілдетеді, сенімдірек етеді және әрекет етуге ыңғайлырақ болады.

Шағын бизнес иелері үшін грамматика барлық жерде кездеседі: электрондық хаттарда, шот-фактураларда, веб-сайт мәтіндерінде, әлеуметтік желідегі жазбаларда, келісімшарттарда, клиент ұсыныстарында және бизнес құруға қатысты құжаттарда. Мәтін таза болса, бизнес те реттелген болып көрінеді. Ал түсініксіз немесе немқұрайды жазу да бірден байқалады.

Бұл нұсқаулық сізді тіл маманына айналдырмай-ақ, қарым-қатынасты күшейтетін практикалық грамматикалық әдеттерді түсіндіреді. Керегі мінсіз жазу емес. Керегі анық, бірізді және кәсіби жазу.

Неліктен грамматика бизнесте маңызды

Грамматика адамдардың сіздің брендіңізді қалай қабылдайтынына әсер етеді. Тіпті ұсақ қателер де мағынаны өзгертіп, күмән тудырып немесе хабарды оқуды қиындатуы мүмкін.

Жақсы грамматика сізге көмектеседі:

• аз түзетумен әрі жылдамырақ байланыс орнатуға
• сенімді бренд бейнесін қалыптастыруға
• клиенттермен және жеткізушілермен түсінбеушілікті азайтуға
• ұсыныстар мен саясаттарды оңайырақ түсінуге
• веб-сайттың оқылымдылығын және конверсиясын жақсартуға

Егер клиент екі бизнесті салыстырып отырса, мәтіні таза болған компания көбіне сенімдірек көрінеді. Бұл сіз баға ұсынысын жіберіп отырсаңыз да, блог жазбасын жарияласаңыз да, жаңа компанияны тіркеуге қатысты құжаттарды толтырсаңыз да маңызды.

Шағын бизнестер жиі жіберетін грамматикалық қателер

Кейбір қателер соншалық жиі кездеседі, оқырман оларды байқамай да қалады. Бірақ бұл олардың зиянсыз екенін білдірмейді. Бір қайталанған қателердің өзі мәтінді асығыс немесе өңделмеген етіп көрсетеді.

1. Бастауыш пен баяндауыштың сәйкеспеуі

Жекеше бастауышқа жекеше баяндауыш, көпше бастауышқа көпше баяндауыш қажет.

Қате: Advisors тобы support береді.

Дұрыс: Advisors тобы support береді.

Күмән туған кезде, баяндауышты таңдаудан бұрын сөйлемнің шынайы бастауышын анықтаңыз.

2. Апострофты шатастыру

Апострофтар бизнес жазуында жиі қате қолданылады.

Оны қысқарған сөздер мен тиістілік үшін қолданыңыз:

• it’s = it is
• company’s = бір компанияға тиесілі
• customers’ = бірнеше customer-ға тиесілі

Қарапайым көпше түр жасау үшін апостроф қолданбаңыз:

• invoices, invoice’s емес
• vendors, vendor’s емес

3. Жартылай сөйлемдер

Жартылай сөйлемдер жарнамалық мәтінде жұмыс істей алады, бірақ ресми жазуда олар ойдың толық емес екенін көрсетеді.

Жартылай сөйлем: To improve customer retention.

Толық сөйлем: We added a follow-up system to improve customer retention.

4. Шұбалаңқы сөйлемдер

Шұбалаңқы сөйлемдер тым көп ой бір сөйлемге тығылғанда пайда болады. Оларды оқу қиын, өңдеу одан да қиын.

Егер сөйлемде бірнеше ой болса, оны бөліңіз немесе ойларды дұрыс тыныс белгілерімен байланыстырыңыз.

5. Қате қойылған анықтауыштар

Анықтауыштар сипаттайтын сөздерге жақын тұруы керек.

Қате: We sent an invoice to the client with the incorrect total.

Бұл тіркес қате сомасы клиенттің өзінде болды дегендей естілуі мүмкін.

Дұрыс: We sent the client an invoice with the incorrect total.

6. Бас әріптерді бірізді қолданбау

Бас әріптерді кездейсоқ қолданған бизнес ұқыпсыз көрінуі мүмкін. Тақырыптар, лауазым атаулары және брендтік терминдер үшін бір стиль таңдаңыз да, оны веб-сайтыңыз бен құжаттарыңызда бірдей қолданыңыз.

Бизнес жазуды бірден жақсартатын грамматикалық құпиялар

Бұлар күрделі ережелер емес. Бірақ олар үлкен айырмашылық жасайтын әдеттер.

Қысқа сөйлемдер жазыңыз

Қысқа сөйлемдерді көзбен шолып оқу жеңіл. Олар грамматикалық қателердің азаюына көмектеседі және бос емес оқырманға хабарды жылдам қабылдауға мүмкіндік береді.

Бұл барлық сөйлем өте қысқа болуы керек деген сөз емес. Табиғи ырғақ үшін қысқа және орташа ұзындықтағы сөйлемдерді араластырыңыз.

Белсенді етістікті таңдаңыз

Белсенді етіс мәтінді тікелей әрі түсінікті етеді.

Пассив: The proposal was reviewed by our team.

Белсенді: Our team reviewed the proposal.

Белсенді етіс көбіне күштірек естіледі, өйткені ол кім не істегенін анық көрсетеді.

Әр абзацқа бір ойдан артық жүктемеңіз

Абзацтың нақты мақсаты болуы керек. Егер сіз баға туралы түсіндіріп жатсаңыз, оны бір жерде қалдырыңыз. Егер мерзімдер туралы айтсаңыз, оны басқа абзацқа орналастырыңыз.

Мұндай құрылым мобильді құрылғыларда және электрондық поштада мәтінді көзбен шолып оқуды жеңілдетеді.

Артық сөздерді қысқартыңыз

Бизнес жазу жиі қажетсіз сөздермен ауырлап кетеді.

Мынадай тіркестердің орнына:

• in order to
• due to the fact that
• at this point in time
• should you wish to

Мыналарды қолданыңыз:

• to
• because
• now
• if you want to

Қарапайым тіл әлсіз емес. Ол үнемді.

Хабарды дауыстап оқып шығыңыз

Егер сөйлемді дауыстап айтқанда ол тосын естілсе, оны қайта қарау керек. Дауыстап оқу мыналарды табуға көмектеседі:

• жетіспейтін сөздер
• қайталанған сөздер
• қолайсыз тіркестер
• тым ұзақ сөйлемдер

Бұл қолжетімді ең қарапайым түзету құралдарының бірі.

Грамматика және бренд сенімділігі

Әрбір клиентпен байланыс нүктесі белгілі бір белгі береді. Грамматика да сол белгінің бір бөлігі.

Өңделген, таза хабар мыналарды білдіреді:

• ұсақ-түйекке мән беру
• операциялық тәртіп
• оқырманға құрмет
• бизнеске деген сенімділік

Бұл сенім жоғары қажет болатын жағдайларда ерекше маңызды. Құжаттарыңызды қарап отырған кредитор, ұсынысыңызды оқып отырған клиент немесе сайтыңызға кірген жаңа тұтынушы жазу сапасын шешім қабылдаудағы бір фактор ретінде пайдаланады.

Егер сіз компанияны енді бастап жатсаңыз, құру және жұмыс жүргізу кезінде жасайтын құжаттарда да грамматика маңызды. Ұйым құру туралы құжаттар, жарғылық келісімдер, ішкі саясаттар, қызметкерлер анықтамалықтары және веб-сайттағы ескертпелер нақты тілден ұтады. Түсінікті жазу кейінгі шатасулардың алдын алады.

Электрондық хаттарға арналған грамматикалық кеңестер

Электрондық хат көбіне бизнес иелерінің ұқыпсыз жазу арқылы сенімді жоғалтатын бірінші орны. Бірнеше қарапайым ереже нәтижені бірден жақсарта алады.

Түсінікті тақырып жолынан бастаңыз

Тақырып жолы оқырманға хаттың не туралы екенін нақты айтуы керек.

Жақсы мысалдар:

• May services үшін шот-фактураға қатысты сұрақ
• Сіз қарап шығу үшін жаңартылған ұсыныс
• LLC құру құжаттары бойынша follow-up

Кіріспені қарапайым ұстаңыз

Хаттың мақсатын мүмкіндігінше ертерек айтыңыз.

Ұзақ кіріспемен бастамай, бірінші не екінші сөйлемнің өзінде не үшін жазып отырғаныңызды көрсетіңіз.

Есімдерді мұқият қолданыңыз

Егер сіз есімді немесе лауазымды қолдансаңыз, оны дұрыс жазыңыз және адамның сізге қалай сөйлессе, соған сай формалдылық деңгейін сақтаңыз. Аты-жөндегі шағын қате де, хаттың қалған бөлігі жақсы жазылғанның өзінде, немқұрайды әсер қалдыруы мүмкін.

Соңында бір ғана нақты қадам қалдырыңыз

Әрекетке шақыруды көмескі етпеңіз. Оқырманға келесі не істеу керегін тура айтыңыз.

Мысалдар:

• Please reply by Friday with your preferred time.
• Review the attached draft and send comments by Tuesday.
• Confirm the billing address so we can finalize the invoice.

Веб-сайт пен маркетинг мәтініне арналған грамматикалық кеңестер

Веб-сайт мәтінінің міндеті ресми құжаттан бөлек. Ол анық, тартымды және көзбен шолып оқуға ыңғайлы болуы керек.

Мағынасы бар тақырыптар қолданыңыз

Әлсіз тақырып: More Information

Күштірек тақырып: What Our Service Includes

Нақты тақырыптар оқырманға керегін тез табуға көмектеседі.

Абзацтарды қысқа ұстаңыз

Үлкен мәтін блоктары келушіні шаршатуы мүмкін. Веб-сайтта қысқа абзацтар оқылымдылықты арттырады және назарды алға жылжытады.

Тыныс белгілері мен стильді бірізді ұстаңыз

Егер бір бет үтірді бір ережемен, ал екінші бет басқаша қолданса, мұндай үйлесімсіздік жоспарланбағандай көрінеді. Мына нәрселер үшін стиль нұсқаулығын жасаңыз:

• үтірлер
• бас әріптер
• сандар
• маркерлі тізім форматы
• тақырыптардағы тыныс белгілері

Анықтық жеткілікті болса, артық жарнамалық лептен қашыңыз

Маркетинг мәтіні сенімді әрі нақты болғанда жақсы жұмыс істейді. Грамматика бұл жерде хабарды тікелей жеткізу арқылы көмектеседі.

Бұлыңғыр уәделердің орнына нақты нәрселерді жазыңыз:

• faster setup process
• transparent pricing
• clear document tracking
• support for formation and compliance

Шағын бизнес иелеріне арналған қарапайым редакциялау процесі

Грамматиканы жақсарту үшін күрделі жұмыс тәртібі қажет емес. Қайталанатын процесс жеткілікті.

1-қадам: Жылдам жазыңыз

Алдымен ойды қағазға түсіріңіз. Әр сөз сайын тоқтап, әдемілей бермеңіз. Мақсат — идеяны жазып алу.

2-қадам: Құрылымды тексеріңіз

Оқиға желісі немесе аргумент реті дұрыс па, соны қараңыз. Оқырман ойды басынан аяғына дейін түсіне алатынына көз жеткізіңіз.

3-қадам: Анықтық үшін өңдеңіз

Артық сөздерді алып тастаңыз, ұзын сөйлемдерді бөліңіз және бұлыңғыр тіркестерді нақтырақ сөздермен алмастырыңыз.

4-қадам: Грамматика мен тыныс белгілерін тексеріңіз

Сәйкестік қателерін, апострофтарды, бас әріптерді және үтірлерді қарап шығыңыз.

5-қадам: Клиент ретінде оқыңыз

Хабар бірінші оқығанда түсінікті ме, соны өзіңізден сұраңыз. Егер түсініксіз болса, одан әрі ықшамдаңыз.

Көмектесетін, бірақ ойлауды алмастырмайтын құралдар

Грамматикалық құралдар, әсіресе сіз жылдам жазып жатқанда, жиі кездесетін қателерді табуға көмектеседі. Олар пайдалы, бірақ мінсіз емес.

Құралдарды айқын қателерді анықтау үшін қолданыңыз. Содан кейін мәтінді өзіңіз тон, дәлдік және брендке сәйкестік тұрғысынан қайта қарап шығыңыз. Құрал сөйлемнің грамматикалық дұрыс екенін айта алады. Бірақ ол сөйлемнің қаншалықты сенімді, заңдық тұрғыдан нақты немесе аудиторияңызға сай екенін әрдайым айта алмайды.

Бұл айырмашылық бизнес саясатын, клиент келісімдерін немесе сәйкестікке қатысты материалдарды жазғанда өте маңызды.

Ұзақ мерзімде уақыт үнемдейтін грамматикалық әдеттер

Жақсы жазу шексіз өңдеуге сүйенбейді. Ол қателерді пайда болмай тұрып азайтатын әдеттерге негізделеді.

Мына тәсілдерді қолданып көріңіз:

• электрондық хаттар мен ұсыныстар үшін бекітілген үлгілерді қайта пайдаланыңыз
• бренд стилі нұсқаулығын жасаңыз
• қызметтер мен өнімдердің атауларын біріздендіріңіз
• жиі қате жазылатын сөздердің тізімін жүргізіңіз
• жариялар алдында маңызды клиентке арналған мәтінді тексеріңіз

Жазу жүйесі қаншалықты бірізді болса, түзетуге кететін уақыт та соншалық азаяды.

Қорытынды ой

Грамматика — бизнес активі. Ол сенімділікті қолдайды, анықтықты арттырады және хабарыңыздың сіз ойлағандай жетуіне көмектеседі.

Шағын бизнес иелері үшін мақсат мінсіздік емес. Мақсат — кәсіби, бірізді және сенім тудыратын коммуникация. Сіз веб-сайт жасап жатсаңыз да, шот-фактура жіберіп жатсаңыз да, жаңа компанияға арналған құру құжаттарын дайындап жатсаңыз да, таза грамматика бизнесіңізді дайын күйде көрсетеді.

Қарапайым жазыңыз. Мұқият өңдеңіз. Оқырманды есте сақтаңыз. Осы үш әдет бизнес коммуникациясына адамдар ойлағаннан да көбірек әсер етеді.