Πώς μπορούν οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι: 7 συνήθειες που πραγματικά λειτουργούν

Η ακαταστασία είναι κάτι περισσότερο από ένα αισθητικό πρόβλημα για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Προκαλεί χαμένες προθεσμίες, δυσκολεύει τον εντοπισμό σημαντικών πληροφοριών και προσθέτει περιττή τριβή σε κάθε μέρος της εργάσιμης ημέρας. Όταν το γραφείο, τα αρχεία, το ημερολόγιο και οι διαδικασίες σας είναι ανοργάνωτα, ακόμη και απλές εργασίες μπορούν να απαιτούν περισσότερο χρόνο από όσο θα έπρεπε.

Τα καλά νέα είναι ότι η οργάνωση δεν χρειάζεται να σημαίνει έναν απόλυτα μινιμαλιστικό χώρο ή ένα περίπλοκο σύστημα παραγωγικότητας. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, η οργάνωση εξαρτάται από λίγες επαναλαμβανόμενες συνήθειες που προστατεύουν τον χρόνο σας, μειώνουν το άγχος και κάνουν τις λειτουργίες σας πιο εύκολες στη διαχείριση.

Αν χτίζετε μια εταιρεία και προσπαθείτε να τα προλάβετε όλα ταυτόχρονα, αυτές οι πρακτικές συνήθειες μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας και μια ροή εργασίας που πραγματικά υποστηρίζουν την ανάπτυξη.

1. Ορίστε τι σημαίνει οργάνωση για την επιχείρησή σας

Πριν αγοράσετε κουτιά αποθήκευσης, βάλετε ετικέτες σε φακέλους ή αναδιατάξετε το γραφείο σας, αποφασίστε τι προσπαθείτε να βελτιώσετε. Η οργάνωση σημαίνει διαφορετικά πράγματα ανάλογα με την επιχείρηση.

Για ορισμένους ιδιοκτήτες, ο στόχος είναι ένας πιο καθαρός φυσικός χώρος εργασίας. Για άλλους, το πραγματικό πρόβλημα είναι η ψηφιακή ακαταστασία, τα διάσπαρτα αρχεία πελατών ή οι χαμένες παρακολουθήσεις ενεργειών. Ξεκινήστε εντοπίζοντας τα σημεία όπου η ανοργάνωτη κατάσταση σας κοστίζει περισσότερο χρόνο ή δημιουργεί τον μεγαλύτερο κίνδυνο.

Ρωτήστε τον εαυτό σας μερικές απλές ερωτήσεις:

• Τι χάνω πιο συχνά από τα μάτια μου;
• Ποιες εργασίες προκαλούν το περισσότερο άγχος επειδή δεν μπορώ να βρω γρήγορα τις σωστές πληροφορίες;
• Ποια έγγραφα ή προθεσμίες θα μπορούσαν να δημιουργήσουν προβλήματα αν τα χάσω;
• Ποιο μέρος της ροής εργασίας μου επιβραδύνεται κάθε εβδομάδα;

Αφού καταλάβετε το πραγματικό πρόβλημα, μπορείτε να χτίσετε ένα σύστημα που το λύνει αντί απλώς να κάνει το γραφείο να φαίνεται πιο τακτοποιημένο.

2. Δημιουργήστε μια εβδομαδιαία ρουτίνα επαναφοράς

Ένας από τους πιο εύκολους τρόπους να παραμένετε οργανωμένοι είναι να εντάξετε τον καθαρισμό στο πρόγραμμά σας αντί να τον αντιμετωπίζετε ως περιστασιακό έργο. Μια εβδομαδιαία επαναφορά σας δίνει την ευκαιρία να απομακρύνετε την ακαταστασία, να αναθεωρήσετε τις εργασίες και να προετοιμαστείτε για τον επόμενο κύκλο δουλειάς.

Αφιερώστε ένα σταθερό χρονικό διάστημα κάθε εβδομάδα. Ακόμη και 30 έως 60 λεπτά μπορούν να κάνουν τη διαφορά αν τα χρησιμοποιήσετε με πρόθεση.

Μια εβδομαδιαία επαναφορά μπορεί να περιλαμβάνει:

• Καθαρισμό του γραφείου σας και επιστροφή των αντικειμένων στη θέση τους
• Επισκόπηση του ημερολογίου σας για τις επόμενες επτά ημέρες
• Έλεγχο προθεσμιών, παραδοτέων πελατών και εργασιών παρακολούθησης
• Τακτοποίηση νέων εγγράφων και αρχειοθέτηση παλαιότερων
• Άδειασμα ενός φυσικού ή ψηφιακού εισερχομένου
• Ενημέρωση της λίστας εργασιών σας με ό,τι προέκυψε μέσα στην εβδομάδα

Ο στόχος δεν είναι η τελειότητα. Ο στόχος είναι να αποτρέψετε το να γίνουν τα μικρά ακατάστατα σημεία ένα μεγαλύτερο πρόβλημα.

3. Χρησιμοποιήστε ένα μόνο μέρος για εργασίες και ένα μόνο μέρος για έγγραφα

Η ανοργάνωτη κατάσταση συχνά ξεκινά όταν πολλά συστήματα ανταγωνίζονται μεταξύ τους. Μια εργασία μπορεί να βρίσκεται ταυτόχρονα στο email σας, σε ένα σημειωματάριο, σε ένα αυτοκόλλητο χαρτάκι και σε μια συνομιλία μηνυμάτων. Σημαντικά αρχεία μπορεί να βρίσκονται στην επιφάνεια εργασίας σας, σε αποθηκευτικό χώρο cloud και σε έναν τυχαίο φάκελο λήψεων.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να επιλέξετε ένα αξιόπιστο σύστημα για τις εργασίες και ένα αξιόπιστο σύστημα για τα έγγραφα.

Για τις εργασίες, αυτό μπορεί να είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων, μια απλή εφαρμογή λίστας ελέγχου ή ακόμη και ένα έντυπο ημερολόγιο, αν το χρησιμοποιείτε με συνέπεια. Για τα έγγραφα, μπορεί να είναι μια δομή φακέλων στο cloud με σαφείς κανόνες ονοματοδοσίας.

Αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία είναι η συνέπεια. Αν ξέρετε πάντα πού να κοιτάξετε, θα ξοδεύετε λιγότερο χρόνο στην αναζήτηση και περισσότερο χρόνο στην πραγματική δουλειά.

Μια απλή δομή εγγράφων μπορεί να μοιάζει ως εξής:

• Σύσταση επιχείρησης
• Φορολογικά αρχεία
• Συμβόλαια πελατών
• Τιμολόγια και πληρωμές
• Υλικό μάρκετινγκ
• Λειτουργίες και SOPs

Όταν κάθε αρχείο έχει τη θέση του, γίνεται πολύ πιο εύκολο να παραμένετε ενήμεροι για τα σημαντικά αρχεία.

4. Οργανώστε με βάση τη ροή εργασίας και όχι μόνο με βάση την κατηγορία

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η ταξινόμηση όλων σε κατηγορίες που δείχνουν τακτοποιημένες αλλά δεν ταιριάζουν με τον τρόπο που πραγματικά εργάζεστε. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν φάκελο για το μάρκετινγκ, έναν άλλο για τη διοίκηση και έναν τρίτο για τα οικονομικά, αλλά να εξακολουθείτε να δυσκολεύεστε επειδή η καθημερινή σας εργασία περνά συνεχώς από όλους τους τρεις.

Μια πιο αποτελεσματική μέθοδος είναι η οργάνωση γύρω από τη ροή εργασίας.

Σκεφτείτε τη σειρά με την οποία ολοκληρώνεται η δουλειά:

1. Καταγράψτε την εργασία ή το έγγραφο.
2. Αποφασίστε ποια ενέργεια χρειάζεται.
3. Αποθηκεύστε το εκεί όπου ανήκει.
4. Ελέγξτε το σύμφωνα με ένα πρόγραμμα.
5. Αρχειοθετήστε ή διαγράψτε το όταν δεν χρειάζεται πλέον.

Αυτή η προσέγγιση μειώνει την κόπωση από τη λήψη αποφάσεων επειδή αντικατοπτρίζει τον τρόπο που λειτουργεί η επιχείρησή σας. Σας βοηθά επίσης να χτίσετε επαναλήψιμα συστήματα για επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως η τιμολόγηση, η ένταξη νέων πελατών, οι προθεσμίες συμμόρφωσης και η επικοινωνία με τους πελάτες.

Αν η εταιρεία σας αναπτύσσεται, η οργάνωση με βάση τη ροή εργασίας μπορεί να εξοικονομήσει περισσότερο χρόνο από ό,τι ένας απλός οπτικός καθαρισμός.

5. Περάστε σε ψηφιακή διαχείριση όπου έχει νόημα

Το χαρτί μπορεί να είναι χρήσιμο, αλλά η υπερβολική ποσότητά του δημιουργεί περιττή ακαταστασία. Αποδείξεις, ειδοποιήσεις, προσχέδια εγγράφων και τυπωμένα email μπορούν να συσσωρευτούν γρήγορα αν δεν έχετε σαφή διαδικασία αρχειοθέτησης.

Η μετάβαση σε ψηφιακή διαχείριση δεν σημαίνει ότι εξαλείφετε κάθε φυσικό έγγραφο. Σημαίνει ότι μειώνετε το περιττό χαρτί και κάνετε τα υπόλοιπα αρχεία πιο εύκολα στη διαχείριση.

Μερικά πρακτικά βήματα:

• Σαρώστε τα σημαντικά έγγραφα αμέσως μόλις τα λάβετε
• Μετονομάστε τα ψηφιακά αρχεία με σαφήνεια ώστε να είναι εύκολο να αναζητηθούν
• Αποθηκεύστε τα αρχεία σε φακέλους ανά έτος και τύπο εγγράφου
• Κρατήστε φυσικά αντίγραφα μόνο όταν απαιτείται ή όταν είναι πραγματικά χρήσιμα
• Καταστρέψτε με ασφάλεια τα έγγραφα που δεν χρειάζεστε πλέον

Για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, τα ψηφιακά συστήματα δεν είναι απλώς πιο καθαρά. Κάνουν επίσης ευκολότερη την ανάκτηση αρχείων κατά τη φορολογική περίοδο, στους ελέγχους προμηθευτών ή στους ελέγχους συμμόρφωσης.

6. Προστατέψτε τη μέρα σας με μια ρουτίνα κλεισίματος

Η οργάνωση δεν αφορά μόνο το πού μπαίνουν τα πράγματα. Αφορά επίσης το πώς τελειώνετε τη μέρα σας.

Μια ρουτίνα κλεισίματος σας βοηθά να ολοκληρώνετε τα ανοιχτά θέματα πριν φύγετε από τον χώρο εργασίας σας. Αντί να απομακρύνεστε από ημιτελείς εργασίες, αφιερώνετε λίγα λεπτά για να προετοιμάσετε το αύριο.

Μια δυνατή ρουτίνα κλεισίματος μπορεί να περιλαμβάνει:

• Επισκόπηση όσων ολοκληρώθηκαν σήμερα
• Καταγραφή της πρώτης εργασίας για αύριο
• Κλείσιμο ανοιχτών καρτελών και αποθήκευση αρχείων
• Επιστροφή εργαλείων και προμηθειών στη θέση τους
• Καθαρισμό ποτηριών, σημειώσεων και πρόχειρων χαρτιών από το γραφείο
• Έλεγχο αν υπάρχει κάτι επείγον που χρειάζεται άμεση παρακολούθηση

Αυτή η συνήθεια έχει σημασία επειδή μειώνει το νοητικό βάρος της επανεκκίνησης την επόμενη μέρα. Φτάνετε σε έναν πιο καθαρό χώρο εργασίας και ένα πιο ξεκάθαρο πλάνο, κάτι που κάνει ευκολότερο να ξεκινήσετε τη δουλειά με συγκέντρωση.

7. Να είστε επιλεκτικοί με ό,τι φέρνετε στην επιχείρηση

Μια ανοργάνωτη επιχείρηση είναι συχνά το αποτέλεσμα του ότι πολλά πράγματα εισέρχονται στο σύστημα χωρίς να υπάρχει θέση γι’ αυτά. Αυτό περιλαμβάνει φυσικά αναλώσιμα, συνδρομές λογισμικού, έγγραφα και ακόμη και νέες διαδικασίες.

Πριν αγοράσετε κάτι, προσθέσετε ένα εργαλείο ή εισαγάγετε μια νέα ροή εργασίας, αναρωτηθείτε αν έχει σαφή σκοπό και σαφή θέση.

Σκεφτείτε:

• Μου εξοικονομεί χρόνο ή δημιουργεί περισσότερη δουλειά;
• Πού θα το αποθηκεύσω;
• Ποιος θα το διαχειρίζεται;
• Έχω ήδη μια απλούστερη λύση;
• Θα εξακολουθεί να έχει νόημα σε τρεις μήνες;

Αυτή η συνήθεια βοηθά να αποτρέψετε την επιστροφή της ακαταστασίας αφού έχετε ήδη κάνει τη δύσκολη δουλειά της οργάνωσης.

Η οργάνωση έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία κατά τη σύσταση εταιρείας

Όταν ξεκινάτε μια επιχείρηση, η οργάνωση δεν είναι προαιρετική. Τα έγγραφα σύστασης, οι ειδοποιήσεις του εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, οι πολιτειακές καταθέσεις, οι καταστατικές συμφωνίες και τα φορολογικά αρχεία πρέπει να διαχειρίζονται προσεκτικά.

Γι’ αυτό πολλοί επιχειρηματίες επιλέγουν μια υπηρεσία όπως η Zenind στα πρώτα στάδια της δημιουργίας μιας εταιρείας. Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν συγκεντρωμένοι στην ανάπτυξη, αναλαμβάνοντας σημαντικές εργασίες σύστασης και συμμόρφωσης με σαφήνεια και δομή.

Όταν οι διοικητικές σας υποχρεώσεις είναι οργανωμένες από την πρώτη μέρα, γίνεται πολύ πιο εύκολο να χτίσετε μια επιχείρηση που μπορεί να κλιμακωθεί χωρίς συνεχή σύγχυση.

Ένα απλό πλάνο εκκίνησης 30 λεπτών

Αν θέλετε να οργανωθείτε σήμερα, μην προσπαθήσετε να διορθώσετε τα πάντα ταυτόχρονα. Ξεκινήστε με μία στοχευμένη συνεδρία και κάντε ορατή πρόοδο.

Χρησιμοποιήστε αυτό το απλό πλάνο:

• Καθαρίστε την επιφάνεια του γραφείου σας
• Δημιουργήστε έναν φάκελο για ενεργά έγγραφα και έναν φάκελο για αρχειοθετημένα αρχεία
• Καταγράψτε όλες τις προθεσμίες για τις επόμενες 30 ημέρες
• Επιλέξτε ένα σύστημα εργασιών και μεταφέρετε εκεί τις εκκρεμότητές σας
• Αφαιρέστε ένα αντικείμενο από τον χώρο εργασίας σας που δεν χρειάζεται να βρίσκεται εκεί
• Προγραμματίστε μια εβδομαδιαία επαναφορά στο ημερολόγιό σας

Οι μικρές βελτιώσεις συσσωρεύονται γρήγορα. Ένας πιο καθαρός χώρος εργασίας, ένα απλούστερο σύστημα αρχείων και μια προβλέψιμη ρουτίνα μπορούν να κάνουν ολόκληρη την επιχείρησή σας να φαίνεται πιο διαχειρίσιμη.

Τελικές σκέψεις

Η διατήρηση της οργάνωσης δεν αφορά το να είστε τακτικοί για χάρη της τάξης. Αφορά το να χτίσετε μια επιχείρηση που είναι πιο εύκολη στη λειτουργία, πιο εύκολη στην κατανόηση και πιο εύκολη στην ανάπτυξη.

Όταν ορίζετε τους στόχους σας, απλοποιείτε τα συστήματά σας και δημιουργείτε συνήθειες που μπορείτε να επαναλαμβάνετε κάθε εβδομάδα, μειώνετε το άγχος και απελευθερώνετε περισσότερο χρόνο για τη δουλειά που πραγματικά προωθεί την επιχείρησή σας.