Πώς οι ιδρυτές μπορούν να αποτρέψουν το να χαθούν στα διαδικαστικά των εργασιών σύστασης εταιρείας

Η έναρξη μιας επιχείρησης δημιουργεί μια ιδιαίτερη μορφή πίεσης. Επιλέγετε νομική οντότητα, καταθέτετε έγγραφα, παρακολουθείτε προθεσμίες, ανοίγετε λογαριασμούς και προσπαθείτε να χτίσετε κάτι που οι πελάτες θα προσέξουν πραγματικά. Είναι εύκολο να καθυστερήσει μια κρίσιμη εργασία, να ξεχαστεί ή να γίνει δύο φορές, επειδή δεν υπάρχει ένα ενιαίο σημείο όπου βρίσκονται όλα.

Έτσι οι ιδρυτές καταλήγουν να χάνουν καταθέσεις, να παραβλέπουν κρατικές απαιτήσεις ή να τρέχουν την τελευταία στιγμή για να ολοκληρώσουν εργασίες που έπρεπε να είχαν γίνει πριν από εβδομάδες. Η λύση δεν είναι να δουλεύετε περισσότερες ώρες ή να βασίζεστε στη μνήμη. Είναι να χτίσετε ένα απλό λειτουργικό σύστημα για την επιχείρησή σας.

Αν ιδρύετε LLC, corporation ή άλλη επιχειρηματική οντότητα στις ΗΠΑ, ο στόχος είναι ο ίδιος: να κάνετε τις σημαντικές εργασίες ορατές, να τις σπάσετε σε διαχειρίσιμα βήματα και να δημιουργήσετε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία που αποτρέπει το να χάνεται η μπάλα.

Γιατί οι σημαντικές εργασίες χάνονται

Οι περισσότεροι ιδρυτές δεν χάνουν εργασίες επειδή είναι απρόσεκτοι. Τις χάνουν επειδή η εργασία σε startup είναι κατακερματισμένη.

Μια μόνο εβδομάδα μπορεί να περιλαμβάνει:

• Επιλογή ονόματος επιχείρησης
• Κατάθεση εγγράφων σύστασης
• Ορισμό εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Αίτηση για EIN
• Σύνταξη συμφωνίας λειτουργίας ή καταστατικών
• Άνοιγμα επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Αίτηση για τοπικές άδειες ή εγκρίσεις
• Ρύθμιση λογιστικής και παρακολούθησης φόρων
• Προετοιμασία για ετήσιες εκθέσεις και άλλες προθεσμίες συμμόρφωσης

Κάθε στοιχείο εξαρτάται από τα υπόλοιπα. Μερικά μπορούν να γίνουν παράλληλα, μερικά όχι, και μερικά είναι εύκολο να ξεχαστούν επειδή συμβαίνουν μόνο μία φορά ή λίγες φορές τον χρόνο. Όταν οι εργασίες βρίσκονται σε email, σημειώσεις, μηνύματα και μνήμη, γίνονται αόρατες μέχρι να γίνουν επείγουσες.

Η λύση είναι να μειώσετε τα σημεία όπου πρέπει να διατηρούνται οι αποφάσεις.

1. Βάλτε κάθε επιχειρηματική εργασία σε ένα σύστημα

Ο πρώτος κανόνας της οργάνωσης είναι απλός: αν μια εργασία έχει σημασία, χρειάζεται ένα σπίτι.

Αυτό το σπίτι μπορεί να είναι ένας πίνακας έργου, ένα υπολογιστικό φύλλο, ένας διαχειριστής εργασιών ή μια γραπτή λίστα ελέγχου για startup. Η μορφή έχει μικρότερη σημασία από την πειθαρχία. Το ζητούμενο είναι να σταματήσετε να βασίζεστε σε διάσπαρτες υπενθυμίσεις.

Ένα καλό σύστημα εργασιών για startup θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Το όνομα της εργασίας
• Τον υπεύθυνο
• Την ημερομηνία λήξης
• Την κατάσταση
• Το επόμενο βήμα
• Οποιαδήποτε εξάρτηση πρέπει να προηγηθεί

Για παράδειγμα, αντί να γράψετε "κατάθεση LLC" και να το αφήσετε εκεί, σπάστε το σε βήματα όπως:

• Επιβεβαίωση της διαθεσιμότητας του ονόματος της επιχείρησης
• Προετοιμασία των εγγράφων σύστασης
• Υποβολή της κατάθεσης στην πολιτεία
• Καταγραφή της επιβεβαίωσης κατάθεσης
• Αποθήκευση των εγκεκριμένων εγγράφων σε έναν φάκελο

Αυτό το μικρό επίπεδο δομής μετατρέπει μια ασαφή υποχρέωση σε μια ακολουθία ολοκληρωμένων ενεργειών.

2. Ξεχωρίστε τις επείγουσες εργασίες από τις σημαντικές

Οι ιδρυτές συχνά ξοδεύουν υπερβολικό χρόνο σε ό,τι κάνει περισσότερο θόρυβο. Αυτό συνήθως δεν είναι το ίδιο με ό,τι έχει τη μεγαλύτερη σημασία.

Επείγουσες εργασίες είναι όσες έχουν άμεση πίεση. Σημαντικές εργασίες είναι όσες προστατεύουν την επιχείρησή σας μακροπρόθεσμα. Στα πρώτα στάδια, οι σημαντικές εργασίες συχνά περιλαμβάνουν τη συμμόρφωση, την οργάνωση εγγράφων και τη διασφάλιση ότι η εταιρεία έχει στηθεί σωστά από την πρώτη μέρα.

Ένας πρακτικός τρόπος να κατηγοριοποιήσετε τη δουλειά σας είναι να τη χωρίσετε σε τρεις ομάδες:

• Πρέπει να γίνει σήμερα: καταθέσεις, υπογραφές, πληρωμές ή προθεσμίες που δεν μπορούν να μετακινηθούν
• Πρέπει να γίνει αυτή την εβδομάδα: εργασίες ρύθμισης που επιτρέπουν την έναρξη ή τη λειτουργία
• Μπορεί να προγραμματιστεί αργότερα: εργασίες που βελτιώνουν την επιχείρηση αλλά δεν μπλοκάρουν την πρόοδο

Αυτό αποτρέπει τα χαμηλής προτεραιότητας στοιχεία από το να τραβούν την ίδια προσοχή με τη σύσταση ή τη συμμόρφωση.

3. Μετατρέψτε τους μεγάλους στόχους σε μικρά ορόσημα

Ένας λόγος που οι ιδρυτές κατακλύζονται είναι ότι σκέφτονται σε επίπεδο αποτελέσματος, ενώ το ημερολόγιό τους λειτουργεί σε επίπεδο ενεργειών.

Το "να συσταθεί η εταιρεία" δεν είναι εργασία. Είναι έργο.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να το σπάσετε σε ορόσημα που μπορούν να ολοκληρωθούν με τη σειρά:

1. Επιβεβαιώστε τον τύπο οντότητας που ταιριάζει στην επιχείρηση
2. Συγκεντρώστε τα στοιχεία του ιδιοκτήτη και της εταιρείας
3. Καταθέστε τα έγγραφα σύστασης
4. Λάβετε ομοσπονδιακά και κρατικά αναγνωριστικά, αν χρειάζονται
5. Προετοιμάστε τα εσωτερικά έγγραφα διακυβέρνησης
6. Δημιουργήστε τραπεζικά και λογιστικά αρχεία
7. Προσθέστε υπενθυμίσεις συμμόρφωσης για μελλοντικές προθεσμίες

Κάθε ορόσημο πρέπει να είναι αρκετά μικρό ώστε να μπορεί να ολοκληρωθεί σε μία συνεδρία ή να ανατεθεί σε κάποιον άλλο.

Αυτή η μέθοδος λειτουργεί επειδή ο εγκέφαλος διαχειρίζεται καλύτερα την πρόοδο από την ασάφεια. Οι μικρές επιτυχίες διατηρούν τη δυναμική, ενώ τα ασαφή έργα δημιουργούν άγχος και καθυστέρηση.

4. Αναθέστε τη δουλειά που δεν χρειάζεται την προσωπική σας προσοχή

Ένα συνηθισμένο λάθος για νέους ιδρυτές είναι να αντιμετωπίζουν τα πάντα σαν να πρέπει να γίνουν απευθείας από τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης. Αυτό δεν είναι αποδοτικό και δεν είναι απαραίτητο.

Πρέπει να παραμένετε εμπλεκόμενοι στις αποφάσεις που διαμορφώνουν την εταιρεία. Αλλά δεν χρειάζεται να διαχειρίζεστε προσωπικά κάθε υπενθύμιση, κατάθεση και διοικητική παρακολούθηση.

Αναθέστε ή αυτοματοποιήστε όπου είναι δυνατόν:

• Χρησιμοποιήστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο για να λαμβάνετε αξιόπιστα τις επίσημες ειδοποιήσεις
• Χρησιμοποιήστε υπηρεσίες σύστασης για να απλοποιήσετε τα έγγραφα και τις καταθέσεις
• Χρησιμοποιήστε πρότυπα για εσωτερικά έγγραφα
• Χρησιμοποιήστε λογισμικό λογιστικής για να παρακολουθείτε συναλλαγές από την αρχή
• Χρησιμοποιήστε υπενθυμίσεις ημερολογίου για επαναλαμβανόμενες προθεσμίες συμμόρφωσης

Όσο πιο επαναλαμβανόμενη είναι μια εργασία, τόσο μεγαλύτερη αξία έχει να συστηματοποιηθεί.

Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να μειώσουν την τριβή σε αυτό το στάδιο, υποστηρίζοντας τη σύσταση εταιρείας στις ΗΠΑ, τις υπηρεσίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και ροές εργασίας με έμφαση στη συμμόρφωση που κάνουν πιο εύκολο να παραμένουν ορατές και έγκαιρες οι βασικές εργασίες.

5. Δημιουργήστε μια εβδομαδιαία ανασκόπηση του ιδρυτή

Δεν χρειάζεστε μια μακρά συνεδρία προγραμματισμού. Χρειάζεστε μια σταθερή.

Μια εβδομαδιαία ανασκόπηση 15 έως 20 λεπτών είναι αρκετή για να εντοπίσετε τα περισσότερα προβλήματα πριν γίνουν σοβαρά.

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρόνο για να απαντήσετε σε πέντε ερωτήσεις:

• Τι ολοκληρώθηκε αυτή την εβδομάδα;
• Τι λήγει στη συνέχεια;
• Τι έχει μπλοκαριστεί;
• Τι μπορεί να ανατεθεί;
• Ποια προθεσμία πλησιάζει σύντομα;

Αν το κάνετε κάθε εβδομάδα, θα εντοπίζετε νωρίς τα στοιχεία που λείπουν. Θα βλέπετε επίσης μοτίβα, όπως εργασίες που συνεχώς αναβάλλονται επειδή είναι πολύ ασαφείς ή επειδή δεν τις έχει αναλάβει κανείς.

Η εβδομαδιαία ανασκόπηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη κατά τη σύσταση της εταιρείας, επειδή οι προθεσμίες έρχονται σε κύματα. Μπορεί να υπάρχουν ήρεμες περίοδοι που ακολουθούνται από μια έκρηξη δραστηριότητας. Μια ανασκόπηση εμποδίζει αυτά τα κύματα να γίνουν εκπλήξεις.

6. Προστατέψτε το ημερολόγιο συμμόρφωσής σας από την πρώτη μέρα

Πολλοί ιδρυτές πιστεύουν ότι η συμμόρφωση αρχίζει αφού ξεκινήσει η εταιρεία. Στην πραγματικότητα, η συμμόρφωση ξεκινά μόλις συσταθεί η επιχείρηση.

Ανάλογα με τον τύπο της οντότητας και την πολιτεία, ίσως χρειαστεί να παρακολουθείτε:

• Ετήσιες εκθέσεις
• Δηλώσεις franchise tax
• Ανανεώσεις πολιτείας
• Τοπικές άδειες επιχείρησης
• Ανανεώσεις εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Ομοσπονδιακές προθεσμίες φόρων
• Αλλαγές ιδιοκτησίας ή διεύθυνσης

Αν αυτά τα στοιχεία δεν παρακολουθούνται εκ των προτέρων, μπορούν εύκολα να χαθούν. Η απώλεια μιας προθεσμίας μπορεί να οδηγήσει σε χρεώσεις, πρόστιμα ή περιττά διοικητικά προβλήματα.

Ένα απλό ημερολόγιο συμμόρφωσης θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Το όνομα της δήλωσης
• Την ημερομηνία λήξης
• Τη συχνότητα υποβολής
• Το υπεύθυνο άτομο
• Το έγγραφο ή την ειδοποίηση πηγής
• Μια υπενθύμιση που έχει οριστεί πριν από την προθεσμία

Μην περιμένετε μέχρι το τέλος του έτους για να φτιάξετε αυτή τη λίστα. Δημιουργήστε την την ίδια στιγμή που συστήνετε την εταιρεία.

7. Κρατήστε τα έγγραφά σας σε ένα σημείο

Τα έγγραφα startup είναι χρήσιμα μόνο αν μπορείτε να τα βρείτε.

Δημιουργήστε μια ενιαία δομή φακέλων για τα εταιρικά αρχεία και διατηρήστε τη σταθερή. Τουλάχιστον, αποθηκεύστε:

• Έγγραφα σύστασης
• Επιβεβαίωση EIN
• Συμφωνία λειτουργίας ή καταστατικά
• Αρχεία ιδιοκτησίας
• Έγγραφα ρύθμισης τραπεζικού λογαριασμού
• Άδειες και εγκρίσεις
• Ειδοποιήσεις συμμόρφωσης
• Ετήσιες καταθέσεις και επιβεβαιώσεις

Δεν χρειάζεστε περίπλοκο σύστημα εγγράφων. Χρειάζεστε ένα αξιόπιστο.

Όταν τα αρχεία είναι οργανωμένα, χάνετε λιγότερο χρόνο αναζητώντας πληροφορίες και μειώνετε την πιθανότητα να χάσετε μια απαίτηση επειδή το ίχνος των εγγράφων είναι ελλιπές.

8. Χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου για να μειώσετε την κόπωση λήψης αποφάσεων

Οι ιδρυτές παίρνουν πάρα πολλές αποφάσεις για να είναι η μνήμη αξιόπιστο εργαλείο.

Οι λίστες ελέγχου αφαιρούν την τριβή. Δημιουργούν επίσης συνέπεια, κάτι που έχει σημασία όταν ισορροπείτε σύσταση, λειτουργία και ανάπτυξη ταυτόχρονα.

Χρήσιμες λίστες ελέγχου περιλαμβάνουν:

• Λίστα ελέγχου ρύθμισης νέας οντότητας
• Λίστα ελέγχου τραπεζικών και οικονομικών θεμάτων
• Λίστα ελέγχου πρόσληψης και συνεργατών
• Λίστα ελέγχου συμμόρφωσης
• Λίστα ελέγχου ετήσιας συντήρησης

Μια λίστα ελέγχου δεν αντικαθιστά την κρίση. Προλαμβάνει αποτρέψιμα λάθη.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου για τη ρύθμιση της startup

Αν θέλετε ένα απλό σημείο για να ξεκινήσετε, αρχίστε εδώ:

• Επιλέξτε τη σωστή επιχειρηματική δομή
• Επιβεβαιώστε το όνομα της εταιρείας
• Καταθέστε τα έγγραφα σύστασης
• Ορίστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο
• Αποκτήστε EIN αν χρειάζεται
• Συντάξτε τα εσωτερικά έγγραφα διακυβέρνησης
• Ανοίξτε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Ρυθμίστε τη λογιστική παρακολούθηση
• Δημιουργήστε ημερολόγιο συμμόρφωσης
• Αποθηκεύστε όλα τα αρχεία σε μία ασφαλή τοποθεσία

Αυτή η λίστα δεν είναι εντυπωσιακή, αλλά είναι θεμελιώδης. Όσο πιο σταθερή είναι η ρύθμισή σας, τόσο λιγότερο χρόνο θα ξοδεύετε αργότερα διορθώνοντας αποτρέψιμα προβλήματα.

Τελικές σκέψεις

Τα πράγματα χάνονται όταν πάρα πολλά εξαρτώνται από τη μνήμη, την επείγουσα ανάγκη και τις διάσπαρτες σημειώσεις. Οι ιδρυτές μπορούν να το αποφύγουν αυτό χτίζοντας ένα απλό σύστημα: συγκεντρώστε τις εργασίες, σπάστε τα έργα σε βήματα, αναθέστε ό,τι μπορεί να ανατεθεί και ελέγχετε τακτικά τη συμμόρφωση.

Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί κάτι περισσότερο από οργάνωση. Δημιουργεί σταθερότητα.

Αν συστήνετε μια επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να περάσετε από το διάσπαρτο στο δομημένο, με υποστήριξη για σύσταση εταιρείας, υπηρεσίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και συνεχιζόμενες ανάγκες συμμόρφωσης. Το αποτέλεσμα είναι λιγότερο χάος, λιγότερες χαμένες λεπτομέρειες και μια πιο καθαρή πορεία από την ιδέα μέχρι τη λειτουργούσα επιχείρηση.